Publicado el: 07/03/2023 / Leido: 40216 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
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E |
El Ciclo Vital de los DOCUMENTOS (CVD) es un parangón con la naturaleza; puesto que se ocupa de la gestación, nacimiento, vida, muerte, fenómenos que se observan también en los DOCUMENTOS.
Al hacer la comparación, generamos conceptos como gestación del DOCUMENTO, en el momento de que se diseña; nacimiento, cuando es creado; vida, tiempo de utilidad que presta y muerte, cuando cierto tipo de DOCUMENTOS son expurgados al comprobarse su inutilidad.
Algunos sostienen que el Archivero debe ocuparse de la vida y muerte del DOCUMENTO y allí termina su función, otros autores sostienen que el archivero debe preocuparse desde el nacimiento en la que tiene injerencia directa y aun los hay que sostienen que el archivero debe preocuparse desde la gestación del DOCUMENTO.
En el momento de crear un nuevo tipo documental, es necesario consultar al archivero, para no repetir INFORMACIÓN. Su injerencia tiene que ser desde la gestación.
Decimos muerte del DOCUMENTO por destrucción premeditada; cuando esto no sucede tenemos el traslado a un Archivo Intermedio o Histórico, transferencia a un Archivo eventual, o su conservación permanente, si el DOCUMENTO es aprobado para su conservación.
Ser viviente Muerte
Ciclo Vital Gestación Nacimiento Vida
Documento Destrucción
Traslado
Trasferencia
Conservación
Permanente.
Aurelio Tanodi sostiene hace distinción de tres fases:
Pre-archivística, Archivística, y Fase Histórica la última etapa; comparte de esta opinión Elio Lodolini.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:
Según los conceptos de Aurelio Tanodi, Elio Lodolini, Ives Perotín.
1.- Fase Pre - Archivistica.
2.- Fase Administrativa
3.- Fase Histórica.
Gunnar Mendoza, habla de tres etapas pero modifica una primera como Activa: la vida del DOCUMENTO. Una Inactiva: sería la etapa de selección documental y una tercera etapa de Conservación Permanente.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:
Según los conceptos de Gunnar Mendoza.
1.- Fase Activa
2.- Fase Inactiva
3.- Conservación Permanente.
Es necesario observar que en algunos textos se hace referencia a Archivos activos, pasivos, inactivos, vivos o muertos, porque se refieren al momento de vida del DOCUMENTO que están manejando.
Schatz realiza una intercalación, una Edad Intermedia del DOCUMENTO, la misma que tiene una sub-clasificacion de acuerdo a la consulta que se efectúa, una primaria frecuente, primaria eventual, y por ultimo secundario, de acuerdo a la frecuencia de consulta del DOCUMENTO.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:
Concepto.
Fase administrativa.
Edad Intermedia: Primario Frecuente
Primario Eventual
Secundario
Fase Histórica.
Manuel Vázquez habla también de las tres fases, pero hace una acotación; la fase prearchivística, la divide en dos momentos de gestación, y de trámite. En la fase administrativa habla de un momento de vigencia. Y la fase histórica la deja en esa situación porque luego de la finalización de la vigencia comienza la etapa para el investigador.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:
Concepto de Manuel Vazquez.
1.- Fase Pre-archivística. Momento de Gestación
Momento de Trámite
2.- Fase Administrativa: Momento de Vigencia
Momento de Plazo Precaucional
3.- Fase Histórica.
A fin de compulsar las distintas opiniones sobre las distintas etapas del Ciclo Vital del documento, realizamos la conclusión de la siguiente forma:
Etapa Activa; incluyendo los momentos de Gestación y de Tramite.
Etapa inactiva; incluyendo los momentos de Vigencia y Plazo Precaucional.
Etapa Intermedia; considerado como el momento simbiótico, que es cuando se realizan los tramites para determinar la utilidad del documento para la posteridad, concluyendo esta etapa con la Selección documental.
Etapa de investigación; Considerada en el momento de la investigación científico-histórica.
Etapa Informática; que consideramos cuando el documento es procesado en su información, culminando en el momento de difusión, cubriendo la necesidad de editar los fondos documentales, para un rápido acceso a la INFORMACIÓN.
Dado el desarrollo de las comunicaciones, se hace necesario incorporar el momento telemático que nos permite enviar la información o el facsímil del DOCUMENTO al lugar requerido.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO (CVD).
Concepto de Arévalo Jordán.
1.- Fase Pre-Archivística: Momento de Gestación
Momento de Trámite
2.- Fase Administrativa: Momento de Vigencia.
Momento de Plazo Precausional.
