Publicado el: 16/03/2025 / Leido: 21931 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
CLARIFICAR OBJETIVOS DE LA PLANIFICACIÓN
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ara tener una idea concreta sobre esta etapa, nos planteamos dos preguntas de gran utilidad:
Qué pretendemos conseguir con la Planificación para el servicio del Archivo?
Que resultados se quiere tener con el proceso de Planificación.?
Las respuestas permite enfocar esfuerzos hacia las necesidades inmediatas del Archivo y permite tomar decisiones concretas. Las respuestas se utilizan para la presentación de las finalidades al comité de Planificación, al personal del Archivo, a las autoridades institucionales, etc.. Todo Archivo planifica estructuras por razones que podemos destacar:
la valoración que dan al Archivo las autoridades locales.
la evaluación de los servicios y actividades del Archivo.
el mejor aprovechamiento de los recursos existentes.
la preparación de cambios en el presupuesto.
Una mejor gestión documental.
el establecimiento de prioridades en el servicio.
una mejor comunicación institucional.
el planteo de ingresos económicos complementarios.
la adecuación de los servicios del Archivo a las necesidades institucionales.
la preservación y conservación del patrimonio institucional.
Determinar y especificar cuáles de estos u otros fines se utilizan en la situación actual, permite lograr una relación entre las expectativas (segunda Pregunta) y las consecuencias que tengan cada una en sus resultados.
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lo largo de nuestro trabajo, hablamos constantemente sobre la Entidad Productora haciendo alusión tanto a los las instituciones privadas, que generan archivos privados, como a las instituciones de carácter público, que generan los mentados archivos públicos.
Corresponde entonces tomar algunos conceptos que nos permitan comprender el papel que desempeñan los archivos con relación a las instituciones y la administración en general.
En cuanto a la administración, su sentido es bastante amplio, por cuanto se emplea como acción de administrar, empleo de administrador, servir para el cumplimiento de un fin, gobernar, regir, cuidar, ciencia del gobierno de un estado, equipo de gobierno de un país, o como la acción del gobierno para cuidar los intereses públicos.
Existen numerosas definiciones sobre administración, Guillermo Fernández sostiene que "la coordinación de los esfuerzos de los integrantes del grupo para lograr los fines de la institución", así como Scott y Mitchel definen "la administración es esencialmente la instrumentación humana que activa a las organizaciones y controla su curso. Los administradores infunden los valores humanos y las aptitudes administrativas que son necesarias para equilibrar la especialización y la coordinación de modo que la organización pueda realizar de manera optima los objetivos para los cuales creó".
Bernardo Kliksberg nos dice que la administración es "un conjunto de conocimientos referentes a las organizaciones integrado por nociones atinentes a la explicación científica de su comportamiento y nociones atinentes a su tecnología de conducción".
Observamos entonces que la administración se refiere a la acción de coordinar los esfuerzos y la distribución de actividades, especialización y coordinación, con el fin de lograr objetivos; toda administración esta orientada hacia el hacer.
El conocimiento científico de la organización, tiende a descubrir los comportamientos regulares y dinámica de las actividades, una de las razones esenciales en las que se marca que en toda planificación por insignificante que sea, debe incluirse la capacitación del personal, sobre todo de archivo, que es bastante ignorado, y por otro lado la actualización de conocimientos cuando existen profesionales en el área.
Jorge Hermida nos dice que "la administración es una ciencia que tiene un objeto de estudio que son las organizaciones, que trata de lograr su explicación y comprensión y la búsqueda de sus porqué También existe una técnica de la administración, que cuentan con un instrumental conformado por reglas, normas y procedimientos que permiten conducir una organización, hacer operativo su comportamiento y transformar su realidad".
Las herramientas y procedimientos tendentes a mejorar el funcionamiento en su conjunto, podremos agruparlos como funciones:
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planeamiento organización personal dirección control |
Para una planificación adecuada, conviene entonces aclarar las diferencias existentes entre lo que llamaría el conocimiento científico de la organización y el uso efectivo de la tecnología.
