La necesidad de una nueva Ley de Archivos en vistas a la celebración del Bicentenario

Publicado el: 17/10/2008 / Leido: 18610 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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La necesidad de una nueva Ley de Archivos en vistas a la celebración del Bicentenario

                                                                                   Marcela Mónica Maltempo

                                                                                                Prof. María Teresa Fuster

                                                                                   Archivo General de la Nación

Abstract:

          Desde la creación del Archivo General  por Bernardino Rivadavia, Ministro de Gobierno y Relaciones Exteriores en 1821, la legislación argentina poco se ha ocupado del problema de los archivos nacionales y provinciales. La Ley  en vigencia y prácticamente la única  es la 15.930/61. Hoy esta ley es insuficiente. El Estado tiene la obligación de encarar una política decidida en materia archivística. Nuestra propuesta es la creación de un ente  central"Administrador General de Archivos" del cual dependerían el Archivo Histórico, el Archivo General de la Administración y el Archivo Audiovisual. Una organización central y eficiente es prioritaria para la conservación de nuestra memoria e identidad nacional, algo que cobra trascendental importancia ante la cercanía de la celebración del Bicentenario.   

   Dentro de poco tiempo nuestro país recordará los doscientos años de la Gesta de Mayo.

    La reconstrucción del pasado y de nuestra identidad es solo posible gracias a la existencia del patrimonio documental que conforma la memoria del país y permite a la sociedad planificar inteligentemente el futuro sobre la base de la experiencia adquirida en el pasado.

      Los archivos registran las obligaciones y compromisos del gobierno, y constituyen una prueba de los derechos y prerrogativas de sus ciudadanos. Al contener   abundante cantidad de información sobre personas, organizaciones, desarrollo social, demográfico, económico y diferentes acontecimientos de la  sociedad, los archivos constituyen un material inapreciable para escribir la historia de un país.

   Ya que los archivos  reflejan toda la gama de actividades gubernamentales importantes, pueden contribuir en gran medida a la investigación, y al tratamiento de todas las facetas de la historia de un país.   

 De esta manera, los archivos fomentan la comprensión que una Nación tiene de sí misma y crea un sentido de identidad nacional. 

   En nuestro país el  primer esbozo de unificación de los archivos existentes lo llevó a cabo Rivadavia cuando el 28 de agosto de 1821 firmó el decreto de creación del Archivo General, reuniendo así los archivos existentes en  la ciudad de Buenos Aires con el fin de legitimar el poder estatal y preservar la memoria nacional.

    El texto de este decreto establecía estos dos fines. Dice textualmente:"La conservación de los archivos de un país asegura sin duda a su historia la materia y  y los documentos más exactos de ella"  mostrando, de esta manera,  el compromiso del Estado para proteger las fuentes originales de su propia historia.

      La creación de nuestro archivo constituye un avance notable en materia archivística en todo el continente americano, ya que se tiene en cuenta este carácter de doble función en la conservación de los documentos públicos del Estado. En esta iniciativa se percibe la influencia de la Revolución Francesa y las ideas liberales del período. El texto agrega:  "El gobierno no puede desatenderse de las reclamaciones que se elevan diariamente contra el estado actual de casi todo los archivos" mostrando el necesario compromiso del Estado en materia archivística.

   El texto del decreto se adelanta a lo que será en el futuro uno de los pilares de la ciencia archivística cuando dice:"Más el arreglo y clasificación por ramos y épocas de los antecedentes de las distintas oficinas que hacen al servicio de una administración, contribuye a un tiempo de la prontitud y acierto del despacho". Este decreto de fundación mostraba una proyección futurista, reformadora y práctica de las acciones estatales, utilitarias al bien común.

    Esta iniciativa, lamentablemente no tuvo la continuación que se esperaba, y ante las  guerras civiles e internacionales en las cuales nuestro país se vió envuelto, los archivos cayeron en el olvido. Recién cuando se federalizó la ciudad de Buenos Aires comenzó un proceso de nacionalización de instituciones provinciales  que afectó al Archivo General de la Nación con el decreto del 29 de agosto de 1884.

  La legislación  continuó ignorando a los archivos nacionales. Algunos tibios intentos fueron, por ejemplo,  la elaboración del decreto del 15 de mayo de 1914 proyectado por Juan José de Biedma. Este decreto incluía normas sobre la transferencia de documentos al Archivo General como así  también la deteminación de las divisiones principales de la documentación.  Treinta años después,  recién en 1949, se elaboró el reglamento interno para el Archivo General de la Nación producido por el entonces Ministro de Educación Dr. Ivanisevich.

 A partir del año 1954 se dispuso la concentración documental en el Archivo General de la Nación  de todos los documentos históricos existentes en otros organismos del Estado mediante el  Decreto 19.021 de ese año.

