Al igual que en la definición, divisiones se han presentado en la medida que los conceptos son más concretos.

Eugenio Casanova, divide a la Archivología en cinco partes:

·      Archivoeconomía o administración general.

·      Archivística pura u ordenamiento interno de la documentación.

·      En la tercera división agrupa los servicios y la naturaleza jurídica del archivo.

·      En el cuarto y quinto grupo, reúne las historias del archivo y la Archivología.

El Dr. Aurelio Tanodi efectúa la división siguiendo los pasos del método y considera como primera parte los principios técnicos o generales:

·      En primer lugar estarían los conceptos generales, definiciones del archivo y la archivalía.

·      En el segundo lugar: la Archivonomía, preocupación de la restauración, mantenimiento de los archivos, y la conservación;

·      En el tercer lugar: ordenación y descripción de los documentos.

·      En el cuarto solamente los servicios del archivo.

·      En el quinto, la historia de los archivos.

·      En el sexto grupo la legislación, estatutos, reglamentos internos, legislación comparada.

Por cierto que se han hecho muchas divisiones que alargarían este trabajo.

Tomamos como base la definición de archivología, obtendríamos cuatro grandes grupos de interés en el estudio de esta ciencia.

Comprendería:

*    Archivología de continente, o estructural

*    De contenido o infraestructural.

*    Archivología general.

*    Por sus fines.

ARCHIVOLOGIA DE CONTINENTE O ESTRUCTURAL

Estudia todos los aspectos de estructura de los archivos, podemos subdividirlas en dos grupos principales:

1) Aspecto administrativo. Algunos autores consideran a la Archivología como una Administración de los Archivos, considerando que la administración generaliza el fenómeno social y político, los archivos sostienen información tendientes a orientar la solución de problemas apoyando y sustentando las decisiones. Sobre todo en el sentido de servicio que brindan el archivo y la administración.

Gran Bretaña considera en la práctica, a la administración de archivos como lo supervisión y control de todas las etapas del quehacer archivístico.

Austria y Bulgaria consideran a la Administración de Archivos como una actividad profesional en general, mientras que en los Canadienses se acepta como el control sobre los archivos corrientes, logrando una asistencia sobre lo ministerios, control de expurgo documental, administrando inclusive los centros documentales subordinados y el adiestramiento del personal.

En los países bajos se entiende por la administración de archivos, como la conservación, procesamiento de datos, control sobre documentos depositados en los archivos, y sobre todo el manejo interno de los archivos.

En Polonia la administración abarca a la red de archivos estatales, como administración de asuntos archivísticos en general.

Desde el punto de vista de la Administración de Archivos consideremos entonces tres aspectos fundamentales, teniendo en cuenta que el objetivo básico es proporcionar información retrospectiva a la administración, sea estatal o privada.

Estos aspectos son:

Organización: supedita todo lo referente a personal, planificación, legislación, coordinación y contabilidad.

Investigación: Es necesario verificar el valor genuino de los documentos y establecer los servicios de referencia mediante la optimización de los medios tradicionales con direccionamiento hacia los medios automáticos o cibernéticos.

Información: Como consecuencia de las dos etapas anteriores, teniendo en cuenta los sistemas de difusión a emplearse.

Al efectuar los estudios administrativos inherentes a los archivos se hace necesario destacar dos aspectos principales que serían: uno de carácter interno y otro de carácter externo.

a) Carácter interno: Estudia la administración inherente a los archivos en su desenvolvimiento interno, como un complejo de personas y cosas que tienden a una finalidad y como actividad encaminada a la satisfacción de las necesidades colectivas.[1]

“Generalmente se entiende por administración social la influencia en toda la sociedad en su conjunto y en sus áreas separadas de actividad (vida económica socio-política y espiritual; disciplinas científicas, etc.) que asegura su funcionamiento normal, el mantenimiento de la calidad de sus normas, las mejoras y el movimiento con éxito hacia una meta dada. Durante la realización de actividades de administración, se examinan constantemente las condiciones y emergen problemas urgentes. Los problemas concretos son resueltos mediante la adopción de decisiones de administración cuya gama es tan amplia y variada como la actividad de administración misma.

