Publicado el: 30/09/2024 / Leido: 3333 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
MÉTODOS DE LA SALA DE CONSERVACIÓN
Objeto
El objeto del almacenamiento racional consiste en:
àasegurar el máximo aprovechamiento del espacio,
àlograr la buena conservación y protección de los documentos;
àla fácil y segura identificación de los mismos;
àahorrar positivamente tiempo, mano de obra y material,
àpasaje fácil y rápido de los documentos desde la Sala de Conservación al área de atención al público.
Para depositar los documentos adecuadamente, conviene tener presentes estos objetivos. Estos han de ser observados por el encargado de la Sala de Conservación, en interés del depósito apropiado de las entradas de documentos diarias.
Los métodos y procedimientos de la Sala de Conservación varían según la cantidad y clase del espacio disponible, personal, equipo, y lógicamente la cantidad y clase de los documentos a depositar. Se recomienda tener presentes los siguientes objetivos básicos:
Tanto el espacio como la mano de obra se traducen en economía. El depósito racional implica el máximo aprovechamiento del espacio con un mínimo de mano de obra al depositar los documentos.
El espacio ha de procurar aprovecharse bien mediante el empleo de equipo moderno de manejo, que permite instalar los documentos hasta la mayor altura reglamentada, de lo que resulta un aprovechamiento máximo en términos de metros cúbicos. Habida cuenta del tipo de documentos que se trata de depositar, ha de considerarse en términos de volumen y no sólo de superficie.
Siempre que sea posible hay que procurar reducir el empleo de la mano de obra mediante el empleo de equipo y elementos auxiliares, que permiten acomodar los documentos por unidades de carga más que por contenedores documentales individuales.
Los documentos de consulta permanente han de depositarse en sitios en los que se los pueda seleccionar y expedir con un mínimo de manipulación.
Los de consulta esporádica, en cambio, pueden colocarse en lugares menos necesarios y no tan accesibles.
Los documentos voluminosos y pesados, difíciles de manejar, deben depositarse como norma, siempre que sea factible, en lugares mejor accesibles para evitar su excesiva manipulación.
Los documentos se depositan conforme al grado de protección que requieren cada uno de ellos en particular. La temperatura, humedad, exposición a posibles causas de incendio, sustracción, etc. constituyen otros tantos factores que hay que tener presentes al decidir los respectivos lugares de la Sala de Conservación.
Si se trata de documentos susceptibles de aplastamiento, o que el conjunto de documentos viene en mal estado o es de forma irregular, se adoptan métodos especiales de depósito, con objeto de eliminar posibles daños y aprovechar al máximo en términos de volumen el espacio disponible.
La disposición ordenada de los documentos constituye un elemento esencial y debe mantenerse en todo caso a los fines de selección y control. Los piezas y los documentos depositados han de serlo en forma que su nomenclatura y cantidad se dejen determinar fácilmente. Siempre que sea posible la instalación de documentos específicos debe ser uniforme en cuanto a la cantidad.
EN LA SALA DE CONSERVACIÓN
En teoría, el factor comodidad debe ser determinante en la Sala de Conservación de los documentos. Sin embargo, en la práctica diaria el Archivero puede hallar que poco o nada de espacio está disponible. Esto implica constante improvisación y traslado constante de los documentos recibidos a lugares más convenientes.
La disposición general de los grupos o clases de documentos principales debe planearse anticipadamente.
Los documentos deben depositarse por clases o categorías, siempre que resulte posible.
El agrupamiento por categorías o por números de documentos puede sin embargo resultar impracticable debido a alguna de las razones siguientes:
Documentos Secretos, o documentos altamente inaccesibles, exigen una protección especial y separación adecuada, tanto de ellos entre sí como respecto a los demás.
Algunos documentos requieren también ser separados de otros por razón de sus características de rápida deterioración, en forma que se les pueda dar el tratamiento adecuado manteniéndolos al mismo tiempo bajo inspección.
Documentos valiosos, sujetos a sustracción, requieren de una Sala de Conservación protegida especialmente. Algunos documentos son susceptibles a las temperaturas y humedad, generalmente los de arquitectura, otros requieren protección contra eventuales aspectos de magnetismo, como los documentos informáticos.
