ANÁLISIS DOCUMENTAL

Publicado el: 10/03/2023 / Leido: 8648 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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ANÁLISIS DOCUMENTAL

ELEMENTOS SOBRE EL ANÁLISIS DOCUMENTAL

E

l breve análisis que sigue, como un mínimo requisito de todo archivo, está enfo­cado en función de los aspectos más problemáticos de las técnicas documentales, consistente en la evaluación documental: una técnica de la Archivología intensa­mente demandada en la actualidad y sobre todo en nuestro medio.

Esta afirmación surge de la necesidad de determinar el valor y la importancia relativa de cada uno de los documentos existentes en las entidades productoras, como fundamento teórico y práctico para viabilizar la configuración de un sistema de información y selección documental equilibrado, destinado a cubrir las exigencias de cada insti­tución.

1. Documentos en la organización

Existen diferentes tipos de documentos para ser usados en la Organización, algunos son para registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la prestación del servicio.

En este apartado definiremos algunas normas, usos, y distribución para un tipo de documentos. Veremos también el mínimo de elementos que deben poseer otros tipos de documentos.

Estos documentos, así como: las normas, usos, distribución y elementos, podrían ser los adoptados por su Organización, o bien ser adaptados a conveniencia.

ANÁLISIS DOCUMENTAL

La etapa de Análisis Documental no es lo mismo que la evaluación documental que generalmente se la utiliza para la selección, el Análisis podría ser mas metodológico en la medida que comprendamos su naturaleza, y nos permitirá comprender mejor la naturaleza de la información de los documentos, es aquella etapa en la cual se determina los componen­tes de un documento, estos componentes pueden ser:

 

- Las tareas o actividades que los producen.

- Los conocimientos que encierran o representan.

- Las responsabilidades que conllevan

- La información contenida.

- La estructura física del documento.

 

 

 

 

 

 

 

Esta etapa se efectúa mediante observación y estudio, y cons­tituye la base fundamental para lograr una evaluación real del valor informativo de los documentos, por cuando es imposible medir o valorar un trabajo sin conocer previamente que es y en que se diferencia de los demás.

Un Programa de Evaluación de Documentos, en el que no se consulte el análisis documental con la importancia y atención requeridas, no puede producir resultados aceptables, aun cuando las etapas que sigan sean efectuadas con mejores técnicas. No se puede buscar perfeccionismo en la valoración misma de los contenidos do­cumentales, adoptando métodos de alta especialización si la base del análisis; el contenido de las actividades, no se conoce o es conocido solo superficialmente. En este sentido, el Análisis Documental es un medio de obtener información real sobre cada uno de los documentos para posterior elaboración de auxiliares descrip­tivos.

Pero la importancia del Análisis Documental va más allá del proporcionar infor­mación para la evaluación de Documentos. Es una práctica que debe establecerse en cualquier archivo que desee desarrollar un sistema adecuado y eficaz de informa­ción.

En efecto, los diversos factores que estudiaremos a los largo del presente tra­bajo, derivan en gran medida del hecho de que estas prácticas se basan en datos objetivos de los documentos, los cuales pueden ser utilizados para facilitar y me­jorar procedimientos de tramitación y de selección documental.

En efecto, el proceso de Análisis es un proceso de conocimiento de los componen­tes de cada documento en particular en su puesto de trabajo, se obtienen también datos que sirven para analizar la estructura administrativa, evidencia organizati­va, y si existe claridad en las líneas de comunicación al efectuarse un trámite; si los procesos son racionales o; existe un entorpecimiento; si existe duplicidad de documentos con el consiguiente resultado de duplicidad de esfuerzos, o si las cargas de información están mal distribuidas.

La atención del archivero está dirigida a la unicidad, la individualidad de activi­dades orgánicas, interesan por su importancia dentro de la evolución institucional del hombre en sus actividades como ser institucional, al seleccionar las actividades y agruparlas formamos un todo complejo. Estamos interesados en las actividades comunes, en el modo en que las actividades se repiten, nuestro propósito es lograr generalizaciones o leyes concernientes a las actividades institucionales.

Escogemos las actividades, a partir de la importancia de su individualidad dentro de un modo complejo, por lo que tiene de común con los demás y la síntesis no es un complejo único, sino una generalización. El Archivero está interesado en la ca­lidad, individualidad, unicidad para lograr una adecuada DESCRIPCIÓN de la entidad, del todo generalizado.

El tema del estudio de los Archiveros es el desarrollo de los actos humanos en el marco de las instituciones. Resultado de miles de actos individuales. Individualmente, estas acciones no pertenecen al dominio de los archivos, tomar en consideración únicamente en los actos que tienen relación con los movimientos e intereses de las Instituciones.

Se trata de la investigación descriptiva que comporta la narración e interpretación de los datos.

1.-La necesidad de información. (decisión, conocimiento). Surge al tomar conciencia de la conveniencia de bus­car datos sobre determinado tema.

2.-Análisis del problema. (acto, Actividad). ¿Cuáles son los materiales e información adecuados sobre determinado tema o problema, y cómo puede organizarse para su utilización.

3.-La hipótesis. (fundamento descriptivo). Es un conglomerado de conclusiones ten­tativas sobre tendencias informativas, y sobre tipos y fuentes de origen de datos obtenibles, junto con procedimientos planeados de antemano para recopilarlos y clasificarlos.

4.-La evidencia. (Análisis documental). Tentativamente se elaboran en términos de la evidencia sobre el valor de las mismas y a la luz de sus deducciones como materia de lectura documental.

5.-Comprobación experimental. (servicio en la Institución). El contenido del curso, clasificado, se somete ahora a comprobación experimental, como rama organizada de un programa descriptivo.

6.-Evaluación para necesidades futuras. (servicio en el entorno social). En esta fase se llega a la apreciación final, basada en la comprobación experimental del valor del material compilado, decidiéndose si constituye materia para darle un curso permanente.

 

Se considera:

1).-El auxiliar descriptivo,

     a) su enunciado,

     b) tipo de auxiliar;

2).-Análisis del auxiliar;

     a) plan de operación,

3).-Obtención de datos;

     a) reunión del material,

     b) clasificación del material,

     c) recolección de conclusiones provisionales,

4).-Manipulación e interpretación de los datos;

     a) en relación al usuario,

     b) en relación a la investigación;

     c) crítica de los datos,

5).-Comprobación de la veracidad de los datos;

     a)crítica de las fuentes sobre la base de su autenticidad, localización,

     b)establecimiento de actividades,

     c)crítica interna, para determinar el significado de los datos (interpretación),

7)exposición de hallazgos.

6).-Composición y redacción del auxiliar,

reunión de material,

toma de notas sobre materiales,

detalles de estilo,

notas al pié

bibliografía.

Como en todo esfuerzo razonado, cabe asumir un orden definido y una secuencia en el trabajo. El Archivero puede incluso que no encuentre necesidad de ciertos auxiliares descriptivos, tampoco que un problema específico capte la atención de los usuarios, es necesario tener un conocimiento profundo sobre la producción do­cumental de la institución para encontrar problemas definidos, aparecen como resultado de la experiencia personal o como sugerencia de quienes requieren del acopio y reordenación del material, se convierte en un esfuerzo centralizado en función de las necesidades aceptadas provisionalmente.

