Publicado el: 05/03/2023 / Leido: 41132 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
LOS CARACTERES
E |
l análisis documental nos permite comprender términos descriptores y determinar los objetivos de la DESCRIPCIÓN para que el análisis sea completo, comprobando los caracteres del DOCUMENTO. Nos interesan los objetivos para comprobar la existencia del DOCUMENTO; los términos descriptores utilizados en la lista son adecuados por la objetivación. Una rápida recuperación tanto de DOCUMENTO, como de su INFORMACIÓN.
Se realiza un estudio completo de los caracteres, descomponiendo el DOCUMENTO en descriptores generales para su identificación, con el fin de lograr un conocimiento integral de los contenidos del archivo.
No se tiene una idea completa del Archivo ordenando solamente los soportes.
En un Inventario puede describirse indicando que tenemos 1000 volúmenes de este tipo documental, pero lo que realmente nos motiva es la utilidad, para que sirve el conservar y dar ubicuidad al DOCUMENTO.
Todo esfuerzo es objetivo, la utilización de descriptores debe realizarse como una aproximación a los medios informáticos. Como un objetivo real, concreto de las TÉCNICAS DOCUMENTALES.
Tomando su origen de la Diplomática se realiza una división entre caracteres internos y externos de los DOCUMENTOS, los cuales significaran los descriptores mas generalizados.
Al efectuar un estudio de los caracteres de los DOCUMENTOS nos referimos a ciertos aspectos físicos y metafísicos, que actúan como factores determinantes en su identificación, haciendo posible su DESCRIPCIÓN, facilitando las labores de identificación de los DOCUMENTOS, utilizando factores comunes a todos ellos.
Estos atributos particulares, permiten incluso conocer la utilidad que se dará a los DOCUMENTOS, esclareciendo pautas para su conservación, ubicuidad y eliminación cuando sea necesario. La utilidad que se dará a los DOCUMENTOS, es atributo propio de cada Archivo o unidad archivística, puesto que los usuarios definen e identifican los modos de consulta de acuerdo a sus propias necesidades, y no a la de normas preestablecidas que determinen la utilidad y el valor que tiene cada DOCUMENTO.
Los caracteres documentales son en términos apropiados los descriptores por su función y utilidad en los AUXILIARES DESCRIPTIVOS.
ANÁLISIS DE LOS ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL DOCUMENTO DIPLOMÁTICO
El conocimiento de los distintos componentes de el documento, nos permite comprender mejor su naturaleza y realizar análisis de elementos que se pueden tomar como descriptores. Estas palabras que tienen significados precisos, deberían ser las que se estudien para normalizar, de modo que el lenguaje empleado en la descripción sería coordinado e indizado. Los DOCUMENTOS diplomáticos, de acuerdo con esta disciplina, son considerados en sus distintos componentes dándonos una idea adecuada sobre los distintos contenidos de los DOCUMENTOS actuales, puesto que históricamente, no han sufrido grandes variantes en cuanto a los significados, si bien pudieron haberse simplificado las expresiones y nombres, aparte que nos permite realizar un análisis con miras a un mayor conocimiento de los elementos descriptores a utilizar en los distintos aspectos de las TÉCNICAS DOCUMENTALES. Esta división se realiza de acuerdo con la escritura "petrificada" y no del soporte.
Se dividen básicamente en tres partes:
Protocolo inicial, se subdivide a su vez en cuatro partes:
Invocación Intitulación Dirección Saludo |
Cuerpo. que se subdivide en:
Preámbulo Publicación Narración Disposición Corroboración |
Protocolo final: que contiene a su vez:
Suscripción Apreciación Data Signos de Validación |
Si bien estas divisiones no se respetan en la actualidad, es de interés que estas partes sean consideradas en todo DOCUMENTO.
PROTOCOLO INICIAL
Se llama comúnmente protocolo a una ordenada serie de escrituras y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia. Cada notario debería tener su propio archivo, con un plazo precausional o de menor antigüedad de veinticinco años; los mismo que luego deberían ser trasladados a el distrito notarial, que archiva documentos de más de veinticinco años y menos de cincuenta, y los archivos históricos, últimos depositarios, deberían custodiar los protocolos de más de cincuenta años de antigüedad.