Es decir, no basta un conocimiento adecuado de la conducción y de la tecnología existente, sino también el uso eficaz que se le de. Gratificamos:
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ADMINISTRACIÓN |
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H |
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Estudio científico de la |
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organización |
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H |
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Nociones sobre tecnología |
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de conducción |
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H |
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Gestión |
Lo que si es necesario aclarar, que delimitamos el estudio de la administración solo en aquello que es concerniente al conocimiento del archivero, pero que no debemos olvidar que la administración es mucho más amplia en su sentido y en su contenido.
Tanto la administración como la Archivística, se encuentran abocadas a la búsqueda de principios y universalización de los que posee, de modo que exista un grado de uniformidad en el empleo de estos principios, de los que podemos señalar algunos indicadores:
1. - El principio de correlatividad de la organización, como totalidad en que sus partes componentes se encuentran íntimamente relacionadas, donde una modificación de una de sus partes componentes, afecta a la totalidad; comprendemos entonces que un mejoramiento de los sistemas de trámite y archivo, ha de beneficiar terminantemente sobre toda la institución.
2. - El Principio de Interactuación: toda institución interactúa con el medio en el cual se encuentra insertada, por lo consiguiente las circunstancias políticas, económicas y sociales afectan su desenvolvimiento.
3. - El principio de racionalidad, es aplicable obligatoriamente en los archivos, comprendiendo como la minimación de los recursos para la obtención de una máxima calidad de resultados.
4. - El personal de los archivos deben tener alternativas para lograr su desarrollo y capacitación, teniendo como contrapartida al servicio pierde calidad y eficacia.
5. - Toda institución debe avanzar en el sentido de su desarrollo y crecimiento mejorando permanentemente su servicio hacia los usuarios en general.
Considerando estos puntos como indicadores de principios, podemos formular entonces una mayor efectividad de la organización, tomemos los indicadores de Richard Beckharde:
Tenemos la misma situación con el término Institución, referido a los órganos constitucionales del poder soberano de una nación; se emplea también como sinónimo de entidad, organismo, ente, etc.; pero su concepto en la actualidad es muy amplio, generalmente se conceptúa al conjunto de reglas, fijados a una determinada sociedad, en el campo sociológico, se puede considerar a la institución el reconocimiento del acuerdo social, consolidado por leyes propias, es decir, producidas en las condiciones de quienes pueden producirlas y actualizarlas.
En cada institución participan personas que provienen de una realidad socio - cultural transmitida posteriormente en las costumbres institucionales y plasmadas en cierta forma sobre los documentos, que se convierten en portadores de significación propia, manifestando su vivencia de la realidad.
Toda institución se encuentra inserta en una realidad socio - institucional mas amplia, donde existen otras instituciones, con las cuales se producen relaciones características del medio.
Las actividades humanas, caracterizándose como propia del hombre, tienden a ritualizarse e institucionalizarse; aportando esa realidad a una cada vez mas compleja, recibiendo de las demás contenidos significativos.
Durkheim considera a las instituciones como cosas, donde la Sociología tiene que constatar las leyes que regulan el comportamiento, las convenciones específicas. La dinámica está condicionada por el devenir histórico.
En la búsqueda permanente de responder a los requerimientos del acontecer, imperativo de actualidad y apertura al futuro, la institución contextúa la realidad. Generando las condiciones de
ESTABLECER NIVELES DE DEDICACION
Como en la anterior etapa, establecemos la interrogante: ¿Cuánto esfuerzo realizará el personal del Archivo y de la Institución, para un buen logro de la Planificación? La voluntad de planificar es siempre grande, y casi siempre nos queda grande. El esfuerzo incluye:
presupuesto
recursos
disponibilidad de personal,
factores que influyen en la respuesta a esta pregunta. El nivel de dedicación general; básico, moderado, o intenso, puede resultar obvio, es necesario evaluar qué nivel de dedicación se dará en cada etapa y en todo el proceso.