La crítica documental trata del valor de los documentos que se obtienen para su análisis y aplicación. Obtiene juicios sobre circunstancias de su origen, mediante el análisis de los caracteres internos, y por comparación con similares u otros do­cumentos asequibles. El examen textual, descubre las modificaciones que se produ­cen en los documentos.

La crítica documental es esencial. Logra el juicio definitivo sobre el significado de los datos reunidos, interpreta las exposiciones que brotan del análisis textual. La finalidad es averiguar las actividades verdaderas.

El esbozo del auxiliar descriptivo elegido toma forma al iniciarse la experiencia re­flexiva por parte del Archivero.

Se prepara una lista de títulos y encabezamientos de los auxiliares. Estos se han sometido a constante revisión en el transcurso de todas las fases reflexivas antecedentes, adquieren forma definitiva.

 

CRITERIOS

1.- El documento ha de ser digno de la DESCRIPCIÓN.

2.- Las fuentes deben centrase en tipos documentales, lugares y tiempos de­terminados (localizados mediante escrupulosa crítica).

3.- El estudio debe ser limitado y factible en términos de capacidad investi­gadora, si se requiere hacer una nueva fuente de investigación es prudente analizar nuevamente los datos.

4.- El auxiliar descriptivo debe ser estructurado lógicamente, de conformi­dad con los conocimientos archivísticos.

5.- La interpretación de las actividades que se relatan, solo cuando es necesario, debe ser la adecuada a cada caso.

6.- Las fuentes de información deben ser convenientemente sustentadas en la realidad actual.

7.- Las fuentes de información deben ser auténticas y fidedignas (crítica textual).

8.- El auxiliar descriptivo debe dejar posibilidades para realizar investiga­ciones ulteriores sobre su perfeccionamiento.

9.-El análisis debe limitarse en función del tiempo disponible y del costo.

10.-Las actividades deben ser comprobadas por lo menos por dos testimo­nios independientes.

La investigación documental interpreta tendencias pretéritas de actividades. Desde un punto de vista, la DESCRIPCIÓN trata de actos singulares, recogidos y descritos ordenadamente, considerando las generalizaciones que pueden deducirse.

En un auxiliar descriptivo correctamente enunciado pueden incluirse aspectos tales como el mérito de la actividad, la legitimidad y veracidad de las fuentes, la dispo­sición lógica de la información, debida interpretación de las actividades, compro­bación de los datos utilizados, fuentes originales además de subalternos, fuentes localizadas, admisión de la posibilidad de investigación posterior.

Dada la importancia del Análisis Documental, aun considerándola solo una etapa de la Evaluación Documental, es necesario detenerse en algunas consideraciones:

 

ANÁLISIS DE LOS TIPOS DOCUMENTALES

Al estudiar los caracteres externos, hemos mencionado que este carácter físico consiste en la forma en la que se nos presenta el documento a primera vista, pero al efectuar un análisis ingresamos a una etapa en la cual se determina; me­diante la observación y el estudio, las distintas formas de información que compo­nen el documento, para constituir un sistema archivístico propio de la organización, conociendo previamente que es esa información y en que se diferencia de las de­más.

El análisis del tipo documental es un proceso de conocimiento de la información de cada documento, se obtienen datos que sirven para analizar la estructura organiza­tiva respecto al cumplimiento de ciertos principios fundamentales:

 

- Si existe claridad en las diferentes líneas de comunicación,

- Si los trámites diseñados son racionales o si hay entorpecimiento (generalmente burocrático),

- Si existen procedimientos definidos para la estructuración del documento,

- Si hay duplicidad del documento con el consiguiente sobre-esfuerzo ad­ministrativo, etc..

 

 

 

 

 

 

Algunos aspectos entonces deben ser observados para lograr los resultados del análisis.

 

 

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

 

DENOMINACIÓN

 

CÓDIGOS, CLAVES

 

UBICACIÓN ADMINISTRATIVA

 

DEPENDENCIA

 

 

 

1RO.

2DO.

3RO.

4TO.

NOMBRE Y CARGO DEL FIRMANTE

 

 

ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES

 

FORMACIÓN DEL DOCUMENTO

 

EXPERIENCIAS ANTERIORES

 

RESPONSABILIDADES

 

HABILITACIÓN DOCUMENTAL

 

EXIGENCIAS DOCUMENTALES

 

l.- Fecha en que se efectuó el análisis documental

2.- Identificación del Archivero analista

3.- Detallar los nombres de quienes fueran consultados

DESCRIPCIÓN

             

 

 

DETERMINACIÓN DEL TIPO DE INFORMACIÓN QUE SE DESEA OBTENER

El tipo y detalle de información que se desea, depende de la utilización que se quiere dar de élla. Si el objeto es obtener información para efectos de evaluación, se debe estudiar aquellos datos en el que reflejan el contenido de los documentos, sus derivaciones, requerimientos y otras características que permitan medir su im­portancia relativa.

Importancia relativa en cuanto a la utilidad que puede brindar la información.

Si se desea utilizar el Análisis para aspectos de organización y tramitación, es de­cir, una completa gestión, habrá que detallar en mayor grado la información sobre los contenidos y componentes del documento y su relación con los otros docu­mentos, relación de contenido, de distribución en las organizaciones, en los trámi­tes y en el archivo.

Los objetivos perseguidos por el análisis, influyen también por la cantidad del grupo de documentos que se debe analizar. Si se desea obtener información más detallada para efectos de investigación de la misma organización que los genera, se estima conveniente analizar todos los tipos documentales, lo cual es indispensa­ble para la evaluación ya que no puede obviarse el estudio analítico de aquellos documentos que son funcionalmente a los ya analizados.

No está de mas tratar de obtener el máximo de información sobre las unidades do­cumentales, ya que un conocimientos superficial de ellos, o de los que se conside­ran representativos dentro del grupo documental, puede inducir a falsear su con­tenido por excluir otras características importantes.

Cuando se desechan algunos aspectos en la etapa de Análisis es porque se está completamente seguro de que la información contenida en ellos estará representado por otros tipos documentales de similares características.

Una forma adecuada de conocer la información global sobre un determinado tipo documental, se desprende del conocimiento del organigrama y sus funciones, puesto que cada sector encarado en el organigrama tiene un determinado número de actividades esenciales a desarrollar; de esta manera podemos claramente espe­cificar que las oficinas de personal, emitirán siempre documentos relacionados con la admisión, conducta y retiro de empleados como base fundamental, nunca una oficina de personal ha de realizar labores de contabilidad, de ahí que esa oficina emitirá documentación especializada, que puede denominarse de acuerdo a su mismo contenido. Por ejemplo: solicitudes de trabajo, admisiones de personal, multas por inasistencias, etc., son documentos típicos, que el contenido será siem­pre de características similares cuando no idénticas.

Estos documentos suelen formar las series dentro de esa función, se comprenderá también que la ordenación de tipos documentales corresponde más a un manejo interno de los asuntos de la organización.

Siempre que sea posible y sin tener que alargar mucho esta etapa, se deben estu­diar todos los pasos que tienen en el organigrama. Deducimos que se deben es­tudiar todas las unidades documentales en relación a las actividades de cada or­ganismo, especialmente en aquellas entidades productoras de documentos que no se han realizado anteriormente este tipo de investigaciones y en las cuales se observa poca claridad, tanto en las tareas mismas que generan documentos, como también en la suficiencia de los documentos.

