Publicado el: 18/03/2025 / Leido: 21279 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
DETERMINACION DE LA INFORMACION NECESARIA
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ara determinar que información es necesaria, y dentro de la necesaria, cual es más importante para los fines y objetivos de la Planificación, se selecciona un área de interés como centro de las actividades, redactándose una lista detallando dichas actividades. Tanto el personal del Archivo como el Comité Planificador protagonizan, organizando resultados, utilizando información como guía para trazar los planes y programas
El Comité de Planificación debe asegurarse de que obtiene información correcta, importante, útil para tomar decisiones.
UTILIZACION DE GUIAS - CUESTIONARIOS. Las hojas de trabajo o guías - cuestionarios presentan características de los Archivos. Por lo general, la información se prepara en tipos documentales impresos. Los planificadores pueden revisar las características de la información a obtener.
Organización de la información que va a ser recogida. Se revisan y organizan los puntos de información seleccionada. Una forma organizada consiste en agrupar rubros de acuerdo a la misma división de la Archivología, así tenemos un rubro para Archivonomía, otro para reprografía, otro para técnicas documentales en el fondo documental, etc. Corresponde entonces en forma ordenada realizar:
Recorrido por los Archivos y su institución: Los planificadores deben seguir una ruta que cubra los trámites hasta llegar al archivo. Conviene elaborar un cuestionario que nos dé pautas como:
¿Que resultado sorpresivo?
¿Donde se observan cambios evidente?
Encuestas: si bien ya hablamos sobre las entrevista y encuestas en “Técnicas descriptivas de archivo” Las encuestas realizadas obtienen información en forma directa, tanto de los sectores productores de documentos como la de los usuarios, formando un amplio abanico. Las encuestas tienen la ventaja de poder realizarla en persona, por correo, por teléfono, o diferentes métodos de reparto y recogida de formularios.
Entrevistas: Las entrevistas, al igual que las encuestas, proporcionan datos de carácter estadístico, tiene la ventaja que aumenta la participación del personal de otros sectores de la institución. Para que una entrevista sea adecuada es necesario efectuar una cuidadosa selección de personas que serán entrevistadas po un lado y por otro es necesario ser muy cuidadoso con las cuestiones a plantear.
La información se organiza según los servicios, datos relacionados con mas de un tipo de servicio pueden aparecer varias veces. También como alternativa se organiza según las funciones del archivo o se organiza según temas. La información se observa de diferentes puntos de vista. Identificándose de acuerdo a las necesidades.
INFORME DE RESULTADOS
Los resultados se recogen en un sumario. Este sumario es un documento permanente por lo tanto figura en el expediente de la Planificación.
Un método aproximado para la redacción del informe conformaría los siguientes pasos:
Lograr un resumen, máximo en unas dos páginas los objetivos del proceso planificador y sus consecuencias para la institución.
Redactar un sumario por rubros elegidos dando una visión panorámica de los contenidos del informe. Definir el factor principal de la evaluación.
Describir el desarrollo de la evaluación y el tiempo empleado.
Utilizar un lenguaje simple, explicativo y descriptivo, claro y directo.
Emplear tablas comparativas cuando hay necesidad. Describiendo la importancia de cada diagrama, tabla o sumario.
Indicar las fuentes de información utilizadas.
Explicar métodos de análisis de la información.
Resumir el significado de novedades.
Acopio de información. Para un diagnóstico integral y planificación del Servicio, se requiere información básica cuantitativa y cualitativamente, idónea sobre la base de la cual pueden formularse planes.
En primera instancia, la información sobre la situación actual de:
a) La estructura administrativa que contiene y produce documentos en todos los niveles.
b) Los documentos discernidos en cada una de sus fases: activa, inactiva, de valor permanente.
c) Los elementos de la infraestructura:
legislación,
espacios de conservación y trabajo,
equipos y materiales de conservación y trabajo,
principios y técnicas en uso para el tratamiento de los documentos,
personal de funcionarios
situación profesional,
legal,
económica
social,
recursos económicos asignados al archivo
proyectos de reforma y desarrollo de la entidad.
d) Todas las operaciones archivísticas:
producción,
clasificación.
ordenación,
signatura,
preservación de documentos,
publicación,
eliminación
servicio de consulta.
Se considera al Censo como la metodología adecuada para recabar información. Se puede realizar de dos formas: la averiguación personal directa y la averiguación mediante cuestionarios escritos.
La averiguación personal directa exige un personal numeroso y preparado para cubrir las divisiones de la estructura en instituciones muy amplias.