DEFINICIÓN
DE RESPONSABILIDADES
EN LA PLANIFICACION
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on muchos los sectores que confluyen durante el proceso de la Planificación. Razón por la cual es necesario elaborar un documento guía para que cada sector tenga un conocimiento preciso del rol de desempeña, facilitando las vías de comunicación y entendimiento entre si. Sintetizamos las responsabilidades de los participantes:
a) El encargado de la Archivo. La responsabilidad de una Planificación descansa principalmente en el encargado, responsable o encargado del Archivo, el cual destinar tiempo, energía y voluntad visible de llevar a cabo el proceso de Planificación. Principalmente debe:
Orienta a los participantes del plan.
Demostrar un profundo conocimiento de la Planificación para que el Archivo ofrezca un servicio de calidad.
Crear un clima positivo para que las actividades de Planificación encausen correctamente.
Obtener y distribuir los recursos existentes para el proceso de Planificación.
Presidir el Comité de Planificación.
b) El Comité de Planificación. Es una de las prácticas más recomendables para llevar a buen término los distintos procesos que requieren del auxilio de los sectores concurrentes en la planificación. Nombrar un Comité de Planificación. El Comité de Planificación suele estar formado por el encargado, y los responsables de sectores involucrados como contabilidad, asesoría legal, administrativos, etc.
El Comité de Planificación asume responsabilidades representativas de cada sector involucrado, revisa los informes sobre cada plan, recomienda actuaciones especificas, etc. Cada Archivo define las funciones del Comité.
c) El Consejo del Archivo. Los Archivos funcionan mejor con la ayuda de un Consejo, cuanto más grandes son, los Consejos o junta de Archivos, tienen carácter consultivo. La participación del consejo en el Archivo es importante. Es bueno que miembros del Consejo integren el Comité de Planificación. En Archivos pequeños, los Consejos asumen las funciones del Comité.
d) El personal de la Archivo. La participación del personal de la Archivo es obligatoria, el personal del Archivo es el directo ejecutor de los distintos planes. Forman parte del apoyo a la gestión del Comité de planificación, y lógicamente, son los directos beneficiarios que sufren las consecuencias del resultado de la planificación.
e) Consultores. Algunos Archivos utilizan los servicios de consultoras. Un consultor actúa como consejero objetivo, orienta y modera los debates y aporta su experiencia en técnicas de Planificación. Los consultores proceden de la misma institución archivística, del personal del Archivo General, Nacional o Provincial, según los casos, de una escuela de Archivología, y de la Administración local.
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odemos considerar que la administración es todo compuesto de reglas para lograr máxima eficiencia en las formas de estructurar y operar ese todo considerado como organismo social. La complejidad de las operaciones, funciones y actividades que se desarrollan en la administración moderna, requieren de una intervención de especialistas a fin de determinar las bases de su estructuración y establecer las normas y procedimientos de operación adecuados.
Si se observa el desarrollo de toda institución, se distinguen dos fases o etapas principales:
1) Estructuración o construcción: En ella, partiendo de una unidad, se van integrando otras unidades, hasta lograr una plenitud funcional.
2) Desarrollo: propiamente dicho, cuando la entidad tiene una estructura, se desarrolla todas sus capacidades en el marco de las funciones y actividades que le son propias.
Conviene tener en cuenta que al efectuarse una análisis administrativo para implementación de la planificación administrativa, se realiza con fines de detección de anomalías burocráticas, de gestión, de trámite, pero no deben repercutir en otras unidades que no correspondan al tema archivístico, lo que podría causar trastornos en sus operaciones funcionales.
El archivero debe sugerir y poner en práctica las medidas adecuadas que permitan conservar y aumentar la eficacia de la circulación documental de la entidad, a fin de lograr un servicio más efectivo. Lógicamente, los distintos profesionales intervendrán en el proyecto de modo que sea comprensible en todos los niveles.
