Publicado el: 03/09/2024 / Leido: 2487 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
ARCHIVONOMIA - SITUACION ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO
¿Dentro de qué estructura administrativa está comprendido el archivo?
El archivo, que estructura administrativa interna tiene.
Se encuentra el archivo comprendido dentro de la planificación de la oficina.
PERSONAL DEL ARCHIVO
Es necesario estructurar las denominaciones oficiales de los cargos, a partir del más alto, y la cantidad, considerando que ha de ser necesario para la nueva distribución en la edificación o reciclado.
Si es suficiente para sus necesidades presentes?
PRESUPUESTOS DE GASTOS
Aparte del presupuesto de retribuciones, el personal, de archivo cuenta con un presupuesto originario de gastos.
Este presupuesto de gastos es suficiente para las necesidades actuales del archivo.
SERVICIO AL PUBLICO
Consulta en general
Utiliza el público en general los documentos del archivo para trámites personales y para la investigación.
Una vez realizado el breve diagnóstico y establecidas las necesidades del archivo, se presentan opciones consideradas como clásicas: construir un edificio nuevo o reciclar un edificio existente. En ambos casos es menester considerar el medio donde se hallan insertos, el “paisaje natural” y “el paisaje cultural”[1], los que condicionarán el desarrollo de las actividades.
Dentro del paisaje natural el terreno, la vegetación y el clima interesan al arquitecto en su proyecto, y al archivero en su función de conservación. “La función del archivo es proteger de todo riesgo la documentación en él albergada, permitiendo, al mismo tiempo, el cómodo trabajo a los funcionarios que lo sirven y la fácil consulta a cuantos a él acuden con objeto de estudio de sus fondos documentales.”[2]
El paisaje cultural es el creado por el hombre sobre el paisaje natural, en razón de su habitabilidad. “Las ciudades son ambientes artificiales, en sentido físico, económico y social (...) Su estructura y finalidades requieren pensar y repensar largamente.”[3]
Tanto el paisaje cultural como el natural que condicionan al edificio y su función, son a la vez modificado por éste, por lo cual, como veremos, la relación de vecindad, de ubicación respecto a otros centros políticos, administrativos o comerciales, el condicionante presupuestario, las reglamentaciones sobre construcción vigentes, el aspecto histórico ciudadano, y la relación de interdependencia entre ellos deben ser consideradas, y analizadas para la determinación de la opción de base.
El Archivero busca buenos argumentos para sus objetivos, estudiados de acuerdo a las características regionales, climatológicas y geográficas de cada país, pero consideremos algunos aspectos comunes:
En el mundo actual los Archiveros tienen sumo interés en no dar la espalda a su época. El público y las administraciones tienen ya una tendencia demasiado acentuada en la mayor parte de los países en confundir a los archivos con un montón de papeles sucios, viejos e inútiles.
Un edificio nuevo de aspecto moderno contribuye a combatir prejuicios. Los argumentos que se presentan para los edificios nuevos son muchos, el archivero debe seleccionar argumentos válidos, claros y concisos, su obligación es transmitir una idea concreta de la necesidad de construir un edificio nuevo.
Conservar los archivos en un edificio único bajo la autoridad de un Archivero, trae sus ventajas evidentes: “El archivo tradicional de superficie, con numero discreto de plantas sigue siendo el dominante. Sin embargo, después de la última contienda mundial, y por razones de seguridad, se empiezan a construir salas de conservación subterráneas o depósitos mixtos. Incluso las salas de conservación de superficie aparecerán privados de todo vano exterior.
Estas nuevas modalidades van a hacer necesarias la existencia de acondicionamientos ambientales de carácter artificial (luz, humedad, temperatura...) que, sin duda contribuyen a la correcta conservación documental pero a un alto costo económico de construcción y mantenimiento no siempre justificado ni al alcance de las, habitualmente, modestas fortunas archivísticas.”[4]
Tomamos como ventajas:
puesto que todo está reunido en un mismo lugar y que por consecuencia los transportes son reducidos al mínimo.
