Publicado el: 13/10/2024 / Leido: 8292 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
CUIDADO Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Características de los documentos: La cantidad y clase de cuidados requeridos por un documento cualquiera, depende de sus características y naturaleza.
El archivero debe poseer un conocimiento general de los métodos que conviene aplicar en cada caso, con vista a la máxima conservación posible de los documentos.
Importa recordar que la conservación de la mayoría de los documentos, depende de una Sala de Conservación apropiada y del movimiento de los mismos.
Temperatura y humedad: Es un hecho admitido que el tiempo de conservación de un documento puede depender de la situación geográfica de la Sala de Conservación y de la temperatura y humedad al interior de la misma.
El deterioro de muchas cubiertas de tela, lona, cartones y pieles resulta acelerado en temperaturas superiores a 20°C. y en atmósfera de humedad relativa más allá del 50%.
La corrosión del acero y los metales de los estantes, es más rápida a temperatura y humedad elevadas, particularmente si la humedad se condensa en los mismos.
Temperaturas elevadas determinan también que ciertos plásticos y documentos similares se deformen.
Arreglos de mapas y planos enrollados: Los Mapas y Planos de grandes dimensiones son conservados enrollados y colocados a lo largo de las paredes, también se pueden conservar los Mapas y Planos enrollados en las estanterías, también pueden conservarse en posición vertical pero no es la más aconsejable.
Depósito para microfilm y otras películas celulosas: La conservación del documento sobre películas de celuloide, cualquiera fuera su formato, microfilm, negativo de fotografía, film de cine, implican condiciones particulares de temperatura e hidrometrías, los especialistas por otra parte no están de acuerdo en este aspecto. La opinión más corriente indica que los filmes se conservan a una temperatura de 10 a 16° C. y con una humedad relativa del 5O%. En los archivos provistos de ambientadores de aire es conveniente prevenir la existencia de esta clase de documentos en los depósitos, lógicamente que si se provee de una sala de conservación de películas celulosas donde la temperatura y la hidrometría son reguladas independientemente de las otras salas, será lo más adecuado.
La película, en base a celulosa, debe ser especialmente cuidada contra el polvo y la humedad, si se la conserva en rollos, estos deben estar guardados en cajas metálicas con núcleo de materia plástica o en metal.
Se puede facilitar la consulta de microfilm cortándolo en bandas de 23 cm de largo correspondiente a 6 vistas siendo consideradas cada banda en estuches de plástico transparente. Esta funda tiene que tener una tarjeta en la parte superior para la inscripción de la signatura y del título. Estas bandas se colocan en archivos metálicos.
La conservación en rollos puestos en cajas metálicas herméticas, es preferible en los climas cálidos y húmedos que la conservación en bandas. Los microfilmes de seguridad que no están deslindados de la consulta directa del público se conservan exclusivamente en rollos.
Estos filmes antiguos sobre nitrato de celulosa (hechos) presentan un peligro para su conservación. Este material es muy inflamable y químicamente inestable, ofrece un riesgo permanente de incendio y explosión.
Los filmes sobre nitrato de celulosa deben ser obligatoriamente conservados en depósitos especiales, en cámaras fuertes con todas las instalaciones de seguridad requeridas.
Los filmes sobre acetato de celulosa no ofrecen más estos riesgos en cuanto a la conservación de negativos sobre placa de vidrio, su fragilidad impone precauciones particulares: cajas acolchadas, sobres de algodón, plantean problemas sobre todo de protección contra los golpes y rayaduras.
También hay otros tipos de documentos cuya conservación plantea problemas particulares, por ejemplo las bandas magnéticas y los discos, en general son conservados en los mismos depósitos que los papeles y los libros.
Los discos se conservan de manera óptima colocados en cajas de cartón o metálicas, que son hechas en forma vertical sobre los estantes, pero cada disco debe ser cuidadosamente conservado en un doble sobre, uno en bolsa de papel y otra de cartón, el enemigo principal de los discos es el polvo. Es necesario vigilar particularmente que las cajas sean bien cerradas.
En cuanto a las bandas magnéticas se las conserva en cajas metálicas. Para los franceses hay distintos diámetros: 30,5 cm, para las bandas registradas en 3P cm por segundo. Las cajas son colocadas en forma vertical sobre los estantes, la conservación de los discos y bandas magnéticas, no parece exigir desde el punto de vista de hidrometría y de la temperatura condiciones diferentes a la de los documentos sobre papel.
