SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA PROVINCIA DE ENTRE RIOS

SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA PROVINCIA DE ENTRE RIOS

En el año 1984 se efectuó un curso sobre Capacitación Archivística organizado en la ciudad de Paraná por el Archivo Administrativo e Histórico de Entre Ríos que tuvo una duración desde el 4 de Noviembre hasta el 1ero. de Diciembre.

Los conocimientos difundidos en el curso permitieron realizar el relevamiento de los archivos de Entre Ríos. Se utilizó, como referencia, el cuestionario elaborado por el Doctor Gunnar Mendoza para realizar relevamientos en archivos latinoamericanos y difundido por la UNESCO. Este cuestionario presenta aspectos principales de los contenidos archivísticos además de ser comprensible para un trabajo de relevamiento.

Otro factor que permitió realizar el presente cuestionario fue la numerosa asistencia de interesados en la capacitación archivística: 208 inscriptos. Como citamos en trabajo anterior un grupo efectuó un relevamiento en el Archivo Administrativo e Histórico de la Provincia de Entre Ríos; hoy denominado Archivo General de la Provincia en virtud de la aprobación de la Ley de Archivos.

Un segundo grupo realizó el relevamiento en distintos archivos públicos y privados; cabe resaltar que se tomó relevamiento de un archivo provisional, del Consejo Provincial de la región de Salto Grande, organismo de corto lapso de vida.

En el cuestionario realizado intervinieron los siguientes participantes:

Carmen Aguiar de Francia. Norma E.G. de De Gregorio. José Cappellacci. Daniel Aldo Avila. Gladys M. H. Pavón de Ríos. Beatriz Hasenkamp de Glucklich. Carmen Toplikar de Ricco. Shirley Kelly de Paparell. Mirta Bouffantino de Bardallo. Liliana Marta Pradella. Marta E.Peraíta. Luis Carlos Mendietta. Alberto Soto. Luis Reynaldo Ayala. Silvia Viale de Vergara. Nadia Ursina de Leiva. Claudia René Cura de Yáñez. Celia Aidé Godoy. Ramona Sabina Muñoz. Mirta Alesandri de Castro. Domingo Enrique Giménez. Neris Tomasa Correa. Hugo Furlan. Juan Venancio. Silvia Dusse. Rubén Alberto Castro. María Alicia Barsante. María del Lourdes Cura. Isabel de Richard. Clara Camino. Dora Korell. Ricardo Méndez. Andrés Vega. Lidia O. de Venturini. Víctor Vivas. Griselda S. de Langhi. Emma E. Aranguren. María Ofelia Pierre de Grande. José Riefa. Liliana de Moyano. Luis Quintiliano. Armando Bertot. Luis Alsina. Alberto Soto. Raúl Fernando Pérez. Eduardo Gever. Alía Antonio Apaz. Jorgelina Fernández. Helvecia Larsen de Apaz. Edgardo Dettoni. Graciela Velázquez. Marta G. de Dezar. Laura Aliga Carranza de Carbone. Rubén Darío Medrano. Dra. María Rosa Figueroa. Julio Saavedra. José Escobar. Norma Beatriz Castro de Pereyra. Prof. Rosalía Carboni. María Angélica Bravo. Ana María Gruvert. Ana María Sánchez. Estela Burtol de Butta. Fanny Scattini. Ricardo Jorge Méndez. Inés Repeto. Elida Velzi. Ana Beatriz Medrano. Dora Inés Velázquez. José Grande Pérez. S. de Aguilar. Graciela Beatriz Rigoni de Sian. Eloísa García Izaguirre. Gladis Arra. Ricardo Silvan. Adela Detrel. Agustín A. Retamal. Alicia Isabel Isasi. Francisco Cabrera. Hugo Alfredo García. Noemí Romero. Angel Duarte. María Mir de Acebal. Lucía Grinovero de Carletti. Martín Flores. Liliana Batauz. Fabiana Isabel Gilez. Iván Rodríguez. Delia López. Erminda Rodríguez. Remigio Rodríguez. Jorge Montero. Rosa Pereira. Jorge Almada. Eduardo Saluzzo. Angélica Díaz. Juan Carlos Macchi. Mercedes Rodríguez. Tania Satulosky. Griselda de Paoli de Bellman. Francisca Sosa-Ferro. Zulma Lorenzón. Alejandra May. Susana Aranaz. Lidia Ahumada. Angélica Urquiza. Cristina Salinas. José Portillo. Norma Lasbias. Miguel López. Rafael Rodríguez. Carmen Ríos. Catalina Ledesma. Mario Villanueva. Francisco Angel Zanabria. Marta Efron de García. Martín Flores.

