ELABORACIÓN: Acción de elaborar. // f. Tratamiento de la información en la redacción. // DE DOCUMENTOS La primera fase de la gestión de documentos es de particular importancia, ya que si se realiza adecuadamente: 1- evitará la producción de documentos no esenciales, disminuyendo el volumen de documentos que posteriormente deberán manipularse, controlarse, almacenarse, y eliminarse, 2- ampliará la utilización y la utilidad de los documentos que son necesarios, y 3- asegurará un nivel adecuado de recurso a la reprografía y la automatización, con los beneficios que esto pueda producir durante todo el ciclo vital. // DE FICHAS Y FORMULARIOS Comprende la selección del papel y, en algunos casos, de los materiales de registro más adecuados para la finalidad de los formularios y el lapso de tiempo que se va a conservar, la determinación de las dimensiones adecuadas, según la manera como se va a utilizar y la cantidad de información que se va a registrar en ella, la preocupación porque sean claras las instrucciones que se da a las personas que va a llenar dichos formularios y por que se puedan llenar fácilmente, la distribución adecuada de los datos, y la determinación del número de ejemplares que deben llenarse en cada caso.
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