Película para rayos - x: La película para rayos X resulta afectada en forma desfavorable por su exposición a altas temperaturas y humedad. No se la debe exponer a condiciones como temperatura de 25°C. o más, ni aún durante breves intervalos de tiempo.
La conservación ideal para la película de rayos X lo constituye un área con aproximadamente 18 a 20°C. de temperatura y una humedad relativa no superior a 60%.
La exposición de la película a temperaturas relativamente bajas no presenta inconveniente, siempre que la humedad relativa no exceda del 60 %. Si es posible, la película de rayos X debe depositarse parada, reposando sobre los cantos, el ordenado en posición yacente ocasiona una presión perjudicial y acelera el deterioro.
A la inversa de los depósitos cuya estructura plantea numerosos problemas particulares los locales de trabajo en los archivos no se distinguen en nada para construcción de las oficinas o talleres consagrados a otras actividades.
El término locales de trabajo cubre en forma general al conjunto de otros locales que no sean las salas de conservación de los documentos, llamadas generalmente depósitos.
Se reparten en dos grandes secciones: locales abiertos al público y locales no abiertos al público. En un archivo ideal forman un bloque que suele ser designado también como bloque administrativo aunque contiene salas no administrativas como la sala de lectura o de exposición. Los locales de trabajo destinados a la ocupación humana permanente tendrán una altura bajo techo conforme a los hábitos en este dominio y proporcional a su superficie.
LOS CIRCUITOS DE CIRCULACIÓN Y EL PLAN GENERAL
No existen planes estandarizados para los locales de trabajo, las necesidades no son siempre las mismas en dos edificios diferentes. Pero, existe una especie de programa base más o menos común a todos los edificios de archivo y que forma el núcleo alrededor del cual se desarrollan las exigencias propias de cada archivo.
Este programa de base incluyen los circuitos de circulación en cuanto al plan indispensable de los locales. Se puede decir que la realidad concreta de los circuitos de circulación en un edificio constituye la condición esencial de su éxito sobre el plano funcional. Estos circuitos son más o menos numerosos, según la importancia y la naturaleza y se encuentran en todos los edificios del archivo.
Los circuitos de circulación y el plan general.
a) Circuito de documentos ingresados.
b) Circuito público.
c) Circuito de los documentos de consulta.
d) Otros circuitos.
Los locales no abiertos al público.
1.- Al grupo, ingreso selección y clasificación y los documentos eliminables.
a) La sala de recepción de los ingresos.
b) La cámara de desinfección.
c) La sala de selección y clasificación.
d) Los locales reservados a los documentos a eliminar.
2.- Los Talleres.
a) El laboratorio fotográfico.
b) El taller de reproducción y duplicación.
c) El taller de encuadernación y restauración de documentos.
d) El taller de embalaje y de reserva de material.
3.- Las instalaciones reservadas al personal de servicio.
Los locales abiertos al público.
1) El hall de entrada y la oficina de informaciones.
2) El grupo, lectura, inventario y documentación.
a) Consulta de los documentos de investigación.
b) Biblioteca.
c) Investigaciones especiales.
d) Investigaciones Administrativas y Documentación.
3) El grupo: museo, exposiciones, conferencias, servicio educativo.
4) Sala de reuniones.
5) Función, sanitarios, vestuarios, y teléfono público.
Circuitos de documentación ingresados o recién llegados
A su llegada al edificio los documentos ingresados son colocados en una sala de recepción o de ingresos, que estará en comunicación directa con el exterior.
Cuando es necesario, antes de llegar a la sección de ingresos, pasa a la cámara de desinfección; luego pasan a la sala de selección y clasificación después se los dirige a las estanterías, si el depósito tiene varios niveles, el traslado se efectuará por medio de montacargas. Todos estos locales están en comunicación directa, los unos con los otros, cámaras, recepción de ingreso, selección y clasificación y estanterías, el siguiente es el circuito de circulación por donde circula el publico, el público penetra en el edificio por el hall de entrada, allí se debe encontrar la oficina de informes, de allí el público es dirigido a la sala de lectura con sus anexos, la sala de documentación si ella es distinta de la sala de lectura propiamente dicha se encuentra igualmente en comunicación directa con el hall de entrada, la sala de exposición y de conferencias son accesibles a la puerta por el hall de entrada y por una entrada particular, en principio el público no tiene acceso a las oficinas de administración propiamente dichas del archivo.
