En els propers posts miraré d'aportar criteri
sobre com podem iniciar projectes innovadors en arxivística i gestió documental.
El primer punt de que volem tractar és el del propi concepte d'innovació.
Innovació no implica en cap cas l'aparició sobtada de quelcom espectacular que
fa canviar el ritme i l'ordre de les coses. En arxivística i gestió documental
(i) la innovació és sempre un procés on els temps són importants, (ii) on el
més important és la part menys espectacular dels nostres productes o serveis,
(iii) i on l'orientació ha de produir efectes socials, organitzatius, on la
millora i el grau de satisfacció sigui comprobable. Analitzem cada
punt:
(i) Gestió raonada dels temps: Els
productes en arxivística i gestió documental no són mai immediats. Acostumen a
ser el resultat de hores, dies i/o mesos de treball. Cada projecte té els seus
temps i en pocs casos el temps entre pregunta i resposta són breus. Parlo
evidentment de projectes de reorganització, revisió, descripció, etc. Parlo de
projectes a l'engròs. No parlo de les respostes que donem a partir de la
informació que ja tenim ben descrita o classificada. Parlo que un sistema de
gestió de documents no és un projecte immediat, sinó que es basa (o s'ha de
basar) en el famós concepte del kaizen o "millora continuada". Aquests
tipus de projecte tenen un principi i el seu final és el funcionament ordinari
de les coses en la producció de documents. Mentres es facin documents, el
projecte no finalitza, simplement es reorienta, es modifica, es millora, es
completa. L'arxivística, posem per cas, quan planteja projectes de descripció
necessita de temps per poder documentar amb precisió tot allò que cal descriure,
que habitualment és molt i que normalment mai ve amb descripció prèvia. Els
projectes, per tant, són a mitjà i llarg termini.
(ii) No busquem l'espectacularitat: Els
productes en arxivística i gestió documental que volen innovar necessiten d'un
treball intern que no sempre és espectacular. Per exemple, un sistema de gestió
de documents necessita d'un quadre de classificació, d'un calendari de
conservació, d'un quadre de seguretat i accés, d'un esquema de metadades, etc.
Tots aquests productes no són, per si mateixos, espectaculars. Són necessaris,
però no vitals. Es pot funcionar sense l'existència d'aquests instruments en un
estadi de perfecció elevat. Hi ha marges. Un cop en disposem, per ells mateixos
produeixen canvis espectaculars i ostentosos? Rarament. Però són necessaris per
iniciar un procés mesurat de canvi organitzatiu i procedimental que portarà a
resultats interessants a mitjà i llarg termini. No ens podem deixar anar per la
sensació de grans productes, grans solucions i grans resultats. La gestió
documental o l'arxivística necessita d'una tecnologia de suport útil, senzilla,
fà cil d'utilitzar, accessible i, evidentment, rà pida, per donar consistència i
sentit els instruments produïts. Fer funcionar la maquinà ria productiva dels
documents rarament és quelcom que les empreses acabin presentant com un èxit o
un valor afegit de la seva estructura. Simplement es presenta com quelcom
necessari i obvi, sempre i quan el sistema de gestió no sigui farragós, on els
temps de resposta vinguin alentits per voler ser massa ortodoxes amb la teoria
arxivística.
(iii) Utilitzem la intel·ligència
resolta: Sota aquest concepte el filòsof José Antonio Marina descriu una
manera d'actuar que aporti resolució: "No pensem a fi de conèixer, sinó que
pensem i coneixem per poder actuar." Aquest punt de vista potser és pragmà tic i
funcional. No podem plantejar quadres de classificació des d'un punt de vista
estrictament teòric o com el resultat de l'aplicació de principis estrictament
científics. Cal posar-lo en contrast amb el món real, fer-lo efectiu i fer-lo
funcionar. Qualsevol projecte de gestió documental s'ha d'orientar cap a un
escenari on business intelligence i prà xis es trobin ben equil·librats. El
mateix succeeix en projectes arxivístics, com ara instruments de descripció de
fons documentals, inventaris, catà legs, etc. Per què plantejar aquests
instruments des d'una òptica exclusivament centrada en l'exercici d'un mètode
científic? Ós un error. Qualsevol iniciativa d'aquest estil ha d'anar
acompanyada d'un projecte de difusió on el coneixement recuperat o construït
pugui arribar a tot tipus d'usuaris. Així, un projecte arxivístic no serÃ
complet si oblidem, de cada feina que fem, les possibles estratègies de difusió
d'aquest coneixement. Fer la feina per tenir-la guardada a l'arxiu fins que
pugui ser necessà ria, ja no és un camí que justifiqui la nostra funció.