Publicado el: 14/03/2023 / Leido: 42035 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
LA DESCRIPCIÓN PROPIAMENTE DICHA
Dentro de los distintos sistemas de recuperación de la información uno de los mas conocidos y utilizados es el inventario, como una relación del patrimonio documental de una institución, estado o nación, algunos autores sostienen que el inventario es un listado de documentos depositados en un archivo, otros se acercan más a la verdadera función del inventario al decirnos que sirve de control y existencia así como la ubicación de los documentos.
Para las grandes instituciones como los gobiernos provinciales, nacionales o municipales, el inventario debe tener un valor jurídico convenientemente respaldado por la legislación de cada ámbito. Esta toma de conciencia debe ser realizada por parte de las autoridades. Todos los archiveros deben poseer su inventario. Considerado como requisito mínimo del archivo.
Su función es de darnos la ubicación y ubicuidad del documento y control de su existencia.
El término ubicuidad, nos hace referencia a un estado de presencia en varias ubicaciones, es decir, el documento, si bien física y realmente se encuentra en una ubicación, se tiene información de él mediante los inventarios.
Vicenta Cortéz Alonso, establece al inventario como un documento "que tiene un carácter meramente localizador, y por lo mismo, no va provisto más que de aquellos datos imprescindibles mediante los cuales se reconocen los documentos por su calidad, su fecha y el lugar en que están emplazados.... es de carácter doméstico y para uso de los funcionarios en su labor de servicio".[1]
Esta definición de inventario cumple con uno de los fines de la DESCRIPCIÓN, la ubicación del documento, así mismo nos da una pauta para la diagramación del mismo, lo observaremos en subtítulo correspondiente.
Carmen Crespo, define al inventario como "la relación sistemática más o menos detallada de todos y cada uno de los elementos que forman un fondo, serie, etc. (documento, expediente, legajo, carpeta) respetando su ordenación".[2]
Antonia Mantilla Tascón nos dice sobre el inventario que "efectuada ya la división en grandes grupos y en unidades documentales y analizadas éstos, se procederá a inventariar la documentación que no es otra cosa que relacionarla por el mismo orden de su colocación".[3]
Theodore R. Schellemberg señala que "el inventario es un asiento que se hace de las series de documentos dentro de un grupo documental o de una colección de papeles privados.[4]
Los inventarios se efectuaban en la antigüedad escribiendo los asientos sobre libros, lo cual presentaba el problema visto anteriormente en que no se podía intercalar asientos, además que debemos tomar en cuenta que la producción documental era bastante reducida, en nuestros tiempos, realizar un trabajo de estos requiere de un mayor número de personas encargadas de llevar los registros, incidiendo en los costos.
El fin principal de este auxiliar consiste en probar la existencia de los documentos.
Los fines Secundarios se constituyen básicamente:
Recuperación del documento y de la información, como fin útil. También se la denomina como Búsqueda.
Control. que nos permite realizar una compulsa de documentos para su comprobación en caso de extravío o entre papeleo, es recomendable realizar un control trimestral.
Estudio de la documentación, que lo estudiaremos mas extensamente cuando analicemos la administración de la información.
En las instituciones, entidades, empresas, se toma en cuenta algunos aspectos para realizar un inventario eficaz, citamos algunas:
La Institución debe contar con una clasificación adecuada realizada por el archivo; es conveniente que esta clasificación, basada en su propia organización, sea conocida por todos aquellos que están comprometidos con los trámites y tenencia de documentos.
El Archivo debe contar con una ordenación adecuada, si es posible transmitir las normas de dicha ordenación a las áreas correspondientes, de forma tal que si existen oficinas que retienen documentos circunstanciales, universalicen las normas del archivo y apliquen dichos conocimientos.
Los soportes utilizados por el archivo para los inventarios, deben ser generalizados a toda la institución, si el archivo utiliza planillas diagramadas, es conveniente que los otros sectores también lo hagan sobre el mismo modelo.