Se llama también Protocolo al Acta o cuaderno de actas de un acuerdo, conferencia, etc. y por extensión a la regla ceremonial diplomática o palatina. A. Protokoll; F. protocole; I. protocol; It. protocollo; P. Protocolo.
El protocolo en este caso inicial, continúa vigente desde el punto de vista archivístico, se transforma en el encabezamiento de los auxiliares descriptivos, en los que enumeramos los datos generales a todos los documentos que describimos.
El protocolo pierde su sentido original (Inicio del documento) y es reemplazado por el de su ubicación (encabezamiento). Al ser un conjunto de reglas de cortesía y de urbanidad, establecidas para ciertas ceremonias. Toma también el sentido de servicio encargado de hacer cumplir dichas reglas de urbanidad. Se dice también del protocolo a la regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre.
Otro significado sería el del Libro en el que el notario guarda los registros de las escrituras que ha legalizado. (inventario) desde el punto de vista histórico, el protocolo adquiere el sentido de fórmulas con las que se inician los documentos diplomáticos. Sus divisiones son:
Invocación: Acción y efecto de invocar. A. Anrufung; F. invocation; I. invocation; It. invocazione; P. invocação; consiste en una imprecación a las divinidades, invocando su protección. En la Edad Media abunda esta clase de invocaciones. Primeramente se usó una cruz plana, luego el signo "Chrismen" (siglo VIII al IX). Posteriormente se coloca la frase entera, a veces en latín cuando no en el propio idioma. Ejemplo: "En nombre de la Santa e indivisa Trinidad"; "En Nombre de Dios", etc.
Intitulación: Esta parte contiene el nombre y grado del dador y/o emisor del DOCUMENTO. Así: "Carlos I, por la gracia de Dios, Rey de los Francos, Patricios de los romanos, rey de los longobardos, etc.
Dirección: Acción y efecto de dirigir o dirigirse. Camino, rumbo, trayectoria. Señas escritas sobre una carta, fardo, etc., para indicar dónde y a quién se envía. A. Direktion, Führung; F. direction; I. direction; It. direzione; P. direcção; En esta parte se consignaban como lo expresa su título, todos los datos referentes al Destinatario, títulos, nombre, cargo y lugar de residencia o destino del receptor.
Saludo: Acción y efecto de saludar. A. Gruss, Begrüssung; F. salut, salutation; I. salutation; It. saluto; P. saudação; se emplearon numerosos y variados saludos en esta primera parte del protocolo inicial.
EL CUERPO
Considerado como la parte central del documento y del asunto, el contenido sustantivo de los que se ha escrito o se quiere comunicar. Es el conjunto de lo que se dice en la obra escrita, con excepción de los índices y preliminares, sobrevive desde el punto de vista archivístico, como el encolumnado en el inventario, donde se vuelcan todos los documentos relativos a los documentos. A. Körper / Leib; F. corps; I. body; It. corpo; P. corpo. El Cuerpo o espíritu, a su vez se subdivide en:
Preámbulo: Exordio, prefación; Rodeo o digresión antes de entrar en materia. A. Vorwort; F. préambule; I. preamble; It. preàmbolo; P. Preámbulo. En esta parte se consigna en forma somera lo que contiene el Cuerpo en forma general. Como todo preámbulo los conceptos que se emiten se refieren a lo fundamental que viene posteriormente y encierra su espíritu.
Publicación o Notificación1: Acción y efecto de notificar. Documento en que se hace constar de algo. Es el anuncio del acto que se va a realizar o ejecutar.
Narración: Acción y efecto de narrar. Parte del discurso retórico en que se refieren los hechos. A. Erzählung; F. narration, récit; I. narration; It. narrazione; P. narração; es el detalle del asunto principal. La relación de hechos. Esta es la parte variable de los DOCUMENTOS, el contenido sustantivo.
Disposición: Acción y efecto de disponer o disponerse. Aptitud para algún fin. Precepto legal o reglamentario, orden y mandato del superior. A. Anordnung, Einrichtung; F. disposition; I. disposition; It. disposizione; P. disposição; es lo que el dador del DOCUMENTO dispone.