Los Documentos activos deben depositarse cerca del área de consulta. Cuando el espacio interior de la sala es escaso, los soportes tratados o protegidos especialmente contra corrosión o deterioración por la intemperie deben depositarse en áreas especializadas o simplemente cubiertas.
Capacidad. El factor capacidad de la Sala de Conservación comprende las características de los documentos de la misma, dimensiones, altura del techo, capacidad de carga del piso y la disposición de superficie. En muchos casos el tamaño de los documentos determinan las áreas a disponer. Observamos:
5 las áreas o bloques vastos de la Sala de Conservación para el depósito de fondos grandes, y los más chicos para el de fondos más reducidos;
5 las áreas de techo elevado para el depósito de documentos que se dejan apilar sin peligro en forma compacta hasta la máxima altura de los estantes;
5 las áreas con piso de capacidad de carga limitada para las documentos menos pesados;
5 áreas lo más cerca posible de aquellas en las que ya se encuentran depositados otros documentos idénticos.
Documentos. Al considerar los factores relativos a la naturaleza de las documentos, el encargado del archivo debe tener en cuenta tanto las características de los documentos, por su soporte o por su información, como los métodos apropiados en cada caso a su manejo. Ha de tener en cuenta, en particular:
KLa naturaleza de los documentos, sean frágiles, etc.;
KEl tipo, tamaño, cantidad de los documentos que se van a depositar.
Equipo y mano de obra. Comprenden los siguientes factores:
- Clase y cantidad del equipo de manejo documental y del personal disponibles;
- Clase y cantidad de los elementos auxiliares de que se dispone.
Con el término generalmente aceptado de “elementos auxiliares de la Sala de Conservación” se designan todos aquellos elementos, útiles, equipo y documentos destinados a facilitar el manejo y el depósito de los documentos y a asegurar, en particular, el mejor aprovechamiento del espacio y el acceso más fácil a los documentos con un mínimo de manipulación.
Ejemplos típicos de elementos designados como elementos auxiliares los constituyen los tacos y cuñas de madera, carretilla selectora, tablas inclinadas o resbaladeros, etc.
Algunos de éstos se incluyen a veces en al material de manejo, sin embargo, el término equipo o material de manejo se reserva por lo general a los elementos empleados principalmente para el transporte y el alineamiento de los mismos, etc.
Aún cuando los elementos auxiliares y el equipo de manejo proporcionan los útiles para el depósito y manejo adecuados de los documentos, son muchos sin embargo los factores que determinan la economía de los mismos y restringen sus respectivos campos de aplicación, siendo algunos de los más importantes entre ellos el volumen y la clase de los documentos a manipular y la actividad o ritmo de giro de los mismos.
La gran variedad de los documentos depositados por lo general en las Salas de Conservación del Estado, Archivos Generales, requieren el empleo de elementos auxiliares, con el fin de aumentar la eficiencia del servicio, reduciendo a la vez el costo de las operaciones.
Los tipos siguientes de elementos auxiliares son los que se utilizan por lo general en las Salas de Conservación de Archivo en los que los servicios existentes permiten su empleo y el volumen de operaciones es lo suficientemente importante para justificar el gasto adicional que implican, incluyendo el del equipo de manejo que complementan, a saber:
Carretillas selectoras, sobre la cual los documentos son colocados por unidades de carga, con el fin de facilitar el ordenado. Las carretillas selectoras se hacen por lo general de madera, de metal, o de una combinación de ambos elementos.
El sistema de carretillas selectoras provee al transporte y ordenado de gran número de documentos por unidades de carga, aumenta en grado considerable el peso y volumen del material susceptible de ser manejado por el operario individual, imprimiendo en esta forma mayor rapidez a las operaciones de manejo.
La carretilla selectora, consta de una plataforma rodada, provista de una carretilla operada a mano. Se recurre a su empleo en el caso de documentos que por su naturaleza o forma de embalaje no pueden cargarse manualmente, como ser planos. También se los emplea para la separación y depósito de la selección en los estantes.