El cuestionario escrito ofrece, el inconveniente de la renuencia burocrática a responder pronto y bien, siendo indispensable contar con un instrumento legal drástico de apoyo (decreto) estableciendo que las respuestas sean ineludibles, fidedignas y completas, dentro de una plazo prudencial, etc.
Obstáculos previstos. En una primera tentativa se proyecta un decreto por el cual se declara la utilidad del programa y, de acuerdo con la magnitud del plan, se comienza por entidades nacionales, se determinan las etapas de las provinciales, departamentales, municipales que se efectúan en una fase posterior. Esto se efectúa en este orden considerando que las políticas nacionales han de ser más globales que las comunales, por lo tanto repercuten más en el ámbito archivístico.
Se estatuye que el archivo General, (al igual que en acápite anterior) sea la Institución oficial encargada de:
a) entregar los cuestionarios escritos a los encargados de llenarlos,
b) obtener su devolución una vez llenados en el plazo previsto.
Entre tanto se contempla la capacitación de los funcionarios.
Se considera la alternativa de constituir el Censo mediante la Asociación de Archiveros, así sirviese de contraparte para ese trámite, teniendo en cuenta que todos los archivistas que han concurrido a los cursos de capacitación tienen una mayor capacidad para responder en lenguaje técnico a los cuestionarios.
Los cuestionarios devueltos constituyen un material cualitativa y cuantitativa idóneo para intentar una tabulación de las respuestas en el nivel de las entidades.
Desde el punto de vista analítico, consideremos los siguientes rubros, sin pretender agotar el tema:
1. Objetivos de la institución
a) Determinación
b) Divulgación
c) Revisión
2. Políticas de la institución
a) Determinación
b) Divulgación
c) Revisión
3. Estructura de la institución
a) Clasificación de actividades
b) Asignación de funciones
c) Determinación de autoridades y responsabilidades
d) Coordinación de actividades.
4. Procedimientos
a) Establecimiento de recursos necesarios
b) Eficiencia
c) Revisión
5. Integración
a) Adecuación de los recursos materiales
b) Integración de los recursos humanos
c) Adecuación de los recursos financieros
6. Comunicaciones
a) Eficiencia en la comunicación de órdenes
b) Eficiencia en la comunicación de información.
c) Eficiencia en la comunicación de los mismos niveles
d) Eficiencia en las comunicaciones de carácter social
7. Control general
a) Determinación de normas
b) Eficiencia
c) Vigilancia
8. Situación general de la institución
a) Análisis de las condiciones generales de la institución con relación a las técnicas existentes
b) Situación actual de la información de la institución con relación a su esfera de actividades
c) Posibilidades de desarrollo e incorporación de nuevos sistemas.
A. Del Servicio de archivos:
1. Investigación :
a) General.
b) Aplicada.
2. Desarrollo :
a) Desarrollo de nuevos servicios (reprografía)
b) Mejoramiento de los servicios existentes
c) Desarrollo de nuevos procedimientos.
d) Mejoramiento de procedimientos existentes.
3. Ingeniería del servicio:
a) Diseño y organización
b) Prueba y análisis
c) Asesoría Técnica.
Edificios y equipos.
1. Locales, diseño y construcción.
2. Instalaciones de servicios.
3. Mantenimiento
4. Control de equipos.
5. Estudios de Métodos
6. Distribución interna de la documentación.
7. Estudio de tiempos, movimientos y trámites.
8. Estudio del manejo de materiales.
9. Nuevos productos en el mercado.
10. Ventas de desperdicio y material de desecho.
Planificación del servicio
1. Determinación de la clase y cantidades documentales.
2. Capacidad de almacenamiento de las instalaciones.
4. Determinación de los procesos del servicio.
5. Programación del servicio.
Manejo de documentos
1. Trámites.
2. Recepción de documentos.
3. Difusión
4. Almacenamiento.
5. Control de existencias documentales.
Control del patrimonio documental
1. Control de procesos, rutas y programas de tramitación.
2. Informes de producción documental de la institución.
A. Investigación de la demanda de información
1. Análisis de la demanda.
2. Estudio de las motivaciones del usuario.
3. Estudio de los problemas de distribución de la información.
Financiamiento
1. Planificación económica.
2. Fuentes de obtención de recursos.
3. Seguros.
4. Estadística.
Institución de Personal
1. Reclutamiento.
2. Selección.
3. Introducción del personal.
4. Promoción de personal.
5. Capacitación.
6. Adiestramiento.
7. Seguridad y protección.
Comunicaciones e información
1. Investigación de la opinión pública.
2. Información al personal.
3. Comunicaciones con sistemas de información.
4. Comunicaciones con el público en general.
5. Comunicaciones con organismos oficiales.
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