PROTOCOLO FINAL
Denominado también escatocolo o discurso final, en los auxiliares descriptivos sobreviven como la “datación” en el que se asientan los datos del archivo y de las personas que confeccionan los auxiliares descriptivos, reviste importancia por cuanto denota la propiedad intelectual de los archiveros; el protocolo se subdivide en:
Suscripción: Acción y efecto de suscribir o subscribirse. A. Subskription, Unterzeichnung; F. souscription; I. subscription; It. sottoscrizione; P. subscrição; referente a la firma del DOCUMENTO. La suscripción ha sufrido notables cambios, según los períodos históricos y países. Por lo común todo DOCUMENTO vale por la firma. En otras épocas la suscripción no siempre fue autógrafa.
Apreciación: Acción y efecto de apreciar, tasar y percibir debidamente. La apreciación es solamente una fórmula de buenos augurios.
Data: Indicación del lugar y tiempo en que se hace o sucede una cosa. Tiempo en que ocurre o se hace una cosa. Partida de descargo en una cuenta o inventario. A. Datum; F. date; I. date; It. data; P. data; es la parte del DOCUMENTO que consigna el lugar y fecha en que se expide el DOCUMENTO. La data iba, como en nuestro tiempo, al principio o fin del DOCUMENTO. De esta parte deriva la Datación para los auxiliares descriptivos.
Signos de validación: Son firmas autorizadas para certificar o validar los Documentos o generalmente sellos oficiales de toda naturaleza.
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Los caracteres externos consisten en las distintas propiedades que conforman la apariencia y estructura física del DOCUMENTO, como ser color, tamaño, grosor, etc.; son aquellos que a simple vista nos dan un indicio de que trata el DOCUMENTO. Es decir, que la parte física nos da una idea aproximada sobre el contenido documental que tratamos, si es un formulario, plano, mapa, nota, carta, oficio, etc.; forma, tamaño, color, etc. son señas particulares del DOCUMENTO, agilizan la identificación visualmente relacionada a la función que se realiza y nos dan pautas aproximadas de sus contenidos.
De acuerdo con la clasificación de Theodore R. Schellemberg tenemos:
El mismo Schellemberg, nos sugiere que para determinar este carácter físico, debemos respondernos a la pregunta que clase de DOCUMENTO es este?. La clase es un orden. Este orden se manifiesta como una determinada cantidad de sujetos u objetos del mismo grado, calidad u oficio. Se establece entonces un orden en que, de acuerdo a determinada condiciones intrínsecas o calidades, se consideran comprendidas diferentes sujetos u objetos. La clase corresponde a un grupo taxonómico que comprende varios órdenes con muchos caracteres comunes.
La clase conforma un grupo de cualidades que se integran, caracterizados por la homogeneidad de condiciones de forma y materia. Cuando hablas de videos, estamos generalizando una clase que se separa de los expedientes. A. Gattung, Klasse, Vorlesung, Lehrstunde; F. classe; I. class; It. classe; P. classe.
El tipo documental es un modelo o ejemplar, representativo de cosa figurada. Figura o talle de un documento. Clase como naturaleza misma de los documentos. Cada uno de los grandes grupos taxonómicos en que se pueden dividir las unidades documentales archivísticas.
Al hablar de "Clase" y "Tipo", nos estamos refiriendo a la forma en que se nos presenta a primera vista el DOCUMENTO; referente a la clase documental tenemos una variedad amplia con la incorporación de la tecnología en la administración, así tenemos, sin ser exhaustivos: DOCUMENTOS textuales, manuscritos, cartográficos, gráficos, de imagen, fotográficos, cinéticos, legibles por máquina, microfilm, etc..
En cuanto a la tipología documental, ha generado una serie de estudios sobre el tema; así tenemos impreso, formulario, carta, informe o memorando, etc.. La tipología se convierte en una rama de la archivología que se dedica al estudio de los tipos documentales. Tiene por objeto clasificar determinadas creaciones según su forma, y establecer entre ellas relaciones según las afinidades de sus sistemas escriturales, morfológicos, sintácticos, etc. estudia los diversos tipos documentales teniendo en cuenta sus características morfológicas e interpretación de los caracteres.
Hoy se tiende a la práctica de una tipología documental rigurosamente analítica, que excluye de sus presupuestos toda consideración subjetiva del objeto. Se pretende con ello llegar a clasificaciones o tipificaciones definidas según modelos de validez universal. Las dimensiones, el peso, la coloración, etc., otorgan a las tipologías analíticas un alto grado de objetividad.