El inventario de los documentos, debe realizarlo el archivo, pero, se dan situaciones de instituciones que tienen archivos descentralizados, o bien existen sectores de la entidad que retienen documentos por necesidades de trabajo o simplemente por comodidad "tener a mano los documentos"; en estos casos, el archivo, de común acuerdo con los niveles ejecutivos, deben asignar responsabilidades a quienes retienen la documentación, para que estos realicen el inventario de lo que tienen en su poder.
Existen instituciones que realizan inventarios por series, tal como lo realizan los norteamericanos, es decir, cada serie se anota por separado en cada asiento, cuando se realizan estos inventarios en sectores que retienen documentación, deberán realizar con, por lo menos, una copia para el archivo, a fin de que éste último, tenga conocimiento cabal del patrimonio documental existente en toda la institución. Lo ideal es asignar una copia de cada archivo eventual al archivo general de la institución para tener conocimiento adecuado del volumen de documentación fuera de los archivos generales.
Es conveniente que el archivo de las pautas del procedimiento para realizar el inventario, de la misma forma que son sus propios procedimientos.
Básicamente, el inventario debe tener:
1.-Ubicación del documento en:
Oficina o sector donde se encuentra,
estantería donde se ordenan los documentos,
estante donde se encuentra el documento descrito.
Anaquel en el que se instaló el documento buscado.
2.- Nombre de la serie, si la oficina desconoce el término serie, determinar el nombre que le asigna a los documentos, así el archivo tiene la posibilidad de conocer la hermenéutica que se desarrolla en cada sector de la institución.
3.- Fechas topes de las series y de la documentación.
4.-Especificar los contenedores o unidades de conservación de los documentos, señalando si son encuadernados, legajos, archivadores de palanca, archivadores (folders) e indicar el número de unidades por cada serie.
5.-Con la finalidad de que el archivo tenga una idea general de los documentos que han de ingresar al archivo, es necesario que los archivos eventuales especifiquen las medidas en metros y centímetros; esto le permite al archivo prever sobre el espacio que ha de requerir para el ingreso documental. Las medidas se efectúan:
Los documentos colocados en posición vertical, que generalmente son encuadernados y archivadores de palanca, se miden la longitud desde el primer documentos hasta el último y se expresan en metros lineales.
Los documentos colocados de canto, que generalmente son cajas, se mide la longitud de la primera caja a la última y la profundidad en el estante, expresado en metros lineales, decímetros, centímetros, etc.
Los documentos colocados en posición plana, recostados, unos encima de otros, en números, se miden en el sentido de la altura de cada resma y la longitud que ocupa en los estantes, siempre expresado en sistema métrico.
6.-Es necesario también realizar las observaciones necesarias, estado de los documentos, disposición por la cual no se traslada la documentación al archivo, etc.
Por la extensión de los asientos o por la finalidad que persiguen, los inventarios pueden ser esquemáticos, de registro y analíticos.
Inventario esquemático:
Consiste en hacer un inventario por series, no por tipos documentales. Nos representa una breve idea del contenido de cada serie. El esquemático es aquel que en cada asiento describe una serie completa.
Inventario por unidad de conservación:
Aludiendo a que contiene una caja, un archivador de palanca, un expediente. Este inventario es conocido por registro general de entrada de legajos y en el cual se hace constar por cada legajo su fecha de entrada, procedencia, idea general del contenido y fechas extremas. El inventario de registro recibe una unidad de conservación por cada asiento.
Inventario analítico:
Se efectúa por tipo documental, y es normalmente usado para documentos de gran importancia, este tipo de inventario puede perfectamente reemplazar al catálogo, por su misma naturaleza, resulta muy aconsejable dado que es más fácil realizarlo que el catálogo, es de gran ayuda: el analítico, al describir en cada asiento una pieza documental, no es conveniente para archivos muy grandes.
El inventario analítico desciende a individualizar el contenido, fecha y localización de cada documento.
Los inventarios, convenientemente modificados cumplen determinados roles en la administración de la institución, entidad o empresa. Así observamos:
Para control de trámite:
Generalmente este inventario se realiza en las mesas de entradas o corresponden a los libros de entrada utilizados también en los archivos como inventarios cuando su elaboración y registros están bien realizados, los mismos se pueden apreciar en las secretarias de las distintas dependencias donde registran el ingreso y salida de los documentos.