Sin embargo el Director del Archivo General y sus adjuntos pueden recibir visitantes esto es lo que nosotros llamamos los locales abiertos al público, el acceso a sus oficinas debe ser posible desde los locales abiertos al público.
Circuito de documentos de consulta.
Es un circuito que se extiende a la vez sobre locales abiertos y sobre locales no abiertos al público, al pedido de consulta por los lectores los documentos son sacados de las estanterías hasta la sala de lectura, esto implica que esta salida debe encontrarse en lo posible próxima al montacarga.
Otros circuitos: Y otros circuitos de circulación más o menos importantes, según los Archivos o Circuitos de Documentos hacia el taller de Microfilmación de los documentos en préstamo al exterior, de los alumnos del servicio educativo, etc., su definición forma parte de acuerdo con el director de archivo a quien le corresponde de ver si su importancia justifica una disposición especial en el plano inferior.
LOCALES NO ABIERTOS AL PÚBLICO
1er. Grupo.- Ingreso, selección y clasificación.
La sala de recepción documental, o sala de ingresos, es el local de tránsito donde los documentos permanecen algunas horas o algunos días antes de pasar a la selección y clasificación; si en el mismo edificio se cumplen las funciones de Archivo Intermedio y de Archivos permanentes e históricos, la sala de recepción se situará a la entrada de la sala que cumple las funciones del Intermedio, local esencialmente destinado a recibir los papeles provenientes del exterior.
Esta sala debe ubicarse hacia afuera y los ingresos de documentos deben ser hechos por camión, camioneta, etc., será necesario un andén de descarga, este andén será arreglado contra las inclemencias del tiempo, su entrada será clausurada fuera de servicio por una cortina metálica que presente todas las garantías de seguridad contra robo.
La sala de recepción de documentos no tiene que tener un mobiliario particular, sólo las estanterías metálicas llenarían todo el lugar y allí serian depositados los legajos y paquetes de archivo a medida de su llegada, una mesa cerca del andén de descarga servirá para apuntes en una carpeta de llegada de los expedientes o sea para un edificio de 2.500 m de estanterías, la sala de recepción de documentos puede tener una superficie de alrededor de 40 m2; para un edificio de una capacidad superior a 50.000 metros lineales es necesario prevenir una superficie del orden de 80 m2.
Cámara de desinfección: Estará ubicada próxima a la sala de recepción y allí se colocarán los documentos recién llegados. Se asegurará una perfecta evacuación de los gases tóxicos o nocivos.
Sala de selección y clasificación: Los locales consagrados a la selección y a la clasificación constituyen en cierta medida el corazón de un edificio de archivo, por lo consiguiente su arreglo debe ir acorde con su importancia. Selección y clasificación, no son términos sinónimos, la selección es el resultado del análisis documental sobre los valores de información de los documentos de un fondo o de una parte de los fondos, para eliminar aquellos que carezcan de valores informativos. La clasificación es el conjunto de operaciones que permite ordenar los documentos del fondo o de una parte del fondo.
Esta sala debe estar sobre todo calefaccionada, iluminada y ventilada, la superficie de esta sala puede variar. En proporciones aproximadas, para un depósito de 10.000 m de estantería, una superficie de 50 m2 parece razonable.
Locales reservados a documentos por eliminar: Después de la selección una parte de los documentos va a las estanterías y el resto está destinado a la eliminación, sea inmediatamente o en plazos establecidos.
Los documentos a eliminar en plazos establecidos son conservados en estanterías hasta la fecha de su destrucción, no requieren en este período locales especiales.