La tipología no es el análisis de una caracterología, y se basan en tres rasgos del carácter:
creación,
actividad
y utilidad para definir los tipos documentales.
La clase, establece en cierta forma una clasificación para la ordenación documental, lógicamente al momento de ordenar DOCUMENTOS, no vamos a mezclar planos y mapas con películas o discos.
El tipo documental contrariamente a lo que se piensa, se caracteriza por sus propiedades extrínsecas, como puede ser el color, el tamaño, la forma. Por Ej. una tarjeta de kardex y un decreto tiene sus características plenamente diferenciadas a las de un cheque bancario.
Generalmente cada oficina tiene un modelo preestablecido para determinar la categoría del DOCUMENTO. Si es carta lo más probable es que el tamaño del papel sea reducido; si es informe suele ser una hoja más grande que la de carta; si es memorando adopta un tamaño se reduzca a mitad de la de oficio, etc.. Para estos fines algunos países establecen normas generales para toda la Administración Pública cuando no para la privada inclusive, en la Argentina IRAM determina las normas por tamaños, para aplicar posteriormente a determinados tipos documentales. P. Ej. Norma A-4, serie básica.
La diversidad de Tipos Documentales que se presentan al archivero, es consecuencia de las diversas actividades de la entidad pero debemos recordar que existen tipos documentales sino iguales, por lo menos semejantes en distintas áreas de una institución, cito el ejemplo de cartas, que generan todos los sectores, lo cual es conveniente tener en cuenta al momento de realizar la clasificación, la ordenación, y como consecuencia la DESCRIPCIÓN. Los tipos documentales en algunos aspectos, tendrían la categoría de lenguaje estructurado, para la formación de Tesauros.
Algunos tipos documentales son especializados, de ahí que se generan formularios propios para cada institución. Para facilitar la DESCRIPCIÓN, los tipos documentales pueden dividirse en grandes grupos. Schellemberg clasifica los tipos documentales en comunes, personales, de actividades financieras y judiciales, asuntos gubernamentales, que caracterizamos a grosso modo.
Tipos documentales comunes
Son aquellos que se producen en todas las actividades, sean estas judiciales, económicas, gubernamentales, etc.. Por lo general sirven de comunicación entre personas e instituciones. Los más conocidos son los de correspondencia, actas, informes, memorándums, notas y telegramas.
Tipos documentales personales
Son más utilizados en un Archivo Histórico, son DOCUMENTOS producidos por las personas en sus actividades de carácter personal. Toda persona, produce y acumula documentos, desde el documento de identidad hasta los recibos de compras, desde el certificado de nacimiento, los documentos personales, hasta los de entidades encargadas del cobro de impuestos y servicios, se acumulan en los archivos personales de todo ciudadano, podemos efectuar una pequeña clasificación para este tipo de documentos,
Documentos Familiares, bancarios de salud, seguros, vivienda, documentos fiscales, de locomoción, de trabajo, |
a su vez, por experiencia generalizada, cada uno de estos clasificadores poseen varios tipos documentales, podemos considerar los mas comunes:
Clasificador |
Documento |
Conservación |
Orden Original |
Familiares |
libreta de casamiento |
permanente |
Registro Civil |
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Certificado de nacimiento |
permanente |
Registro civil |
|
Declaración de sucesión |
permanente |
tribunales
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|
Sentencia de divorcio |
permanente |
Tribunales /reg. Civil |
bancarios |
Extracto de cuenta bancaria |
5 años |
Banco |
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Extracto de tarjetas |
Según contrato |
Entidad emisora |
|
Recibo pago de préstamos |
3 años de la fecha de vencimiento |
Entidad otorgante |
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Pagarés |
3 años de la fecha de vencimiento |
Entidad otorgante |
|
Boletas de depósito y extracción |
30 días de acreditado |
Banco |
Salud |
Comp. pago. Hosp. Clínica |
10 años |
Entidad de salud |
|
Análisis, radiografías |
permanente |
Entidad de Salud |
|
Cuotas medicas, Ob. Soc. |
10 años |
Entidad de Salud |
|
Seguro Contratos |
fecha de vencimiento de póliza |
Compañía Aseguradora |
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Primas |
Un año d. vencimiento última cuota |
Compañía Aseguradora |
Vivienda |
Contrato de alquiler |
Hasta la entrega propiedad |
Locador /inmobiliaria |
|
Comprobante de pago alquiler |
10 años |
Locador /inmobiliaria |
|