En general, los datos básicos que se deben obtener del Análisis documental se pue­den agrupar en:

 

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO INFORMATIVO

 

 

 

 

 

 

 

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

Los datos más significativos del documento son los siguientes:

 

A. DENOMINACIÓN:

Es decir, el nombre con el cual es conocido el documento dentro de la organización administrativa. Cuando este nombre es muy genérico o ambiguo, como por ejemplo "informes", si bien podemos comprender que actividad contiene el documento, pero no podemos determinar con exactitud a qué tipo de informe se refiere, conviene aclarar, sea especificando el informe o sea incluyendo la entidad productora, así obtenemos "informes laborales" o bien "Informes de Auditoria", lo cual nos aproxima mucho más a un sector de realidad en la adminis­tración. Conviene entonces indagar sobre las denominaciones conocidas para poder llegar a normalizarlas y darles su verdadero sentido dentro de la ordenación y la DESCRIPCIÓN.

 

B. CÓDIGOS, CLAVES:

Algunas instituciones modernas han adoptado el sis­tema de enumerar documentos en la medida que estos son producidos, creándose códigos alfanuméricos para este fin, por ejemplo: DEJ 123/99, indica que la nota co­rresponde a la Dirección Ejecutiva (DEJ) y su número de orden es el 123, el año de gestión es el 1999. Este tipo de no­tación facilita enormemente la ordenación de documentos, ya que los mismos se acumulan por la oficina que los produce y el orden en que son producidos, al mismo tiempo que estos documentos conservan un orden cronológico, (Principio del Orden Original) puesto que en la medida que se producen los documentos, sus fechas son consecuentes, pudiendo separarse por gestiones o periódicamente al renovarse la numeración.

 

C. UBICACIÓN ADMINISTRATIVA:

Dentro de la organización se determina su ubicación, tanto de origen como de almacenamiento, esto también determina la im­portancia de los documentos por su origen jerárquico.

 

D. DEPENDENCIA:

El documento ha sido creado en una oficina que depende de una unidad mayor, por lo consiguiente su información puede ser complementaria o de relación a esa jerarquía, su información no siempre puede considerarse como completa; esta relación de dependencia merece un estudio más profundo dentro de la organización de la misma, en lo posible, normalizando los documentos y sus al­cances de información contenida. Generalmente éste nos sirve en la clasificación. Por ejemplo, si en la clasificación hemos determinado varios grupos: económico, operativo o de Organización y métodos, una nota emitida por contabilidad, depen­derá del grupo económico y no del operacional.

 

E. NOMBRE Y CARGO DEL FIRMANTE:

Cuando se quiere obtener una sofis­ticación en los archivos y sobre todo cuando se trata de documentos de importancia, es necesario describir los nombres de intervinientes y firmantes; generalmente con el fin de establecer responsabilidades, e incluso porque el usuario o consultante demanda información teniendo como único dato el nombre de la persona que firmó el documento.

 

ESPECIFICACIONES O

REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES

Esta parte del análisis, consulta diversos datos complementarios, pero lo esencial es para la evaluación de documentos por las características que se registran, tenemos:

 

  1. FORMACIÓN DEL DOCUMENTO:

Las características que se requieren para fijar la información.

Distribución de las áreas de información esencial y complementaria y áreas de refe­rencia. Para apreciar estos requerimientos, se debe obtener información sobre di­versos tipos documentales para evitar duplicidad de esfuerzos y datos. También se debe consultar sobre las acciones o actividades que han de generar al documento y que implican un determinado grado de normalización.

 

B. EXPERIENCIAS ANTERIORES:

Corresponde averiguar si anteriormente se han efectuado diseños similares de documentos y si dieron algunos resultados satis­factorios.

 

C. RESPONSABILIDADES:

Conviene determinar el grado de responsabilidades que encierra el documento y establecer las responsabilidades de información, es decir, en lo posible, establecer una escala de responsabilidades del tipo de informa­ción que pueden suministrar los auxiliares descriptivos, y el tipo de usuarios que pueden consultar estos documentos.

 

D. HABILITACIÓN DOCUMENTAL:

Todo escrito es habilitado al ser firmado, el estudio comprenderá entonces, la adecuación de la habilitación, estableciéndose escalas en este sentido, algunos documentos posiblemente sean habilitados como certificación por un archivero, otros requerirán la habilitación del escribano para tener validez, esta habilitación tendrá necesariamente una estrecha relación con las responsabilidades que encierra la documentación del archivo.

 

E.- EXIGENCIAS DOCUMENTALES:

La continua creación de documentos, im­pone que estos tengan contenidos mínimos para su identificación, como ser, deno­minación de la entidad productora, datación, etc. Es conveniente un estudio en este sentido de modo que en la DESCRIPCIÓN pueda utilizarse este tipo de información.

Los aspectos de la DESCRIPCIÓN hemos fijado con anterioridad bajo el título de DESCRIPCIÓN del Documento.

Con la finalidad de dar seguridad sobre el análisis efectuado, es necesario detallar adicionalmente datos como los siguientes:

 

l.- Fecha en que se efectuó el análisis documental, ya que los contenidos es­tudiados pueden variar considerablemente con el transcurso del tiempo.

2.- Identificación del Archivero analista que efectuó el análisis, a fin de re­currir a él en caso de dudas.

3.- Detallar los nombres de quienes fueran consultados al realizar el análi­sis, y de los superiores inmediatos que respaldan la realidad de los datos ob­tenidos.

 

 

 

 

 

 

 

 

Los tres elementos de estudio empleados, Identificación, Especificaciones y DESCRIPCIÓN, constituyen las secciones principales del análisis, permiten conocer a fondo los elementos principales que componen cada unidad documental, siempre y cuando la investigación se efectúe en forma detenida y se obtenga la información posible.

 

 

 

 

DETERMINACIÓN DE LA FUENTE DE

OBTENCIÓN DE DATOS

Teóricamente el contenido de un documento puede conocerse por la información que proporcionan las distintas unidades generadoras de documentos y lo que estu­viera detallado en los Manuales de procedimientos si es que existen. Si se tuviera la certeza de que las entidades productoras conocen perfectamente los documentos que generan, y los manuales fueran suficientemente detallados como para facili­tar la labor de DESCRIPCIÓN documental, los archiveros que efectúan el análisis podrían realizar las descripciones documentales en sus propios lugares de trabajo, dándose sólo el trabajo de ordenar adecuadamente la información. En todo caso, ninguna de esas fuentes proporcionará datos fidedignos sobre la documentación, haciéndose necesario recurrir a los propios redactores de documentos quienes mejor conocen su trabajo y las razones por las cuales generan la documentación.

Esta forma de participación, del archivero con los emisores de documentos, permi­te una obtención de conocimiento real y constituye una forma efectiva de acción en conjunto, lo cual facilita enormemente el proceso de análisis y evaluación y ase­gura al archivero que su trabajo será ponderado de acuerdo a la información sumi­nistrada por el mismo. De esta forma no hay motivo para alegar que hubo descono­cimiento o error en la determinación de características del documento.

Como en este tipo de investigaciones predominan juicios humanos, especialmente cuando los trabajos estudiados requieren un mayor conocimiento, se recomienda recurrir a Jerarquías más elevadas, quienes con un criterio más amplio de las ac­tividades que desempeñan, pueden modificar algunos aspectos de la información suministrada por los empleados.

