ARCHIVONOMIA - NECESIDADES BÁSICAS

ARCHIVONOMIA - NECESIDADES BÁSICAS

Denominamos necesidades básicas, de base, elementales, a aquéllas que son factor común a todos los archivos, sean estos Administrativos, Intermedios o Históricos, teniendo en cuenta la naturaleza de la documentación y la facilidad de su servicio.

Ellas son:

1) Conservación y seguridad. “La conservación de los documentos se rige por dos principios: conservación temporal seguida de la destrucción del documento o de su transmisión para la conservación definitiva; conservación definitiva del documento que se vuelve entonces documento histórico.”[1] Nos referimos principalmente a las condiciones de locales de conservación para documentos, con protección en los aspectos considerados los enemigos más comunes, que son:

D Fuego.

D Humedad.

D Luz solar.

D Insectos.

D Roedores.

D Ladrones.

“Por conservación entendemos el mantenimiento de algo en buenas condiciones físicas, a fin de que pueda cumplir la función para que fue creado. Dicha conservación se consigue evitando el deterioro o destrucción de ese objeto o reparándolo si ha sufrido daños que le impidan o pongan en riesgo el cumplimiento de dicha función. Se trata, en el primer caso, de una conservación conseguida por métodos preventivos. En el segundo ella se obtiene con el tratamiento directo del objeto, a fin de devolverle su salud perdida por métodos curativos (restauración).”[2]

2) Comunicación e información. Para lograr un eficaz servicio de información, es necesario contar con locales que permitan una adecuada aplicación de las técnicas documentales, clasificación, descripción, inventarios y sala de lectura.

“Las características culturales de valor permanente de libros y documentos determinan la necesidad de su conservación, al igual que la de la difusión informativa de su contenido. A archiveros y bibliotecarios incumbe la máxima responsabilidad en el establecimiento de criterios de actuación de ambos campos, así como en mantener el difícil equilibrio de compromiso entre ambas funciones: la conservadora, forzosamente restrictiva, por protectora de la materialidad del libro y documento, y la difusora o informativa que debe ser magnánima, por conocedora de los valores culturales o metafísicos que dicho libro o documento encierra.”[3]

3) Reprografía. Todo archivo considerado moderno, requiere de un cuerpo especial de reproducción de los documentos, a fin de brindar al usuario copias de distintas formas, microfilm, discos magnéticos, etc., solicitadas para la investigación, las copias reprografiadas tienen la particularidad que requieren equipos especializados para cada caso.

4) Planificación. En la planificación de archivos cuya naturaleza así lo permita, debe considerarse para un mejor servicio documental:

1. - Toda planificación sobre la infraestructura debe adecuarse a las posibilidades efectivas, atendiendo a los recursos con los que se cuenta.

2.- Es ilusorio hablar de construir y equipar un archivo sin tener conocimiento genérico del Archivo, lo cual determina que plan debe aplicarse. El conocimiento genérico es determinante y necesario para tomar la decisión sobre construir un edificio nuevo o reciclar uno existente. La planificación le corresponde al archivero, establecer y concebir la redacción en términos aceptables, tanto para economistas como para arquitectos que han de ocuparse de la construcción o reforma del edificio. Eso no significa que el Archivero asuma el rol del arquitecto, pero si debe conocer sus necesidades para exponerlas claramente. La distribución de las salas del edificio puede incumbir al arquitecto, pero las necesidades las analiza, describe y elabora el Archivero.

3.- Quien mejor conocimiento tiene sobre las distintas necesidades de los servicios que brinda el Archivo, es el directo responsable. Sobre todo en lo referente a los documentos, al personal, a los equipos necesarios, con la finalidad de tomar nota sobre detalles y pormenores de los servicios.

4.- Los detalles a tomar en cuenta son numerosos; pero principalmente es necesario saber con qué presupuesto se dispone para realizar la obra.

5.- Realizada la planificación por el Archivero, debe ser confrontada con la realidad material, lo cual le corresponde al arquitecto indicar lo realizable, en base a las prioridades del Archivo. Una vez obtenido un mutuo acuerdo sobre el proyecto y la planificación, servirá de base para el delineamiento de las estructuras.