Respondieron al cuestionario entidades, las que enumeramos de acuerdo al orden de entrega de los relevamientos:

- Registro del Estado Civil y Capacidad de las personas.

- Municipalidad de Diamante

- Dirección de Cómputos

- Jefatura de Policía

- Dirección Logística

- Sección Personal

- Secretaría General

- Dirección de Investigaciones

- Consejo Gral. de Educación

- Departamento Personal

- Archivo Central

- Archivo Documental del Fondo Bibliográfico "Prof. Antonio Serrano"

- Archivo de la Municipalidad de Hernandarias.

- Archivo Provincial de Entre Ríos.

- Vialidad Nacional 17mo. Departamento Entre Ríos.

- Dirección General del Notariado.

- Subsecretaría de Planeamiento y Desarrollo.

- Dirección de Informática, Estadística y Censos.

- Instituto de Obra Social de La Provincia de Entre Ríos Autárquico I.O.S.P.E.R.

- Consejo Provincial de la Región de Salto Grande.

- Dirección Personal.

- División de Legajos.

- II Brigada Aérea y

- Grupo I Aerofotográfico, Archivo y Fototeca.

- Legislatura.

- Dirección de Impresiones.

- Hospital San Martín.

- Dirección de Catastro.

- Tribunal de Cuentas.

- Dirección General del Servicio Penitenciario.

- U.T.E.D.I.C.

- Obras Sanitarias Entre Ríos O.S.E.R.

- Caja de Jubilaciones.

- Dirección General de Telecomunicaciones.

- Dirección de Prensa de la Provincia.

- Subsecretaría de Salud Pública.

- Escuela de Policía Salvador Macía.

- Instituto Autárquico de Planeamiento y Vivienda.

- Federación Odontológica.

- Ministerio de Acción Social.

- Contaduría General de la Provincia.

- Museo Histórico "Martiniano Leguizamón".

- Dirección Provincial de Hidráulica.

DESARROLLO DEL CUESTIONARIO:

EDIFICIO:

El espacio que ocupa el archivo está concentrado: A) en un local único. B) en varios locales.

De los 38 cuestionarios respondidos, se obtiene un total de 45 archivos relevados.

C) El espacio que ocupa el archivo:

1) ¿Es especial para archivos?

2) ¿Es adaptado?

3) ¿Es fiscal?

4) ¿Es alquilado?

5) ¿Permite una distribución racionalizada y diferenciada de áreas para trabajo personal, para investigación, para exposición, y para almacenamiento de documentos?

6) ¿U obliga por su estrechez a una promiscuidad de ésas y otras funciones?

7) ¿Cuenta con superficie suficiente para recibir en custodia nuevas documentaciones?

Solamente 8 archivos respondieron la cantidad de metros lineales que pueden aún recibir de documentación, sumando una cifra de 778 m.l.

8) ¿Es satisfactorio desde el punto de vista de la salud y la integridad física del personal?

9) ¿Es satisfactorio para la preservación del fondo documental?

D) ¿Qué superficie total en m². tiene todo el espacio que ocupa actualmente todo el archivo?

Respondieron sólo 39, de los cuales se obtiene una cifra de 4.284,23 metros cuadrados, existiendo variantes de archivos que poseen 1.20 metros cuadrados hasta 800 metros cuadrados.

E) ¿Existe alguna posibilidad efectiva y pronta de obtener para el archivo un local propio?

EQUIPO

Limpieza y desinfección:

¿Cuenta el archivo con este equipo para tratar los documentos a su ingreso?

Estantería

2) ¿Es de metal?

3) ¿Es de altura máxima adecuada (2.20 mt.)?

4) ¿Abastece para todo el fondo en custodia en este momento?

5) Si no abastece, ¿cuántos mts. suplementarios y lineales se necesitarían en este momento?

Respondieron 8, de los cuales se obtiene una cifra de 650 metros lineales.

6) ¿Hay al presente, material documental que se conserva sobre mesas o sobre el suelo por falta de estantería?

En caso afirmativo, ¿cuántos metros lineales?

De las respuestas obtenidas se deduce que 287.80 metros lineales se conservan fuera de estantería.