A los economistas se les encomendará los aspectos dentro de la influencia económica, estudios de costos del plan, en lo posible, costos de la información.
Es necesario hacer comprender al plano ejecutivo que la administración forma una unidad inseparable en la que cada parte, actividad, acción, o función, tiene que estar indisolublemente unido a los demás, influyéndose e integrándose permanentemente.
Desde el punto de vista de la planificación, es conveniente separar aquellas etapas que en un momento dado puedan predominar, analizándolas convenientemente y marcando sus técnicas y reglas o determinando su proceso, diferenciándose en estos momentos, los que corresponde a la mecánica administrativa y a la dinámica administrativa.
Al ser los archivos un producto de la administración, conlleva todos los aspectos, de ahí que una planificación archivística parte de los esquemas básicos de la administración misma, reformulando aspectos generales de la entidad. Lo que afecta a la administración indefectiblemente afecta al archivo.
La administración pública puede ser considerada desde dos puntos de vista generales:
Administración subjetiva u orgánica: considerada como un complejo de personas y cosas que tienden a una finalidad.
Administración objetiva o material: como una actividad encaminada a la satisfacción de las necesidades públicas.
La administración en sentido orgánico: se estructura con los órganos públicos existentes, partiendo de la división de poderes formulada por Montesquieu, que delimita al institución en tres poderes públicos que se garantizan recíprocamente, garantizando la libertad ciudadana. El poder Ejecutivo fue el que mayormente desarrolló la administración, por lo que subordina a la institución por un conjunto amplio de servicios al bien común.
En sentido subjetivo u orgánico, se entiende también a los entes dotados de personería jurídica existentes en toda la sociedad organizada al amparo de la institución que tiene por finalidad la satisfacción de las necesidades colectivas. Estos entes constituyen la llamada Administración Indirecta, que se subdividen en dos clases diferentes:
La administración de carácter territorial, como dice su nombre, el territorio es un elemento indispensable para su existencia, tomando la característica de TOTAL por cuanto persiguen la necesidad de satisfacción de la multiplicidad de necesidades públicas de la colectividad. Esta administración se hace más patente en los gobiernos federales, compuestos de administraciones locales como son las provinciales, municipales, de comunas , etc.
La administración de carácter no territorial, persigue la satisfacción de necesidades concretas y determinadas, esta forma de administración es llamada administración institucional.
La administración en el sentido objetivo: Considerada como el conjunto de actividades realizadas por el institución dentro de una sociedad políticamente organizada, el concepto de administración surgirá de acuerdo con los fines que se establece el gobierno. Algunas particularidades se pueden observar:
La administración objetiva es una actividad compartida con la institución, esto no quiere decir que la administración sea independiente de la institución, sino en cuanto a actividad cumplen funciones de bien público.
La administración objetiva tiene el carácter de subordinación a la función legislativa y política.
La administración objetiva tiene un sentido concreto y es de carácter continuo e ininterrumpida.
Como ya hemos repetido constantemente, la administración objetiva tiene por fines satisfacer necesidades públicas que no pueden ser cumplidas por particulares.
La administración objetiva fundamentalmente actúa a través de los servicios públicos.
La actividad de la administración no es un fin en sí misma, sino un medio para el logro de objetivos del bien público.
Veamos que sucede con los archivos con relación a las actividades administrativas.
En cuanto a la administración en sentido orgánico, los tres poderes generan documentos.
En la administración de carácter total, los archivos persiguen la satisfacción de necesidades colectivas, sentidas a través del requerimiento de información y de la administración correcta de los documentos que prestan las instituciones y secciones de archivos, persiguen cubrir las necesidades concretas y determinadas.
En cuanto a la administración objetiva, el archivo cumple una función dentro de una sociedad políticamente organizada, compartida con la institución y al servicio de la institución, como primera instancia.
