Publicado el: 20/03/2025 / Leido: 35966 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
METAS Y OBJETIVOS DE LA PLANIFICACIÓN
Las metas y los objetivos por los cuales se realiza la Planificación deben tener dos directrices:
Apoyar en todos los niveles de decisión de la institución, brindando la información adecuada a sus procesos.
La definición de metas y objetivos de la planificación prácticamente la justifican, tiene un grado alto de creatividad e intuición para la solución de problemas derivados del proceso mismo. Requerimos de algunos pasos que nos faciliten el proceso:
LA IMPORTANCIA DE LAS METAS Y OBJETIVOS
Las metas y objetivos son esenciales en el proceso planificador porque identifican las áreas mas importantes para el Archivo y establecen objetivos de interés dentro de estas áreas. Mas específicamente la función de esas metas y objetivos es:
Guiar la toma de decisiones de los planificadores.
Informar a la institución y al personal del Archivo sobre las actividades principales.
Permitir al Archivo lograr sus propósitos y demostrar su viabilidad.
Proveer una base para el desarrollo de actividades y tareas.
Metas: propósitos generales en un lapso de tiempo, describen una condición deseada o futura.
Metas de servicio: Relacionadas directamente con las funciones del Archivo, apuntan esencialmente a los servicios que desea ofrecer a los usuarios; v.g. Que el personal de la institución sea capaz de participar de las labores del archivo, describir para mantener la continuidad documental
Metas de gestión: Relacionadas con recursos financieros, instalaciones personal, fuentes de ingreso, y otros asuntos relacionados con la gestión del Archivo. Que el Archivo tenga la capacidad necesaria para instruir y mantener al personal mas competente disponible.
Objetivos son propósitos que describen resultados a conseguirse en un periodo de tiempo concreto. Son realizables en un tiempo limitado. Los Objetivos están:
Dirigidos a desarrollar servicios o actividades
Dirigidos a mantener o mejorar la calidad de un servicio o de una actividad existente.
Dirigidos a eliminar o minimizar los problemas existentes
Un ciclo de planificación puede ocupar de 1 a 15 años. Depende de muchos factores, pero esencialmente de los recursos que se cuentan; las funciones del Archivo permanecen inalterables.
Un Archivo que realiza una labor planificadora, desarrolla metas, actividades y tareas para cumplir determinados objetivos, estos a su vez dependen del Fin como esencia del archivo, el Fin es inalterable.
Los Archivos disponen de opciones para organizar las metas y objetivos. Deben considerarse:
¿ Qué funciones escoge el Archivo como adecuadas y porqué?
¿ Qué servicios Archivísticos se dirigen actualmente?
¿ Son apropiados los servicios actuales?
¿ Qué servicios son significativos para el personal del Archivo y para los usuarios ?
¿ Que servicios Archivísticos son apropiados para la institución?
CREAR Y EXPONER METAS. El encargado junto al personal del Archivo, elaboran una lista de posibles metas como base de trabajo. Consideramos la lista como un primer intento que se somete a revisión de todo las áreas afectadas. Frecuentemente es mas fácil establecer metas partiendo de un bloque de ideas preliminares. En principio es un proceso informal, donde todos los participantes aportan y comparten ideas; sustentados en tres fundamentos básicos:
Desde el punto de vista de las funciones: relacionar áreas claves de funciones escogidas por el Archivo con potenciales servicios y usuarios. Determinar cuales son las condiciones ideales que existen si esas funciones se desempeñaran satisfactoriamente.
Desde el punto de vista de la institución: revise los resultados e Identifique los grupos significativos en la institución, Usuarios, investigadores, personal interno, etc. y redacte una lista de metas desde la perspectiva de esos grupos.
Desde el punto de vista de los recursos. Revisar los recursos fundamentales necesarios para desempeñar las funciones establecidas, las necesidades se consideran en función de la capacidad de satisfacer necesidades de la institución.
Una vez considerados estos tres puntos de vista, es necesario realizar una reflexión:
¿ Que factores pueden afectar a cada meta y/o objetivos y en que medida puede el Archivo controlar esos factores?