REPRODUCCION

1) ¿Cuenta el archivo con equipo de micropelícula para: A) toma, B) lectura?

100% de respuestas negativas.

2) ¿Copias fotostáticas?

3) ¿Xerografía?

4) ¿Otros medios de reproducción?

Las respuestas afirmativas se refieren sobre todo a documentos producidos por ordenadores.

5) ¿Existe alguna posibilidad efectiva de adquirir alguno de estos equipos?

PRESERVACION Y RESTAURACION

1) ¿Existe un equipo de encuadernación?

2) ¿Existe un equipo de restauración?

La respuesta afirmativa corresponde al Ministerio de Educación.

3) En caso contrario, ¿hay posibilidades de adquirirlos?

Las respuestas afirmativas corresponden a:

- Caja de Jubilaciones y Pensiones de Abogados y Procuradores.

- Poder Legislativo.

4) Si existen estos equipos, ¿de qué elementos constan?

Las respuestas afirmativas al 1) corresponden generalmente a organismos que cuentan con imprenta.

La respuesta afirmativa al 2) corresponde a material de escritorio empleado en la restauración: tijeras, cinta adhesivas, etc. y talleres de encuadernación.

5) ¿Se restauran documentos de todas maneras, aún no existiendo un equipo especial?

FONDO DOCUMENTAL

Clases.- El fondo documental está constituido por documentos:

1) Textuales: a) ¿Manuscritos?

b) ¿Dactilográficos?

Las respuestas negativas corresponden a:

- Museo Histórico Provincial.

- Dirección Provincial de Vialidad.

c) ¿Impresos?

d) ¿Producidos por otros medios?

2) Audiovisuales: a) ¿Fotografías fijas?

b) ¿Películas móviles?

El 100% negativo.

c) ¿Cintas Magnetofónicas?

d) ¿Discos?

El 100% negativo.

3) Cartográfico: a) Mapas, b) planos, c) croquis.

Alcance cronológico.

Los documentos comprenden: 1) Documentación histórica (antes de 1953)

2) Documentación administrativa (después de 1953).

100% de respuestas afirmativas.

Cantidad: ¿Cuál es la longitud total en metros lineales de la documentación que conserva el archivo?

De las 29 respuestas obtenidas, se desprende la suma de 8.054.88 metros lineales. Mínima cantidad de 2.40 metros, cantidad máxima de 3.000 metros lineales.

Procedencia: Los documentos que se conservan en el archivo son: 1) Oficiales

2) ¿Privados?

Transferencia

1) ¿Su entidad transfiere sus documentaciones al Archivo General de la Provincia?

2) Esta transferencia es: a) continua, b) ocasional.

Para a) obtenemos sólo un caso afirmativo, correspondiente a la Dirección Provincial de prensa, lo mismo que para b).

Selección y eliminación. 1) ¿Se practica en el archivo la selección y eliminación de papeles superfluos?

Mantenimiento: 1) El fondo documental se mantiene: a) ¿Todo en estanterías?

2) Los documentos están a) En cajas de cartón:

Respuestas afirmativas: 13%. Equivalente al 28.88%

b) En paquetes:

Respuestas afirmativas: 16. Equivalente al 35.55%.

c) En libros empastados:

Respuestas afirmativas:10. Equivalente al 22.22%.

d) En cartapacios:

Respuestas afirmativas: 7. Equivalente al 15.55%.

e) En hojas sueltas sin protección:

Respuestas afirmativas: 6. Equivalente al 13.33%.

3) ¿Qué proporción aproximada del total de la documentación se encuentra en mal estado por cualquier causa de deterioración?

De los 20 casos que respondieron se obtiene un promedio del 23% de documentación deteriorada.

4) ¿Cuáles son los principales agentes de deterioración?

- Micro-organismos:

De 6 casos se obtiene el promedio de 2.83%

- Insectos:

De 17 casos se obtiene el promedio de 2.11%

- Roedores:

De 7 casos se obtiene el promedio de 1.71%

- Murciélagos:

De 3 casos se obtiene el promedio de 3%

- Fuego:

De dos casos se obtiene el promedio de 2%

- Calor:

De 11 casos se obtiene el promedio de 31%

- Humedad:

De 16 casos presentados equivalentes al 2.8% se obtiene un promedio general de 2.56%

- Polvo:

De 21 casos presentados se obtiene un promedio general de 2.52%

- Suciedad:

De 15 casos presentados se obtiene un promedio de 3.8%

- Mala calidad del papel:

De 10 casos presentados se obtiene un promedio de 4%

- Mala calidad de tinta:

De 9 casos presentados se obtiene un promedio de 4.8%

Ordenación

El 44.44% de los documentos inactivos han ingresado al archivo y se conservan en él separados según su procedencia administrativa.