En los archivos administrativos, la conformidad, tanto de las secciones productoras de documentos como de sus jerarquías y los archiveros, resulta esencial para asegu­rar una información correcta, asimismo que sirve de camino para interesar y facili­tar su cooperación en las restantes etapas del proceso de análisis y evaluación.

 

FORMA DE OBTENER LOS DATOS

Básicamente se pueden emplear tres formas de obtener la información relativa a los contenidos documentales.

 

a. Sistema de entrevistas.

b. Sistema de consultas

c. Sistema de encuestas.

 

 

 

 

 

Estos sistemas pueden tener factores negativos y positivos, pero cuando se reúne la información de los tres sistemas, observaremos que tenemos una infor­mación lo suficientemente abun­dante como para realizar el análisis lo más cercano a la realidad.

 

Sistema de entrevistas:

Consiste en obtener los datos relativos al documento, su procedencia, su utilidad, las responsabilidades que encierra, su plazo de vigen­cia, sus objetivos, los valores de sus contenidos, etc.; las entrevistas y cuestionarios merecen algunas consideraciones.

La entrevista es una conversación entre dos personas de las cuales una es el entrevistador y otra el entrevistado. Casi todas las entrevistas tienen por finalidad obtener alguna información.

Las entrevistas pueden ser estructuradas o dirigidas o no dirigidas. La diferencia es que en esta última la iniciativa queda a cargo del entrevistado en tanto que, en la primera, se ha preparado de antemano un cuestionario o serie de preguntas.

Las entrevistas tienen ciertos riesgos. En primer lugar que el entrevistador tiene que poseer un cierto conocimiento de la persona del entrevistado, sus dotes y cualidades, sus actuaciones, para poder moverse con comodidad.

En segundo lugar que la entrevista provoca problemas. A veces el entrevistado rehúsa responder o porque falsea la verdad o, porque se deja llevar por impresiones erróneas.

Además el lenguaje de la entrevista debe ser atendible y a través de él el entrevistador debe ganarse la confianza del entrevistado.

Finalmente el entrevistador no debe dejar traslucir sus impresiones personales o ideas que puedan inducir a por determinados caminos al entrevistado y que no son realmente los propios. Se entrevista directamente, en su puesto de trabajo, a la persona que tiene mayor conocimiento sobre los documentos que se elaboran en su sector; en un despacho de asesoría legal, no entrevistaremos a la secretaria, que solo recopila la información que ha sido elaborada por el ase­sor; entrevistaremos entonces al asesor y le interrogaremos sobre los documentos, todo aquello que nos interesa saber para poder efectuar una DESCRIPCIÓN adecuada.

Posteriormente, verificamos todos los datos obtenidos, procurando generalizarlos a fin de que los auxiliares descriptivos sean lo más uniformes. Para facilitarnos el registro de datos a obtener, se utilizan formularios diseñados exprofeso, y en algu­nos casos, se elaboran guías escritas para tener la seguridad que se considerarán todos los aspectos que interesen al archivo.

La entrevista se complementa con la observación directa del trabajo del sector en­trevistado para lograr una comprensión del empleo de la documentación y de que forma pueden los auxiliares descriptivos, facilitar las actividades de ese sector.

Para que la entrevista proporcione los resultados esperados, es necesario que el entrevistador esté capacitado, tanto en los contenidos de la Archivología como en los contenidos del sector entrevistado, sea este sector una sección determinada de la administración, cuando los archivos son administrativos, sea el sector un cuerpo de investigadores, cuando el archivo es histórico.

Esta capacitación del entrevistador, permite no detenerse en detalles que pueden no significar nada para los objetivos de la DESCRIPCIÓN.

Por último, es conveniente informar al personal que proporciona los datos, de las facilidades que pueden brindarnos el análisis documental y de todos aquellos datos que soliciten y contribuyan a lograr una mayor cooperación.

 

Sistema de consultas

Consiste en obtener los datos relativos a la utilidad del documento, mediante consultas efectuadas en el mismo archivo, a quienes le inte­resan utilizar sus servicios, más categóricamente a los usuarios. Estas consultas van dirigidas a resolver los problemas que puedan presentarse sobre la forma o formas en que son solicitados los documentos, de modo que los auxiliares descrip­tivos tengan opciones, es decir, los usuarios no siempre se acercan a consultar con un nombre determinado del tipo documental, o desconocen los contenidos de determinados tipos documentales, las opciones permitirán entonces al consultante adecuarse y enterarse si lo que busca es realmente un determinado tipo documental o bien puede encontrar en otros documentos, información que le permita desarro­llar su conocimiento y trabajo con mayor eficacia.

Este sistema tiene mucho en común con el sistema de entrevistas, con la diferencia de que cambia el lugar de la entrevista y cambia el objetivo de las consultas.

 

Sistema de encuestas

En este sistema, las entidades productoras describen su trabajo con relación al documento, respondiendo a las preguntas que se les formu­le en cuestionarios elaborados para este fin.

El cuestionario es una práctica de investigación que consiste en un sistema de preguntas que tiene por finalidad obtener datos.

Los cuestionarios pueden ser de preguntas cerradas o abiertas. Las primeras son cuando se debe contestar, exclusivamente con un sí o un no cuando se someten varias alternativas de respuestas entre las que el entrevistado debe responder. En los otros -abiertos- la respuesta queda librada al entrevistado.

Se recomienda que en todo diseño de cuestionario se ponga especial atención en el contenido, el vocabulario y la secuencia de las preguntas de los cuestionarios.

Referente al contenido hay que pensar si la pregunta es necesaria, si requiere otros apoyos para contestarla, si puede hacerlo, etc.

En lo que se relaciona con el vocabulario si es inteligible si realmente pregunta lo que queremos, si expresa las posibles alternativas pensadas.

En lo que se refiere a la secuencia es conveniente que se parta de lo general a lo particular, de lo trivial a lo importante. Con un orden lógico que no distorsione respuestas y que no se produzca la llamada "contaminación". Se entiende por tal la influencia que el orden de preguntas puede ejercer en las respuestas del informante.

Si bien es cierto, este sistema puede proporcionar información mas ordenada y meditada, requiere por lo general, acla­raciones y comprobaciones, por lo que a menudo se deben complementar con las entrevistas, prolongándose en el tiempo empleado para esta etapa.

 

PREPARACIÓN DE FORMULARIOS

Cualquiera de los sistemas citados anteriormente, requieren de formularios que permitan la recogida de datos en forma ordenada y comprensible para quienes los utilicen posteriormente. Por ello es necesario prestar una atención esmerada al di­seño de los formularios que faciliten estas tareas.

En caso de efectuar las encuestas, es fundamental presentar preguntas claras y di­rectas y que los formularios sean fácilmente manejables por quienes han de respon­der.

En algunos puntos del cuestionario, será necesario incluir aclaraciones, instruccio­nes y oraciones explicativas, para facilitar la comprensión del contenido del formu­lario y de lo que se quiere obtener con él.

Al diseñar los formularios, para poder efectuar una buena labor de análisis docu­mental, se deben considerar los siguientes aspectos:

1) Los espacios destinados a las características del documento, deben ser lo sufi­ciente amplios o ampliables, para facilitar la anotación de un máximo de datos.

2) Sistematizar en forma ordenada las preguntas que se realicen.

3) Reservar secciones especiales para anotar datos complementarios que no requie­ren de amplias descripciones.

4) Tratándose de análisis a los efectos de la Evaluación de documentos, consultar todos los datos necesarios para este proceso y en la forma más fácilmente utilizable para su estudio.