¿ Qué valor tienen esas metas para los usuarios y para la institución en general ?
¿ Qué puede hacer el Archivo para ayudar a conseguir cada una de esas metas ?
¿ Hasta que punto concuerdan esas metas con las funciones del Archivo ?
CRITERIO DE OBJETIVACIÓN. Se cuestionar los objetivos mediante el siguiente interrogatorio.
¿Está el objetivo relacionado con una o mas metas?
¿Comienza el objetivo con un verbo?
¿Es el objetivo un fin o un medio para conseguir un fin?
¿Incluye una fecha límite en el cumplimiento de los objetivos?
¿Especifica el objetivo, "qué" y "cuando"?
¿Beneficiará al Archivo o a la institución?
¿Como se sabe si el objetivo ha sido cumplido?
¿Especifica dicho objetivo único resultado a obtener?
¿ Existen diversas formas de llevar a cabo ese objetivo?
¿ El Archivo pueden llevar a cabo las actividades para cumplir el objetivo?
¿ El objetivo es descrito en forma clara y simple?
¿ Que será diferente para el usuario y para la institución como resultado de este objetivo?
HACER LOS OBJETIVOS CONMENSURABLES. Los objetivos conmensurables proporcionan:
Evaluación continua del desarrollo del plan.
Comparación de niveles de actuación previa actual y futura.
Evaluación de los logros alcanzados en los objetivos.
MEDIDAS CUANTITATIVAS Y NO CUANTITATIVAS. Son los indicadores de valores de resultados obtenidos por los objetivos. Permiten una evaluación cuantitativa de un objetivo. Hablamos de medidas concretas:
Cantidad: Son las medidas adecuadas en cantidades numéricas de servicios. Las consultas registradas al Archivo, por ejemplo, mide la cantidad de demanda de información sobre los documentos, con relación al personal de la Institución o área a la que sirve al Archivo.
Calidad: Reflejan la efectividad del servicio proporcionado. La proporción de tipos documentales solicitados por los usuarios que fueron encontrados en tiempo mínimo, es un ejemplo.
Respuesta: Reflejan la rapidez con que el Archivo desempeña sus servicios. El tiempo de obtención de un documento, por ejemplo, indica el tiempo que el usuario tiene que esperar.
Las medidas no cuantitativas determinan el cumplimiento de un objetivo. La técnica utilizada frecuentemente es la Inspección. Los métodos no cuantitativos tienen puntos débiles. No puede determinar en que grado se ha conseguido un objetivo.
CRITERIOS DE MEDIDAS. Tomemos en cuenta los siguientes criterios:
Validez: Considera si la medida es apropiada para evaluar la actividad.
Fiabilidad: considera si los datos utilizados son consistentes.
Viabilidad: Considera las posibilidades del Archivo para analizar los datos utilizados.
Sensibilidad: Considera la exactitud en las actividades analizadas.
CLASIFICACION DE OBJETIVOS
De acuerdo con la categoría del proceso a realizar en cada objetivo, podemos clasificarlos básicamente en tres categorías:
esencial,
importante
ideal.
También se puede asignar una puntuación a cada objetivo para incluirlo en la clasificación general. Justificando lo dicho en Teoría, Fundamentos y Practica de la Archivología, que la Archivología es una ciencia de las clasificaciones.
Una vez realizada la clasificación, se decide ordenar los objetivos de acuerdo a la puntuación obtenida. Posteriormente serán revisados para evaluar su validez, impacto político y factores que presenten.
A través de la exposición realizada sobre los distintos tópicos que se relacionan con la evolución del archivo hacia una planificación, recalcamos y damos mayor importancia al tema del archivo como institución de rendimiento económico e incorporado en un aspecto social tiene una finalidad prioritaria: servir a los intereses de la sociedad, finalidad ésta que trasciende el interés de los grupos que se afectan por el resultado de sus actividades.
El concepto de servicio nos lleva al del Archivero profesional como individuo que utiliza las mejores técnicas a su alcance para que el archivo logre sus objetivos y pueda satisfacer los intereses del usuario.
