Publicado el: 18/03/2025 / Leido: 38143 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
La conducción de todo organismo, tiene las responsabilidades de acuerdo a la FUNCIÓN propia, caracterizada fundamentalmente por el carácter de decisión, tendentes a obtener resultados de una suma de acciones de otros individuos.
La Institución se constituye en un espacio vital, donde se transforma la realidad, mediante la activación de estamentos sistemáticos operativos y acciones orientadoras.
El archivero profesional, similar a todo conductor de instituciones, debe estar permanentemente acorde con los objetivos institucionales, tomando las decisiones adecuadas con la organización, creando una prospectiva y las distintas alternativas a seguir, teniendo en cuenta siempre los recursos humanos con los que cuenta, que generalmente son pocos, los recursos materiales, muchas veces exiguos por el poco conocimiento que se tiene de esta actividad; analizar los recursos financieros cuando es posible contar con ello y sobre todo los recursos técnicos y tecnológicos disponibles.
Para una buena prosecución de los fines archivísticos es necesario definir las actividades, asignadas al personal idóneo, orientando adecuadamente sobre las distintas fases del que hacer archivístico. Es conveniente analizar la situación y corregir permanentemente los errores que pueden presentarse, por lo que una planificación no siempre es un camino rígido al cuál hay que aferrarse, los acontecimientos generalmente se hacen cargo de ir modificando aspectos internos del plan.
Las actividades de conducción y decisión son comunes a la generalidad de las administraciones, por la responsabilidad que conlleva toda unidad de producción.
La organización archivística produce un servicio elaborado y desarrollado a partir de los documentos (considerados como insumos en este caso) que ingresan en él.
Como unidad de producción, somete los insumos a operaciones por las cuales adquieren nuevas características.
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NIVEL EJECUTIVO |
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ADMINISTRADOR DE ARCHIVOS |
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Responsable de una unidad de producción |
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Obtención de resultados a través de recursos. |
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Nuevas funciones. |
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ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS |
Los intentos de estudiar sistemáticamente a las organizaciones institucionales y su funcionamiento, surgen a fines del siglo XIX, cuando el proceso de industrialización había logrado un desarrollo considerable en distintos países de Europa y en los Estados Unidos de América.
Desde entonces se trata de identificar cuáles son los principios, los procedimientos eficaces de la organización institucional; minimizando en lo posible los recursos y esfuerzos pero maximizando los resultados o productos.
Como muchas disciplinas y ciencias, se generan corrientes representativas de un núcleo de conceptos que contribuyen al desarrollo y concepto de las organizaciones institucionales, así tenemos a Max Weber, (1864 - 1920), quién elabora un modelo burocrático caracterizado por:
a. - División del trabajo basado en la especialización de las funciones;
b. - Autoridad centralizada y distribuida en jerarquías bien definidas;
c. - Administración del personal basada en la racionalidad, esto es, en la identificación de los requerimientos del puesto a cubrir para encontrar el postulante adecuado y promover a los empleados;
d. - Normas y procedimientos previamente establecidos para resolver problemas;
e. - Impersonalidad en las relaciones entre individuos;
f. - Registros escritos.
Es importante comprender que la Clasificación Archivística, respeta en cierta forma los modelos burocráticos al analizar y categorizar las Funciones y actividades, esta relación no es casual, considerando que los archivos tienen su origen en la administración productora de documentos; al aplicar los principios de Procedencia y Orden Original, trasluce los modelos burocráticos aplicados a las instituciones.
Existe la tendencia generalizada de realizar el planeamiento institucional y del proceso de pregunta - respuesta, en función de un esquema que responde en rasgos generales a elementos tales como:
diagnóstico,
objetivos,
contenidos,
actividades,
recursos,
técnicas,
ajustes,
tiempo probable, etc.
En la totalidad de las instituciones se elaboran los planes habiéndose hecho una lectura estadística de la problemática, dando como resultado planes parciales e insuficientes.
El ingeniero francés Henri Fayol (1841 - 1925) trató de identificar los principios de la administración y muy escuetamente sobre la organización, partiendo del concepto que existen principios aplicables a todo tipo de organización y que pueden ser enseñados y aprendidos sistemáticamente. En su clasificación de las ACTIVIDADES de las instituciones discrimina:
1. - Técnicas(producción).
2. - Comerciales;
3. - financieras;
4. - de seguridad (de las personas y de la propiedad);
5. - contables;
6. - administrativas.
Fayol distingue también las actividades de:
planificación,
organización,
mando,
coordinación
control.
Nótese que las actividades enunciadas por Fayol, coinciden en gran forma con enunciadas por Schelemberg para la tipología documental.