La administración es un fenómeno social y político. Esta premisa se aplica también desde luego a los archivos.

Hoy tanto la administración social en general, y sus ramas distintas (incluso la ciencia en administración de archivos) se están desarrollando en condiciones de revolución científica y tecnológica”.[2] Para lograr un dinamismo adecuado, sobre todo en los archivos históricos o aquellos que por su naturaleza son autónomos en la medida que pueden tomar soluciones propias, la Archivología adquiere conocimientos de administración que le permite cumplir con alguno de sus propósitos, esencialmente el bien colectivo.

b) Carácter externo: Estudia a la administración en la cual se encuentra circunscripta el archivo, es decir al organismo causante de la documentación y al que esencialmente preste sus servicios, la entidad productora, sobre todo en el aspecto orgánico que ha de servir de base y fundamento para la clasificación y ordenación de los documentos para lograr una buena descripción.

Se requiere esencialmente conocimientos del organigrama, como reflejo de la organización; y requiere los conocimientos del flujograma o fluxograma, como conocimiento de las gestiones o trámites que se realizan en la administración. Llamada también Archivonomía.

2) Aspecto archivonómico: Término utilizado por Schellemberg en el cual sostiene como “la actividad de los archivos; su función, su progreso su desarrollo, sus locales, su organización personal, sus servicios al público”.[3]

El término locales subrayamos intencionalmente, en aspecto archivonómico se considera más claramente todos los problemas relacionados con la Arquitectura, edificios, locales, secciones, equipos, sean estos últimos manuales, mecánicos o electrónicos que se hacen necesarios para cumplir los objetivos de los archivos, cuyo fin sea de reunir, conservar, ordenar, describir los documentos y brindar información.

Eugenio Casanova, en su Archivística fue uno de los primeros en efectuar una división de la archivología, al definir el término Archivoeconomía, sostiene que se trata de la administración general externa de los archivos (construcción de los edificios, instalación de los locales, depósitos, oficinas, higiene y restauración).

LA ARCHIVOLOGIA DE CONTENIDO O INFRAESTRUCTURAL

Estudia todos los aspectos concernientes a la materia prima del archivo: los documentos, su conducta y tratamiento. Aquí también se hace necesario subdividir dos aspectos:

El aspecto documental.

El aspecto de volumen documental.

El aspecto documental: Desde el cual la archivología estudia todas las propiedades inherentes al documento en sí, así trataría la producción y reproducción de documentos, la conservación, restauración y selección. Es en esta etapa que la archivología estudia el Ciclo Vital de los Documentos. CVD. Hemos observado en los capítulos anteriores, que el documento es la base de las Ciencias de la Documentación, hace intervenir objetos y sucesos tal cual lo dice Vicenta Cortés Alonso al hablar de los objetivos del archivo: “Vemos pues que estos tres verbos empleados -recoger, custodiar, servir- por tratarse de documentos (sean Textuales, sonoros, de imagen) de unidades que ocupan un lugar en el espacio, que tienen que ser instaladas, manejadas, utilizadas y conservadas, hacen intervenir no sólo edificios, transportes, oficinas, servicios varios, sino también, y esencialmente, hombres y mujeres que tienen que ocuparse en las actividades encaminadas a poner en potencia los documentos almacenados.[4]

Comprendemos entonces que el documento en esencia y como fenómeno es casual de una serie de acontecimientos y hechos para lograr un información óptima, lo cual requiere de un estudio más profundo, a través de técnicas y disciplinas auxiliares que permitan estos logros.

El aspecto de volumen documental: Desde el cual la Archivología estudia la ordenación, clasificación, descripción y selección documental, intervendrían en este campo los aspectos estadísticos, técnicas de muestreo y medios especiales para lograr una ubicación inmediata de los documentos, dentro de ese volumen inmenso, esa masa de papeles que nos hace hablar de millones de documentos, para ello, la Archivología requiere del auxilio de los documentos básicos de la matemáticas, estadísticas, etc.