Reglamento de copropiedad |
hasta la venta de propiedad |
Escribanía |
|
Resumen de expensas |
Durante propiedad |
Administrador |
|
Recibo de expensas |
10 años |
Administrador |
|
Titulo de propiedad |
hasta su venta |
Colegio de escribanos |
|
Actas de consorcio |
hasta su venta |
Administrador |
|
Documento por mejoras |
10 años /garantía |
locador |
Recibos servicios |
Gas |
10 años |
Empresa gas |
|
Luz |
10 años |
Empresa luz |
|
teléfono |
10 años |
Empresa teléfono |
Tasas: |
Obras Sanitarias |
10 años |
Empresa Obras Sanitarias |
|
Municipalidad |
10 años |
Municipalidad |
|
Hipoteca |
hasta vencimiento |
Colegio de escribanos |
|
Garantía electrodomésticos |
hasta vencimiento |
Comercio |
Fisco |
Comp. de pago impuestos |
5 años |
Banco |
Automotores |
Permiso de conducir |
hasta vencimiento |
Div. Tránsito Municipal |
|
Tarjeta verde |
mientras sea titular |
Registro de la propiedad |
|
Recibo de patente |
10 años |
Dir. Rentas |
Trabajo |
Diploma de estudio |
permanente |
Entidad de educación |
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Matricula Profesional |
permanente |
Entidad otorgante |
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Contrato de trabajo |
permanente |
Entidad otorgante |
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Recibo de sueldos |
10 años |
Entidad otorgante |
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Aportes jubilatorios |
permanente |
Caja o empleador |
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Solicitud de pensión |
permanente |
Caja correspondiente |
|
Constancia remuneración |
permanente |
Empresa |
|
Constancia de prestaciones |
permanente |
Empresa |
Los tipos documentales personales generan cierto malestar en la clasificación porque corresponden a una persona jurídica, bajo determinadas circunstancias que no son institucionales ej. los investigadores, los historiadores, intelectuales, escritores, etc., generan documentación particular; en el momento de realizar la clasificación pueden plantear interrogantes al no tener tipificaciones sobre algunos Documentos propios de cada autor, no obstante, algunos trabajos son factibles de clasificarlos rápidamente, sobre todo cuando se trata de cartas, correspondencia, en general, el problema se presenta cuando se encuentran recortes de diarios, revistas, artículos, memorias, albumnes, biografías, discursos, apuntes, ensayos, genealogía, etc..
Tipos documentales financieros y judiciales
Tal como su nombre lo indica, son aquellos que se producen gracias a la actividad económica de una institución y dentro de los judiciales, aquellos que se producen como consecuencia de juicios, procesos, apelaciones, etc. propios de las actividades de tribunales.
En los DOCUMENTOS financieros, es necesario tener un conocimiento básico sobre las actividades y léxico empleado, a fin de dar el tipo documental más acertado posible a la realidad. En la administración moderna un buen número de los tipos documentales son formularios impresos, como recibos, comprobantes de ingresos, asientos diarios, etc. lo cual facilita en cierta manera la identificación rápida del tipo documental.
No ocurre lo mismo con los tipos documentales judiciales, debido sobre todo a la diversidad de planteamientos judiciales que se presentan, además que en la ejecución judicial se producen diferentes tipos dentro de un mismo expediente.
Tipos documentales de asuntos gubernamentales
En la administración moderna es el estado el que provee mayor cantidad de documentación, debido sobre todo a la gran diversidad y magnitud de actividades que efectúa el gobierno a través de sus organismos adyacentes. Asimismo originan tipos documentales muy especializados, dando lugar a gran variedad de formularios sobre actividades complejas.
Deducimos entonces que el tipo documental, al ser claramente identificado por el archivero, está dando también a conocer la INFORMACIÓN generalizada de su contenido.[1]
De acuerdo con el término clase, y solo como para lograr una comprensión adecuada de la aplicación de este término que no debe confundirse con la Clasificación y Ordenación en los archivos, sino que estamos encarando solo una propiedad o carácter de los documentos, incorporamos este estudio de clasificación de los DOCUMENTOS Diplomáticos. Se han ensayado numerosas clasificaciones de documentos, justificando algunos criterios, veamos a algunos:
Rolandino de Passeggieri
Divide teniendo en cuenta el "contenido" (contenido sustantivo desde el punto de vista archivístico) de los documentos en: Originales; Copias (que pueden, a su vez, ser imitativas, autógrafas y auténticas); Abreviaturas o minutas.
