Publicado el: 17/03/2025 / Leido: 22663 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
FORMACION DEL COMITÉ DE PLANIFICACION
Los Archivos que organizan un Comité de Planificación preferentemente lo efectúan convocando al personal propio y el dependiente de la misma institución, por la fácil comprensión sobre las necesidades administrativas y de información. Puede incluirse a grupos de apoyo Archivo y autoridades institucionales. Los individuos considerados deben demostrar un interés auténtico por la Archivo, y sobre todo, poseer los medios y capacidad para contribuir al proceso de Planificación. Lógicamente que la lista deberá ser aprobada por los directivos de la institución de la cual depende el Archivo.
Una vez conformada la lista, se levanta el acta en reunión general, considerando el compromiso general para el cumplimiento de la planificación. El acta debe indicar claramente:
La finalidad de la Planificación.
Las responsabilidades del Comité de Planificación.
Fechas, hora y lugar de las reuniones del Comité.
El calendario previsto para realizar la Planificación.
Los límites de autoridad del Comité.
Gastos y presupuestos programados.
CAPACITACION A LOS PARTICIPANTES
Todas las personas afectadas, deben tener conocimientos básicos del proceso de Planificación y comprender claramente el proceso Archivístico, los fines y las actividades a realizar. Como contraparte, están obligados a ser informados de los servicios y reglamentos del Archivo, su situación económica después de cada plan cumplido. Parte del asesoramiento se realiza capacitando a los afectados, utilizando opciones como:
Distribuir entre los miembros del comité copias de actualización sobre los conceptos vertidos en la planificación y aclaraciones sobre planes, etc.
LA PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL
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P |
lanificación viene de plano, es decir algo que tiene tres dimensiones poner en dos dimensiones, plano, liso, sin obstáculos. Algo plano o llano es donde uno traza lo que quiere elaborar. Planear o trazar el plan de una obra.
Partes Constitutivas de un plan: Consideramos primero, los conceptos vertidos sobre el tema que nos ocupa, la Archivología se postula como ciencia:
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Objeto |
Tema: archivo (organización) |
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Ciencia |
Método |
Planificación - - modernización |
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Fin |
modernizar sus servicios. El hombre como ser teleológico mira hacia la finalidad |
Consustancialmente, la planificación es un aspecto intrínseco de sus postulados, por lo que en cada situación que se plantea, se observa la tendencia generalizada de realizar la planificación, en función de un esquema generalizado, con variantes de acuerdo a las necesidades de cada institución, que responde a elementos tales como:
diagnóstico,
objetivos,
contenidos,
actividades,
recursos,
técnicas,
ajustes,
tiempo probable, etc.
Objetivos. - Resultados de las aplicación de los conocimientos logrados como profesional, que el Archivero debe lograr, involucrando cambios estructurales esperados en el dominio cognoscitivo.
Contenidos. - Toda la información relativa al plan o conjunto de planes que se proyectarán para el logro de los objetivos.
Actividades. - Que realizarán todos los involucrados en cada uno de los planes.
Técnicas de Archivo. - Que aplicará el archivero para facilitar los distintos procesos de los planes.
Recursos. - Medios utilizados para facilitar el proceso de implantación de los planes.
Evaluación. - Que se aplicará permanentemente para determinar los resultados logrados y su relación con los objetivos planteados. Permitiéndonos efectuar un control de tiempos probables y ajustes necesarios.
Desde un punto de vista formal, se dice que la labor de un ejecutivo consiste en actividades de:
planificación,
dirección,
integración,
coordinación
y de control,
pero todas estas actividades que forman parte del proceso administrativo implican precisamente la toma de decisiones.
Planificar significa elaborar un plan científicamente organizado para conseguir un determinado objetivo relativo a la materia que nos ocupa.
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La Planificación |
determina los objetivos esenciales expone los medios expone recursos económicos de trabajo |
el plan encierra los factores sociales
psicológicos
materiales
el Cuales son las posibilidades
plan cuales son las contradicciones
impone como superar las deficiencias
que oportunidad hay de triunfo
en que condiciones.
replanteo de rutinas razón del servicio
nivel de eficiencia
empleo de recursos
define finalidades del servicio
conservación
reproducción
selección
porqué y cómo
moderniza y adapta actividades
introduce mentalidad prospectiva
concibe nuevos sistemas
escoge objetivos de servicio
proporciona objetivos a una profesión.
La institución forma una unidad inseparable en la que cada parte, cada acto, cada etapa, tienen que estar indisolublemente unidos a los demás.
En todo momento de la vida de una institución se dan diversos aspectos conformando su historicidad, complementándose, influyéndose mutuamente e integrándose.