Consideremos como desventajas:
Esta modalidad, bloques múltiples en un sólo terreno, se adopta distribuyendo las distintas actividades y documentos en varios edificios separados.
Presentan como ventajas:
Presenta algunos inconvenientes:
En esta modalidad generalmente se busca como solución, construir galerías de comunicación entre los distintos bloques. Es evidente el obstáculo para hacer descartar la solución de los pabellones, pero puede ser considerada la mejor.
Presenta como inconvenientes:
Los documentos permanentes son investigados en su generalidad por profesionales de las ciencias sociales, su conservación es prioritaria, su tratamiento es de orden esencialmente científico. Los documentos administrativos, son consultados por los interesados de la entidades que los producen, ocupan mayor espacio que los permanentes, pero son periódicamente seleccionados para ser transferidos posteriormente. “La tipología del edificio de archivo viene determinada por muy diversos factores: modas, razones urbanísticas, condicionamientos geológicos, climáticos, geográficos, dimensionales, económicos...
Es claro que, desde el ángulo de la conservación sólo serán válidos aquellos que la propician.”[5]
Las exigencias de la construcción y del equipamiento de un archivo incluyendo su concepción para la etapa intermedia, archivos intermedios, son necesarias y complejas. Es adecuado entonces, concebir dos programas diferentes y tratarlos separadamente, sin perder de vista las desventajas enumeradas anteriormente, si el resultado de documentos permanentes e intermedios no pasa de 15.000 a 16.000 metros lineales, un solo y único edificio puede ser suficiente, por el contrario a partir del momento que se pasa de la cifra de 16.000 a 20.000 metros lineales, es casi siempre recomendable separar en dos bloques.
La elección del emplazamiento para el edificio del Archivo es esencial; si no se tiene un lugar adecuado, vale más no forzar la construcción. Que dicho sea de paso, ha de repercutir económicamente. Muchos errores del edificio pueden ser corregidos, pero no la elección de un mal terreno, todo el porvenir del archivo puede ser comprometido por una falta de este orden.
La noción de emplazamiento ideal es difícil de elegir. Muchos elementos en efecto deben tenerse en cuenta y algunos entre ellos son contradictorios.
“Situándonos en la hipótesis ideal de que se nos diera a elegir el lugar donde deba instalarse un archivo, nuestros conocimientos de las causas que nos benefician la conservación documental nos llevarían a eliminar una serie de posibles lugares en razón a: riesgo de humedad del subsuelo, existencia de especies bibliófagas, ocasionales torrenteras, al pie de elevaciones naturales propensas a caídas torrenciales de agua y con terreno poco permeable, proximidad a lugares peligrosos por la existencia de industrias contaminantes, potenciales objetivos bélicos, etc.
Habida cuenta de la misión cultural del archivo, en la elección del lugar destinado a albergarlo deberá considerarse su facilidad de comunicación y acceso y la proximidad de otros centros docentes y culturales que, de algún modo, completen su propia función y su alejamiento de zonas extremadamente ruidosas.”[6]
En la elección del emplazamiento es conveniente la asistencia del arquitecto o el ingeniero, para determinar las características del terreno y calcular los costos. Constructivamente, el terreno condiciona las formas de realizar las fundaciones del edificio, y éstas, el tipo de edificio a desarrollar, teniendo en cuenta que tecnológicamente en la actualidad es posible prácticamente todo, considerando que a mayor tecnología aplicada, mayor costo, p. e., un edificio proyectado en altura, ejercerá un peso mucho mayor que uno desarrollado en horizontal, si a esto sumamos la expansión del edificio en altura y el peso de los documentos y maquinaria de tratamiento, es necesario contar con un terreno firme, no deslizante, o una fundación costosa en el caso de no ser el terreno ideal.