5) Es conveniente considerar cuales serán las características de los campos de in­formación que van a interesar, y consultar las preguntas necesarias para estos re­querimientos. Las características se analizarán posteriormente.

La preparación de los formularios deberá hacerse con anticipación, con el objeto de someter los proyectos a sucesivos ensayos antes de poner en marcha el programa.

 

CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS

Son la constancia escrita de cada una de las actividades realizadas en la Institución.

En la actualidad, los documentos se presentan en formularios, generalmente numerados y con duplicados, o en textos impresos con datos específicos y espacios en blanco para completar de acuerdo con cada situación relacionada con la actividad objetiva de la entidad.

Generalmente se confeccionan un original y copias duplicadas o triplicadas, relacionado el número de copias con el trámite, para que cada persona que interviene en la actividad tenga su ejemplar propio.

La numeración, que evita la separación de algunos de ellos, sirve para indicarnos el orden original en el cual fueron creados. De esta forma se observa que faltan hojas cuando la numeración no es correlativa.

Los documentos adquieren una vital importancia en la vida institucional, siendo utilizada para:

a) comprobar la actividad realizada;

b) control de la Entidad,

c) servir de base para los registros a los que respaldan;

d) servir como medio de prueba en juicios.

Dada su importancia, los documentos comerciales deben ser conservados por la entidad durante un lapso de tiempo determinado, generalmente consistente en varios años, contados a partir de su fecha de emisión o confección.

 

PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTOS

Los documentos generalmente se realizan con copias, lo que hace que en una entidad circulen y se encuentran originales de ciertos documentos y copias o duplicados de otros.

En cada caso, original, copia y duplicado de un mismo documento, pueden adquirir un significado distinto para la entidad.

La entidad, y llamamos entidad a toda institución o empresa que posee personería juríca, genera y emite o recibe documentos emitidos, a su vez, por otras entidades. Por lo tanto encontramos:

1- Documentos generados y emitidos por la entidad.

2- Documentos recibidos de terceros o instituciones ajenas a la entidad.

En ciertos casos, es necesario realizar documentos internos en la entidad, como constancia de las actividades que se desarrollan dentro de la misma.

Aún cuando la actividad se realiza en la entidad misma, muchas veces es necesario la elaboración de un documento que la respalde, como constancia y cumplimiento, a esto le llamamos burocracia.

Así mismo, se realizan actividades como sistema de control: para determinar el estado y la ubicación de los bienes y establecer las responsabilidades de cada uno de los participantes de la entidad. Así el Archivero realiza los inventarios para conocer el lugar de los documentos y es responsable de su conservación y permanencia.

 

 

Archivo de los documentos

Los documentos se guardan en unidades de conservación, que pueden ser: cajas archiveras, biblioratos, archivadores de palanca, carpetas, fólderes, etc.. Para ser guardados debe organizarse un sistema de archivos que permita encontrar inmediatamente cualquier documento que se solicite. Puede hacerse:

por clientes;

por fechas;

por productos;

otros criterios.

En las entidades productoras de grandes volúmenes de documentos, como las casas aseguradoras por ejemplo, los documentos se procesan por ordenadores, o bien se filman los documentos y sus archivos son grandes depósitos de rollos de películas.

 

Requisitos generales de la documentos

Así como para escribir tenemos determinadas circunstancias obligatorias como el destinatario y el remitente, en su mínima expresión, de igual forma existen ciertos requisitos comunes a casi todos los documentos de las entidades.

Podríamos resumirlos en:

1.- Emisión por copias duplicadas, de acuerdo a la importancia del documento.

2.- Fecha de emisión. (como descriptor es útil)

3.- Nombre del documento. El cual deriva en el Tipo Documental.

4.- Número del documento, un amplio número de instituciones realizan la numeración correlativa, la misma que nos da la pauta del orden original.

5.- Datos (nombre y apellido) de las personas que intervienen en la actividad:

-Comprador y vendedor, si se trata de una factura.

-Deudor y acreedor, si se trata de un pagaré.

-Propietario e inquilino, si se trata de un recibo.

Independiente de estos requisitos, cada documento tiene los suyos propios, en muchos casos respaldados por alguna forma legal como un decreto, ley, etc., así por ejemplo para documentos comerciales se exige:

-Clave única de identificación tributaria (C.U.I.T.) del comprador y vendedor, con la cual están inscriptos en la Dirección General Impositiva.

-Categoría de IVA, número de caja de jubilación e ingresos brutos.

 

Sistematización de la documentos

 

Organizamos la presentación de los documentos comerciales en grupos, esta clasificación no es archivística sino contable, pero que nos permite comprender el grupo de documentos generados por algunas instituciones o empresas, esta agrupación la realizamos de acuerdo con la función que cumplen en la comercialización.

 

Grupo I: Documentos relacionados con la compra-venta.

Grupo III: Documentos relacionados con el pago.

Grupo II: Documentos relacionados con el transporte de las mercaderías.

Grupo IV: Documentos varios.

 

Grupo I

Los Documentos relacionados con la compra-venta tiene tres subgrupos, las que están relacionadas con el vendedor, (Nota de compra o pedido), las que están relacionadas con el comprador (Notas de venta y Facturas).

La relación se establece entre vendedor y comprador mediante la oferta y pedido de mercadería, a veces previa correspondencia, para establecer las condiciones de compra y venta. Una vez efectuada la venta, se envía la mercadería y se confecciona el documento que respalda la compra-venta. Ambos tienen documentos duplicados de su actividad, el expediente, básicamente estará compuesto de pocas piezas documentales.

NOTA DE COMPRA O PEDIDO.

NOTA DE VENTA.

FACTURA.

Posiblemente se adjunten certificaciones que justifiquen las responsabilidades ante el IVA, si el archivero solo se ocupara de guardar documentos, no tendría que ocuparse de estos aspectos, pero, si consideramos que el archivero puede diseñar los trámites de la institución, deberá conocer algunos de estos aspectos.

No responsable: persona que realiza actividades no gravadas con IVA.

Responsable inscripto: Cuando sus ingresos anuales superan cierto importe establecido por la DGI.

Responsable no inscripto: personas cuyo ingreso no superan dicho importe.

IVA exento: actividades a las cuales se ha eximido de pagar IVA.

En el último eslabón de la cadena de comercialización se encuentra el consumidor final.

En los archivos comerciales el archivero debe saber tambien que los responsables inscriptos emiten comprobantes "A" y "B". Los responsables no inscriptos emiten comprobantes "C". Responsables inscriptos emiten: Facturas "A" -para responsables inscritos y no inscriptos. Facturas "B" -para las categorías: no responsables, exentos y consumidores finales.

O que los responsables no inscriptos emiten: Facturas "C" -para responsables inscriptos y no inscriptos, exentos, no responsables y consumidores finales.

Se justifica este conocimiento por la simple razón que la factura da lugar a cambios en el Patrimonio de ambas partes interesadas: Para el comprador significa una adquisición de bienes (aumenta el Activo) y un pago al contado (disminución del Activo) o una deuda a pagar (aumenta el Pasivo).

Para el vendedor, aumentan sus derechos de cobro o sus disponibilidades (aumenta el Activo), pero disminuyen sus bienes (disminución del Activo). Los documentos en este caso, son un fiel testimonio que permite realizar comprobaciones posteriores.