No obstante esta unidad, y con el objeto de estudiar a la institución, es conveniente separar las etapas o elementos que en un momento dado puedan predominar, definiendo claramente sus reglas y establecer sus técnicas.
Es decir, es necesario determinar los procesos o etapas básicas a través de las cuales se optimiza la institución.
Existe cierta tendencia a aceptar como división básica, las etapas de la mecánica administrativa y la dinámica administrativa.
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Fase mecánica |
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1. Previsión |
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¿Qué puede hacerse? |
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2. Planificación |
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¿Qué se va a hacer? |
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3. Organización |
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Cómo se va a hacer? |
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Fase dinámica |
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1. Integración |
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¿Con qué se va hacer? |
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2. Dirección |
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Ver que se haga. |
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3. Control |
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¿Cómo se ha realizado? |
El conocimiento de los principios y políticas, así como la aplicación de las reglas y técnicas a que están sujetas cada una de las etapas enumeradas, constituye propiamente la base científica para la aplicación de los conocimientos archivísticos en la institución.
En la etapa de planificación, el ejecutivo necesita fijar objetivos a corto, mediano o largo plazo para las áreas o funciones que tiene bajo su responsabilidad, y de acuerdo con los objetivos y políticas generales de la institución.
La Planificación se constituye por principios fundamentales como:
unidad,
realidad,
continuidad
y flexibilidad,
Concretamente, los principios revisten la forma de encarar los problemas o cuestiones a resolver y que requieren la formulación de programas o planes que deben ser llevados a cabo por los elementos de que se dispone.
La planificación implica básicamente dos faces:
Diagnóstico. - como el análisis de los elementos componentes de la situación.
Programación. - como la selección, organización y distribución en su temporalidad, de los elementos que integran las situaciones.
Las actividades que el archivero deberá realizar para planificar serán:
- diagnóstico
- programación
- determinación de objetivos
- determinación de la estructura
- selección y organización de contenidos
- determinación de la técnicas
- selección y organización de actividades
- selección y organización de los medios o recursos
- selección y organización de los instrumentos de evaluación
- distribución de los tiempos
En la planificación se decide:
- objetivos a abordar de inmediato
- objetivos a abordar en segundo término,
- objetivos a postergar indefinidamente
Una vez establecida la prioridad de los objetivos, se decide los recursos materiales o humanos necesarios para la ejecución del plan.
La inquietud por resolver fundamentalmente la problemática de la archivística, nos hace sentir que es inútil e ineficaz, armar prolijas cajas que en la mayoría de los casos, llenan un tiempo inicial del trabajo.
Atento a esta realidad se propone una reflexión profunda sobre esta tarea que debiera centrar su mirada en la realidad concreta tal cual aparece.
En la medida que se define y caracteriza a la institución, planteando qué tipo de burocracia se establece en ella, cuál es la realidad de su contexto utilitario, qué tipo de usuarios tenemos, etc., no podemos dejar de considerar que la toma de decisiones es generalmente un proceso inconsciente, automático.
Los psicólogos realizan amplios estudios sobre la naturaleza de esta actividad, relacionándola con el proceso creativo de la inteligencia.
En la actualidad se desarrollan técnicas para la solución de problemas concretos, actuando el individuo solo o en grupos, y que tienen por objetivo mejorar la utilización de las facultades de la inteligencia para la generación de ideas adecuadas a los problemas.
Como primer paso de la planificación se considera el Diagnóstico, estableciendo el estado actual del problema.
Toda planificación tiende hacia una decisión, pero requiere órganos de consulta que le permitan comprender el pasado. La investigación agrega algo nuevo al pasado. Esto sirve para que la Planificación mire al futuro.
El Objetivo está dado por la modernización de los archivos, mediante la instalación del sistema archivístico. La finalidad está dada por la implantación de un sistema nacional de archivos. El método es el camino para llegar al cumplimiento.
El diagnóstico evalúa el nivel de comprensión del proyecto, y en qué estado se encuentra la institución al momento de la puesta en práctica de los nuevos planes, hasta dónde hemos avanzado y profundizado en él.
Nos planteamos ahora hasta dónde nos es permitido realizar los cambios, que aborda los contenidos y afecta todas las variables intervinientes en el proceso de la información.
El plan compromete a la institución toda, moviliza conceptos, cuestionan otras dimensiones del que hacer u otras alternativas posibles; o negativamente cierra y limita el cambio a meras formalidades.
La planificación compromete a todos los niveles, incluyendo los económicos. Es actividad del archivero convencer a los hombres que poseen la decisión, sobre la importancia real de los archivos.