La mejor solución consiste en utilizar espacios más próximos a la salida de la estructura, sea edificio, sala o local, de modo que llegado el momento, su evacuación se haga lo más fácilmente posible, en un servicio de archivo bien organizado, los documentos a conservar indefinidamente y los documentos destinados a la eliminación no deben conservarse en la misma sala. Estos últimos deben ser colocados en un local especial llamado sala de eliminación; normalmente se presentan dos soluciones, primero, que la destrucción tenga lugar en el mismo edificio, el equipo de eliminación estará lógicamente situado en la sala de eliminación o en su proximidad inmediata. Si se utiliza un incinerador se lo instalará aislado del edificio. La evacuación de los gases se efectuará de manera satisfactoria.
En el segundo caso, la eliminación se efectúa fuera del edificio del Archivo, los documentos a eliminar se trasladan en movilidades; a tal efecto, sala de eliminación estará provista como la sala de recepción, de un andén de descarga abierto hacia el exterior. En algunos archivos una sola sala sirve para la recepción y para el depósito de los documentos a eliminar. Los documentos a eliminar pueden estar dispuestos en el suelo en paquetes regulares, sin mobiliario especial, esta previsto que una superficie de 40 a 50 m2, debe ser en principio, suficiente para la sala de eliminación.
Instalaciones reservadas al personal. El personal del archivo debe disponer de un mínimo de vestuarios y de sanitarios en número suficiente tanto para hombres como mujeres.
En los depósitos importantes es conveniente instalar un local donde los empleados puedan reunirse a la hora de las comidas para comer en conjunto.
Si hay un centro de climatización, generalmente puede ser situado en el subsuelo como la calefacción.
Los garajes en razón del riesgo que representan desde el punto de vista del incendio deben construirse de manera aislada como sea posible, es necesario prevenir lugares para las movilidades del servicio, del personal, del director y mientras sea posible para los investigadores o usuarios.
Los talleres
Un archivo moderno no se concibe sin un cierto número de talleres, los problemas que tienen estos talleres son esencialmente los problemas de equipamiento en material y en movilidad, no limitaremos aquí a señalar algunas características.
Figura 30 .Sala de fotografías. |
La importancia del laboratorio fotográfico en un archivo varía mucho según se pretendan realizar allí grandes programas de microfilmación con todas las operaciones como son toma de vistas, revelado y ubicación de los tejidos o simples tomavistas, poco luminosas porque las operaciones del revelado y copias son confiados a un laboratorio. |
En el primer caso el laboratorio deberá comprender al menos de 3 salas indispensables.
ÜSala de tomas.
ÜTomas de vista.
ÜSala de revelado y copias.
En forma muy generalizada, cada una de estas salas tendrá una superficie mínima de 10 a 15 m2 por laboratorio. Esta medida es mínima. Considerando que el laboratorio está equipado con una sola Cámara de tomas, si el laboratorio está equipado con muchas cámaras la superficie aumentará en proporción.
El emplazamiento del laboratorio fotográfico en archivos no presenta una importancia particular, salvo en el caso donde se deben ejecutar grandes programas de microfilmación en este caso estará lo más próximo posible a las estanterías para evitar los largos circuitos inútiles en el momento de llevar y traer los documentos a filmar.
Considerando que la sala de revelado y de copias deben ser simplemente oscuras, es conveniente colocar el conjunto del taller fotográfico en el subsuelo a condición que la ventilación sea especialmente estudiada.
Existen cámaras de microfilm que están montadas sobre columnas de 3 m de altura, este detalle debe tenerse en cuenta si se construye una sala de tomas, si su altura bajo techo es inferior a tres metros es necesario observar en el lugar donde se va a colocar la cámara una campana de altura suficiente para necesidades del trabajo fotográfico.
La sala de revelado de copias debe estar equipada con piletas y agua corriente, la seguridad del laboratorio fotográfico, impone servidumbre particular, peligro de los productos químicos empleados, aparatos eléctricos, etc., los servicios de seguridad y de lucha contra incendios deben examinar atentamente el plan y las disposiciones antes de autorizar la puerta de servicio.
Taller de reproducción y duplicado.
Todos los archivos importantes están llamados a ejecutar reproducciones de documentos, ejemplo: fotocopias de reproducción son a menudo colocados en el mismo local donde está la cámara de microfilm, sin embargo cuando el número de producción de las copias es bastante grande puede ser necesario prever un local especial, en ese caso el local debe situarse lo más próximo posible de las oficinas o de la sala destinada al público.