Adaptadores de carretillas selectoras. Se pueden añadir un sinnúmero de utilidades. Se encuentran en el comercio muchos tipos de accesorios de carretillas selectoras, los cuales, empleados convencionalmente, proporcionan un medio económico de depositar documentos que en otra forma deben disponerse en jaulas o estantes.
Tamaño de las carretillas selectoras. Normalmente el tamaño de la carretilla selectora viene determinado por el tamaño, el peso, la forma y el tipo de embalaje de los documentos que han de ser manejados. Por su comodidad la más adecuada es de 70 por 100 cm de superficie plana, o bien las de 90 por 120 cm, son las más adecuadas, otras medidas consideradas estándar, son las de 100 por 120 cm, y las de 120 por 120 cm, para éstas medidas debemos primero considerar que se requieren pasillos más amplios del almacén.
La carretilla selectora de 70 x 100 centímetros se recomienda en general para el depósito de documentos sobre papel. La de 90 x 120 centímetros es indicado para el depósito de documentos en general, y los de 100 x 120 y 120 x 120 centímetros se recomiendan para los documentos cartográficos.
Elección del tipo y tamaño de carretilla selectora. Como regla general se sirve el manejo de documentos en la carretilla selectora más grande del tipo adecuado. Esto permite el empleo de un número más reducido de carretillas selectoras, lo que a su vez reduce las operaciones del manejo.
Los Archiveros de las Salas de Conservación deben elaborar y establecer un procedimiento normalizado para el manejo por carretillas selectoras de todos los documentos de mayor movimiento.
Tanto la carretilla selectora como el modelo de carretilla selectora estándar proporcionan el máximo aprovechamiento y estabilidad del espacio. El tamaño de la carretilla selectora para cada clase de documentos depende en primer lugar del tamaño, la forma, el peso y la resistencia al peso de las piezas o documentos a depositar.
Carga de la carretilla selectora. Debido a la importancia del elemento estabilidad en la carga por carretillas selectoras, conviene seguir en dicha operación las prácticas que se indican a continuación:
1.- Orden apropiado. Colocar primero las piezas interiores de cada piso y procédase luego a ir cargando hacia los bordes. Esto es particularmente importante cuando la carretilla selectora está siendo cargada por dos operarios a la vez. La pieza interior, en efecto, sirve, una vez colocada, de línea divisoria del área de la carretilla selectora sobre el cual cada uno de los operarios irá colocando las piezas siguientes, así como de medio de alineamiento de los piezas en las esquinas.
2.- Distribución uniforme de los espacios vacíos. Cuando los piezas a cargar, debido a su tamaño o forma, no cubren por completo la superficie de la carretilla selectora, los espacios vacíos han de distribuirse en forma regular sobre la misma.
3.- Distribución regular de los salientes. Cuando las piezas o documentos sobresalen de los bordes de la carretilla, los salientes eventuales deben quedar uniformemente repartidos. Hay que cuidar cuando se carga en la carretilla documentos empaquetados que sobresalen de los bordes, los cantos agudos de la carretilla podrían perforar los paquetes.
4.- Piezas cruzadas. De ser posible se colocan las piezas cruzadas sobre la carretilla, quedando trabadas, formando una unidad de carga compacta. Este método de trabajo varía según el tamaño, la forma y la resistencia al peso de las piezas documentales.
5.- Alineamiento de los cantos resistentes de las cajas de cartón, cajas archiveras. La mayoría de los contenedores consistentes en cajas de cartón, denominadas cajas archiveras, o cualquier caja adaptada a tal fin, tienen cuatro cantos reforzados, que ofrecen mayor resistencia. Tales cajas deben en consecuencia colocarse en forma que dichos cantos de mayor resistencia queden en sentido vertical, constituyendo así un soporte más firme para los anaqueles superiores.
ESTANTES. El empleo de diversos tipos de estantes constituye un medio eficaz a los fines de conseguir fácil acceso a los documentos y máximo aprovechamiento del espacio cúbico; en particular en el depósito de documentos voluminosos de forma irregular.
Los estantes pueden ser portátiles o rígidos en cuanto a su diseño y construcción, conforme al uso a que se destinen.