En los países federales, cada unidad territorial adquiere una legislación propia pero sin rebasar el marco general de la institución.
En la administración no territorial, los servicios que prestan las instituciones y secciones de archivos, persiguen cubrir las necesidades concretas y determinadas.
La actividad archivística tiene una carácter de subordinación a la legislación impositiva y política, y a la actividad administrativa.
La actividad archivística tiene un sentido concreto y es de carácter continuo, e ininterrumpido, así observamos que en la administración pueden desaparecer algunos sectores de actividad que generan documentos, pero el archivo continúa sus funciones mientras la administración perdura y en un buen número, sobrevive a la Institución, prestando servicios continuamente.
La actividad archivística como entidad pública, tiene como objetivos satisfacer necesidades concretas que no pueden ser cumplidas por particulares, por el mismo hecho que su contenido corresponde a las actividades públicas.
La actividad archivística no es un fin en sí misma, sino un medio para el logro de objetivos de bien público.[1]
DISTRIBUCION DE RECURSOS
Y ACTIVIDADES
DE LA PLANIFICACION
Si bien podemos considerar como una premisa que la Planificación no debe exceder los presupuestado, debemos considerar que para planificar por primera vez, toda institución debe permitirse una licencia que le permita un mejor tratamiento de sus documentos e información, que le beneficiará económica y logísticamente. Muchos Archivos realizan planes sin aumento evidente en el presupuesto, pero los resultados no siempre son satisfactorios. Es necesario considerar también que el gasto menos perceptible es el tiempo que emplea el personal en la ejecución de los planes.
Este hecho sugiere la utilización de dos planillas que permita una adecuada distribución de recursos en la Planificación: una está destinada al presupuesto de costos financieros y otra destinada a la gestión del tiempo a emplear por el personal participante.
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Categoría Presupuestaria |
Gasto previsto |
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Comité de Planificación: Nro. De reuniones, gastos de movilidad, dietas. |
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Consultores: ámbito de actividades específicas |
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Recopilación de Información: Evaluación de situación actual |
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Gastos Generales: |
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Gastos de comunicaciones |
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Gastos postales |
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La proyección de la participación del personal es importante por el gasto que representa. Para algunos Archivos la Planificación es integrada con las actividades normales del Archivo, considerando que la contratación de personal eventual es imposible o se considera innecesario.
Los encargados de la Planificación deben expresar numéricamente las estimaciones de tiempo de dedicación del personal al plan, por razones expuestas:
Los costos son reales y afectan al funcionamiento del Archivo.
El conocimiento exacto de estos costos ayudan a evaluar la viabilidad del plan.
Para calcular el costo del plan en tiempo de dedicación del personal, se efectúa una lista de los participantes, precisando la cantidad de horas dedicadas por semana y/o mes en cada tarea. A partir del inicio de la Planificación, cada participante informa el tiempo dedicado al plan, de manera tal que se puedan comparar las estimaciones con los costes reales de las actividades realizadas.
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Tarea |
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tiempo (por semana) |
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rofundicemos un poco más sobre el problema administración para comprender los fines del archivo: es necesario, en el aspecto administrativo, tener en cuenta la agrupación de actividades que nos permita comprender mejor los objetivos de la planificación.
Si bien se pueden agrupar de distintas formas a las actividades, las más conocidas y experimentadas son las realizadas en torno a las funciones de la institución; este aspecto, permite a la planificación, investigación por medio, definir y explicar las finalidades de un servicio de archivos.
Se utilizan materias propias de la Archivología, necesarias en el conocimiento de quien es responsable de la administración del archivo, sobre Ordenación, Clasificación, Descripción, Conservación de los documentos, éstas técnicas permiten aclarar como y porqué se manipulan los documentos, puesto que son características propias de las necesidades de cada una de las instituciones.
