003 CICLOS DE LA PLANIFICACION

003 CICLOS DE LA PLANIFICACION

ara planificar el futuro hay que conocer el presente que es resul­tante del pasado más el dinamismo actual. El conocimiento del pasado se obtiene por medio de la investigación. Primero es el tema de investigación (lo que queremos saber). Luego la hipótesis. Suponemos que algo se co­noce por lo tanto debemos conocer el estado actual de la investigación.

El desarrollo no necesita totalmente de la planificación. La vida hu­mana puede desarrollar sin ser planificada. La planificación es un auxiliar del desarrollo pero no un determinante.

El eje de toda labor Archivística es el hombre. Tanto desde el punto de vista de quien efectúa el servicio como de quien es beneficiario de la in­formación.

La capacitación unida al perfeccionamiento permanente determinará que el archivo cumpla sus funciones.

Consideramos ciclo de Planificación, al tiempo que el Archivo utiliza en realizar las distintas etapas de la Planificación. La duración del ciclo varia de un Archivo a otro. La experiencia nos lleva a determinar que cuando se ejecuta una Planificación por primera ves en un Archivo, el ciclo completo puede durar de tres a cinco años.

La institución necesita esencialmente de tres capítulos,

organizar

planificar

comunicar

Estos procesos no son naturales e inmanentes. Son

inaprehensibles,

multidimensionales,

intangibles,

transversales;

están presentes, en toda la institución y conciernen a todos. Es indispensa­ble situarlos en las actuales investigaciones sobre la mejora de la eficiencia y eficacia globales de las instituciones.

Una vez establecidas las funciones del Archivo, se pretende que estas se cumplan; las metas prefijadas, suelen modificarse a lo largo del ciclo de Planificación.

El ciclo de Planificación se divide en etapas que permiten clasificar los trabajos a realizar o las metas a alcanzar, cada etapa tiene objetivos relacionados. Generalmente en los ciclos cortos se efectúa la supervisión de las actividades del Archivo, la revisión o desarrollo de nuevos objetivos.

La primera etapa incluye

evaluación del ciclo de Planificación,

los recursos que otorgan el presupuesto,

tiempo de dedicación de la plantilla,

las tareas asignadas a los participantes,

el programa de Planificación, etc.

El ciclo de Planificación generalmente coincide con el ciclo presupuestario de la Institución a la que corresponde el Archivo. Algunos Archivos, por su naturaleza, demoran mas de un año en completar una etapa de objetivos, especialmente cuando se planifica por primera vez. La etapa de revisión de resultados pone punto final al ciclo de Planificación, se mide la efectividad práctica del plan. A partir de esa evaluación se establece las recomendaciones oportunas para el siguiente ciclo.

Resulta de difícil comprensión, organización, planificación y co­municación porque normalmente se confunden en esquemas simplificado­res: el estudio técnico de la participación de los archivos en el esquema de la comunicación, genera directrices informáticas como nociones apresura­das de organizar sistemas de información.

Sin embargo, el técnico en Archivos no se conforma con ambigüedades. La planificación de los archivos, merece reflexión y acción especí­fica.

Cada una de estas acepciones, organización, planificación y comu­nicación incursionan en múltiples disciplinas como:

administración

sociología,

psicología,

ciencias políticas,

ingeniería,

informática,

antropología

etnología, etc.,

sin agotar el tema, se interesan por alguna, cuando no toda, de sus facetas. Esto nos obliga a ensanchar las fronteras, que para nuestros fines las redu­cimos solo a lo que nos concierne como archiveros.

Comentarios