Inventario por remisión:
Generalmente este inventario se considera al de recepción de documentos de un archivo general, intermedio o histórico. Existe confusión de este término con la palabra trasladar, entendido como sinónimo de remitir, por remitir se entiende correctamente cuando se envía de una dependencia a otra, archivísticamente hablando, trasladar es mudar de un archivo a otro, sin que se pierdan los derechos que se ejerce sobre los documentos, así tenemos que si trasladamos desde la entidad hasta un archivo intermedio, la entidad productora puede disponer de la información y de los documentos y tomar medidas en convenio con el mismo archivo; pero si transferimos del archivo intermedio al archivo histórico, la entidad productora pierde los derechos sobre esos documentos que pasan a ser de dominio público y patrimonio cultural.
Inventario de eliminación:
Casi en desuso en la actualidad, por la facilidad que se tiene al realizar un inventario de existencia, se incorporan los datos de eliminación. Es necesario realizar inventario de la documentación eliminada, como constancia de lo actuado, puede verse también este inventario bajo el nombre de Inventario de expurgo. Lo que hay que tener en claro es que estos inventarios son solo parte de la selección documental.
Inventario de existencia:
Considerado como el mas utilizado, por ser el mas práctico y útil, esencialmente el mas necesario en primera instancia. En toda circunstancia de ocupación de un depósito de papeles es el primer inventario que se practica para tener un conocimiento real de las circunstancias documentales del archivo.
Inventario de estudio:
También se los conoce como inventarios temáticos, en principio, orientan al investigador en distintos campos. Se corre el riesgo de desconocer a fondo el tema al que se refiere el inventario o bien existe la probabilidad de que un archivo existan una cantidad considerable de temas, lo cual obligaría a realizar una enorme cantidad de inventarios, salvo que se cuenten con sistemas computarizados, que permiten realizar una clasificación inmediata, no obstante, el trabajo es arduo para este tipo de inventarios; sobre todo por la poca práctica y conocimiento que se tiene sobre ellos, salvo para materias históricas que se realizaban en muchos archivos. Y los resultados no siempre son satisfactorios.
Inventario topográfico:
Normalmente se incorpora al inventario de existencia, porque este nos indica en que área se encuentra el documento. El Inventario topográfico realizado sobre varios archivos de una misma institución, nos acerca conceptualmente a la verdadera función de la Guía y de la descripción colectiva.
Inventarios sumario:
Expresa con brevedad el contenido y fechas extremas de cada expediente, carpeta, mazo y atado que contengan los legajos. Se aproxima mas al listado propiamente dicho.
DISEÑO y DIAGRAMACIÓN DEL INVENTARIO
Sobre este aspecto, lo mismo que para otros auxiliares descriptivos, no se puede dar un diagrama definitivo o general. Normalmente se da una base que luego se adecua a las necesidades de cada archivo. Se parte de un modelo que con la practica se perfecciona, de acuerdo a la hermenéutica de cada institución. Recién se realiza el diagrama definitivo. Por eso es una transacción entre el ideal y la realidad.
Básicamente está constituido por tres partes, respetando los cánones de la Diplomática:
Encabezamiento,
Encolumnado,
Datación.
ENCABEZAMIENTO
El encabezamiento esta compuesto por datos de la institución o entidad productora y aquellos que son comunes a todos los documentos que se describen. El encabezamiento de los inventarios obedece en gran forma a la naturaleza mismos de los archivos, por lo tanto a la clasificación, si observamos desde un archivo general, el encabezamiento no va dirigido a la entidad productora sino al fondo mayor, considerando que las entidades productoras dejan de ser datos comunes, pero solo casos excepcionales, y lo que se debe comprender perfectamente es que los archivos administrativos no deben depender de las necesidades ni prioridades de los historiadores, sino de los administradores quienes son en buen porcentaje los que utilizan los documentos, para los historiadores hay tiempo, puesto que los documentos han de cruzar por distintas etapas, decantaciones y depuraciones, antes de ver realmente su utilidad histórica, es más urgente la información científica que se almacenan en los archivos, puesto que pierden actualidad más rápido que la historia.
