005 EL PROCESO DE LA PLANIFICACION

EL PROCESO DE LA PLANIFICACION

l proceso de Planificación consta de siete fases principales:

1. - Esclarecimiento de los Objetivos: Al inicio de todo proceso de Planificación, el Archivo se organiza para cumplir con las distintas etapas que definen el proceso. El Archivero, consecuente toma las decisiones adecuadas para adaptar el proceso de Planificación a las necesidades y recursos de la Archivo, coordinando la Planificación con las otras actividades de gestión de la institución. De igual manera, se establecen las responsabilidades de los participantes en el proceso de la Planificación.

2. - Evaluación de la situación actual: En esta etapa se recauda información del Archivo, de la Institución en la cual está enmarcada y de la institución a la que presta servicios. El análisis de esta información fundamenta una Planificación eficiente. El Archivero está condiciones de decidir cual información es necesaria, como obtenerla, y estudiar su importancia inclusive para posteriores decisiones relativas a la Planificación.

3. - Establecimiento de las funciones y actividades: Se describen las diferentes funciones, actividades y servicios, especialmente en los Archivos públicos, donde los Archiveros ponen mayor énfasis para mejorar la atención tanto a los usuarios como a sus respectivas administraciones. Los Archiveros establecen las prioridades de las funciones del Archivo. Actividad es un término conciso aplicado a los actos específicos o tareas que se les da singular importancia. Esta expresión por su extensión, permite decidir en las etapas de la Planificación, actuando como una descripción del trabajo a realizar, comunicando al usuario y al personal del Archivo, sobre el enfoque que se pretende dar al servicio.

4. - Definición de fines y objetivos: Los fines y objetivos propuesto para dar cuerpo a la Planificación, logra que toda actividad, tarea y rol del Archivo, se conviertan en definición concreta. Los objetivos son fijados a corto, mediano, largo plazo y representan en su conjunto la idea de optimización del servicio del Archivo.

5. - Puesta en marcha: La puesta en marcha patentiza la Planificación del Archivo. Los Archiveros eligen las posibles actividades para conseguir y objetivos, considerando las circunstancias y los recursos del Archivo. En la medida que se aplican las actividades, se producen cambios en la perspectiva de cada plan. El personal del Archivo ejecuta, supervisa y evalúa estas actividades, mientras que el Archivero revisa el proceso completo y prepara la memoria. Este conjunto de acciones se desarrolla en cada etapa, considerando la necesidad de modificar las actividades establecidas al principio del ciclo de Planificación.

6. - Redacción de la memoria de la Planificación: El informe final de los resultados de cada plan es una excelente oportunidad para establecer una comunicación con el usuario y con la administración.

7. - Revisión de los resultados: Tras un período a establecerse, de acuerdo con las actividades y crecimiento de las utilidades del Archivo, de tres a cinco años, se inicia un nuevo ciclo de Planificación. Durante esta fase los Archiveros revisan el plan de actividades practicados y el grado de cumplimiento de los objetivos. Los Archiveros examinan el proceso de Planificación llevado a cabo hasta el final del primer ciclo de objetivos, así como el proceso completado a lo largo de todo el proceso de Planificación. Diagnosticando mediante un sumario de resultados obtenidos, dando lugar a las recomendaciones útiles para la próxima Planificación.

Se da permanentemente la situación de Archivos que realizan una evaluación del rendimiento para utilizar los resultados como punto de partida para efectuar una Planificación racional de los servicios.

PARA TOMAR EN CUENTA

Es conveniente que en todo archivo exista:

 - Reglamentación, resolución, disposición, o instrumento legal sobre las ac­tuaciones administrativas del archivo.

 - Reglamento del Archivo General

 - Reglamento general de eliminación de Documentos.

- Reglamento del Plan general de clasificación.

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