 

Grupo II

Los documentos relacionados con el trasporte de las mercaderías, son básicamente los siguientes tipos documentales:

1.- Remito por el transporte, es el documento que acompaña a las mercaderías para su entrega. Sirve para el control de éstas. Son confeccionados por los transportistas, original y las copias necesarias. El comprador se queda con el original, controla las mercaderías y firma el duplicado, en conformidad, entregándoselo nuevamente al transportista.

2.- Carta de Porte o Guía (por Tren). Es utilizada generalmente para el transporte de mercaderías por vía férrea. Es emitida por la entidad de ferrocarriles como constancia de haber recibido mercaderías para su transporte.

3.- Conocimiento (por barco). Es un documento similar al anterior: representa un contrato de transporte de bienes que se realiza por vías marítima o aérea.

 

Grupo III

Los documentos relacionados con el pago, básicamente son:

1.- Pagaré. Por medio de un Pagaré una persona promete pagar a otra, en un tiempo determinado, una suma de dinero.

 

 

 

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

DENOMINACIÓN

Pagaré

CÓDIGOS, CLAVES

Números correlativos

UBICACIÓN ADMINISTRATIVA

Contabilidad

DEPENDENCIA

1RO. Empresa

NOMBRE Y CARGO DEL FIRMANTE

LIBRADOR: Emisor o pagador es la persona que emite y firma el documento. Cuando llega la fecha de vencimiento, es también quien paga.

ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS

DOCUMENTALES

FORMACIÓN DEL DOCUMENTO

Entidad Bancaria

EXPERIENCIAS ANTERIORES

BENEFICIARIO: Es la persona a cuya orden fue emitido el documento y la cual lo va a cobrar a su vencimiento. Si el beneficiario cede sus derechos a otra persona, aparece una tercera persona que es el Tenedor o Portador del documento.

RESPONSABILIDADES

El cuerpo del pagaré, en mano del beneficiario, significa un derecho a cobro y se representa con la cuenta Documentos a Cobrar. El talón del pagaré, en manos del librador, significa una deuda y se representa con la cuenta Documentos a pagar.

HABILITACIÓN DOCUMENTAL

Legal

EXIGENCIAS DOCUMENTALES

Este documento consta de dos partes: el cuerpo y el talón. El cuerpo del Pagaré es firmado por el librador, cuando éste contrae una deuda. El librador (que es el deudor) entrega al beneficiario (que es el acreedor) el cuerpo del pagaré y se queda con el talón, para control.

l.- Fecha en que se efectuó el análisis documental

2.- Identificación del Archivero analista

3.- Detallar los nombres de quienes fueran consultados

DESCRIPCIÓN

             

 

El archivero debe conocer también que para determinados documentos se aplican los endosos, como un acto por el cual una persona transmite a otra un documento de crédito y todos sus derechos sobre éste. Este derecho es debidamente respaldado por los documentos guardados en los archivos.

Para realizar un endoso en un pagaré, el beneficiario coloca su firma en el reverso, de ahí su nombre de endorso.

Protesto. Tipo documental que se redacta si el pagaré no es pagado a su vencimiento. Por medio del protesto se deja constancia escrita de la falta de pago del pagaré. La realización del protesto es el paso previo a la iniciación de un juicio.

Otra situación de los requerimientos del documento al realizar el análisis documental, será la necesidad de tener conocimientos sobre la ley de sellos. Los pagarés pagan impuesto establecido por la ley de sellos. El importe a abonar guarda relación con valor del pagaré.

2.- Cheque. Es un documento por medio del cual una persona paga a otra, utilizando el dinero que tiene depositado en una institución bancaria.

 

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

DENOMINACIÓN

Cheque: Tipo documental que permite realizar pagos utilizando dinero depositado en el Banco.

CÓDIGOS, CLAVES

Numeración correlativa

UBICACIÓN ADMINISTRATIVA

contabilidad

DEPENDENCIA: Empresa

1RO. Banco

NOMBRE Y CARGO DEL FIRMANTE

 

ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS

DOCUMENTALES

FORMACIÓN DEL DOCUMENTO

Para poder realizar su estudio, es necesario conocer primero las distintas formas de los depósitos bancarios

EXPERIENCIAS ANTERIORES

Depósitos en Cuenta Corriente. Depósitos en Caja de Ahorro. Depósitos a Plazos Fijo.

RESPONSABILIDADES

Orden de pago librada contra un Banco

HABILITACIÓN DOCUMENTAL

el librador tiene fondos depositados a su orden

EXIGENCIAS DOCUMENTALES

cuenta corriente o autorización para girar en descubierto

l.- Fecha en que se efectuó el análisis documental

2.- Identificación del Archivero analista

3.- Detallar los nombres de quienes fueran consultados

DESCRIPCIÓN

               

 

 

3.- Recibo. Sirve como constancia de un pago realizado.

Existen distintos motivos por los cuales pueden realizarse un recibo pago de un alquiler, pago de cuotas de un club, pagos de sueldos, otros.

Por lo tanto, existen distintos modelos de este documento. Los más conocidos se presentan a continuación:

RECIBO DE ALQUILER.

RECIBO DE SUELDOS.

RECIBO COMERCIAL.

El recibo es emitido en dos ejemplares: original y duplicado.

Original: Está en poder de la persona que ha realizado el pago.

Duplicado: Está en poder de la persona que ha recibido el pago.

Grupo IV

Documentos varios.

          a) Nota de débito.

          b) Nota de crédito.

          c) Resumen de cuenta.

          d) Vale

          e) Minuta de archivos.

a) NOTA DE DEBITO.

Es el documento en que el vendedor envía al comprador para indicarle que ha debitado (agregado) en su cuenta un importe más, por un determinado concepto.

Los motivos que originan una nota de débito pueden ser:

Diferencia en una factura anterior, por haber anotado precios inferiores a los que correspondía, o por algún error.

Flete de mercadería enviada.

Intereses por demora en el pago

Uso de una nota de débito.

Se emite en dos ejemplares: original y duplicado.

Original: es recibido por el comprador para quien representa un aumento de su deuda con el vendedor.

Duplicado: está en poder del vendedor para quien representa un aumento de sus derechos a cobrar con respecto al comprador.

b)NOTA DE CRÉDITO.

Es un documento que el vendedor envía al comprador para indicarle que desargado (disminuido) de su cuenta un importe por un motivo determinado.

Los conceptos que originan una nota de crédito pueden ser:

1 Diferenciar en una factura anterior, por haber anotado precios superiores a los que correspondía, o por algún error.

2 Por rebajas en los precios anteriores.

3 Por devolución de mercaderías.

Uso de la Nota de Crédito.

Se emite en dos ejemplares: original y duplicado.

Original: Es recibido por el comprador, para quien representa una disminución de su deuda con el vendedor.

Duplicado: Está en poder del vendedor, para quien representa una disminución de sus derechos a cobrar con respscto al comprador.

c) RESUMEN DE CUENTA.

Es el documento que el vendedor envía al comprador, en forma mensual, detallándole todas las operaciones realizadas durante dicho período.

d) VALE.

Es un comprobante usado en la vida comercial para circunstancias diversas:

Ejemplos:

1 Para remplazar algún otro comprobante que se ha extraviado.

2 Como constancia de la entrega de bienes que deben ser devueltos: una prenda en el guardarropas, un envase en un supermercado.