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Originales |
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Documentos |
Copias |
Imitativas |
Autógrafas |
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auténticas |
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Minutas |
Abreviaturas |
Elio Lodolini
Una clasificación muy simple, divide los documentos en: Diplomas; Libelus; Carta; Noticia.
Siquel Y Roncier
Documento real o apéndix; Documentos confirmativos; Reescritos (no copias sino documentos rehechos).
De Paoli
La clasificación de De Paoli es mas comprensible para nuestro objetivo de estudios, puesto que nos acerca mucho mejor al concepto de los tipos documentales:
Documentos Públicos: Regios:
Preceptum: utilizado mayormente por los reyes longobardos, merovingios y en las Cancillerías imperiales.
Privilegium: Franquicia otorgada por los soberanos. Se confunde a menudo con el precepto.
Mundiburdium: es una clase especial de documentos propios de la edad Media.
Pactum: Documento o contrato del Estado o soberano, con particulares conviniendo condiciones sobre un negocio o acuerdo común.
Carta: Conocidas también como "cartas pueblas" o "fueros juzgos". Tienen su origen en la famosa carta de Juan sin Tierra a los señores. Son también concesiones otorgadas, generalmente a las abadías, Iglesias, corporaciones, etc. Podían ser impresas o darse a conocer por bandos. En el primer caso eran llamadas "Cartas - patentes"
Mandatum: Similar a la carta, se utilizo en asuntos administrativos. Se clasificaban en generales y particulares, según la extensión de las facultades que otorgan el dador del documento.
Emanados de la Cancillería pontificia. El corriente y antiguo es la "Bula", nombre proveniente del sello que lo validaba, era en forma de bola. También fueron usadas por emperadores romanos y reyes merovingios. En ellas se escribían los actos más solemnes de la vida pública: sucesiones dinásticas, pactos de paz, actos de gobierno, etc. En el Pontificado la bula más antigua es la otorgada en el año 1155 por Adriano IV. El sello de las bulas lleva el anillo del Pescador y el monograma papal, de cera rosada
División: Por su contenido se dividen en Bulas Mayores o de privilegios, que son para los grandes acontecimientos, y Bulas Menores o Letras, son las más comunes.
Según quien las clasifica, pueden ser:
Bulas consistoriales: que provee el Papa con todos los cardenales.
Bulas intermedias: otorgadas por el Papa antes de ser proclamado.
Bulas no consistoriales: otorgadas por el Secretario-Canciller con anuencia del Pontífice.
Breves: Documentos de puño y letra del Papa. Autógrafos. Se redactan en latín.
DOCUMENTOS PRIVADOS
Testamentos: Siguiendo el Código Civil: "En un acto escrito, celebrado con las solemnidades de ley, por lo cual una persona dispone del todo o parte de sus bienes para después de su muerte". (art. 3607)
Donaciones: utilizadas en la Edad Media, generalmente a favor de las Iglesias, Monasterios, etc.; y en la época colonial, testamentos y mandas.
Permutas: Generalmente fue utilizada entre monasterios. Libros, cuadros, esculturas, documentos, etc.
Ventas, censos, arrendamientos: Referidos exclusivamente a documentos de carácter agrario. Tenían fórmulas especiales.
El formato considera la estructura de un documento de archivo que define la forma en que se guarda, principalmente por sus características de tamaño y textura.
Schellemberg lo denomina formato y así se establece en algunos institutos de enseñanza archivística. Mi intención al cambiar "contenedor", es evitar confusiones entre formato y forma, acercándose más a su significado que es la manera en que son reunidos los tipos documentales al ser producidos.
El formato indica el tamaño. Contenedor lo indica como recipiente, algo que contiene, en nuestro caso a los DOCUMENTOS. El contenedor, de acuerdo con su forma física y modo de operación, lleva distintos nombres o nominaciones generales que están de acuerdo con su propia naturaleza. Theodore R. Schellenberg designa tres grupos:
l) Volúmenes
Este término es también bibliotecológico. Se denomina volúmenes cuando los DOCUMENTOS pueden ser encuadernados hasta cobrar el aspecto de un libro. Se denomina también libro. Es necesario aclarar que clase de volumen es, por ejemplo: Libro de Cuentas, Libro Mayor, Libro Copiador, Libro de Actas, etc., y si fueran de un solo tipo documental especificar si es un empaste o un cuaderno.