Anaqueles de tubo. Adecuados para el depósito de cantidades pequeñas a medianas de tubos o varillas de cartón, donde se guardan planos, mapas o documentos cartográficos:
Anaquel de estructura en A. La estantería de estructura en A, proporciona máxima facilidad de acceso a los documentos “entubados” y se adapta especialmente a fondos pequeños. A los fines de máximo aprovechamiento del espacio la estantería de estructura en A debe construirse en forma que el espacio comprendido en el interior de la A pueda utilizarse asimismo para el almacenamiento.
Anaquel de pared. La estantería de pared de tipo L fijada y anclada en forma permanente a la pared, es particularmente indicada para el depósito de fondos chicos. La instalación de dicho tipo de estantería debe limitarse a las operaciones que se consideran permanentes y allí donde la solidez de los muros pueda soportar el peso y la presión de las estanterías cargadas. Este tipo de anaqueles no es recomendable en zonas húmedas.
DEPÓSITO DE CONTENEDORES GRANDES
Los depósitos de contenedores grandes, no son muy recomendados, permiten la disposición del espacio suficiente para el depósito de grandes fondos documentales pero dificultan su accesibilidad.
La altura de la estantería depende de la resistencia al peso de los documentos, de la estabilidad o seguridad, de la altura que alcanza el equipo que se dispone para manipular documentos, de la capacidad de carga del piso y de la altura del techo.
Debe procurarse siempre alcanzar la máxima altura de ordenación documental compatible con las condiciones que se acaban de enumerar.
Ordenado en hileras. El ordenado en hileras consiste en el colocado de los estantes desde la pared, o cualquiera línea imaginaria, hasta el pasillo o corredor, dejando espacio suficiente para que cualquier hilera del grupo pueda manipularse sin interferencia alguna con las demás.
La disposición del ordenado por hileras en un área particular de la Sala de Conservación, limitada por dos corredores, debe realizarse de modo que las hileras se acomoden en el sentido del eje menor.
En los grandes bloques de la Sala de Conservación limitados por cuatro corredores, el ordenado debe empezar partiendo de una línea imaginaria, o trazada en el piso, corriendo paralela al lado mayor del bloque.
Semejante arreglo se presta al depósito de distintas clases de documentos en hileras adosadas, y ahorra espacio de maniobra, puesto que sólo requiere acceso a uno de los extremos de cada hilera.
La línea imaginaria o marcada en el piso no debe hallarse necesariamente en el centro del bloque.
A veces es aconsejable disponerla “fuera de centro”, de modo que se pueden acomodar fondos de tamaños varios de documentos.
Las hileras han de ser uniformes y la distancia máxima entre las mismas debe comprender el movimiento de la carretilla.
Definición: Fondo pequeño es el que consta, conforme a definiciones corrientes, hasta tres hileras de estantería convencional, una al lado de otra, ordenados hasta la altura máxima. El término se refiere en esta forma a fondos relativamente pequeños, en oposición a los fondos grandes.
Sala de Conservación para fondos pequeños. La Sala de Conservación para fondos pequeños puede conseguirse mediante disposición y empleo de bloques relativamente pequeños del ordenado.
El problema implicado en el depósito de fondos consiste en conseguir el más fácil acceso a los documentos sin crear por ello espacio de paso adicional.
Los pequeños fondos en áreas de contenedores documentales de las Salas de Conservación deben depositarse en estanterías colocadas al extremo de los bloques grandes, si dicho espacio no está disponible, el depósito debe planearse sobre la base del ordenado.
El ancho de los pasillos de servicio o de acceso requerido dependerá del tamaño de las carretillas para su manipulación.
Los estantes destinados al depósito de fondos pequeños deben numerarse adecuadamente, con objeto de facilitar el inventario de ubicación y la ubicación de los documentos.
DEPÓSITO DE DOCUMENTOS SELECCIONADOS
Generalidades: Un área fija de anaqueles para los documentos que fueron seleccionados y se expurgarán constituye un elemento importante en cualquier depósito o archivo en donde ocurra dicha forma de operación.
Dicha área comprende por lo general espacio para las operaciones de control y empacado conexas y se halla a menudo separada del área del depósito por contenedores documentales.
Dejar comentario