Pasado objetos
registros Archivos
[el] Presente [Problema] Bibliotecas
Resultante del pasado Museos
fuentes de información Centros doc.
mas creatividad
in situ: necesidad de estudio. [experiencia]
[encuestas]
[tests]
[entrevistas]
DIAGNOSTICO investigación
elementos recursos humanos
infraestructura
[recursos] {materiales}
{económicos}
{técnicos}
[instalaciones y equipos]
finalidades - [ideales]
[real, concreto, fundamental, viable]
Hay dos aspectos a considerar:
- infraestructuras necesarias
- lo que el hombre puede hacer
El archivero debe comprender que no hay persona que escape al interés del estado. Ni de ser registrado. Esto debe insistir el archivero cuando realiza su tarea de concientización. Ej. Registro Civil, Escuela Primaria, Dirección General Impositiva, Impuestos Municipales.
La ausencia de registros por pérdida puede ocasionar un enorme daño, tanto al interesado como al estado mismo; en Inglaterra, un ciudadano puede hacer un juicio contra el estado por haber perdido la documentación.
El Archivero no pretende investigar o criticar las técnicas administrativas empleadas en cada una de las etapas del proceso administrativo, sino que realiza su análisis de las actividades relacionadas con su profesión, estudia concretamente cada una de sus funciones.
Normalmente en toda institución, las funciones elementales son tres que guardan una relación estrecha:
- Producción o servicios,
- ventas,
- finanzas
Al estudiar cada una de estas funciones elementales de las instituciones, se tiene en mente los principios que rigen las distintas etapas del proceso administrativo, precisando los aspectos más relevantes de cada función. Al archivero le presta un gran servicio tener conocimiento de todos estos aspectos al momento de realizar la clasificación.
Otras funciones que se consideran de importancia son:
- Investigación y Desarrollo,
- Personal
- Relaciones Públicas.
El diagnostico se sustenta en primera instancia:
Sobre la base histórica del archivo
averiguaciones
comprobaciones visuales de apoyo
esto nos lleva a avances o indicaciones preliminares de las deficiencias. Considerémoslo como un diagnóstico tentativo y de muestreo.
El diagnostico nos lleva a justificar la necesidad de desarrollo del servicio, pero, por lo precario y subjetivo, puede no servir para una planificación adecuada.
Los exámenes cuantitativos y cualitativos formulan el diagnóstico propiamente dicho, planteando implícitamente el tratamiento o planificación.
EVALUACION DE LA SITUACION ACTUAL
Esta etapa nos permite recoger información sobre el Archivo y la institución a la cual pertenece, es una de la mas interesantes dentro del proceso de Planificación. Se comienzan con preguntas simples, atendiendo a la identidad de los archivos, preguntas:
¿A qué tipo de Institución presta servicios el Archivo?
¿Quién utiliza sus servicios?
¿Que información se quiere obtener del Archivo?
Esta información y toda la referida a la institución, ayuda a determinar los servicios que son necesarios. Se requiere información referente al Archivo en si, investigando el cómo cumple sus obligaciones. La información obtenida en conjunto, colaboran en el proceso de Planificación, ya que:
Identifican conflictos que afectan al funcionamiento de los servicios de archivo.
Revelan las necesidades Archivísticas de la institución.
Sugiere nuevas funciones, metas y objetivos del Archivo.
Esta etapa de evaluación comprende:
1. Determinar el nivel de dedicación
2. Preparar la evaluación
3. Decidir que información es necesaria
4. Recoger la información
5. Examinar la información
6. Informar los resultados.
DETERMINAR EL NIVEL DE DEDICACION
El nivel de dedicación para esta etapa se relaciona con la cantidad y calidad de información que se quiere recoger. Se ajusta a los recursos económicos del Archivo y, principalmente, al tiempo que el personal puede dedicarle. Son factores importantes:
PREPARAR LA EVALUACION
El personal del Archivo desempeña un papel principal durante la Evaluación, que por lo general, es el encargado de obtener y recopilar la información recaudada. El Comité de Planificación, cuando este existe, es quien determina que información se necesita y estudia la información recogida.
ASIGNAR RESPONSABILIDADES
El encargado, encargado, jefe, del Archivo, resuelve sobre la responsabilidad de la recogida de información. Considerando la importancia de esta etapa, y de acuerdo con el tamaño e importancia del archivo, en muchos casos es preferible asignar esta responsabilidad sobre un profesional que se haga cargo de recolectar, organizar, y analizar la información. Las responsabilidades se establecen antes de la toma de información. El Archivo debe disponer de un ordenador, procesadores de datos, sistemas de gestión de base de datos, que facilite la redacción de informes y el análisis y presentación de la información.