Ingresaron esas documentaciones con sus procedencias mezcladas y confundidas en el orden del 26.66%.

El 33.33% se conservan en el archivo separadas según su procedencia administrativa.

Las documentaciones que se conservan en el archivo son:

a) Completas y continuas en el orden del 46.66%

b) Fragmentarias en el orden del 24.44%

En el 24.44% se han hecho en el archivo separaciones de ciertos documentos (segregándolos de sus grupos originales) por atribuirles algún carácter especial.

Descripción

Existen auxiliares descriptivos de todo el fondo documental que se conserva en el archivo en el 66.66%.

Las respuestas afirmativas corresponden en su generalidad a inventarios.

De 7 archivos que respondieron los no inventariados, suman 650.66 metros lineares sin auxiliares descriptivos.

Se aplica en el archivo la técnica de:

a)      Descripción colectiva (por grupos, subgrupos, o series documentales) en el 26.66%.

b)      Descripción de pieza por pieza: sólo una respuesta afirmativa correspondiente al 2.22%.

Existe una guía general del archivo:

Respondieron afirmativamente 8, equivalente al 17.77%.

Los catálogos o instrumentos descriptivos están:

·       En fichas: 15 afirmaciones, equivalentes al 11.11%.

·       En páginas: 11. Equivalente 2.22%.

·       Inéditos: 5 afirmaciones, equivalentes 11.11%.

Publicación

Referente a la publicación, permanente u ocasional respondieron afirmativamente sólo 1 caso.

SITUACIÓN ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO

No existe uniformidad en cuanto a la ubicación de los archivos dentro de las estructuras administrativas, existiendo desde simples oficinas hasta el nivel de División. Lo mismo sucede en cuanto a la estructura interna de los archivos mismos.

Sólo dos archivos afirmaron tener un reglamento interno, equivalente al 6.66%.

¿Se encuentra el archivo comprendido dentro de la planificación de la oficina? Sólo el 31.11%.

En el 11.11% existen proyectos de reforma o racionalización administrativa relativo al archivo.

PERSONAL DE EMPLEADOS DEL ARCHIVO

Situación económica:

Existe una variedad no uniforme de niveles de empleados del archivo, desde el nivel 19 hasta el 10. Correspondiendo en 66.66% de los casos a escalas preestablecidas y generales de sueldos dentro de la administración publica.

Situación profesional:

El ingreso del funcionario al personal del archivo está sujeto a:

a)      Concurso: 100% de respuestas negativas.

b)      Examen de idoneidad: 88.88% de respuestas negativas.

c)       Alguna otra norma de competencia profesional 91% de respuestas negativas.

Seis personas de cuatro archivos han seguido cursos ocasionales.

Situación cuantitativa:

El número de funcionarios técnicos administrativos y de servicio con que cuenta el archivo:

1) ¿Es suficiente para sus necesidades presentes?

El 80% de respuestas negativas. De cinco respuestas afirmativas se desprende el total de 34 empleados necesarios.

PRESUPUESTOS Y GASTOS

a) Aparte del presupuesto de retribuciones al personal, ¿cuenta el archivo con un presupuesto ordinario de gastos?

Sólo siete respuestas afirmativas: 15.55%.

b) ¿Este presupuesto de gastos es suficiente para las necesidades actuales del archivo?

Respuestas afirmativas: 5 equivalente al 11.11%.

c) Si no existe un presupuesto ordinario de gastos, ¿cuenta el archivo con algunas asignaciones extraordinarias?

Respuestas afirmativas:2 equivalente al 4.44%.

SERVICIO AL PUBLICO

Consulta general.

¿Utiliza el público en general las documentaciones del archivo para trámites personales?

Respuestas afirmativas: 19, equivalente al 42.85%.

¿Se exigen requisitos especiales a los usuarios para este servicio?

Respuestas afirmativas: 11, equivalente al 24.44%

Todos los casos exigen documentación de identificación.

Santa Fe, 26 de Agosto, 1986.

VICTOR HUGO AREVALO JORDAN.

Comentarios