GUÍA: (masc.). Persona que guía o dirige a otras. Persona que muestra a los turistas las cosas dignas de ser vistas en una ciudad, un museo, etc. // (sólo en sing.) Norma. Orientación. Pauta. Regla. Cualquier cosa, indicación o conjunto de indicaciones que sirve para orientar a alguien en una cosa. Se emplea también como nombre propio de tratados que sirven para dirigir en cosas tanto materiales como espirituales. // Lista de ciertas cosas, generalmente en orden alfabético y en forma de libro, que proporciona los datos que interesan sobre esas cosas. // Documento que se lleva al transportar una mercancía para que no sea detenida por las autoridades. // Norma, indicación para dirigir u orientar. // Libro o folleto de indicaciones que contiene datos o instrucciones diversas para la información de la persona que lo consulta. // Se utiliza en aquellos archivos no centralizados, en archivos históricos o en archivos con varios fondos documentales, la guía cumple la función de registrar el patrimonio documental de los archivos. // Es una obra cuya finalidad primordial es informar panorámicamente sobre el conjunto documental. En la guía se hace historia de la institución o instituciones que producen la documentación, de vicisitudes por las que éstas han pasado hasta formar el fondo o fondos que hoy se identifican con un archivo o con un denominador común. // Documento expedido por la administración pública para acreditar o autorizar el tránsito de géneros o efectos cuyos movimiento o comercio está restringido por razones, fiscales, de salud o de orden público. // Tratado en que se dan preceptos para dirigir o encaminar cosas, ya sean materiales o espirituales. Despacho que lleva consigo el que transporta algunos productos para que no se los detenga ni desencaminen. // Reúne los asuntos de la documentación en grupos graduales conforme a las materias de las subdivisiones del organismo, hasta llegar al concepto específico, aunque en algunos casos el Documento no procede de la subdivisión a que corresponde su asunto, se hace constar la localización del Documento o Documentos que se refieren a cada grupo. // Describe los grupos o colecciones en un archivo. // Principal especie de catálogo de un repositorio de Documentos, constituye el primer punto de orientación para el investigador. Tiene dos objetivos; 1)Proporciona información general de todos los acervos de un repositorio. 2) Proporciona información específica sobre cada uno de los grupos documentales. // AÉREA Documento equivalente al conocimiento de embarque, utilizado para el transporte aéreo de mercancías. // Muy necesario sobre todo en aquellos archivos no centralizados, en archivos históricos o en archivos con varios fondos documentales, la guía cumple la función de registrar el patrimonio documental de los archivos. // CIENTÍFICAS Indagaciones realizadas por un investigador o un equipo de investigadores con un finalidad científica. // DE CORREOS Documento que proporciona a las autoridades la información respecto de todos los efectos postales en el momento de la recepción o despacho de la nave. // DIVISORIAS Son piezas de material resistente con pestaña que sobresale. Se utilizan para establecer ordenamiento y clasificaciones dentro de una gaveta. // FALTA Son piezas de material resistente, de color distinto al de las demás, que en la pestaña llevan impreso la palabra "falta" y que se colocan en lugar de los expedientes que son retirados del archivo para consulta. Algunas tienen el rayado especial en el que se anotan datos acerca de quién pidió el expediente y la fecha de préstamo y devolución. // GENERALES Es la primera ayuda de recuperación de la información que desea consultar el posible usuario de los archivos, ya que proporciona una visión de conjunto de las fuentes de investigación que se encuentran en los archivos y permite al usuario planificar el método general de su investigación. Aunque sea un instrumento útil de consulta para los archiveros que trabajan en la central, una guía general se prepara inicialmente para utilizada por los investigadores. Se trata de una obra de consulta que debería hallarse al alcance de los investigadores antes de ir a los archivos. Por esta razón especial, debería publicarse y difundirse nacional e internacionalmente en gran escala. La central de archivos debe planificar la publicación periódica de suplementos y / o ediciones revisadas de la obra. // PERSONAL Realizadas por un persona para defender un derecho, realizar investigaciones temáticas o de interés privado, etc. // POR TEMAS Describen los documentos relativos a una materia o tema importante. Todo tema que cuente con suficiente material en los archivos se presta para que se haga una guía por temas. Como ejemplos podrían citarse a función de la mujer (o de los grandes grupos étnicos) en la sociedad, una guerra o un período de conmociones sociales, una zona geográfica importante, un sector importante del gobierno, como la diplomacia o algún aspecto del bienestar social, o fuentes que puede utilizar una determinada disciplina como la historia económica, la historia de la ciencia y la tecnología, o la genealogía. // Una variante importante de la guía por temas es la guía multiinstitucional, que apela a los recursos de diversas centrales de archivo para acopiar información sobre un tema general. // TÉCNICAS Documento que contiene la metodología, las instrucciones y la información esencial para dirigir u orientar la elaboración de diversas etapas de documentos técnicos - administrativos. Conjunto de normas para el desarrollo operacional de las labores de correspondencia y archivo.
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