Siguiendo el criterio que los archivos son un fiel reflejo de la organización de la institución, se plantea la interrogante de cómo se modifican los archivos de acuerdo con la evolución de la entidad.
En 1911 se publicó el libro "Los principios de la administración científica" de Frederick Taylor, que insiste sobre la importancia del uso eficiente del personal y de los equipos.
Es de destacar el Movimiento de relaciones Humanas surgido en Estados Unidos de Norteamérica, hacia el año 1927, originando en las investigaciones de Elton Mayo en la Planta de Hawthorne de la Western Electric; este movimiento introdujo una nueva orientación sustentada en la importancia del estudio antropológico y sus motivaciones para el trabajo, teniendo un nuevo concepto, que el hombre no trabaja solo para satisfacer sus necesidades económicas, sino también por otros factores relacionados a situaciones personales.
Los archiveros se preocupan constantemente en este parámetro, puesto que está comprobado que las personas trabajan más en un clima de relaciones humanas cordiales mejorando con los aportes de las ciencias del comportamiento humano. (Psicología, Sociología, etc.).
Es necesario plantearnos hasta dónde este cambio, que indudablemente afecta todas las variables intervinientes en el proceso de la institución. El grado de modificación institucional, a partir del cambio estructural, dará pautas del crecimiento del plan.
La experiencia ha demostrado que todo proyecto parcial o específico que no toma en cuenta el aspecto de los archivos y no encuentra canales de información adecuadas a la realidad de desarrollo, se convierte en un fracaso cuando no una utopía.
Si bien, la ciencia archivística es más joven que su hermana la Bibliotecología, tuvo un mayor impulso en la primera postguerra, y comenzó a sentar reales en la segunda postguerra, por lo que existen aun diferencias de conceptuación, tanto más cuando se refiere al trato humano y social de los archivos de los países en desarrollo, donde se detectan acentuadamente la necesidad de modernizar conceptos, ya no es suficiente describir archivos, sino modificar estructuras que permitan un desarrollo mayor, de ahí que tomamos interés por el desarrollo de la Escuela de las Relaciones Humanas, que continuó hasta el llamado Humanismo Industrial (hacia 1960) cuya propuesta es la transformación del espíritu de la administración por medio de una buena administración de las personas para que brinde mejores resultados.
Una posición actualizada es un enfoque de sistemas, según la cuál, una organización humana es un sistema social, y sus elementos componentes no actúan aisladamente sino que se influyen mutuamente, repercutiendo su acción en toda la organización. Es muy patente el interés de los archiveros por esta realidad, lamentablemente los administradores, el nivel ejecutivo, parece no haber comprendido aun este aspecto, si se descuida un sector, afecta a la totalidad.
Los recursos humanos, como suele gustar decirse, esta estrechamente ligado a los recursos económicos, logísticos, etc.,. El estudio de la organización debe enfocarse primero en su totalidad, de este estudio, nos ha de ser más fácil extraer criterios y principios propios de cada institución para su administración efectiva.
ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN
Bernardo Kliksberg enuncia que la organización presenta algunas características;
1 - Es una institución social: cuyo significado se trasluce a través de roles, papeles y funciones de sus componentes; que todos los miembros componentes de esta sociedad están unidos por la labor, aun cuando fueran distintas las tareas de cada uno, y comparten los recursos técnicos y un cuerpo de reglas, todo ello garantizado por la autoridad.
2 - El centro de la institución es un sistema de actividades que desempeñan sus componentes, con la característica de una coordinación racional y objetivos que determinan el comportamiento del grupo humano.
3 - Las actividades relacionadas entre sí constituyen la estructura con clara tendencia a estabilizarse.
4 - La organización se dirige hacia sus fines predeterminados, cuya temporalidad puede variar de acuerdo con la organización misma.
5 - Las características, comportamiento y objetivos de la organización son los fluidos que actúan de acuerdo con los aspectos económicos, sociales y culturales al cual pertenece, gracias sobre todo a la interrelación permanente que se da entre ellos.
Es cualitativamente fundamental seleccionar entre los problemas, más sobresalientes, si es posible, dar un tratamiento simultáneo a varios problemas relacionados entre sí.
La problemática se distingue:
al presentarse una necesidad ineludible;
involucra un sector administrativo, no siempre mayoritario;
compromete a la estructura institucional;
es significativa, requiriendo una solución de proceso;
es real,
mensurable,
planteada,
secuenciada
y evaluada.
Estos criterios permiten una selección de problemáticas prioritarias, con una actitud abierta y flexible para lograr acuerdos básicos.
El eje del proyecto constituye generalmente el planteado por la planificación de la institución toda, al archivo le corresponde analizar y formular a partir de la problemática institucional, en calidad de hipótesis de trabajo.