Las técnicas documentales se encuentran al servicio de los fines del archivo. Cabe pensar entonces, que no tiene sentido el empleo de ningún conocimiento científico, metodología, instrumental técnico, si no se tiene como finalidad el aportar una contribución al mejor cumplimiento de los objetivos del servicio.
Comencemos por el postulado que el archivo es una unidad de servicio que forma parte de un sistema mayor, el sistema institucional. En tanto que unidad de servicio, el archivo cuenta con recursos variados:
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Materiales: |
espacio físico |
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elementos necesarios para desarrollo de tareas. |
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Económicos: |
Partidas presupuestarias |
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Costo de información |
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Humanos: |
Profesionales |
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Técnicos |
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Auxiliares. |
Es necesario destacar que el archivo, como unidad de servicio, realiza sus actividades en torno al documento, lo cual constituye un material especial para su desempeño.
Quien se encuentra a cargo del archivo, actúa como un puente entre la institución, su unidad de servicio y los usuarios, además de la responsabilidad por el proceso de la información propiamente dicha. Lo cual hace que se tenga en cuenta:
a - Criterios racionales para uso y distribución de los recursos, que generalmente son exiguos.
b - Por ser un área de escasos recursos, se requiere mayor habilidad para el tratamiento de situaciones conflictivas;
c - Se requiere una mayor aplicación de normativas específicas conforme a los criterios de eficiencia antes que los de uso tradicional o consuetudinario.
d - Conducción, orientación, evaluación y capacitación permanente del personal mediante la aplicación de técnicas específicas;
e - Control de los planes enunciados para el logro de objetivos.
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SOCIEDAD |
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RECURSOS LOGISTICOS |
RECURSOS FINANCIEROS |
RECURSOS INFORMACIÓN |
DOCUMEN TACION |
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ARCHIVO Unidad de Servicio |
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Sistema informativo |
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INSTITUCIÓN |
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USUARIOS |
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LOS NIVELES EJECUTIVOS. - Los criterios presentados hasta ahora motivan la preocupación que deberían tener los niveles de cada institución y que deben tener una actitud clara:
1. - Los documentos constituyen el material sobre el que trabaja toda la institución, obligando a formas específicas de tratamiento que determinan algunas actividades dentro de la institución, así, considerando el ciclo vital de los documentos, plantea exigencias que afecta a todos los aspectos de la organización administrativa.
2. - La situación se torna compleja cuando el Archivo se encuentra muy alejado de los niveles ejecutivos y estos son centralizados, limitando las posibilidades de las tomas de decisiones y retardando enormemente los cambios o modificaciones del sistema informativo.
3. - El encargado de archivos no puede fijar las remuneraciones de sus empleados, ni efectuar promociones, pero le corresponde adaptarlo al establecimiento de cambios permanentes que se dan sobre las técnicas documentales, observar el buen desempeño, proponiendo continuamente a los niveles ejecutivos la capacitación de su personal como de todo individuo que tenga directa responsabilidad sobre sus documentos.
4. - Las normativas son de gran apoyo para el desenvolvimiento del archivo, pero puede ser que inhiba iniciativas sobre la gestión; la aplicación de las normativas deben efectuarse dentro de un marco razonable, en apoyo de la autoridad directiva, pero con un grado de flexibilidad suficiente como para permitir la iniciativa propia de los empleados.