ARCHIVOLOGIA GENERAL

División que estudia los aspectos concernientes a la teoría y a aquéllas que por su contenido no es necesario dividirlas como ser la terminología que se utiliza actualmente y todos los aspectos que se relacionan con el lenguaje propio de la Archivología. También incluimos en este sector a la planificación y las Interrelaciones, como ser la formación profesional.

Toda planificación por más insignificante que fuera, debe necesariamente ajustarse a una política que le permita el logro de sus objetivos.

Referente al desarrollo de los servicios de archivo, la decisión corresponde al plano ejecutivo, con la condición necesaria y supuesta, de que tenga la empresa o institución una constancia clara sobre los beneficios que se obtendrán con la eficacia administrativa, la obtención de información precisa y el enriquecimiento de la personalidad institucional.

Es posible que la gestión de tal ambición corresponda a los sectores de Planificación, Organización y Métodos, Control Interno, Auditoría, Mesa de Entradas, siempre de acuerdo con el modelo de institución, con la constitución orgánica de cada empresa.

Lo importante es que existen dependencias que sienten la necesidad de una información fluida, acelerada, precisa. Esta preocupación puede tener repercusión con mayor fundamento empresarial, permitiendo dar apoyo suficiente para clasificar y ordenar sistemáticamente, cuando no salvar la información de la institución en su conjunto, patrimonio propio y común de toda nación. Al conservar la documentación se permite claramente definir su identificación con un pasado organizado.

La ambición de todo Archivo General, administrativo o histórico consiste prioritariamente en contribuir en que se comprenda plenamente el papel fundamental y específico de los archivos y que permita deducir mediante un estudio serio y minucioso los problemas que plantea esa política mediante propuestas realistas y adecuadamente programadas.

Ahora bien, debemos tener en cuenta que existen una serie de trabajos, muchos de ellos óptimos, sobre los métodos de tratamiento de los documentos, inclusive como medios de propaganda utilizados por las firmas dedicadas a la fabricación de artefactos que permiten la buena conservación de documentos. Todos estos estudios permiten calificar por comparación, la conservación adecuada de los documentos.

Estos estudios sean de detalle o en su conjunto, constituyen elementos muy valiosos que permiten un conocimiento amplio; no obstante esta profusión de conocimientos, los estudios para lograr un servicio de archivos eficientes, resulta un tema relativamente nuevo, para muchos países, sobre todo para aquellos que han tenido su independencia antes y posterior a 1850.

La organización archivística de estos países, recién presentan algunos problemas y se observan las necesidades y requerimientos de información. Estos países generalmente tienen archivos heredados o consuetudinarios.

En el capítulo de la Archivología General también se estudian las relaciones con otras Ciencias o Disciplinas, especialmente con las de Historia y sus auxiliares, y por último efectúa un estudio comparado de la legislación especializada en archivos en los distintos países.

La legislación no solo da “personalidad” al archivo, también es un instrumento, una herramienta de trabajo. La legislación favorece al archivo en sus distintas labores, apoya en sus diferentes técnicas, se puede hablar de una legislación que permita actuar en la clasificación y ordenación, microfilm, selección, etc..

La legislación debe ir de acuerdo con la planificación. Bruno Delmas considera tres puntos de la legislación:

1.- La constitución del estado, lo cual permite ampliar el sentido del patrimonio, tomando en cuenta que la constitución estatal es siempre un buen soporte para toda Legislación.

2.- Las realidades administrativas, no se puede hablar de una legislación sobre hechos supuestos, ha sido necesario primero una experiencia, una experiencia respalda la actitud de quien elabora las leyes, de quienes las sancionan, porque esa experiencia es en sí misma una realidad.

3.- El pasado nacional, puesto que el archivo tiende a conservar el acervo del presente como testimonio para futuros investigadores, es necesario dar entonces las pautas de una buena conservación.