De acuerdo con la clasificación de los inventarios, que no es exhaustiva, los datos de las distintas partes del inventario pueden variar; eventualmente los datos referentes a la identificación de la entidad productora o que se asientan en el encabezamiento, pueden consistir en:
Numero de hoja: Necesariamente por la cantidad de documentos, es necesario en cada hoja, numerarla para seguimiento de los datos.
Hay que tomar en cuenta que en muchos casos el encabezamiento puede consistir en la “tapa” o “carátula” del inventario.
Entidad productora: Carácter interno del documento que reflejará de alguna forma, el principio de procedencia.
Dirección General, Departamento, oficina Productora: Son datos que nos dan una pauta de la clasificación y dependencias sobre el documentos, nos orientan en las funciones y actividades en las cuales se originan y muchas veces se desarrollan y nos permiten realizar búsqueda por áreas de trabajo.
Nombre de la Serie: Si bien no corresponde realizar estudios mas profundos desde ésta área, la clasificación y ordenación de los documentos realiza estudios mas profundos sobre las unidades documentales, en términos generales la serie es una sucesión de tipos documentales en una secuencia ordenada, y la suma de todos los términos de dicha secuencia.
La serie en el caso de los expedientes, es una sucesión que se representa como td1, td2 …, tdn … Los td son tipos documentales como expedientes y cantidad, distintas entre sí; td1 es el primer expediente, td2 el segundo, y así sucesivamente. Cuando el último expediente aparece en la expresión, es una sucesión finita; por lo tanto le corresponde las fechas topes, de inicio y final, si no aparece es infinita, por lo tanto la producción documental continúa.
El término serie designa la suma de los elemento o tipos documentales o expedientes en este caso de una sucesión. Una serie es finita o infinita dependiendo de si la correspondiente secuencia de términos es finita o infinita.
La teoría y el uso de las series infinitas son importantes en prácticamente todas las ramas de la archivología.
Tipo Documental: ... se habla con tanta naturalidad de tipo documental que se tiende a creer que es un término universal y antiguo en la archivología. No es así, sin embargo. Todo parece indicar que lo hemos tomado de Theodore R. Schellemberg, en concreto del libro Técnicas Descriptivas.
Plazo de Conservación de la serie, Decreto que fija el plazo: Solo para aquellos inventarios que tienen la finalidad de expresar el tiempo de vida de los documentos, sobre todo en la administración de las empresas, donde el espacio y la información adquieren dimensiones de responsabilidad y economía.
Unidad de conservación: Es conveniente detallar si los documentos están guardados en determinadas condiciones, en cajas archiveras, archivadores de palanca, envoltorios, etc..
Cantidad expresada en metros, Cantidad en unidades: Cuando analizamos uno de los caracteres externos, la cantidad, explicamos como se procede a medir.
Observaciones a la Serie: Es necesario hacer constar las condiciones en las que se encuentran las series documentales, si deterioradas, en buen estado, legibles, etc..
ENCOLUMNADO
Cuando la diagramación de los inventarios se resuelve que deben realizarse por la expresión del encolumnado, analizamos primero que tipo de inventario elegimos, de acuerdo a esta elección se escogerán los datos a asentar o que se necesitan asentar. El encolumnado esta compuesto por los datos referentes a los documentos y que no son comunes a todos los componentes.
Numero de asiento: Muy necesario sobre todo cuando los archivos requieren un número muy grande de asientos, nos permite acceder rápidamente al asiento solicitado y nos dá una idea de la cantidad de documentos.
Numero interno dentro de la Serie: Sobre todo cuando la serie es muy larga, es conveniente tener una relación numérica ascendente que nos permita ubicarla con mayor celeridad.
Fechas topes: Se colocan la primera fecha y la ultima de la serie que describimos, cuando el inventario trata de las series.
Signatura del Archivo Remitente, Signatura del Archivo Receptor: En los casos de traslado y transferencia de archivos, estas signaturas cobran determinado valor solo de interés para los archivos y no para los usuarios. Posiblemente también les interese a algunos investigadores, solo como verificación de fuentes.
Observaciones: Las observaciones son pertinentes a los documentos que se asientan.