ANALISIS DE LA EVALUACION
Es necesario efectuar un repaso de las directrices emanadas básicas de recogida de información, que favorecerán la realización de esta etapa de una forma realista y positiva.
Se consideran datos subjetivos sobre el servicio de archivos y la institución.
Se utiliza toda la información recogida en otras oportunidades, (censos).
Esta etapa debe tener el tiempo suficiente para reflexionar e interpretarla sobre la información recogida.
La evaluación no es un fin por si mismo, todos los pasos de la Planificación tienen su grado de importancia.
a) Evaluación de la situación exterior. Las instituciones y sus objetivos difieren entre si. Este hecho motiva diferentes demandas de servicios a sus Archivos. Consideremos a algunos factores que modifican de una u otra forma, la demanda de información.
Demografía: Edad, sexo, etnia, educación y niveles de ingreso, y características de la institución, modifican imperceptiblemente la demanda de información de los archivos.
Economía: Negocios, sectores industriales y de servicio; impuestos, tendencias económicas, crecimiento, declive.
Sociales: Instituciones educativas y culturales, clubes, sociedades, grupos de interés religioso, tradiciones e historia de la institución
Servicios informativos y educativos: programas educativos, secundarios y superiores, así como diferentes sistemas de aprendizaje no tradicionales, periódicos y revistas, servicio de información no gratuitos.
b) Evaluación de la situación interior. En esta etapa se examinan las condiciones y los aspectos del servicio Archivístico: el edificio, las colecciones, los servicios ofrecidos, el personal, los programas de gestión, y la distribución de presupuestos, los sistemas de comunicación.
Edificio: antigüedad, condición cumplimiento de la reglamentación interna. Modelos de flujo de trabajo y de usuarios, señalización, aparcamiento, aspecto, localización, acceso para minusválidos, visibilidad, necesidades de espacio para la colección, los usuarios, y el personal, e idoneidad de los sistemas mecánicos. Incorporamos todo un cuestionario para este aspecto.
Fondo documental: Extensión, formatos disponibles, antigüedad, condición de los soportes, porcentaje de documentos retirados, seleccionados y expurgados, idoneidad de la descripción, sea manual o automatizada.
Servicios: Servicios ofrecidos por la Archivo, número de usuarios, estudio de áreas de servicios concretas, como sala de inventarios, estadística etc..
Personal: niveles de estudios, salarios y beneficios, equipos, horarios de trabajo, formación profesional. Eficiencia y efectividad de las unidades; descripción, administración, etc..
Presupuestos: idoneidad de los presupuestos, análisis de la distribución de recursos; personal, Fondo documental, operaciones, etc.
NIVELES DE DEDICACION
BASICO. El encargado del Archivo asigna a un miembro o equipo de su personal la responsabilidad de recoger y analizar la información. En Archivos pequeños el mismo encargado realiza esta tarea. El Comité de Planificación, cuando existe, discute los datos obtenidos. Se redacta informe de ésta etapa.
MODERADO. El encargado del Archivo asigna a un responsable que será asistido por otros, la responsabilidad de coordinar la recopilación y organización de la información a obtener. El Comité de Planificación selecciona los datos, discute la información obtenida. El informe de las actividades de la evaluación de la situación actual es breve.
INTENSIVO. El encargado de la Archivo asigna la responsabilidad de recopilar y organizar la información a una comisión formada por miembros del personal del Archivo. El Comité de Planificación redacta una lista de información necesaria, será necesario realizar encuestas, entrevistas, para recogidas de datos. El personal del archivo desplegará sus conocimientos sobre investigación para analizar los datos obtenidos. El Comité discute la información obtenida. El personal elabora un informe de la evaluación.
Un primer paso en el examen preliminar consiste en la identificación de los problemas que afectan contra una apreciación cabal del Servicio de Archivos en su verdadera significación.
Es un concepto erróneo, pero generalizado al grado de que muchos profesionales en archivos consideran como santuarios de la historia, y es cierto, pero ultérrimamente; los papeles son "históricos". Ello no significa que los archivos tiene otras funciones inclusive descollantes, como en la toma de decisiones y en el apoyo administrativo de las instituciones.