Es bastante ínfimo el límite que separa la Legislación de la Reglamentación. La Legislación conceptúa en términos generales, amplia, de manera que pueda cubrir todas las necesidades de los diferentes sectores a los que engloba; en cambio la Reglamentación es más concisa, más dedicada a un determinado sector. También es corriente encontrar en la Legislación elementos de procedimientos y de apoyo para los manuales.

La responsabilidad que posee el archivo sobre la documentación, sobre información contenida, sobre sus propias atribuciones y administración, debe estar lo suficientemente respaldada por la Legislación. Esta materia debe contemplar en lo posible desde el origen de los documentos hasta el último traslado al Archivo Histórico.

Todos los gobiernos, Entidades Públicas y, Privadas deben formar un cuerpo legal y reglamentar las acciones de los individuos con rela­ción al documento. Cada entidad debe tener necesariamente una re­glamentación que regule los trámites y el uso de los documentos generados y que se encuentren en su poder. Esa reglamentación de­berá alcanzar desde el origen del documento, trámite, clasificación, la ordenación, la descripción, el archivo selección y destino final de los documentos, especificando las responsabilidades humanas en cada uno de estos pasos.

LA ARCHIVOLOGIA POR SUS FINES

En esta división efectuamos una subdivisión en tres áreas:

EL FIN PRACTICO, cuyo objetivo es auxiliar a las ciencias entre las cuales podemos citar a las principales:

Ciencias de la Administración, por ser un producto de entidades relacionadas con el uso de la administración, la Archivología necesa­riamente se convierte en un estudio del servicio para la Entidad Pro­ductora. Experiencias en este sentido nos aportan algunos países.

En Estados Unidos de Norteamérica, el archivo nacional en su estruc­tura orgánica, depende directamente del Servicio General de la Ad­ministración, facilitándose la consulta por todos los medios utilizados en las técnicas modernas. Al igual que en Australia el Archivo es un órgano de la administración gubernamental.

Ciencias Jurídicas, por cuanto los documentos, al ser generados como productos de actividades gubernamentales y muchas veces ad­ministrativas, poseen fuerza legal. Los derechos, reconocidos, discu­tidos o desconocidos son necesariamente documentados, ya sea a tra­vés de un trámite o la intervención de autoridades competentes; estos documentos prestan un servicio continuo a la consulta de quienes recurren a la certificación de sus derechos.

EL FIN CIENTÍFICO: nos permite determinar la evolución de los archivos, de los documentos y de la sociedad que las enmarca. “La finalidad del archivo es servir a la vida, y este servicio lo cumple fundamentalmente, por intermedio de la consulta y la investigación: administrativa, científica, histórica, esta última es más extensa y profunda. En los tiempos pasados lo mismo encargados o directores de los archivos y su personal eran los principales investigadores; hoy en cambio, la tarea primordial de este personal es la organización interna de los repositorios y su preparación metódica para facilitar la investigación de los demás.”[5]

En la declaración del Seminario Interamericano sobre la Integración de los Servicios de Información de Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación en América Latina y el Caribe, realizada en Wa­shington del 6 al 17 de noviembre de 1972, en su punto cuarto nos dice: “En consecuencia es responsabilidad de los gobiernos poner in­formación al servicio de la sociedad con el fin de:

I) Facilitar su uso a todos los habitantes del país, sean cuales fueren su nivel cultural o grado de escolaridad, preparación académica o profe­sión;

II) Formar adecuadamente a los usuarios para que obtengan los mayo­res beneficios de esa información;

III) Lograr que la información se convierta en uno de los apoyos de la educación en todos los niveles y en especial de la investigación y de la educación permanente;

IV) Disponer ellos mismos de los datos, informes, estudios y evalua­ciones que le son necesarios para afrontar sus problemas y encarar sus proyectos”.[6]

Comprendemos entonces que el Fin Científico de la Archivología es amplio en cuanto a sus alcances por ser una ciencia auxiliar a varias ciencias, y por estar al servicio de cualquier habitante del país como se cita en el primer acápite del cuarto punto.