      La primera norma con jerarquía de Ley que estaba destinada a reglar el funcionamiento del Archivo General de la Nación fue  la ley 15.930 de 1961 que aún está en vigencia

       Esta ley si bien representó un avance, dejó muchos puntos importantes sin tratar, como por ejemplo no realizó una clara diferenciación entre un documento público y privado. Se limitó a enumerar los documentos históricos, sin aclarar cuando es conveniente considerar  un documento como histórico y cuando no, porque es claro que el mero paso del tiempo no convierte automáticamente a un documento en tal. Tampoco estableció criterios claros  para la guarda temporaria o definitiva de los documentos ni el expurgo de los mismos, en caso de ser necesario. El artículo 10º dispuso que" los archivos históricos oficiales de todo el país tendrán en lo posible organización uniforme"  en un intento por vincular los distintos archivos existentes. Esto  llevó a la creación de la Comisión Nacional de Archivos que lamentablemente tuvo una existencia  muy corta.

     De este breve recorrido histórico sobre la legislación existente, llegamos a la conclusión  del enorme vació legal que existe sobre materia archivística. Si bien existieron proyectos loables en la búsqueda del mejoramiento archivístico que intentaron recrear el espíritu del decreto de creación en 1981 y en el 2000 con sendos proyectos de ley de creación de un Sistema Nacional de Archivos donde el AGN funcionaría como órgano rector del mismo, estos no prosperaron.

   De tal manera que nos encontramos en el presente, que  existe una ley sobre las misiones y funciones del Archivo General de la Nación, no hay legislación  sobre la guarda de la documentación producida orgánicamente  en distintas actividades de la sociedad, que debería abarcar tanto a los archivos públicos como privados y que reglara toda la actividad archivista del país.

    Esto adquiere mayor importancia si se tiene en cuenta la magnitud de la información generada por las Administraciones en la actualidad. Lo cual requiere indefectiblemente un sistema que organice la producción, la selección y guarda de documentos sea cual sea el soporte de los mismos, para que toda producción documental sea resguardada para beneficio de los ciudadanos y garantice además la transparencia de la administración.   

   Somos uno de los pocos países de América Latina que no tiene un Sistema Nacional de Archivos por lo tanto, el patrimonio documental está destinado a la guarda indiscriminada o la desafectación inadvertida, y cualquiera de estas dos acciones atentan contra la investigación científica del futuro. Una profunda reforma en materia archivística  que contemple la sanción de una Ley de creación de un Sistema Nacional de Archivos que identifique, ordene y clasifique los diferentes repositorios, brindando de esta manera un respaldo legal, rápido y efeciente a sus ciudadanos ante cualquier reclamo o solicitud efectuado a la Administración es tanto urgente como prioritaria.

    

    Por lo tanto, nuestra propuesta es :

   Propender a un marco legal, moderno y eficaz, será la finalidad del Sistema que podría organizarse a partir de un Administrador General de Archivos, elegido por concurso abierto de antecedentes y oposición, que actuaría como cabeza de esa red, de esta manera se organizarían los siguientes organismos, a saber: el Archivo Histórico Nacional, el  Archivo General de la Administración y el Archivo Audiovisual Nacional.

Administrador General De Archivos Archivo Histórico Nacional Archivo General de la Administración Archivo Audiovisual

    El Archivo Histórico Nacional, continuaría la misión del actual Archivo General de la Nación. Tras un plazo de guarda precausional de la documentación" durante la cual pasará por procesos de valorización asociados al ciclo vital, una Comisión Evaluadora, conformada por un equipo interdisciplinario, resolverá una vez concluída la vigencia administrativa a favor de aquellos que contienen real valor  histórico, testimonial o cultural, los que serán remitidos para su guarda permanente al Archivo Histórico entrando así en la dimensión histórica.

     Este Archivo, por lo tanto, limitará sus funciones a la documentación con carácteristicas eminentemente históricas teniendo bajo su custodia la documentación transferida por el nuevo Archivo General de la Administración.

   El Archivo General de la Administración, mantendrá las funciones similares a las del actual Archivo Intermedio, al cual se ha definido como el"corazón de un organismo vivo" dado que hace circular la documentación a través de la evaluación y la selección. Se encargaría, entonces,  de aplicar las tablas de plazo de guarda y realizar eficazmente una selección programada de la documentación generada por las distintas reparticiones de la Administración Central, determinando los valores inmediatos o mediatos de los documentos, ponderando la posible relevancia histórica, testimonial, cultural y el eventual interés para la investigación.

Su función más relevante, será entonces, propender a una selección documental eficaz y sistemática y un expurgo de la documentación que ha perdido el interés para la investigación histórica.

   Para allanar el camino hacia un expurgo sistemático y sostenido, la nueva legislación deberia implementar la creación de una Comisión interdisciplinaria constituida a ese efecto, similar a la efímera Comisión nacional creada en la década del"60. Dicha Comisión no debería ser Ad honorem, como plantea la legislación actual, ya que esta modalidad propicia el desinterés y el abandono de esas tareas elementales para el buen funcionamiento de un sistema.