ELEMENTOS DEL DIAGNÓSTICO

LEGISLACION

Se analizan todos los aspectos legales sobre archivos, de modo que se comprenda mejor las disposiciones legales en vigor o en proyecto, especialmente las referidas a conservación y manejo de documentos antiguos o modernos y sobre documentos y archivos en general.

El Archivero, tiene conocimiento de las disposiciones, leyes y decretos actuales sobre las siguientes disposiciones:

• Organización de Archivos
• Especialmente la permanencia de los documentos administrativos e históricos.
• La dependencia del Archivo.
• Reglamentos de leyes, para el funcionamiento de los archivos.
• Clasificación de fondo documental, atendiendo a misiones, funciones, actividades, trámites y estructura orgánica.
• Leyes de Ministerios y su conformación, cuando el archivo es público.
• Aplicación  de  técnicas  de descripción sea institucional y/o colectiva, estableciendo la accesibilidad documental e informativa, y los grados de reserva en casos necesarios.
• Normas establecidas para la Selección.

EDIFICIO

• Si el espacio del archivo permite una distribución racionalizada y diferenciada de áreas para trabajo del personal, para investigación, para exposición, y para almacenamiento de documento.
• Si el espacio del archivo cuenta con superficie para recibir en custodia nuevos documentos. Si las condiciones ambientales del archivo son satisfactorias desde el punto de vista de la salud y la integridad física del personal.
• Y si es satisfactoria para la preservación del fondo documental.
• Qué superficie total en m2 tiene actualmente el archivo y cuales son sus proyecciones.
•  

EQUIPO

En la parte correspondiente al equipo debemos contemplar mínimamente los siguientes aspectos:

• Limpieza y desinfección: ¿cuenta el archivo con éste equipo para tratar los documentos a su ingreso.
• Estantería; si es de madera, metal, de altura adecuada (2,20 m), si Abastece para todo el fondo en custodia en éste momento, o cuantos metros lineales suplementarios se necesitarían en éste momento y el futuro.
• Reproducción: Cuenta el archivo con equipo de micropelículas para toma y lectura.
• Para copias fotostáticas, Xerografía, u otros medios de reproducción.

Preservación, restauración: si existe un equipo de encuadernación, de restauración.

FONDO DOCUMENTAL

Clases: EL Fondo documental está constituido por documentos: Textuales, manuscritos, dactilográficos, impresos, producidos por medios informáticos.

Audiovisuales: Fotografías, películas, cintas magnetofónicas, discos.

Cartográfico: mapas, planos, croquis.

Alcance cronológico: Los documentos pertenecientes al archivo son históricos, administrativos, especificando la cantidad de cada uno.

Selección y eliminación: se practica en el archivo la selección y eliminación de papeles superfluos.

Los documentos están: en cajas de cartón, paquetes, libros empastados, cartapacios, hojas sueltas sin protección.

En la zona donde se ubica el archivo, cuales son los principales agentes de deterioro:

Biológicos: micro - organismos, insectos, roedores, murciélagos.

Físicos: Fuego, calor ambiental, humedad ambiental, humedad ocasional, polvo, suciedad, manipulación.

Químicos: contaminación atmosférica, calidad del papel.

Descripción: Si existen auxiliares descriptivos de todo el fondo documental que se conserva en el archivo, Ej. guías, listas descriptivas, índices, inventarios, catálogos, etc. de modo que pueden ocupar inmediatamente las nuevas instalaciones. Si no existen auxiliares descriptivos de todo el fondo, cuál es la longitud en metros lineales de lo descripto y lo no descripto.

Si no existe una guía general del archivo, se puede considerar su elaboración al momento del traslado.

[1] BELL, L. y FAYE, B.: La concepción de los edificios de archivos en países tropicales. UNESCO, París, 1979. pp.187 p.15

[2] Crespo, Carmen; ídem. Pag. 27

[3]CRESPO, Carmen, ídem. Pag. 27

[4] Id. 12.

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