EL FIN CULTURAL: que nos permite efectuar observaciones sutiles y no muy fácilmente detectables por la metodología histórica o de las ciencias sociales, como ser las áreas de la influencia cultural y el in­tercambio a través de la información.

Los archivos, bien interpretados, tienen una acción educativa y cultu­ral considerable en favor de una interpretación de la evolución socio­lógica integrada en los movimientos culturales de la sociedad:

En la XIII Jornadas de la Asociación Argentina de Estudios Ameri­canos, realizadas en Termas de Río Hondo, Santiago del Estero, entre el 21 y 23 de Septiembre de 1979, se presentó un trabajo en colaboración con la Lic. Liliana Montenegro, en el se consideran aspectos sobre las herencias culturales como determinantes de la for­mación de los archivos en Estados Unidos de Norteamérica y la Ar­gentina, algunos párrafos se incluye en el presente para una mejor comprensión, se hace notar que las herencias culturales se extractaron de Ariel Ricks, a quien lo citamos:

“Ante todo para determinar el desarrollo de la organización y admi­nistración de documentos, debemos considerar las causales históricas de los mismos desde que son creados hasta su almacenamiento o destrucción como se da en muchos casos de la historia Norteameri­cana y Argentina. Al respecto, para determinar este desarrollo por parte de los Estado Unidos, Ariel Ricks menciona cuatro factores de carácter singular, que aplicándose comparativamente con el desarro­llo de la Argentina, notamos algunas diferencias propias de la per­sonalidad de cada país.

Dentro de esos factores el primero esta dado por la `Herencia multi­cultural’ recibida por el país del norte antes y durante su independen­cia, debiendo tenerse en cuenta además que esa herencia es producto de una fase de colonialismo predominantemente anglosajón.

Todo esto, más los acontecimientos históricos citados con anteriori­dad en el presente trabajo, han influido y determinado los caracteres de los documentos, sus formas de ordenación y sobre todo su visión archivística. Esta influencia justifica que los documentos de la Divi­sión de Manuscritos de la Biblioteca del Congreso “Sigue la sucesión de acontecimientos históricos en el orden que se desarrollaron: pri­mero las Indias Occidentales, la América Española, México, Cen­tro y Sudamérica; después por países dentro de las divisiones geográ­ficas y dentro de estas divisiones en orden cronológico; luego Nor­teamérica, agrupándose allí las colonias británicas, francesas, españo­las y de otros países. Esta ordenación incluye también un grupo de miscelánea general que alcanza hasta la revolución y está compuesto de manuscritos que tienen carácter general y que no pertenecen cla­ramente a ninguna de las 13 colonias originales...’”.[7]

En la Argentina se presenta el factor de la Herencia Multicultural di­vidida en dos fases distintas:

La primera fase está dada por la Herencia Cultural Hispánica, ya sea a través de la influencia castellana que implantó en los Consejos; la Aragonesa que instituyó los Virreinatos, la Francesa producida a raíz de la llegada de los Borbones al trono Español y como consecuen­cia instituyeron el Sistema de Intendencias o la de los árabes, que al igual de algunos pueblos cristianos durante la edad media insti­tuyeron débilmente la esclavitud negra. Esto se verifica rastreando el origen de las instituciones que se desenvolvieron durante el pe­ríodo colonial.

La segunda fase está dada por la influencia del espacio europeo en el siglo XIX; ya sea inglesa en el plano económico, francesa en el as­pecto cultural e hispánico-itálica en el aspecto técnico.