Emplazamientos no recomendables. Con un mínimo de precauciones, debemos observar los emplazamientos que no son recomendables para el Archivo:
1. Los emplazamientos que ofrecen en sí mismo un peligro:
2.- Terrenos con vecindad conflictiva:
Antes de la elección definitiva del lugar deberá procederse a sondeos cuidadosos para evitar toda sorpresa desagradable al momento de las excavaciones de los cimientos.
Emplazamientos recomendables. Las funciones y objetivos del archivo no se limitan al resguardo adecuado de los documentos, sino esencialmente a facilitar el camino de la investigación, razón por la cual hay interés en que esté situado en zonas accesibles al estudiantado y los centros culturales. Al contener documentos administrativos, requiere ubicarlos en centros administrativos que generalmente se encuentran en el corazón de la ciudad, con mayor razón, cuando se incorpora en el archivo un Centro de Documentación Administrativa, al cual los empleados de las administraciones deben tener acceso fácil en todo momento. “Razones económicas y de conservación de determinados edificios de interés histórico artístico determinan en nuestros días la instalación en ellos de archivos y bibliotecas. Desde el punto de vista de la seguridad física de los fondos pueden no existir argumentos en su contra, siempre que cumplan o puedan adaptarse a los condicionamientos indispensables que garanticen dicha seguridad.
El construirlos, sin embargo de nueva planta obvia muchas dificultades y, con frecuencia, economiza gastos.”[7]
La tendencia general es que en un mismo edificio, puedan albergarse el archivo permanente y el intermedio, lo cual se presenta como un problema cuando los terrenos en el centro de las ciudades son escasos, caros y suelen ser inconvenientes para la construcción de Edificios de Archivo de gran tamaño.
Refiriéndonos al tamaño, analicemos algunos:
Salas de conservación de documentos que tienen de 15.000 a 20.000 metros lineales no se esforzará en encontrar un terreno en la ciudad. Una superficie de 800m2 a 1000m2 puede alcanzar para edificar un edificio, por lo que no representa mucha dificultad encontrar el terreno que sea conveniente para un servicio de archivos, lo más prudente es distinguir:
Los profesionales de los archivos deben realizar campañas publicitarias en forma permanente, como cualquier empresa que propagandiza su producto, para lograr atención y formar una conciencia archivística en el medio que les rodea. Los documentos de archivo, al igual que la pintura, escultura, libros de biblioteca, etc., son un elemento viviente de cultura, conformando el patrimonio cultural, su lugar está en medio de la ciudad y las personas que los han creado.
Se presenta la posibilidad que el centro, cerebro del servicio de archivos, incluyendo consultorios y sala de lectura, todo lo que está el servicio directo del público, permanezca en el corazón de la ciudad, y alejar hacia la periferia las salas de conservación que son el elemento más embarazoso, este planteo es concebido bajo dos condiciones:
1. Que la comunicación entre dos edificios separados sea segura, rápida y regular.
La separación del servicio de archivos, en dos edificios, plantean problemas delicados en funcionamiento y requiere un numeroso personal, si, favorece para las salas de conservación de naturaleza específica, como ser los microfilmes de seguridad, tienen normalmente su lugar en sitios aislados y presentan el máximo de garantías contra todas las causas imaginables de destrucción.
[1]TEDESCHI, Enrico Arq.: Teoría de la arquitectura. Nueva Visión. Buenos Aires, 1984. pp.311 p.30
[2] CRESPO, Carmen. Ibídem. P. 28
[3]SMITH, Wallace: Desarrollo urbano. Editorial Troquel, Buenos Aires, 1979. pp. 447 p.14
[4] Crespo, Carmen... ibídem Pag. 28
[5] Crespo, Carmen... Ibídem. Pag. 28
[6] Crespo, Carmen... Ibídem. Pag. 28
[7] Crespo, Carmen, .... ibídem. Pag. 28
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