Los historiadores, en su afán de conservar los testimonios que son materia prima de su trabajo investigativo, son por decirlo así, quienes mejor se han preocupado por la conservación de los papeles viejos. Han apoyado permanentemente la gestión de los archivos, inclusive algunas sociedades históricas se han preocupa de asignar fondos para cubrir las necesidades económicas básicas, con la finalidad de preservar el patrimonio documental. Pero, el dualismo del binomio bien y mal existe en todas partes, son también responsables, independiente de la intencionalidad, los creadores de las "secciones históricas" artificiales, que existen en infinidad de archivos, estas "secciones históricas" es el resultado del trabajo de algunos historiadores por extraer de sus series originales documentos relativos a un héroe, una batalla, un presidente, etc., etc., violando así los principios de procedencia y orden original.
Este concepto limita los alcances de la Archivología al campo "cultural". Los archivos tienen una significación cultural muy profunda y arraigada sobre todo a la identidad de las instituciones productoras de documentos, pero sus limites se amplían en todo el panorama de las ciencias sociales; su alcance trasciende los límites a las esferas de la administración general, economía, industria, comercio, política, por citar algunas.
Entendemos por las relaciones de poder a la actitud de las distintas esferas de poder con relación a los archivos, encabezando los gobiernos hasta los niveles ejecutivos institucionales.
Si consideramos el problema de las relaciones de poder en general y los archivos públicos, observaremos un amplio espectro de actitudes, que oscila desde una valoración cultural hasta un desconocimiento total de las acciones del archivo. En los archivos nacionales, provinciales y administrativos, suelen nombrarse como responsables a periodistas, informáticos, bibliotecarios, o directamente a recomendados que no "saben donde colocarlos".
Las relaciones de poder de los administradores de recursos públicos, más por desconocimiento y prejuicios, consideran a los archivos sin utilidad económica, por lo tanto, destinar una partida presupuestaria significa un lujo.
Los archiveros, son responsables de la destrucción de documentos modernos inactivos, e un afán de lograr un espacio mejor adecuado a las necesidades del momento, en las oficinas públicas.
En conclusión, al momento de la planificación es necesario comprender "que no es posible una administración eficaz ni un planeamiento sistemático del desarrollo en todos los sectores de la vida pública, sin una gestión bien organizada y eficaz de los archivos, basada en relaciones y en una cooperación estrecha entre el administrador y el archivista"[1]
Si bien podríamos enmarcar esta problemática en la relación de poderes, consideramos, por sus características, identificar al sector privado como grupos de poder económico y social.
La relación de los sectores privados con los archivos se considera peor que con la administración pública, dados los intereses limitados a la prestaciones de servicios y de índole económica, el interés de los servicios de archivos no va más allá de una ignorancia intencionada sobre la funciones y beneficios del sector propio.
Queda abierta la posibilidad de realizar un censo de opiniones sobre el concepto que tiene el pueblo del archivo y de sus archivos, considero que habría más de una sorpresa, pero, en el diagnostico es necesario tomar en cuenta este universo, que de una u otra forma, tiene directa relación con los problemas del archivo. Plantear un cambio de imagen de los archivos es muy arduo, y debemos para lograr este fin, recurrir a expertos en comunicación social.
El desarrollo de los archivos comienza por los niveles gubernativos y directivos, quienes deben preocuparse por lograr un contacto permanente entre los archivos y el pueblo.
1 - El problema de la Legislación
En los países en desarrollo, la jurisprudencia sobre el secreto administrativo merece atención, pero existen otros problemas prioritarios:
- las normas de contratación
- las normas de carrera profesional y administrativa de las diversas categorías de funcionarios
las normas del personal temporario
la legislación y reglamentación de la administración pública,
los decretos, etc.,
la circulación de los documentos administrativos,
correo oficial
las condiciones de comunicación de los documentos de archivo.
La publicación de los textos oficiales y comentarios para su interpretación;
recopilaciones y códigos de leyes y reglamentos.
La edición y difusión de auxiliares descriptivos
la existencia de los servicios de información y documentación
las publicaciones periódicas editadas por los poderes públicos
las publicaciones oficiales no periódicas.
La publicación y difusión de datos estadísticos.
el repertorio de la "literatura gris" para los servicios oficiales.
a) Legislación de apoyo. En una generalidad de archivos, la legislación se sustenta en los problemas historicistas y culturalistas.
Esto obedece a que generalmente la legislación sobre archivos se enmarca primero en la protección de los documentos como consecuencia del interés por la conservación del Patrimonio Histórico y Cultural.
Generalmente la Constitución representa un punto de partida para la conformación del sentido histórico - cultural. En consecuencia, la Constitución política, relacionando siempre con el tema archivístico, resulta ser significativamente un efecto de los prejuicios, adversos, sobre el valor real de los documentos, constituyéndose en un factor decisivo para la legislación posterior.
b) Legislación directa general. Es prioritaria la existencia de una legislación de documentos públicos y archivos.