5. - El archivo tiene la propiedad de interactuar con la institución y en muchos casos manteniendo relaciones en un marco geográfico amplio, esta interacción identifica en cierta forma a la Institución, debiendo prestársele la atención adecuada para una buena "imagen" de la institución. Consideremos gráficamente:
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P 1. - Documentos [crisis de conservación] R [crisis de información] O B 2. - Desfasaje entre actividades de la institución con las del archivo L E M 3. - Excesivo alejamiento en los sistemas centralizados A T Formación general, conciencia archivística I C Orientación del servicio. A 4. - Objetivos Preparación a los medios tecnológicos a introducir en gestión de doctos. D Priorización de sistemas laborales. E L 5. - Inducción, seguimiento y evaluación del personal Inducción, seguimiento y evaluación del documento A R 6. - Normativa: legislación, servicios, reglamentación C H 7. - Interacción con la institución Archivística. I Social V Institucional. O Usuaria. |
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Criterios para uso y distribución de recursos |
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Conocimiento científico de la Institución |
Mayor habilidad para manejo de situaciones conflictivas, máxime que los archivos no cuentan con recursos. |
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Posibilidad de mejoras |
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Conocimiento tecnológico aplicado eficientemente |
Manejo del personal basado en procedimientos y técnicas propias. |
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Manejo documental basado en procedimientos y técnicas específicas. |
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Control como evaluación y guía |
APLICACIÓN TECNOLÓGICA: La aplicación tecnológica nos permite en primera instancia:
- Acopio y almacenamiento de datos que sirven para la estructuración del plan.
- Creación de bases de datos, utilizables para la previsión y la planificación a medio y a largo plazo.
- Unión estrecha entre información e investigación.
- Afianzamiento del control del desarrollo de los planes.
- Elaboración de medidas intermedias para garantizar la objetivación de los planes.
- Realización efectiva del acceso a la información.
- Fomento de cooperación y coordinación entre los sectores involucrados.
Si consideramos al Archivo como una pequeña administración dentro de la gran administración de la Entidad, podemos plantearnos que se pueden obtener resultados aplicando las funciones de la administración:
Planificación,
Organización,
Dirección,
Personal,
Control.
La formulación del plan requiere previamente analizar y evaluar la situación vigente, analizando objetivamente la información necesaria, ese estudio se dirige a la infraestructura del sistema organizativo, a la comunicación y al tratamiento de datos.
Este proceso es dinámico, continuo, realizado a través de la experiencia, de la interrelación con los contenidos, técnicas, recursos, etc., que integran la situación del archivo.
Empleando estos distintos momentos obtenemos:
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O Agrupación Funciones actividades R de tareas actividades acciones G roles interrelacionados A Regiones jurisdiccionales influencia N por Tipología Doc. Tradicionales I Legibles a Máquina Procesamiento imagen Z Doc. Magnéticos A Usuario Institucional Investigador C Institución Educación I Procesos y equipos Manuales O Mecánicos Electrónicos N Asignación Delegación de responsabilidades de Responsabilidad autoridad Garantía
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P Fijación de objetivos Producción de información L Servicio de archivos A N Establecimiento Espacialidad Física I de premisas Jurisdiccional F Interrelacional I Temporalidad Plazos Corto C Medio A Largo C I Desarrollo Sistemas Centralizados O de alternativas Descentralizados N Mixtos Compartidos Tecnología aplicada Evaluación de alternativas Costos Presupuestos Financiación Toma de decisiones, niveles: Ejecutivos Legales Administrativos Tecnológicos Técnicos Selección de alternativas {Menor recurso} {Mayor servicio} Planes derivados Conservación, Restauración, Reproducción. |
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DIRECCIÓN Ejecución de los planes [Garantía de autoridad] Comunicación Interna (archivo) Intermedia (entidad) Externa (institución) Motivación PERSONAL Selección Idoneidad, Tecnificación, Profesionalización. Contratación Servicios de Conservación Reprografía Evaluación Desarrollo Programas de capacitación. CONTROL Establecer parámetros de crecimiento de rendimiento de iniciativa Medir desempeño Corregir desviaciones |
PARA TOMAR EN CUENTA
Los rubros mas comunes al archivo son:
I - LEGISLACIÓN
II - EDIFICIO
III - EQUIPO
IV - DOCUMENTOS
- Clases:
- Alcance cronológico:
- Cantidad:
- Procedencia:
- Transferencia:
- Selección y Eliminación
- Mantenimiento
V - SITUACIÓN ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO
VI - PERSONAL DE EMPLEADOS DEL ARCHIVO
- Situación Económica
- Situación Profesional
- Situación Cuantitativa
VII - PRESUPUESTOS DE GASTOS
VIII - SERVICIO AL PUBLICO
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RECURSOS HUMANOS