3 Para obtener artículos de propaganda; en los comercios. Son los premios de una rifa, un programa de televisión.

4 Como comprobante de una salida de caja, por gastos que tienen otra forma de documentos: Las estampillas para franqueo, el traslado por tren u ómnibus.

5 Como constancia de un anticipo de sueldo, que luego es deducido al hacerse el pago mensual.

Uso de Valen.

Solo se emite en original.

e)MINUTA DE ARCHIVOS.

Es el documento que se confecciona como comprobante de alguna actividad interna de la empresa, generalmente cuando no tiene otro tipo de documento que la respalde.

 

Requisitos de los documentos comerciales.

Concepto

Nota de pediro y de venta

Factura

Remito

Nota de débito y de crédito

Lugar y fecha de emisión

X

X

X

X

Denominación del documento

X

X

X

X

Número del documento

X

X

X

X

Datos del vendedor(incluye C.U.I.T, Nro de incripción en Caja de jubilación e ingresos Brutos)

X

X

X

X

Datos del comprador (incluye C.U.I.T.)

X

X

X

X

Categoría con respecto a IVA (comprador y vendedor)

X

X

X

X

Condiciones de pago

X

X

 

 

Datos de otros documentos.

X

X

X

X

Cantidad de mercaderías

X

X

X

 

Detalle de mercadería

X

X

X

 

Precio unitario y total

X

X

 

 

Número de cuenta del cliente.

X

X

X

X

 

CONCEPTO

Nota de crédito bancaria

Cheque

Resumen bancario

Lugar y fecha de emisión

X

X

X

Denominación del documento

X

X

X

Número del documento

X

X

X

Datos del beneficiario

 

en ciertos casos

 

Datos del librador

 

X

 

Datos del depositante

X

 

X

Datos del Banco

X

X

X

Importe en letras y en números

X

X

Números

Lugar de pago

 

X

 

Forma de realizar el depósito

X

 

X

Firma del depositante

X

 

 

Firma del librador

 

X

 

Nro de cuenta corriente del titular de ésta

X

X

X

 

 

 

 

 

CONCEPTO

Pagaré

Recibo

Resumen de cuenta

Lugar y fecha de emisión

X

X

X

Denominación del documento

X

X

X

Número del documento

X

X

X

Datos del beneficiario

en ciertos casos

 

 

Datos del cobrador

X

 

 

Datos del comprador y vendedor

 

X

 

Importe en letras y números

X

X

Números

Fecha de vencimiento

X

 

 

Lugar de pago

X

 

 

Concepto por el cual se realiza el pago

 

X

 

Forma de realizar el pago.

 

X

 

Detalle de las operaciones realizadas

 

 

X

Firma del cobrador

 

X

 

Firma de librador

X

 

 

Motivo por el cual se realiza el documento

X

 

X

 

CONTROL DE GESTIÓN PARA ARCHIVOS

Los principales objetivos del empleo tecnológico en la gestión documental son:

 

-Reducir los costos de operación.

-Simplificar los procedimientos de trabajo.

-Obtener informes oportunos.

-Eliminar al máximo los controles y proce­sos manuales.

 

 

 

 

 

 

Detallamos las necesidades de un ar­chivo, considerando los aspectos de un archivo histórico, administrativo o privado:

En función de actividades operacionales

- Control del volumen almacenado.

- Volumen almacenado diario.

- Volumen de recuperación de la Información diaria.

 

Estados a obtenerse:

- Listado de control diario de salidas de Información.

- Estado diario de Ingresos documentales.

- Balance semanal de Existencias de documentos discriminado por áreas y salas.

- Control diario de selección y expurgo documental:

      a) Valoración económica de la información (valor nominal y utilizable)

      b) Avisos de plazos de retención y conservación de la Documentación.

      c) Listado de documentos de rezago.

 

En el área de actividades de administración

- Servicios de conservación.

- Volumen documental en conservación.

- Costos.

Estados a obtenerse:

- Control de estados documentales.

- Control de Inventarios físicos y útiles de escritorio.

- Control de consultas y pedidos de documentación.

- Estadísticas de:

      a) Simulación de costos de Restauración.

      b) Simulación de costos de Conservación.

 

Área de actividades de Personal

- Volumen de empleados.

- Estados de costos mensual.

Estados a obtenerse:

- Planillas de haberes.

- Recibos de pago.

- Planillas de descuentos.

-Planillas de descuentos desglosados por servicios.

- Planillas de asignaciones familiares.

- Planillas de aportes sociales de acuerdo a ley.

- Detalles de descuentos.

- Planillas de sobre tiempos.

- Resúmenes de planillas de funciones.

 

Área de actividades de Información

-Se requiere el volumen de documentación a almacenar.

Estados a obtenerse:

-Listado de movimiento documental semanal y mensual.

-Obtención de tendencia informativa por épocas.

-Costos de operación por:

      a) Volumen de información,

      b) Información almacenada,

      c) Información calificada.

-Estadística de Consumo de Información.

-Documentación Activa.

-Control de presupuesto asignado al archivo.

Área de actividad Estadística

- Volumen de Información a determinar:

Cuadros a obtenerse

- Estadísticos

- Movimiento documental

- Control de Reproducciones

- Formulación de modelos informativos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

VENTAJAS DE LA APLICACIÓN TECNOLÓGICA

POR MEDIO DE ORDENADORES

Consideramos las siguientes ventajas:

1.- Tener listado e inventarios de control diario de los documentos que ingresan y se almacenan, permite conocer los plazos precaucionales y los tipos documentales y calcular correctamente los importes por tiempo de almacenaje de acuerdo a costos de mantenimiento y restauración, y mediante este mismo control, diaria­mente se tendrá una relación de los documentos declarados en rezago o selecciona­dos para el expurgo.

2.- Control adecuado sobre la existencia de Ítem para la conservación y Restauración documental, permite que los problemas de falta o exceso de los mis­mos se elimina al máximo.

3.- La obtención de un gran número de cuadros estadísticos, permite un amplio es­pectro de usuarios de la Información. Incluso niveles de decisión.

4.- Las modificaciones posteriores al programa en los procedimientos de trabajo, son fácilmente asimilables por la tecnología aplicada.

5.- Ventajas intangibles de la computación

a) Ejecución de operaciones múltiples y registro de datos en discos magnéticos, simplifica procedimiento y ahorro de tiempo.

b) Variedad de entradas y salidas a costos bajos y de elevada capacidad de proce­samiento.

c) El sistema Informático permite elaborar programas propios o adoptar sistemas y paquetes integrados, creando fuentes y Modalidades de trabajo, asimismo se puede:

- Implementar nuevos trabajos.

- Calidad de presentación y lectura fácil

 

EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO INFORMATIVO

 

NOCIONES BÁSICAS

La Evaluación es una función que formal o informalmente se ejercita en todos los niveles. Cada vez que un funcionario pide el traslado de un documento, que solicita su destrucción o conservación permanente o temporal, es porque el docu­mento ha sido evaluado.

Todo documento que es producto o se desarrolla en una actividad requiere ser valo­rado. El resultado puede ser negativo o positivo, de modo que se aclara la vali­dez de su contenido, permitiendo en un nuevo documento, corregirse o confirmar los valores del contenido sustantivo, sobre todo la utilidad permanente o temporal.

Este reconocimiento del contenido sustantivo hace que se defina en su lapso de conservación. Evaluar un documento quiere decir reconocer la existencia y validez.