Al mismo tiempo permite analizar la existencia de documentos innecesarios y la participación del archivo en la vida administrativa o es un simple depósito documental, incluye en este aspecto responder si el archivo proporciona los documentos o la información requerida.
La agrupación de actividades puede realizarse por áreas, tenemos el ejemplo que en muchas instituciones el Archivo se encuentra dividido en distintos locales y bajo distintos responsables, lo que hace que el usuario tenga que peregrinar por un documento.
La planificación debe contemplar estas situaciones, sea mediante la centralización documental adecuada, sea mediante auxiliares descriptivos que permitan conocer el paradero de los documentos.
Así mismo es necesario contemplar si se eliminan los documentos innecesarios y cual es el método para calificar y seleccionar al documento, puesto que su no consulta no siempre quiere decir que el documento carezca de testimonio. Algunos países han logrado superar esta etapa mediante una legislación acertada.
También puede agruparse las actividades por el tipo de usuarios, que es lo que ocurre generalmente con los archivos generales.
Hablamos de archivos generales como modelo de aquellos archivos que se componen por un archivo intermedio o administrativo, destinado a la atención de usuarios del poder ejecutivo, y por un archivo histórico, destinado a la atención de investigadores.
En la actualidad, se tiene en cuenta que los archivos no solo contienen información para los investigadores, la multiplicidad de temas que se tratan en las instituciones oficiales nos permiten hablar acertadamente de que los archivos contienen información científica, y en la actualidad, se hace más patente este tipo de investigaciones, debiendo el archivo, prepararse para este aspecto.
Otra forma de agrupar las actividades es según los procesos por medio de equipos especializados, así tenemos actividades de reprografía, fotocopias, microfilms, etc., o actividades de proceso informático, etc.
Comprendiendo las diferentes formas de agrupar las actividades, es necesario realizar un análisis a fondo antes de lanzarlo en un plan determinado, teniendo en cuenta que en un futuro cercano, la institución puede tener acceso a determinadas tecnologías, es entonces recomendable:
1. - Emplear personas que desempeñan actividades símiles con las que se plantean en el plan.
2. - El personal debe tener interés por lo que realmente hace, con el riesgo de convertir a las actividades en algo rutinario.
3. - La naturaleza de las tareas deben ser claras, independientes de otros sectores de la institución.
4. - Es necesario en forma permanente realizar un control y verificación de las actividades.
Las actividades que desarrollan la administración pública y el archivo, para el logro de sus fines, se puede resumir en los siguientes grupos.
ACTIVIDADES:
políticas.
de decisión.
de influencia.
de información.
operativos.
de control.
de fomento.
de servicio.
ACTIVIDADES POLÍTICAS: Son aquéllas que tienden a la formulación de conductas para el logro de objetivos comunes, no se posibilita una organización que carezca de objetivos.
ACTIVIDADES DE DECISIÓN: Son aquellas que conducen a la selección de las acciones a seguir. Son las actividades mas complejas, por lo que dedicaremos mayor atención a este aspecto.
Los pasos básicos para la toma de decisiones, se pueden considerar:
1. - INFORMACIÓN: Adecuada y especifica para la buena conducción del problema. Wilensky nos aclara que "Se entiende por información (intelligence), las cuestiones, intuiciones, hipótesis y pruebas que resultan útiles para determinar una política.."[2]
2. - INTELIGENCIA: Como aptitud y calidad en la localización y establecimiento de relaciones del problema y de la oportunidad para decidir.
3. - ANÁLISIS: Como distinción y separación de los distintos problemas y examen de las distintas alternativas, determinación de las consecuencias.
4. - SELECCIÓN: Como elección de mejores alternativas que puedan dar mayores resultados.
En las tres primeras fases, la información juega un papel trascendental, por la actualización que se tiene del problema y del comportamiento de las variables. Por lo tanto es necesario tener en cuenta que la información tiene que ser de alta calidad.
En el cuarto paso se produce la decisión, la selección que se realiza de acuerdo a criterios que responden a objetivos determinados.