De esta forma, los aspectos abarcados por la problemática, ocupará a todos los participantes del proyecto, abocándose a resolver la hipótesis planteada.
Esta cuestión se convierte en preguntas acerca de:
las causas,
la composición de la población usuaria,
la constitución institucional,
los objetivos
el funcionamiento real de las instituciones,
la capacidad de motivación y absorción de los componentes de la sociedad.
Considerando además que la elección de la problemática se presenta:
qué se propone?
hasta dónde permite participación general?
Qué canales de expresión del archivo posibilita?
Si esta multiplicidad de cuestiones se desglosan de una situación - eje, y van explicitándose los distintos aspectos posibles que implica su resolución, será necesario definir quiénes en la institución van a ser responsables de la conducción del plan, lo que implica:
planificar,
difundir,
coordinar
realizar
y evaluar.
Aparecen en esta forma de planificación, aspectos como:
metodología
conducción.
La metodología debe ser:
participativa,
respetuosa de la heterogeneidad,
integral: deben tener su expresión en la planificación todos los sectores y áreas de gestión,
respetuosa del proceso de cada sector o grupo dentro de la institución,...
La institución es espacialmente un lugar, donde se manifiesta
un marco social,
sentido orientador de objetivos,
expresiones que se dan en distintos estamentos,
niveles,
grupos humanos.
La planificación contempla un marco metodológico que posibilita la integración cualitativa. Alude a una concepción de conducción de la institución que
define,
dimensiona
compromete
convoca,
deriva,
delega,
orienta,
coordina,
evalúa...
todas las actividades de su entorno social.
Planificar implica evaluar desde dentro del plan mismo, no desde los resultados finales. Cada etapa, actividad, aspecto de la problemática, implica un examen, que permita re orientar si hay necesidad.
El plan implica cambios en la medida en que se ejecuta, frente a esta relatividad, la institución archivística no puede permanecer indiferente.
La posibilidad de incorporación del ordenador en la administración se ha impuesto como una de las problemáticas relevantes que deben constituirse en eje de un proyecto a planificar institucionalmente.
El ordenador es parte de la vida cotidiana del medio social. Se inserta en la administración como una herramienta más de eficacia administrativa y de procesos de información; influye en la vida de usuarios y archiveros. Incorporada a la administración es nuestra responsabilidad. Es importante clarificar cual es la actitud del archivero; pues, junto con las otras variables institucionales, se encuentra el camino adecuado para cumplir con las etapas de la planificación.
El ordenador es un recurso que esta puesto al servicio del proyecto gestión, cada institución archivística se convierte en espacio real y posible, desde donde se pone en marcha la planificación.
El desarrollo tecnológico es mucho más veloz que las adaptaciones de las instituciones a los distintos procesos de desarrollo y comunicación, en este marco, se plantean algunos aspectos:
En el medio social, el número de ordenadores existente guarda estrecha relación:
con la presión y facilidades de las empresas que las venden.
la demanda laboral de industrias locales
la idea de un futuro resuelto en algunos aspectos.
Corresponde preguntarnos:
quiénes la tienen?
quiénes la usan?
para que?
cuales fueron los resultados específicos?
En las instituciones archivísticas:
- hay quienes la usan institucionalmente?
- con qué resultados?
- los usuarios de esas instituciones tienen que ver con nuestra institución?
- existe algún intercambio con ellos?
En nuestra propia institución:
- quienes la tienen?
- la usan?
- están de acuerdo con la incorporación tecnológica en la administración?
- Por qué sí o por qué no?
- qué riesgos y posibilidades le asignan?
Para este diagnóstico global, puede efectuarse empleando diversas técnicas:
- encuestas,
- entrevistas,
- mesas de trabajo,
- paneles con representantes de entidades de la medio social,
- mesas redondas,
- visitas a las empresas, etc...
La Planificación, considerando estos actos, deberá tener un programa especial para las aplicaciones tecnológicas y de avanzada en la institución:
1) para volcar a nuestra institución esta experiencia, cómo compartirla, los servicios a administradores, usuarios...
2) para encarar la etapa del diagnóstico, las estrategias deberán ser decididas por cada nivel interesado de la institución, pero como responsables del plan debemos pensar primero en propuestas, alternativas propias del archivo.
Estas propuestas se sustentan:
- en la instrumentación de los principales emergentes del diagnóstico, marcando el alcance de las acciones futuras;
- promover la participación de distintos sectores del medio utilitario en la formulación de objetivos del servicio.
Para lograr una participación general del plan o las distintas etapas de cada plan, es necesario definir qué papel desempeñan los niveles ejecutivos, los archiveros, los administradores, los usuarios, al personal, en la ejecución del plan.