No evaluar el documento quiere decir continuar progresivamente ignorándolo, significa anular la experiencia y conocimiento adquirido a través de la actividad humana.

Todo documento genera espontáneamente la necesidad de afirmar y con­firmar su información y sobre todo de ser valorado.

Cuándo en la empresa no existe un procedimiento formal de evaluación, esta se ve­rifica en forma aislada y fragmentada que puede ser desde un comentario apresu­rado, al traslado incierto de algunos documentos que se desconoce si han de ser útiles o no a una sentencia de su destrucción sin comprender sus necesidades futu­ras.

En algunas situaciones las evaluaciones están sujetas a objetivos determinados como verificaciones de balance y auditorias, es decir, prescinden de valores pos­teriores al objetivo, no se toma en cuenta la contribución futura de esa informa­ción a determinados campos de los estudios humanísticos y científicos.

 

 

FINALIDADES DE LA EVALUACIÓN

LA NECESIDAD DE RENDIMIENTO

La evaluación del documento pone en evidencia los puntos débiles del documento que podrán ser corregidos en un futuro próximo mediante la aplicación de diversos programas de rendimiento.

Transferencia. La evaluación, al permitir una graduación de valores en los do­cumentos, permite averiguar los elementos potencialmente válidos y programar una mejor utilización. Al mismo tiempo, pone en evidencia la inutilidad de un docu­mento para cubrir cierta demanda de información administrativa, lo cual define en cierto grado su tiempo de traslado donde se considerarán otras cualidades positivas surgidas a través de la evaluación.

Asignación de valores. La evaluación permite una asignación más racional en cuanto a la calidad y cantidad de información, participando inclusive de las respon­sabilidades que encierran los distintos documentos.

Distribución. Una correcta evaluación permite la comprensión de una distri­bución adecuada de la información en los niveles administrativos cuando el docu­mento cumple sus finalidades primarias y una distribución en niveles sociales cuándo la información cumple sus finalidades secundarias.

Relación de jerarquías. La evaluación suministra al personal relacionado con esta responsabilidad la posibilidad de establecer un diálogo de importantes con­secuencias a los fines de determinar el tiempo de "vida" que se le debe asignar a un documento determinado.

Moral. El método de evaluación debe satisfacer las necesidades de un amplio nú­mero de investigadores y usuarios, obligando a un código moral tanto en el aspecto humano como en el informativo.

 

LIMITACIONES DE LA EVALUACIÓN

La evaluación puede convertirse en un método para obtener opiniones y no un mé­todo para medir la eficiencia de la información en forma objetiva.

1.- El error, consecuencia de los prejuicios relacionados a cierto tipo de infor­mación de los documentos, es el error de juicio de un individuo no calificado que tiende a dar calificaciones o muy altas o muy bajas a sus documentos en aquellas características que son del agrado o del disgusto de la persona que califica.

2.- Otra limitación es el "error de tendencia constante" mediante la cual y muy co­mún en dependencias administrativas, se tiende a valorar la información ge­neral según un determinado criterio, utilizando una única fórmula para todos los documentos, sin tomar en cuenta los análisis de cada tipo documental.

3.-También existe la tendencia de valorar un documento de acuerdo con la persona que redacta o elabora el documento, influyendo positiva o negativamente en el juicio de quién evalúa el documento, este aspecto se da generalmente con los documentos producidos por personajes históricos.

4.-La capacidad de los evaluadores. Es conveniente facilitar un sistema explicativo de los mecanismos que se adoptan en una evaluación consiguiendo al mismo ti­em­po que el personal próximo a los evaluadores adquieran cierta práctica y fami­liari­dad con los términos archivísticos.

5.-Es evidente que la evaluación no pueda ser confiada a una sola persona, se corre el riesgo de tener un juicio subjetivo o inexacto, por posibles incomprensiones del sistema que se usa.

6.-Hay que evitar un sistema sobrecargado de inciertas características del docu­mento que no dará resultado tan preciso como un sistema que prevea la valoración del comportamiento y utilidad de la información acumulada.

7.-Si el método de evaluación incluye la valoración de factores foráneos a las exi­gencias del requerimiento de información, no se puede esperar obtener una repre­sentación exacta de la eficiencia del subordinado en examen.

 

MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO

Son los métodos simples empleados:

1. Escala de evaluación

1.1. frases descriptivas. Con cierto número de grados con escala gráfica.

1.2. de Objetivos.

2. Comparación.

2.1. Graduación.

2.2. Valoración por tipos documentales.

2.3. Distribución forzada de información.

3. Listas de control.

3.1. Selección forzada.

3.2. Con valores ponderables.

 

ESCALAS DE EVALUACIÓN

Este método se sustenta en la atribución de cierto grado a algunos rasgos inherentes a la información y a la eficacia que se consideran como los más indicados para ca­racterizar al documento que ha de valorarse. El mecanismo del método es el si­guiente:

-Se aconseja la categoría de los documentos a valorar.

-Se averiguan los factores que constituyen objeto de valoración para la categoría elegida y que deben ser específicos del personal a valorar. El número de estos fac­tores puede variar en un mínimo de cinco a un máximo de 20, según la impor­tancia y la naturaleza de la categoría elegida.

-Para cada factor se dan breves descripciones de comportamiento de la información relativo al mismo factor, que corresponda a igual número de grados de valoración progresiva, (información insuficiente, información incompleta, optima información, etc.) Las frases descriptivas en este caso equivalen a los grados expresados en valo­res numéricos.

-Se produce todo un gráfico, teniendo en cuenta generalmente "no" mantener el orden progresivo, en los grados de valoración.

 

LINEAMIENTOS PARA LA PRESENTACIÓN

DE LOS TRABAJOS

Todo trabajo reúne condiciones, inclusive los formulados dentro del quehacer ar­chivístico, básicamente tenemos:

1. Cuando los trabajos no se redactan en ordenadores, que como consecuencia vienen impresos en papel, los trabajos, tanto los informes archivísticos como los auxiliares descriptivos, se presentan escritos a máquina en papel blanco sin rayas, si no, se usan formularios y de buena calidad.

2. Resulta conveniente que los escritos se realicen de un solo lado de la hoja, sepa­rada por línea de doble espacio de máquina, esto último porque facilita mejor la lec­tura.

3. En los auxiliares descriptivos, el orden y estructura es la siguiente:

 

Tapa

Texto

Índice.

 

Tapa: comprende:

a) Título del trabajo.

b) Nombre del archivo o de la Institución que lo genera.

c) Lugar y año.

 

Texto: Generalmente comprende tres partes:

a)Introducción. Breve, de carácter personal, preferentemente explicativo sobre el manejo de los auxiliares o metodología empleada.

b) Cuerpo del trabajo. Es el desarrollo de los auxiliares; se utilizan los descriptores seleccionados en el análisis documental. Las transcripciones textuales que se utili­cen deben figurar dentro del texto del trabajo a un espacio de máquina y encerrado entre comillas.

Se toma en cuenta que el cuerpo está compuesto esencialmente por datos específicos obtenidos de la fuente original y generalmente no fueron dados a publicidad.

c).-Conclusión: Se realizan las observaciones o situaciones especiales que se pre­sen­tan en el auxiliar descriptivo, lógicamente, la conclusión no puede contra­decir a la Introducción.

Índice: Es la nómina referencial de los contenidos descriptivos, ordenado alfabéti­camente.

Publicado el: 10/03/2023 / Leido: 8648 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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