2) Unidades archivables
Lo consideramos como el más común dentro de la Administración Pública, puesto que se trata de determinadas estructuras físicas que permiten colocar los DOCUMENTOS referentes a un solo asunto. Es necesario también aclarar que clase de unidad es, si se trata de carpeta, legajo, expediente, archivador de palanca, folder, etc.
3) Unidades ordenadas deliberadamente
A estas unidades Schellenberg, las denomina como series de determinada ordenación. Si hablamos de series confundimos con la clasificación general, es preferible llamarlas "unidades ordenadas"; sería lo que en terminología inglesa se denomina "files" que obedecen a un orden determinado por las actividades mismas. Este orden puede ser alfabético, numérico, etc.
La cantidad es una cualidad o propiedad de lo que puede medirse o numerarse, o de lo que es capaz de aumento o disminución. A. Menge, Quantität; F. quantité; I. quantity; It. quantità; P. Quantidade. Hablamos archivísticamente de determinado número de unidades documentales. Fue Aristóteles quien hizo de la cantidad un género supremo (categoría) del ser, atribuible a un término como respuesta a la pregunta ¿cuánto? e inseparable del concepto de divisibilidad. Kant le otorgó significación trascendental (como condición de toda experiencia posible) y la relacionó con los juicios universal, particular y singular. Para Hegel, como «cualidad convertida en negativa», es determinación segunda del ser como tal o cualitativo. Por último, para Engels y para el materialismo dialéctico, su alteración es lo que modifica la cualidad.
En la DESCRIPCIÓN es muy importante saber la cantidad puesto que nos orienta acerca del espacio que ocupa la documentación; nos da un cálculo aproximado del crecimiento documental anual y nos permite prever el espacio necesario que se requeriría tanto en el propio Archivo administrativo como en los Archivos Intermedio e Histórico al efectuarse el traslado o la transferencia.
Es necesario verificar si la documentación está colocada de canto o "acostada". Si la documentación está de canto se miden longitudinalmente y paralela al horizonte o al piso; si la documentación está acostada, se mide perpendicularmente al horizonte o al piso, indicando en la DESCRIPCIÓN la totalidad de DOCUMENTOS en metros lineales; así mismo es necesario determinar la cantidad exacta de volúmenes y unidades archivables o de conservación.
La forma es la figura exterior de la materia. Pero la acepción que más nos interesa es como el molde en que se vacía y forma alguna cosa. Lo cual nos acerca más al contenedor, la forma suele pasar como seudónimo del formato, lo cual se presta a confusión de conceptos. La Forma también nos acerca al concepto de la formalidad. A. Form, Gestalt; F. forme; I. form, shape, fashion; It. forma; P. Forma.
Theodore R. Schellemberg habla de Forma, lo cual confunde fácilmente con el formato, de ahí que la denominación de forma es preferible cambiarla por la de soporte, puesto que el soporte contiene a la INFORMACIÓN, vale decir si está en original o si está reprografiado (copias, multicopias, fotocopias, etc.) todas las variedades de reproducción del original. Tendremos entonces un soporte original o soporte reprografiado. El soporte mas bien se conceptúa como apoyo o sostén de información. Como Cualquier medio sobre el que pueden almacenarse datos, es decir, una memoria para datos. Puede consistir en cintas o discos magnéticos, soportes perforados (ficha o cinta) o formularios de marcas ópticas, papel, pergamino, papiro, metales, etc.. A. Stütze; F. support; I. support; It. supporto, sostegno; P. Suporte.
En este punto es necesario hablar un poco del contenido del tipo documental, ya que tendríamos que separarlos en grandes grupos para describirlos, es decir, es necesario verificar si es el original o la copia la que se encuentra en el Archivo. Si es copia también es necesario aclarar si esa copia es de carbónico, si es copia a máquina (recopilación), si es fotocopia del original, si es fotocopia de copia, si es microfilmada, etc.