   Esta Comisión estaría conformada por profesionales y funcionarios de diversas áreas, con la finalidad de establecer procedimientos interdisciplinarios.

    La propuesta para la guarda de la documentación generada en las reparticiones de la administración que han perdido el plazo de vigencia y se encuentran en la etapa del ciclo documental de guarda precausional, es que sea organizada y mantenida en custodia por la propia repartición que la produjo, bajo el control del AGA a crearse, quien se encargará, pasado el plazo de guarda dictado por la futura reglamentación de citar a la Comisión creada para ese fin para dictaminar los procedimientos de selección y expurgo  ante la improcedencia de una guarda absoluta  de todo documento producido

   La futura legislación debería ampliar y perfeccionar la mención que hace la Ley 15.930 de los documentos que tienen un soporte diferente al"papel". Esta menciona los documentos gráficos o sónicos. Cabría agregar, la guarda de la documentación fílmica y televisiva, que tampoco está contemplada en la legislación vigente, y ante los avances tecnológicos de nuestro siglo otros soportes tales como cintas y discos magnéticos y cualesquier otros soportes que los adelantos tecnológicos produzcan.

   En cuanto a la documentación audiovisual, producida por la Administración y que no tiene plazos de guarda, se implementará el modo de seleccionar y conservar la que dictamine el propio Archivo Audiovisual.

   La productoras de documentos audiovisuales privadas estarán bajo el control de este Sistema, con el solo fin de preservar el patrimonio documental audiovisual, tomando como referencia las pérdidas que se han producido en ese ámbito durante el siglo XX.

    Cualquier desafectación que pretendan las productoras privadas deberá ser autorizada y avalada por el Archivo Audiovisual.

    Al solo efecto de la conservación, se podrá tomar como ejemplo el INA de Francia con respecto a la guarda de la documentación audiovisual producida por empresas privadas y por empresas estatales. En el caso de las productoras privadas el control podría ejercerlo la propia empresa sobre el Archivo. De esta manera, el control  sobre la guarda y la conservación sería recíproco

    Tanto los archivos privados como los de los  otros poderes del Estado Nacional  y Estados Provinciales podrán asociarse a éste sistema. De esta forma se unificarían los servicios de clasificación, de descripción, de conservación y de accesibilidad al usuario.

    Dado que, según la visión ampliamente aceptada, un archivo constituye una combinación de tres elementos esenciales: documentos, organización y servicio, con la creación de un ente centralizado como el Administrador General de Archivos se lograría de una manera eficaz   la guarda de documentos, organización ágil y eficiente y servicio apropiado y profesionalizado.    

Conclusiones:

  Los buenos archivos dependen en gran medida  de buenos programas de gestión de documentos, ya que sólo éstos pueden garantizar que los documentos que sean de valor permanente se produzcan en materiales durables, se organicen de modo que se puedan encontrar facilmente, se cuiden adecuadamente durante el período activo de su existencia, se registren, se evalúen y se transfieran a los documentos.

Los archiveros y administradores de archivos tienen como objetivo básico la preservación, la organización y el empleo de la información. Si esta actividad se coordina  de manera efectiva , mediante políticas estatales eficaces como podría ser la creación de un Administrador General de Archivos como cabeza de un sistema centralizado de archivos se podría asegurar el mejoramiento de las infraestructuras y sistemas nacionales de información, que utilizarán de la mejor manera los recursos disponibles a fin de satisfacer las necesidades del país en cuanto a información se refiere.  

Bibliografía utilizada:   

Abbruzzese, Claudio Teoría de los archivos audiovisuales, Buenos Aires, 2007 (inédito)

Alonso, Gustavo F. El Archivo General de la Nación y su problemática actual: Soluciones y dificultades de la digitalización, VII CAM, Viña del Mar, Chile,  2007

Belsunce, Cesar A. García"Necesidad de una Ley de Archivos" En Revista del Archivo Nª 8, 1979

Heredia Herrera, Antonia ¿Qué es un archivo?   Guijón, Ed. Trea, 2007

Fugueras, A y Cruz Mundet, J.R. Archívese! Los documentos al poder, el poder de los documentos, Madrid, 1999

Rhoads, James La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información,  Colombia, Archivo General de la Nación Colombiana 1995

Tesoro, José Luis La gestión de los archivos en los Entes residuales del Estado Nacional   Buenos Aires, 1996

Vazquez Murillo, Manuel Como seleccionar documentos de archivo Córdoba, Ed Sidera, 2002

Fuentes:

Decreto de fundación del Archivo General, Buenos Aires 28 de Agosto 1821, Sala X 12-2-3

Ley 15.930/61

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