3.- Fase Intermedia: Momento Simbiótico
Momento de Análisis
4.- Fase de conservación
permanente Momento de Investigación
Momento de la Conservación y
restauración.
5.- Fase tecnológica: Momento Informático
Momento Multimedia
Momento de Difusión.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN EL CICLO VITAL
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A |
Al enfocar el tema del Ciclo vital de los documentos, hemos llegado a una conclusión sobre las etapas y los momentos durante la vida-proceso de los documentos, lo cual nos facilita mucho el concepto de in formación requerida en cada una de estas etapas. Realizamos entonces una categorización:
Denominada prearchivística, (Tanodi, Lodolini, Perotin), Activa (Mendoza), en esta fase se generan los momentos de gestación y trámite, aquí observamos el problema de la dimensión temporal, que nos facilita analizar los alcances de la información contenida en los documentos con relación al tiempo, y la dimensión espacial nos da una pauta de los alcances de la información, dentro del interés por la recuperación de la información.
Dimensión espacial
Constituido por los limites legales y de influencia de la institución. En esta etapa, los documentos y la información tienen una dependencia directa de la entidad productora, consecuentemente una vinculación vertical a los sistemas de información organizacional, siendo sus repositorios o infraestructuras de base los archivos eventuales. Al realizar la DESCRIPCIÓN, se debe tener en cuenta quienes han de requerir inmediatamente la información.
Dimensión temporal
Constituido por las series de carácter estadístico, se observa en esta etapa una actividad pragmática de la institución y una preocupación consuetudinaria, preocupación por tomar decisiones sobre temas del día.
Esta etapa se denomina también La fase de producción de documentos y estaría compuesta por los elementos siguientes:
diseño y gestión de formularios,
preparación y gestión de la correspondencia,
gestión de informes y directrices,
fomento de sistemas de gestión de la información
y aplicación de la tecnología moderna a dichos procesos.[1]
Considerada como la de mayor actividad informativa, esta etapa es la denominada Administrativa por Tanodi, Lodolini, Perotin; Inactiva por Gunnar Mendoza, y considerada la edad intermedia por Schatz. Según Manuel Vázquez se consideran los momentos de Vigencia y de Plazo Precaucional. Como principal característica de esta etapa se observa un desarrollo sectorial referido a grupos sociales interactuantes, lo cual permite la formación de ciclos de comunicación entrelazadas, como consecuencia de los interés de carácter social y los de la institución que entran en juego, el requerimiento de información en esta etapa es masivo; se observa que la entidad productora trabaja relacionada con el núcleo social que le rodea y sirve para la entidad social que demanda la información. Los auxiliares descriptivos generalmente tienen un carácter de reserva o acceso.
Dimensión espacial
Es constituido por los ámbitos de influencia de la institución sobre los grupos interactuantes; como consecuencia esta dimensión será mucho mas extensa que el anterior. La dimensión espacial se cualifica y cuantifica en función de los objetivos, del sentido direccional de la entidad, sobre la formulación de objetivos y la adopción de decisiones.
Dimensión temporal
Ingresa en el intercambio de la influencia del medio social, para lo cual la institución realiza una recogida de datos mediante algunas actividades principales como la orientación del tramite, determinación de identidad de la entidad productora en función del medio social, consecuentemente la distribución de información de carácter escrito u oral, cumple con las funciones de difusión y comunicación.
Durante el desarrollo de esta etapa, internamente la institución realiza una codificación de series o tipos documentales determinados y requiere además, información de los trámite y sectores de control, Se incorporan las técnicas propias del archivo; ordenación, clasificación, y DESCRIPCIÓN y podríamos decir con una preselección sin llegar a una selección científicamente fundamentada. Se cumple entonces la certificación de las acciones, funciones, actividades y tareas institucionales.
Esta etapa podemos llamarla también: La fase de utilización y conservación de los documentos abarca los aspectos siguientes:
creación y mejoramiento de los sistemas de archivos
y de recuperación de datos,
gestión de registros,
gestión del correo y las telecomunicaciones,
selección y manejo de máquinas copiadoras,
análisis de sistemas,
producción y mantenimiento de programas de documentos vitales, funcionamiento de centros de documentación y aplicación, cuando proceda, de la automatización y la reprografía a dichos procesos.[2]
Denominada Histórica por Tanodi, Lodolini y Perotin o de conservación permanente enunciado por Gunnar Mendoza, incorporamos en esta etapa el momento simbiótico donde empieza la decantación de los valores, de acuerdo al tipo de información obtenida y de acuerdo a los valores primarios tenemos:
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administrativos, legales, contables, científicos; |
y los valores secundarios:
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evidenciables, informativos. |
También se incorpora en esta etapa el momento de la investigación; modificándose los grados de accesibilidad que permita a los investigadores acceder libremente a los documentos para sus respectivas investigaciones.