Las normas legales generalmente clasificadas como
sustantivas,
reglamentarias
técnicas,
estableces los criterios básicos sobre:
documentos,
infraestructura,
operaciones,
servicio,
La ausencia del aparato legislativo es determinante con respecto a la producción y perpetuación de los documentos.
Para los fines propuestos por la legislación, se hace necesario tomar en consideración los aspectos detallados a continuación:
Determinar las funciones del archivo y el patrimonio documental, así como la relación existente de las dependencias de la institución con el archivo.
De acuerdo a las necesidades del archivo, definir el contexto teórico del archivo involucrando o no a las secciones de la institución que tiene en su poder documentos del patrimonio institucional y que en calidad de sus funciones y actividades, reúnen, conservan y utilizan documentos que les concierne.
Determinar la tenencia de documentos en cada uno de los sectores de trabajo de la institución; es decir, ninguna dependencia puede entregar, dar, cambiar documentos que se encuentra en su poder. Si el caso es necesario, hacer conocer al Archivo central o General, según los casos.
Todas las dependencias que tienen en su poder documentos, deben entregar indefectiblemente un inventario de existencia documental.
Todo documento bajo custodia de las diferentes reparticiones de la Institución y que son patrimonio, serán ordenados de acuerdo a principios establecidos por el contexto teórico archivístico adoptado en la planificación.
Las dependencias institucionales que se hacen cargo de la Planificación y de la organización son los encargados de elaborar todos flujogramas de todos los trámites, en coordinación con el Archivo de la Institución.
LOS OBJETIVOS
El Archivo provee Información contenida en sus documentos rápida y ordenadamente de acuerdo a las necesidades de cada repartición o sector de la institución.
Sólo cuando así lo viere necesario, el archivo solicita autorización de niveles superiores para proveer de información.
El Archivo conserva documentos sistemáticamente ordenados y clasificados de tal forma que esta a disposición de los usuarios, sin mellar la seguridad de los documentos y sobre todo velando por los intereses institucionales.
El Archivo proporciona mediante inventario, los documentos a ser eliminados, previo estudio de las dependencias afectadas o relacionadas con el documento a ser eliminado.
Todo documento producido y relacionado con las actividades y funciones, pertenecen legalmente a la Institución y al Estado, prohibiéndose su extracción de cualquier dependencia y mucho menos del Archivo.
El Archivo se constituye como único medio para la obtención del máximo beneficio informativo - documental de la institución.
LABORES DEL ARCHIVO
Por su importancia y facilidad de clasificación los Documentos se dividen en Grupos de acuerdo con las funciones de la Institución. Los mismos que se subdividen en subgrupos y series de acuerdo con el Tipo Documental, siendo estos ordenados numérica, alfabética o cronológicamente de acuerdo a sus necesidades.
El Archivo coordinando con las dependencias de Procesamiento de Datos, facciona los Inventarios, Índices, Catálogos, Guías y tesauros de los documentos en su poder.
Los Inventarios son elaborados en cada dependencia emitente o productora de documentos en acuerdo con los modelos programados del Archivo. Procesamiento de Datos procesa y elabora los auxiliares mediante ordenadores.
Los Índices son elaborados por el Archivo de acuerdo a las necesidades de consulta.
Los Catálogos son elaborados por el Archivo con posibilidades de difusión.
En lo posible, el Archivo facciona las Guías para el conocimiento general de todos los archivos dependientes.
Los alcances cronológicos de documentos, se dictaminan de acuerdo con la legislación vigente y la experiencia adquirida. Para lo que el Archivo y las dependencias de Procesamiento de Datos, faccionan Inventarios.
El servicio de Registro verifica si corresponde la recepción o emisión del documento conforme a las disposiciones vigentes. Así mismo verifica numeración y siglado para establecer si el Orden Original del documento está claro.
Para el caso de no corresponder la recepción, cualquiera fueran los motivos, deberá ser vuelto al lugar de origen.
Para que un documento sea aceptado por el archivo, debe llenar mínimamente las siguientes formalidades:
a) El asunto del contenido corresponda a la jurisdicción, función o actividad de la institución.
b) El que presenta el documento quede claramente identificado.
c) El documento cumpla los requisitos de ley.
d) El escrito presentado guarde las normas de las buenas costumbres.
2 - El problema del Espacio
El problema del espacio es común a todos los archivos, sobre todo en el continente americano. Afecta a los documentos administrativos en forma dramática, carecen básicamente de:
no existen recursos económicos,
no está establecida por leyes,
no existe conciencia archivística en el medio social,
no se regulan las operaciones de transferencia,
no se establecen requisitos para traslados de documentos.