Algunos archivos efectúan operaciones de multiplicación de documentos, como circulares que difunden documentos o para necesidades de la enseñanza; es el caso de Archivos importantes, donde se puede instalar una imprenta. Para los inconvenientes que presentan los materiales de lubricación y de impresión, el ruido que causa su funcionamiento, etc., estos talleres deben situarse con preferencia en el subsuelo, en todo caso dejar lejos de las oficinas y locales de trabajo.
Taller de encuadernación y de restauración.
Ningún archivo moderno puede concebirse sin un taller de encuadernación, por ejemplo de diarios, reparación de encuadernaciones, etc., las salas de encuadernación pueden tener una superficie de 20 a 25 m2 en un archivo mediano y de 40 m2 para un archivo importante.
Si se realiza en el taller encuadernación a costura, teniendo en cuenta los inconvenientes de los equipos, podrá tener una superficie de 80 a 100 m2 según la naturaleza con que esta equipada; se reserva al taller de restauración una superficie más o menos importante alrededor de 25 m2. Bien protegidos contra incendios y ventilada a causa de los productos químicos que se emplean, razón suficiente para situarlo en lo posible, alejado de la sala de conservación.
Taller de condicionamiento y embalaje y reserva de materiales: El número de operaciones de embalaje, empaquetado, etc. al exterior, justifica en un archivo importante la presencia de un taller especialmente consagrado a estas actividades, debe estar situado en la proximidad inmediata de la sala de selección y de clasificación de la cual constituye en cierta manera un anexo, puede estar colocado sin inconveniente en el subsuelo a condición de que su acceso sea fácil, cuando la importancia de un archivo no justifique la existencia de un local especial para el funcionamiento del embalaje, estas operaciones se efectuarán en un rincón de la sala de selección y clasificación también en esta sala estará la reserva de materiales, cuyas cajas, cartones, papeles, etc. en razón de los riesgos de incendio, esta sala será bien aislada y protegida contra el fuego, el subsuelo le conviene perfectamente.
EMBALAJE Y MARCADO DE LOS DOCUMENTOS
Generalidades
El embalaje de los documentos para su conservación, incluyendo marcado, constituye un elemento esencial, empleando métodos y documentos adecuados, reduciendo gastos y evitando pérdidas. El adagio “vale más prever que curar” debe tenerse en cuenta en materia de embalaje de documentos. Un embalaje deficiente o inadecuado es costoso, y las perdidas resultantes acarrean la reparación o la pérdida de los documentos dañados.
El término envase, podría ser utilizado en los archivos, ya que comporta el empleo de documentos de envoltura, de amortiguación, piezas, marcado, destinados a proteger documentos contra daños, previniendo pérdidas o averías, facilitando su manejo e identificación.
El término embalaje significa preparar un documento para la Sala de Conservación, y comprende la envoltura, el amortiguamiento, amarrado, y el marcado.
NORMAS Y PRÁCTICAS DE EMBALAJE.
Existen ciertos requisitos para el embalaje de documentos y pueden variar según el tipo de soporte empleado, el de los documentos que se trate. Aún cuando no se puede pretender que el personal dedicado al embalaje conozca el conjunto de tales prescripciones, es importante sin embargo, que tenga algún conocimiento:
Principios básicos del embalaje
Los documentos, administrados por archiveros y destinados a la Sala de Conservación, debidamente marcados e identificados, en contenedores documentales, etiquetados, constituyen una forma de lograr una buena conservación.
Los dos principios fundamentales de la técnica del embalaje son:
elección adecuada del pieza y del material de embalaje, y
empleo del método de embalaje más adecuado.
Elección de la pieza. Para la elección de un determinado tipo de piezas documentales apelamos a las características físicas del documento y de la pieza principal, tales como tamaño, peso, forma, resistencia, facilidad de deterioro, riesgos particulares, valor, reglamentos relativos al tipo de documento.
Elección del método de embalaje. Existen varios métodos de uso común para el embalaje de documentos, en cajas archiveras, envoltorios, archivadores especiales. Muchos documentos se adaptan de por sí a un embalaje fácil y regular que llena el contenedor por completo. Otros en cambio hay que proveer protección mediante el empleo de relleno con cartón corrugado, divisiones, etc. Los documentos de forma irregular o de peso fuera de lo corriente requieren atención especial. Lo métodos básicos de embalaje más en uso son los siguientes:
Empleo de material amortiguador de protección en el interior del contenedor;
Trabajo y bloqueo;
Atornillado;
Compresión de los documentos.