Dimensión espacial
Constituido por el manejo de información incorporada al subconjunto de saber acumulado por el grupo social, por efecto de la decantación de valores, la información se convierte en especializada.
Esta etapa requiere de un proceso de actualización de la información por eliminación, por integración al conjunto del saber acumulado y una vez elaborado los procesos ingresamos a una fase de procesamiento de la información, o lo que podríamos dar en llamar a una información refinada. Lógicamente que esto nos lleva un análisis de recuperación de la información.
Dimensión temporal
Constituido por un sistema dinámico y coordinado, porque el investigador se encontrará trabajando continuamente con está información.
La fase de disposición de los documentos abarca:
la identificación y DESCRIPCIÓN de las series de documentos,
el establecimiento de programas de retención y disposición de documentos,
la evaluación y eliminación de documentos
y la transferencia de documentos de valor permanente a los archivos.[3]
Denominada informológica, considerando la incorporación de medios tecnológicos avanzados, incorporamos el momento de difusión, la información se incorpora al ámbito social; los procesos serían una entrada de la información, un tratamiento físico, un almacenamiento y un procesamiento de esa información por su vuelta a clasificación y ordenación, y finalmente una de salida que sería el mismo momento de difusión. Tal como habíamos anticipado en anteriores capítulos, se incorpora el momento telemático, al ser la información difundida por los medios de comunicación tecnológico.
SISTEMAS DE INFORMACION EN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.
PRIMERA FASE
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Prearchivistica |
Tanodi, Lodolini, Perotin |
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Activa |
Mendoza |
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Momentos |
Gestación y Trámite. (Vazquez) |
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Dimensión espacial |
Limites de la Organización 1.-Dependencia directa de la entidad productora. 2.- Vinculación vertical a los sistemas de información organizacional. 3.- Infraestructura de Base (Archivos eventuales) |
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Dimensión Temporal |
Series temporales de carácter estadístico. 1.- Actividad Pragmática. 2.- Preocupación consuetudinaria. |
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SEGUNDA FASE |
Administrativa |
Tanodi, Lodolini, Perotín |
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Inactiva |
Mendoza |
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Sectoriales |
Grupos sociales interactuantes, ciclos de comunicación entrelazados |
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Momentos |
Vigencia y de Plazo Precaucional (Vazquez) |
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Dimensión espacial |
Ámbitos de Influencia: 1.- Sentido Administrativo. 2.- Formulación de Objetivos. 3.- Adopción de decisiones. |
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Dimensión temporal |
Influencia del medio ambiente social. Recolección de datos: 1.- Orientación del trámite. 2.- Determinación de identidad. 3.- Distribución de información escrita y oral. 4.- Codificación Clasificatoria. 5.- Información de trámite y sector de control. 6.- Certificación de actos, acciones, funciones, actividades, tareas. Técnicas de Archivo: Clasificación, ordenación, descripción, preselección. |
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TERCERA FASE |
Intermedia |
Schatz, Arévalo |
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Momentos |
Simbiótico y Análisis documental (Arévalo) Primario Frecuente, Primario eventual, secundarios. (Schatz) |
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Dimensión espacial. |
Ámbitos de influencia: 1.- Reformulación de objetivos. 2.-Asentamiento Institucional |
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Dimensión temporal |
Decantación de Valores, Primarios: 1.- Administrativos, 2.- Legales. 3.- Contables. Fiscales. 4.- Científicos. Secundarios: 1.- Evidenciables. 2.- Informativos. |
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CUARTA FASE |
Histórica |
Tanodi, Lodolini, Perotín. |
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Conservación permanente |
Mendoza, Arévalo. |
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Momentos |
Investigación y Conservación y restauración. |
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Dimensión espacial |
Subconjunto del saber acumulado por el grupo social. Proceso de actualización por eliminación y por integración. Proceso de recuperación. Ámbito de sociedades intermedias e investigación especializada u objetiva. Grados de Accesibilidad. |
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Dimensión temporal |
Recuperación de los procesos humanos pasados. Sistema dinámico y coordinado. |
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QUINTA FASE |
Tecnológica |
Arévalo |
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Momento |
Informático, Multimedia, Difusión |
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Dimensión espacial |
Función de Entrada, Tratamiento físico de la información, Función de almacenamiento, Función de procesamiento. Función de salida. |
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Dimensión temporal |
Reprografía, ámbito social en general, distribución de información cualificada. |
[1] Rhoads, James B.La función....ibid.
[2] Rhoads, James B. La función de la gestión... id.
[3] Rhoads, James B. La función de la gestión... idem
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