Consuetudinariamente, los espacios de permanencia para los documentos corresponden a las categorías:
Oficinas de Origen: Los documentos inactivos deben separase físicamente, en las oficinas de origen, de los documentos activos, preservados en equipos de conservación y espacios separados.
Obviamente, la falta de espacio obliga a la preferencia de documentos activos, destruyéndose inconsulta y clandestinamente, documentos de valor calificados como obsoletos primero por su poca consulta, segundo por desconocimiento absoluto de las normas archivísticas.
Depósitos y repositorios: Cuando se enunciaron los conceptos teóricos de la archivística, diferenciamos la situación de lo que se llama correctamente Archivo y lo que es un depósito o repositorio. Los depósitos son lugares con un mínimo de requisitos para la permanencia de los documentos. Por lo general son galpones habilitados para salvar la situación del espacio. Rara vez los documentos están sobre estanterías.
Lo grave en estos casos es cuando los documentos se depositan en exteriores y a la intemperie: corredores, galerías y cobertizos abiertos, postas, maestranzas, talleres de reparación de vehículos, depósito de materiales de trabajo o de abastecimiento de las entidades respectivas, expuestos a materiales inflamables o explosivos. Los documentos están expuestos a todos los agentes destructivos: físicos, químicos, biológicos, climáticos, humanos y de dispersión.
La falta de transferencia de los documentos que han superado los plazos precaucionales, a Archivos Intermedios, trae como consecuencia la inevitable destrucción de los documentos.
Estos depósitos, están lejos de cumplir las necesidades de:
espacio,
funcionalidad,
seguridad,
ubicación,
vecindad,
jerarquía.
En las estructuras organizativas, suelen exponer una sección de archivo con un jefe o encargado y sus auxiliares, personal mínimo. La no existencia de carreras de archivística, ni el entrenamiento de cursos especiales, generan situaciones crónicas de perdida de información. Toda organización administrativa, que pretende lograr un mayor nivel de eficiencia en el servicio público, deberían estar obligados a capacitar a su personal, brindando las facilidades para participar en programas impartidos por las instituciones que tienen a cargo esta la labor de enseñar.
La formación de asociaciones archivísticas es incuestionable.
En cuanto a su situación legal, los funcionarios públicos tienen derecho a ascenso, estabilidad y respeto a la dignidad humana. Más la observancia de estos preceptos no tienen todavía la solidez deseable ante arraigos imperativos extralegales e ilegales (políticos, personalistas, familiares, etc.).
Con referencia a la situación económica, los funcionarios públicos tienen derecho, por ley a "una remuneración adecuada" acorde con sus puestos. Por ello es necesario la participación de profesionales en la clasificación de los cargos como el elemento fundamental para fijar el salario correspondiente, revisándose periódicamente.
La Profesionalización y el entrenamiento en Archivos superan a los principios y practicas consuetudinarias, al manipuleo documental rutinario.
El encargado de archivos sustenta todo su trabajo en el Ciclo Vital de los Documentos (C.V.D.) y de la necesidad de controlar los procedimientos en todo su curso hasta la incorporación en un archivo permanente o su expurgo final.
El desconocimiento de los Valores Evidenciales e informativos implícitos en los documentos es extensible a todos los niveles de la estructura administrativa.
El desconocimiento de los principios y técnicas empleadas en los archivos modernos, arranca directamente de la falta de formación profesional, y del desconocimiento sobre el valor de los documentos en los niveles superiores de la administración pública.
Ayuda en gran forma, el trabajo en los archivos, cuando existe una legislación adecuada:
legislación general de apoyo;
legislación directa sustantiva;
legislación directa reglamentaria;
legislación directa técnica.
Descripción:
El déficit descriptivo de los documentos. Los problemas por falta de conocimiento de los encargados de archivos sobre el empleo de la tecnología adecuada en la descripción de documentos es un planteo para el presente y el futuro inmediato de toda planificación.
El Museo de Historia y Artes de Quito, con fondos documentales de 1534 a 1930, elabora un catálogo con tres tipos de información: por materias, por nombres propios "y por topónimos en orden cronológico", según informe del Encargado del Museo, Sr. Jorge A. Garcés G.; en 15 años de trabajo se realizó el índice de 50 años de los 430 del archivo.[2], con ese ritmo de trabajo se necesitan unos 85 años más, para catalogar el resto con la misma técnica descriptiva.
Debido a la explosión de la información de la cual somos testigos, el trabajo descriptivo en el archivo quedará perpetuamente con un déficit descriptivo.
Este ejemplo nos demuestra, que la descripción avanza en progresión aritmética, y la producción de documentos avanza en progresión geométrica.