Agrupamiento, atado de los documentos
Siempre que sea posible es preferible utilizar un tipo standard de documentos de embalaje, tipo de caja, papel, cartón, etc., los más adecuados a la clase de operación de embalaje prevista. Manteniéndose el número de los distintos tipos de documentos y tamaños, simplificando la operación de embalaje.
Es necesario revisar y renovar periódicamente los documentos de embalaje conforme a las necesidades.
Se aprovechan los documentos usados siempre que así resulte conveniente, especialmente las cajas y cartones. A tal objeto se instruye al personal en la forma de abrir las cajas y cortar los cierres de los cartones, de modo que dichos documentos puedan servir.
Los tipos comunes de daños que ocurren con frecuencia son:
rotura,
aplastado,
ensuciado,
corrosión
dañado,
deterioro
infección por insectos
Documentos susceptibles de rotura. Todos los documentos son sensibles a los golpes. Los documentos susceptibles de rotura, aplastamiento debidos al peso, deben ser acomodados en piezas rígidas y lo bastante fuertes para soportar el peso que se les imponga, manteniendo al propio tiempo su forma frente a presiones de cualquier lado.
Los documentos frágiles deben de envolverse con documentos protectores en forma uniforme, de modo que no puedan moverse en el interior del contenedor, ni puedan entrar en contacto directo con otros documentos.
Documentos sujetos a daño por causa de temperatura. Algunos documentos requieren un embalaje adecuado que los proteja contra los efectos de temperaturas, especialmente durante la temporada de invierno y verano, como temperaturas extremas.
Cartón de fibra (caja). La pieza más comúnmente empleada para el guardado y manipuleo de documentos, es la caja de cartón designada corrientemente como “cartón”, que se manufactura en dos tipos básicos, a saber, el de cartón corrugado (construcción corrugada o celular) y el de plancha lisa, más resistente.
Algunos cartones, poseen cualidades de impermeabilidad al agua. Los cartones de fibra son por lo regular más baratos que la caja de madera y suelen ser de una sola pieza. Se mandan plegados al usuario, resulta fácil guardarlos en un espacio relativamente exiguo hasta el momento de su empleo.
Aplicaciones. En la última década la tendencia general ha sido el empleo de contenedores pequeños, de 28 por 38 centímetros y 5 kilos aproximadamente, considerando en la práctica como más fáciles de manipular y depositar.
El cartón de fibra es empleado como muy satisfactorio para el volumen y peso contenidos. En términos generales los cartones, corrugados y lisos, se aceptan en los servicios de guarda.
Al escoger el cartón para el embalaje de documentos hay que tomar en cuenta el tipo y la resistencia del cartón.
En todos los casos, los documentos y material de embalaje colocados en la caja de cartón deben ofrecer suficiente resistencia para permitir el ordenado eventual del mismo, sobre cualquiera de sus caras si es posible.
Etiquetas de precaución para documentos.
“ATENCIÓN” - Apártese del fuego, etc. Etiqueta Roja; letra negra sobre fondo rojo. Tamaño 4 por 12 centímetros.
Manténgase alejado de documentos, etc. letra roja de bloque sobre fondo blanco. Tamaño 4 por 12 centímetros.
“FRÁGIL”, Etiquetas. Letra negra de bloque sobre fondo rojo. Tamaño: aproximadamente 4 por 12 centímetros.
“ATENCIÓN - DOCUMENTO SUJETO A RESTAURACIÓN”. Letra blanca de bloque sobre fondo rojo. Tamaño: aproximadamente 6 por 12 centímetros.
“FRÁGIL-TRÁTESE CON CUIDADO”.
Tamaño: aproximadamente 3 por 20 centímetros.
“ESTE LADO ARRIBA”.
Letra blanca de bloque sobre fondo rojo. Tamaño: aproximadamente 5 por 10 centímetros.
“LISTA AL INTERIOR DE ESTA PIEZA”.
Letra blanca de bloque sobre fondo rojo. Tamaño aproximadamente 5 por 12 centímetros.
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