La toma de decisiones es por su esencia una actividad constante del ser humano que se realiza en todos los aspectos de su vida. Las decisiones se toman en forma intuitiva , empírica y como producto de la actividad intelectiva.
DECISIONES PROGRAMADAS: Cuando la persona toma una decisión rememora una respuesta basada en la experiencia, que ha sido elaborada anteriormente, tiene una decisión programada. Basada generalmente en:
Operacionalidad de los objetivos.
Repetibilidad de la situación.
Certidumbre de los resultados.
Toda incitación es considerada como:
reunión de factores de producción, así en la institución encontramos recursos humanos y materiales que se combinan para alcanzar objetivos determinados. El resultado de las decisiones que se toma respecto a las alternativas presentadas, se trasluce en la eficiencia de la utilización de los recursos disponibles.
naturaleza y trabajo bajo una organización o dirección para prosecución de determinadas satisfacciones, en toda Institución existe una dirección que integra los diferentes recursos, dirige, coordina y controla para el logro del fin propuesto.
servicios que la institución requiere. La actividad de la Institución crece en complejidad aumentando la presión competitiva y requerimientos legales o de otro orden que impone el cuerpo social. la dirección de actividad empírica, pasa a ser una técnica compleja, involucrando especialidades en diferentes aspecto.
Es la calidad la que condiciona o determina la cualidad de los resultados y permite una gestión satisfactoria de la administración.
En las instituciones pequeñas las decisiones se encuentran generalmente centralizadas en un individuo; en las Instituciones grandes hablamos de la resultante de las decisiones del conjunto de individuos que tienen facultades para tal efecto, situación que da origen a la aplicación de técnicas de comunicación para lograr la coordinación.
El elemento humano dentro de la Institución se reparte las tareas a realizar por grupos homogéneos que constituyen funciones y se establecen diferentes niveles o jerarquías para los efectos de poder actuar en forma eficiente.
La naturaleza de la actividad de las personas en los diferentes niveles, varía en cuanto a la proporción que dedican a labores de planificación, supervisión y control y ejecución de tareas concretas como manejo recursos materiales.
En la medida que ascienden los niveles de la pirámide organizacional, las decisiones varían en cuanto a su naturaleza, alcance e importancia respecto a los fines de la empresa.
El planificador de los sistemas de gestión y archivos debe tener en cuenta el cuestionario:
¿ Qué se hace en la institución?
¿ Qué se hace para que los niveles de ejecución puedan tomar mejores decisiones?
¿Es todo lo que puede hacer el archivo?
ACTIVIDADES DE INFLUENCIA: Son las actividades que un determinado sector institucional afecte el comportamiento de otro. Aparecen variables humanas de poder y orientación.
El poder de la persona puede ser:
Normativo: Como conjunto de reglas que se otorga, bajo algunos requisitos constituidos y regulados por la legislación y reglamentación de la institución.
Remunerativo: Otorgado como contrato o convenio, sobre la base del intercambio de la institución hacia el individuo.
Coercitivo: Otorgado mediante el uso de medidas contención, retención, presión sobre el individuo.
ACTIVIDADES DE INFORMACIÓN: Referido a la obtención de los elementos de juicio necesarios para toda decisión y comunicación.
Los Archivos se fundamentan por la necesidad del trabajo administrativo, que cumple su ejercicio en base a la información. Se distinguen algunas categorizaciones como:
Dato: Documento, testimonio, necesario para llegar al conocimiento o relación con el hecho.
Registro: dato compilado sobre determinado soporte.
Información propiamente dicha: dato asentado, procesado y apto para ser utilizado.
La información para ser comprendida en su totalidad tiene algunas cualidades:
Claridad. - En cuanto su exposición tiene que ser comprensible, inteligible para el utilizador.
Oportunidad. - Por la inmediatéz de su recuperación.