En el caso citado existe un problema descriptivo. Frente al aumento enorme de la producción documental, la descripción de piezas individuales es ineficiente.
La producción de documentos cada vez mayor, no ofrece muchas alternativas, la aplicación de tecnologías ayuda pero no soluciona, entre tanto, la Descripción Colectiva, ayuda momentáneamente la accesibilidad de los fondos documentales.
La Descripción Colectiva se aplica a fondos que no han perdido su Principio de Procedencia (P.P.) ni del Orden Original (O.O.). Lo cual genera problemas para los documentos que se salvaron de la destrucción física, pero no de la destrucción estructural, con pérdida de su procedencia y su orden original.
En la planificación se establecerá un subprograma para estos fondos que se ordenarán, evaluarán y se dispondrán para su conservación o eliminación.
El diagnóstico básico se concreta en cierta manera, con el análisis de las consecuencias producidas por la deficiencia que afectan a los documentos; sean estos públicos, privados y sobre la situación de los Archivos, estas deficiencias se traslucen como problemáticas sobre:
política archivística,
legislación de espacios
legislación de equipos de conservación,
de principios y técnicas,
de Profesionalización
de recursos.
Estos problemas pueden traducirse en la necesidad de transferencia normal de los documentos a los Archivos Intermedios.
La falta de transferencia normal ocasiona acumulación de fondos en las entidades de origen. Cuando el espacio y el equipo pueden cumplir su función, esos fondos se mantienen aun cuando producen no pocos problemas en el manejo de fondos activos.
La saturación del espacio y equipo, genera situaciones como:
Los fondos son destruidos de hecho, sea por incineración, por venta al peso al comercio, o por otros medios.
Son retirados a depósitos donde quedan a merced de los agentes de destrucción.
Los problemas son perceptibles al considerar el pasado y presente del servicio de documentos públicos y archivos aplicando al caso la metodología historiográfica y la observación directa de esa problemática en sus rasgos más obvios.
Esta aproximación diagnóstica a esa problemática hace ver, que el desarrollo del servicio de Documentos Públicos y Archivos, caracterizado por las deficiencias, es un hecho que afecta no solo al Servicio mismo, sino al Estado y a la sociedad en general, como en el caso de la pérdida de inapreciables recursos documentales, de materiales básicos imprescindibles en la investigación y la información elemental, con destino a estudios para la planificación del desarrollo nacional.
Provee además, la diagnosis, bases generales para soluciones generales a los problemas agudos del Servicio. Esto, sin embargo, no es suficiente para formular un Plan de desarrollo del Servicio.
Un plan de desarrollo requiere de información específica, cuantitativa y cualitativa, para la formulación de proyectos adecuados.
Qué capacidad y características deben tener los Archivos?. Para responder a esta pregunta es imprescindible contar con información tan aproximada como sea posible sobre los elementos siguientes por lo menos:
a) La cantidad en metros lineales de los documentos existentes en la actualidad.
b) Clases y tipos físicos de los documentos.
c) volumen.
d) Su estado de conservación. Discernidos en cantidades en metros lineales, de acuerdo a los distintos grados de conservación.
e) El número de archivistas de nivel alto y medio que se necesitarán para la preparación, evaluación y destino de estos documentos.
La planificación en este renglón necesita contar con información específica:
a) Cuántos archivistas en total hay a la fecha?
b) Cuántos hay en cada uno de los departamentos y sectores de responsabilidad documental?
c) Cuántos tienen título profesional? etc.
f) La cantidad de metros lineales de nuevos documentos que ingresan en lapsos crónicos.
Sabemos que hay un acrecentamiento de estructuras y funciones administrativas para impulsar el desarrollo, y que ese acrecentamiento está determinando un fenómeno de explosión documental.
Para satisfacer cálculos de requerimientos de personal, espacio y equipos de conservación, trabajo en períodos escalonados de tiempo, es necesario conocer las cifras anuales de producción documental en las estructuras administrativas.
No se trata de formular una planificación destinada a una reforma general del Servicio sino orientada hacia el desarrollo del Archivo. El Servicio se habilita para actuar como agente y beneficiario del desarrollo.
[1]Duodécima Conferencia de Mesa Redonda sobre Archivos del Comité Internacional de Archivos, Jerusalém, 1970. Boletín de la UNESCO para las Bibliotecas. Vol 25 Nro. 1. París. Enero - febrero. 1971. p. 53.
[2]MENDOZA, Gunnar, Problemas de la Ordenación y la Descripción Archivística en América Latina. Primera Reunión Interamericana sobre Archivos, Washington D.C. p. 37 - 38
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