Una vez realizada la selección de planes, se constituye el eje a partir del cual se plantean:
objetivos,
define acciones,
determina participantes,
selecciona recursos y técnicas,
prevé etapas,
establece coordinaciones.
En la actualidad, con el proceso de aceleración social - histórica que se da como fenómeno antropológico, es mas conveniente encarar dos o tres ejes problemáticos, abordados en forma simultánea. Consecuentemente habrá que establecer algunos aspectos de cada eje como ser:
- delimitación de los aspectos abordados en su conjunto,
- planteo de objetivos
claros,
realizables,
posibles
evaluables,
dimensionables;
- correcta relación entre actividades y áreas involucradas;
- máxima participación del personal involucrado;
- fijación de tiempos para cada etapa del plan.
- uso apropiado de recursos.
Los archivos no solamente son instituciones sociales, incluso los incorporados dentro de otras instituciones, sino que son un reflejo del grado de organización general, tomando el papel de ser custodio de las garantías de la autoridad, de ahí se desprende su vital importancia en la administración moderna.
Los archivos son el punto neurálgico sobre el seguimiento de los objetivos planteados por la organización, así tenemos que algunas consideraciones de Scott y Mitchell sobre el mismo tema; estos autores distinguen las partes, procesos y metas en la organización, que es lo que nos interesa desde el punto de vista archivístico:
1 - Las partes interactuantes son:
a. - Los individuos,
compuesto por Personalidad
Motivación
Internos
Intereses
Externos
Valores[1]
b. - La organización formal: la disposición existente que establece las FUNCIONES.
c. - La organización informal; constituida por las relaciones que surgen entre los individuos, independiente de la organización formal.
d. - Las disposiciones de status y roles: formalmente definidas por el ordenamiento jerárquico. Sus configuraciones pueden ser de los más diversas.
e. - El medio físico en el que se ejecutan las tareas.
2 - Los procesos de Conexión:
a. - La comunicación; unión que se establece entre personas y cosas.
b. - La decisión; la toma de decisión es uno de los aspectos más importantes de la archivística, puesto que coadyuva en gran forma sobre estos aspectos.
c. - El equilibrio; como proceso catalizador de la organización formal y la informal.
La comunicación y la decisión son procesos que funcionan como estructuras de redes y dependen de los aspectos de status y roles desempeñados, consecuentes con el ordenamiento jerárquico.
3 - Las metas del sistema son:
a. - El crecimiento; propiedad de toda institución, cuya tendencia es la expansión de sus actividades para una mejor prosecución de sus fines. El crecimiento puede interpretarse también como desarrollo y evolución estructural.
b. - La estabilidad; que no es lo mismo que el equilibrio, sino que debe mantenerse la estabilidad durante los cambios que se presentan en la organización debido a las adaptaciones del plan a las nuevas exigencias y adaptaciones.
Como resumen tenemos entonces los elementos de la organización que debemos tomar en cuenta para la planificación:
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Individuos |
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Organización formal |
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PARTES |
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Organización informal |
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Status y roles |
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Medios físicos (incluido tecnología) |
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Procesos de |
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Comunicación |
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Conexión |
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Decisión |
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(Coerción) |
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Equilibrio |
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Crecimiento |
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METAS |
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Estabilidad |
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Interacción |
Planificar significa entonces:
movilizar,
dinamizar,
flexibilizar,
la institución archivística porque se trata de:
- revalorizar la acción del archivo de equilibrar las acciones que se desarrollan fuera del archivo con las que realizan dentro del archivo.
- convocar integrantes de la institución ante una problemática común.
- asumir las responsabilidades en cada una de las etapas.
- captar los emergentes significativos.
En cuanto a la metodología, es necesario considerar que debe ser participativa e integral. Encaminada hacia la problemática, concibiendo la conducción de modo que re - define, re - dimensiona los papeles directivos.
Planificación por etapas. Donde cada etapa englobe uno o mas planes implica evaluar y controlar permanentemente los resultados obtenidos, de modo que podemos modificar los planes siguientes. Cada etapa, cada actividad cumple minuciosamente los aspectos de la problemática. Es oportuno entonces revisar el marco orgánico de la planificación por planes para dilucidar cómo podremos encararlo en cada institución. El método debe orientarse en el sentido de:
- quienes utilizan la información procesada en el archivo?
- cuáles son los resultados?
- los usuarios son foráneos al archivo?
- existe algún intercambio con ellos?
El método utiliza todas las técnicas posibles:
- encuestas,
- entrevistas,
- trabajo de gabinete,
- paneles
- visitas, etc...
[1]DELMAS, Bruno. La Planificación de las infraestructuras Nacionales de Documentación, Bibliotecas y Archivos. p. 292. Paris. Unesco. 1974.
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