Seguridad. - De modo que utilizando la misma información en circunstancias símiles, se obtengan resultados semejantes cuando no iguales.
Validez. - La información debe representar la realidad. Comprende:
la lógica coherente de los datos,
conformidad con los documentos resguardados,
conformidad con los conocimientos adquiridos,
capacidad de predicción.
Adecuación. - la información debe ser acorde con los hechos y la realidad y representar en sus datos esa evidencia.
Precisión de alcance. - La información debe ser acorde con los objetivos de su necesidad.[3]
El nivel ejecutivo es el centro del sistema de comunicaciones. Recibe informes, integra datos y toma decisiones sobre la base de la información suministrada.
La información es necesaria entonces para:
determinación de objetivos,
control,
innovación.
Concluimos:
Toda decisión requiere información.
El ejecutivo depende de los subordinados y de la información para el logro de sus objetivos.
Los archivos seleccionan y transmiten información relevante.
ACTIVIDADES OPERATIVAS: Considerada como una de las mas complejas por la enorme variedad de acciones y actos que requiere para el logro de los objetivos de la institución. Es la columna vertebral de toda entidad, al desarrollarse todo el trabajo que sustenta la razón de ser de cada servicio institucional.
ACTIVIDADES DE CONTROL; denominadas también de gobierno, de policía; son aquellas actividades que despliega en el ejercicio de sus potestades para garantizar la paz social y el orden público. El archivo, si bien no es una actividad de policía pero sí, efectúa un control sobre la documentación producida por la Institución de acuerdo con su jurisdicción otorgada.
ACTIVIDADES DE FOMENTO: que tienen por finalidad promover las actividades particulares que satisfacen las necesidades públicas o son de utilidad general. En los archivos se plantean los aspectos económicos, sobre costos de la información, costos de mantenimiento de los documentos, conservación, restauración, etc., con los consiguientes beneficios de fomento en cuanto a los objetivos de investigación y educación.
ACTIVIDADES DE SERVICIO PUBLICO: destinada a proporcionar utilidad a particulares, condicionada a razones de interés público. En la mayoría de los países desarrollados existe una estrecha relación entre archivos, investigadores y los educandos.
Al hablar de actividades de orden público, el archivo se consustancia fácilmente al comprender que el archivo ante todo es un servicio a la institución, por cuanto encierra el patrimonio de la sociedad que lo genera.
Recíprocamente, ante las actividades de la administración, se tienen las responsabilidades, basado propiamente en la responsabilidad civil que tiene toda administración pública para con los administrados, constituyendo en una defensa de estos últimos ante el aumento creciente de poder y prerrogativas que tienen la institución y gobierno que administra.
ESTABLECIMIENTO DE UN CALENDARIO
DE PLANIFICACION
Un calendario mantiene el ritmo de trabajo que se realiza en cada uno de los planes y de la Planificación en general. Una planilla de Planificación permite comprender la integración de responsabilidades y de objetivos.
Los periodos de tiempo que se utilicen en las planillas pueden ser días, semanas, meses; varia según la necesidad de detalle. Las planillas pueden efectuarse en ordenadores, estudiando las posibilidades de utilizar programas de gestión de proyectos.
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CALENDARIO |
E N E |
F E B |
M A R |
A B R |
M A Y |
J U N |
J U L |
A G O |
S E T |
O C T |
N O V |
D I C |
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[1] WILENSKY, Harold L., Organizational Intelligence; Knowledge and Policy in goverment and industry. p. 3 - 4, Nueva York, Basic Books, 1967.
En: GROLIER, Eric de, Organización de los Sistemas de Información de los Poderes Publicos, p. 11. Vendõme. Francia. UNESCO. 1980
[2]WILENSKY, Harold L. Organizational....Op.Cit. p. 11.
[3]WILENSKI, Harold L., Op. Cit. p.11.
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puesta en marcha
Presupuesto
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reuniones presupuestarias
establecimiento
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