DATACIÓN
La datación esta compuesta por los datos referentes al archivo y los responsables de la DESCRIPCIÓN, obviamente se incluye el lugar y fecha en que fue realizado el auxiliar descriptivo; la datación prácticamente establece el convenio de entrega de los documentos cuando intervienen dos o más archivos, por lo tanto se piden datos que establezcan el marco legal, como si de contrato se tratara.
Lugar y fecha de confección
Fecha de recepción en archivo
Firma del redactor del inventario
Firma del que tildó y controló la recepción
Aclaración de firma y cargo
Sello del archivo
Sello del remitente
SOPORTE DE LOS INVENTARIOS
Si bien hemos observado en capítulos anteriores sobre este tema, es conveniente analizar; la ficha es aconsejable cuando se requiere intercalación. Es impracticable realizarlo en libro, porque normalmente tiene intercalación entre grupos. Para este auxiliar descriptivo es recomendable utilizar las planillas, que se encuadernan posteriormente. Cuando se trata de fondos documentales cerrados, archivos muertos, fondos históricos en los que no requieren de intercalación de datos, es posible utilizar los libros.
De acuerdo con la clasificación de los inventarios algunos tienen una mayor compatibilidad con los soportes como el libro en el caso de los inventarios esquemáticos.
Códigos
Los códigos son combinaciones únicas de caracteres, por lo general letras o números, utilizada en las comunicaciones como medio de identificación. Se basa en la combinación de letras, de números o de letras y números que sirve como identificación oficial abreviada de organismos, empresas, emisoras de radio y televisión, compañías de aviación, etc.
En lugar de utilizar el nombre idiomático se asigna una letra o número cuyo significado es conocido por pocas personas. Los códigos requieren un índice o un documento intermedio que permita interpretarlos.
La utilización de códigos puede ser ventajosa cuando el sistema estudiado así lo permite, pero también puede ser una gran obstáculo, sobre todo cuando abundan, hay que utilizarlos solo en casos de mucha utilidad.
INVENTARIO Y CVD
El inventario por ser una herramienta básica y común a todos los archivos, cumple sus funciones en las distintas etapas del Ciclo Vital de los documentos:
Prearchivística
Momento de gestación y trámite. Una vez culminado el trámite los documentos son remitidos bajo inventario al archivo correspondiente.
Etapa administrativa
Normalmente en esta etapa se emplea el inventario de remisión. Es recomendable realizarlo por unidades de conservación.
En el Archivo Intermedio se prevé los siguientes inventarios:
- de selección y de eliminación,
- inventario de conservación permanente que pasara posteriormente al Archivo General. En algunos lugares el archivo principal se denomina como histórico y no General, es preferible denominarlo general y subdividirlo en intermedio e histórico, el intermedio es netamente administrativo.
- un inventario topográfico.
Por regla general, los inventarios de remisión, son escritos por el emisor en acuerdo con el receptor.
El inventario debe hacerlo el que envía la documentación en acuerdo con el archivero.
En el Archivo General todo lo que recepciona debe efectuarlo inventariado. El Archivo General se ocupa de efectuar las guías, publicaciones, pero los inventarios debe recopilarlos de acuerdo con su sistema propio. Es prioritario que haya inventario en el Archivo General. El Archivo General continúa recibiendo información, el que sepa hacer un inventario en el Archivo General sabe hacer el de cualquier parte.
Etapa histórica
Supuestamente los inventarios en esta etapa son definitivos, corresponde realizar los estudios de consumo de información para cubrir con inventarios especializados.
EVALUACIÓN DE INVENTARIOS
E |
L conocer concretamente qué es lo que va a ser considerado como parte del inventario de un ARCHIVO, es básico, puesto que se puede caer en el error de considerar dentro del inventario, asientos, partidas, ítems, que realmente deban pertenecer a otros auxiliares de investigación.
En realidad, para que las existencias documentales sean susceptibles de ser consideradas para el inventario, es necesario que pertenezcan a una entidad productora, dentro del curso normal de sus operaciones; ya que cualquier situación en contrario, sería causa de modificación al considerar estas existencias.