El acopio documentario acumulado hasta 1821, determinó que el 28 de Agosto del mismo año, durante el gobierno del General Mar­tín Rodríguez, su Ministro de Gobierno y Relaciones Exteriores, donde Bernardino Rivadavia, encara el problema de la documenta­ción, fundando el Archivo General de la Provincia de Buenos Aires; posteriormente “al federalizarse la ciudad de Buenos Aires en 1880 y pasar la Capital de la Provincia a la Ciudad de La Plata... fue necesa­rio separar del Archivo los documentos que eran de carácter nacional de los que pertenecían a la provincia. Así se originaron dos archivos, uno el actual Archivo General de la Nación en Buenos Aires y otro el Archivo General de la Provincia de Buenos Aires en la ciudad de La Plata. Esto se hizo de acuerdo con un decreto del 30 de Enero de 1884 dictado por el Presidente General Julio Argentino Roca e intervinieron en la separación de los docu­mentos una comisión especial...[8]

La diferencia se da en que Estados Unidos sufrió la influencia de varias “Madres patrias” en los orígenes de su vida independiente; luego en el siglo XIX y el XX recibió distintos aportes étnicos que no afectaron en gran manera la idiosincrasia norteamericana por ser esta una nación ya formada. Mientras que la Argentina ha sido afectada, social, política, culturalmente, y en forma básica a su eco­nomía.

Este factor de las Herencias, que ha servido para determinar el desa­rrollo de los archivos en los estados Unidos de Norteamérica, sirve también de guía comparativa con respecto al país del sur. Por consi­derarse que la Argentina ha cruzado por una etapa colonial por la cual ha recibido una heredad multicultural de procedencias diversas y predominantemente ibero-francesa, lo que ocasionó ciertas diferen­cias en los tipos documentales que generaron y modificaron las es­tructuras de trámites realizadas hasta la fecha”.[9]

En los fines culturales existen una serie de campos de estudio que aún no han sido investigados y que pueden aportar conclusiones intere­santes.

Para un buen aprovechamiento de los archivos en sus fines culturales, es necesario plantearnos los siguientes factores:

Los términos a emplear,

Los objetivos básicos,

Los medios idóneos,

Las formas culturales más útiles,

La clase de usuarios que han de ser beneficiados realmente.

El usuario de los niveles educativos, alumnos y docentes, constituyen tradicionalmente los mas receptivos de la difusión de los contenidos informativos del Archivo.

Entre los factores necesarios a tomar en cuenta para una acción cultu­ral de los archivos, podríamos citar:

Necesidad y gusto de consultar las fuentes,

Necesidad de identidad cultural,

Toma de conciencia regional.

Búsqueda de originales de propiedad,

Redacción de monografías comunales,

Urbanización,

Movilidad geográfica,

Razones suficientes por las cuales, todos los archivos Generales, Provinciales, Nacionales o aquellos que tengan documentación de relativa importancia, deben tener una unidad destinada a la educa­ción, difusión de sus contenidos, objetivándose en popularización de la memoria colectiva, favoreciendo el acceso a la cultura y prestar servicios de calidad entre el medio cultural y el usuario, forjando, en todo caso, un sentimiento de identidad antropológica.

Las asociaciones generalmente son entidades intermediarias entre el consumidor de información de archivos y los archivos mismos, tiene considerable importancia en el campo cultural. Sus mecanis­mos económicos e intereses propios les permiten ser productores de exposiciones, coloquios, publicaciones. Sosteniendo la democratiza­ción de la cultura.

Incluimos también el servicio pedagógico que se desarrolla a través de las exposiciones documentales contenidas en los archivos y me­diante un acercamiento de los estudiantes a los archivos para realizar investigaciones sencillas que les permitan estudiar las fuentes históri­cas. El servicio pedagógico es extensible a la enseñanza superior y secundaria, pero para ello es necesario que exista un acuerdo entre profesores y alumnos, de modo que permita en su misma educación, realizar las investigaciones pertinentes.

También podemos enumerar algunos fines secundarios; como el de facilitar las metodología en los distintos procesos técnicos del manejo y conservación de la documentación.

·      Evitar que se pierda una información adquirida e intensificar el uso de los recursos de documentación que contenga una información ac­cesible a las diferentes ciencias.

·      Contribuir a una perfecta organización de los conocimientos adqui­ridos y sentar precedentes sobre determinadas conductas humanas.

·      Contribuir e interrelacionar ideas y hechos tanto a nivel institucional como social.