004 JUSTIFICACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN DE ARCHIVOS

JUSTIFICACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN DE ARCHIVOS

l hablar de modernización y de desarrollo de los servicios de archivos en nuestra Institución, se piensa en el aprovechamiento óptimo de la eco­nomía y en la reducción de despilfarros y de las pérdidas de tiempo y eficacia, y todo esto abarca la idea de planificación.

Planificar no significa solamente programar el desarrollo de estructuras existen­tes, sino mas bien montar un sistema de archivos con miras a resolver los problemas del futuro, lo que nos da las siguientes determinaciones:

1. - Impone una reflexión a nivel ejecutivo e histórico.

a. - ¿Cuáles son las posibilidades?

b. - ¿Cuáles son las contradicciones?

c. - ¿Qué oportunidad tenemos de triunfar y en qué condi­ciones?

2. - Obliga a replantear hábitos y rutinas. Este replanteo no lo hace ningún organismo por propia voluntad, y sin embargo es una de las exigen­cias de toda institución.

a. - ¿Cuáles son las razones y la utilidad de los servicios?.

b. - ¿Cómo se emplean los fondos aplicados al Archivo y cuál es su eficacia?.

c. - ¿Existe un fondo económico destinado a estos servicios?.

3. - Permite, mediante una labor de investigación, definir y explicar las finalidades de un servicio de archivos: Clasificamos y conservamos los que son entregados al archivo.

a. - ¿Porqué y cómo se clasifican los documentos?.

b. - ¿Existen documentos innecesarios?

c. - ¿Participa el archivo de la vida administrativa, social y cultural?.

d. - ¿Proporciona el archivo los documentos requeridos?

e. - ¿Elimina el archivo los documentos innecesarios?.

4. - Lleva a la búsqueda de los sectores de actividad que podrían perfeccionarse y modernizarse.

5. - Se trata de aumentar la eficacia administrativa, de desarrollar la investigación y la circulación de información.

6. - Permite la modernización y adaptación de las actividades de los archivos al mundo moderno, abandonando su mera misión de conserva­ción.

7. - Introduce una mentalidad prospectiva.

8. - Obliga a concebir un sistema institucional de archivos en forma de un todo coherente, estructurado y destinado a solventar problemas del futuro.

9. - Obliga a escoger objetivos de prioridad de la Institución.

La planificación de los servicios de archivos, se refiere a dos niveles muy distintos:

1. - En el nivel de las estructuras, elabora planes de desarrollo de in­fraestructuras archivísticas en la Institución Pública y Privada, en el marco el desarrollo nacional.

2. - En el nivel de funciones, programa actividades de servicios de archivos del país desde el momento que el tiene conocimiento histó­rico hasta su última finalidad como testimonio orgánico.

El ambiente esta constituido por la filosofía administrativa de la institución, por el tipo de la organización dominante, y por el empleo de una serie de técnicas que faciliten o dificulten la toma de decisiones.

Filosofía considerada desde el punto de vista de:

- la preferencia por los objetivos,

- descentralización de la autoridad,

- valoración del individuo por el resultado por sus esfuerzos, etc..

En suma, tiene relevancia si en la institución se siguen las técnicas de ad­ministración, o si se maneja empíricamente, centralizando la autoridad en unas cuantas personas, cuando no en una sola.

Queda en el pasado la urgencia de métodos de producción que permiten mayor rendimiento con bajo costo, la eficiencia operacional, incremento productivo fueron factores importantes, se trataba de la diversificación in­dustrial.

La producción dejó de ser el problema central, se busca la mayor eficiencia al crecer la competencia y escasez de mano de obra calificada, se buscan nuevos principios de la organización que permita reducir costos administrati­vos, se busca especialización en las funciones administrativas.

El énfasis por los sistemas de información crece día a día, el lugar de la planificación se impone, porque hace posible perfeccionar los objetivos y la selección de alternativas.

Los archivos producen información de utilidad que permiten reforzar las técnicas de planificación. La aplicación de los sistemas de comunicación permiten la planificación de actividades interconectadas, en forma tal que se puede calcular la ruta crítica y desarrollo de métodos evaluativos.

El desarrollo de las técnicas documentales, y de algunos de los campos de las aplicaciones de la informática, representan en los sistemas de informa­ción, un desafío para el archivero acorde con el desarrollo de su profesión.

El diseño de los sistemas de información presenta la necesidad de mejorar la actuación de funcionarios, en todos los niveles, responsabilizándose por la optimización de los resultados.

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