Sobre esta consideración general, será necesario, consecuentemente interpretar que el inventario se forma de:
I.- DOCUMENTOS TERMINADOS
a) en el archivo de la entidad,
b) consignados en archivos de terceros, en virtud de su patrimonio documental,
c) en trámite, ya sea con destino al usuario, o con destino a la entidad como propiedad de la misma.
II.- DOCUMENTOS EN TRAMITE
Generalmente expedientes, que se convertirán en un plazo razonable, en parte del patrimonio archivístico; decimos plazo razonable, considerando un trámite dentro del curso normal de sus operaciones.
III.- EXPEDIENTES
Que son un conjunto de tipos documentales que mediante su ensamble o su transformación pasan a formar parte del patrimonio archivístico.
Los tres conceptos anteriores, implican que tampoco serán considerados como parte del inventario, aquellos documentos que hayan formado parte del patrimonio documental de la entidad, y que se tomo la decisión de transferir al Archivo General, cuyo patrimonio es generalmente público, puesto que no reunirá los requisitos antes mencionados, tales como el hecho de ser producido normalmente para formar parte de las existencias documentales.
Relacionados con los tres puntos anteriores, son tomados en cuenta como parte de los inventarios los expedientes, tipos documentales, unidades de información, y auxiliares descriptivos o de investigación que se obtienen a través del proceso de producción documental.
Evaluar inventarios es aplicar objetivos y costos a los trabajos descriptivos por unidad de información, para tener una comparación adecuada de ingresos documentales, costos descriptivos y mantenimiento de los documentos como de la información, hecho que no puede conocerse sino hasta el fin de las operaciones del archivo.
En la práctica existe la posibilidad de evaluar sobre diferentes bases; considerando que se obtienen resultados diferentes es necesario tener una idea exacta del criterio de evaluación aplicable.
Los efectos de evaluación de inventarios, tienen lugar durante dos momentos. La determinación de utilidades de cada momento, supone como requisito indispensable, la correcta DESCRIPCIÓN física y evaluación tanto del inventario del momento inicial como del inventario final; este hecho nos hace ver que, son dos los momentos afectados por la evaluación de inventarios.
Para que sean más claras las ideas sobre la repercusión de la evaluación de los inventarios es necesario dividir dos puntos de vista principales:
Desde el punto de vista material. Desde el punto de vista de la información. |
Desde el punto de vista material
Si el inventario fue evaluado en el ejercicio anterior sobre bases subjetivas, es decir, se sobrestima el valor informativo del inventario, a medida que se presta el servicio, se registra en los informes costos superiores a lo real, consecuentemente, la utilidad disminuye, se incurre en errores como:
1.- Distribución de información no realizada.
2.- Incremento en costo, trabajo-hora indebido de recuperación de información restando utilidades.
La presentación adecuada inventarios, dependerán principalmente de la naturaleza de la Institución, ya que no siempre el inventario tiene la misma importancia dentro de ellos, sin embargo, a través de los procedimientos seguidos en la actualidad, se puede obtener una idea de cual ha sido la forma general de presentarse.
En cada Institución, será posible distinguir los diferentes inventarios, tales como de traslado y remisión, producción documental, en tramite, etc..
Es posible que dentro de un mismo inventario se haga una evaluación diferente, esto es, evaluar determinado porcentaje sobre un método, y otro porcentaje, a base de otro; es recomendable que los diferentes tipos de inventarios se presenten separados con evaluación particular para obtener al final un total de inventarios. Posteriormente, mencionar las bases de evaluación a través de notas descriptivas.
1.- Qué clase de inventarios se están utilizando. Así tendrá el Archivero oportunidad de planear con certeza qué información puede atender inmediatamente y qué pedidos puede aceptar a plazo.
2.- El sistema de inventario usado en caso de ser reciente un cambio, hará del conocimiento a los que los ignoran, y recordará a los que lo sepan, que los planes tienen una variación, que deben de tener presente ya que involuntariamente, se puede llegar a cometer errores costosos, por deficiencia entre todos ellos.
Mencionar cual es la base de evaluación y cuál el procedimiento utilizado.
[2]Vázquez, Manuel. Id. pág. 5.
[3]Vázquez, Manuel. Id. pág. 6.
[4]Vázquez, Manuel. Id. pág. 6.
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