Los caracteres internos se refieren más al contenido del DOCUMENTO pero para hacer una DESCRIPCIÓN del contenido de cada DOCUMENTO resultaría una labor pesada e innecesaria, por lo que se ha visto conveniente resumir aquellos caracteres comunes en todos los DOCUMENTOS y que a su vez indiquen una referencia documental que nos permite ubicar y conocer su sentido en el auxiliar descriptivo. Así tenemos que las propiedades principales de todo DOCUMENTO son: la entidad productora, los orígenes funcionales, la fecha y lugar de producción (denominada también datación) y el contenido sustantivo.
Todo DOCUMENTO es producto de una actividad, es decir no hay DOCUMENTO sin acción mediante, por lo tanto todo documento refleja una acción. Consecuentemente existe siempre una entidad que acciona, y como producto de esa actividad surge el testimonio, el DOCUMENTO.
La entidad productora tiene vital importancia en la Archivología, puesto que determina la procedencia del DOCUMENTO. La Procedencia es el origen, o el principio, toda existencia se sujeta a una procedencia, para nosotros es el punto de salida de un documento. A. Provenienz, Herkunft; F. provenance; I. provenience, origin; It. procedenza; P. Procedencia. A la procedencia es conveniente caracterizarla si es pública, privada, religiosa, militar etc..
La entidad productora y la procedencia del DOCUMENTO son concepto correspondientes y sinónimos.
El principio de procedencia indica de donde proviene el DOCUMENTO y legalmente a donde pertenece. Sobre este concepto existen problemas de interpretación, para evitarlo se realiza un análisis de la procedencia y la pertenencia. Schellemberg habla de la procedencia con carácter archivístico. p. e. un expediente será archivado donde se resuelve y archiva y no siempre donde se tramita.
Entonces el principio de procedencia es donde nace, donde se origina el DOCUMENTO, y el principio de pertenencia a donde pertenece, donde queda naturalmente el DOCUMENTO.
El Archivo determina el principio de procedencia y le otorga ubicación, razón por la cual hay que tener en claro la diferencia de conceptos.
La entidad productora determina la procedencia. Gunnar Mendoza nos hace una clara exposición sobre este principio. La procedencia literal sería la del lugar donde nace el DOCUMENTO; la archivística es el lugar al cual pertenece el DOCUMENTO.
La Entidad Productora debe ser necesariamente descripta en cualquier unidad documental. Alude directamente a la persona jurídica, es decir, el documento puede ser producido tanto por una persona como por una institución. Si es institución puede dividirse en dos grandes grupos, los públicos y los privados. Al determinar la entidad productora también limitamos el campo del contenido, porque cada Institución tiene sus propias funciones. Si la entidad Productora es una persona, al describir hay que procurar tener en cuenta la actividad que desempeña esta persona en la sociedad, lógicamente que esto nos dará una pauta del contenido documental sin necesidad de leerlo todo.
Cuando no está claro el orígen de un DOCUMENTO, tampoco queda claro su valor y su sentido. Para fines prácticos no es suficiente el nombre de la Institución Productora sino que es preciso poner el nombre del Departamento y la Oficina que produjeron el DOCUMENTO. Hay que asentar un número de escalones como mínimo, escogiendo un término medio.
Todo DOCUMENTO válido lleva necesariamente la fecha, aún cuando no todos llevan el lugar. Se llama también data, de ahí el nombre de datación, nota del tiempo y lugar en que se hace u ocurre una cosa. A. Datum; F. date; I. date; It. data; P. Data. En algunos casos no hace falta escribir el lugar porque es fácilmente deducible, o se presume. El lugar es el sitio donde ocurre, sucede, se efectúa algo. A. Ort, Stelle, Platz; F. lieu, endroit; I. place; It. luogo; P. Lugar. Así tenemos que los DOCUMENTOS que sirven para efectuar un trámite interno de una institución, si no llevan membrete, muchas veces descuidan este detalle. La fecha y el lugar son las coordenadas del nacimiento del DOCUMENTO.
La fecha y lugar de producción, más conocido como datación, nos da una pauta del cuando y del donde, que también son descriptores de la ubicación, el cuando nos da un orden cronológico, generalmente es la datación la que nos da indicio del Principio del Orden Original de los DOCUMENTOS, es decir, en que orden fueron creados los DOCUMENTOS, que hay que respetarlo. En los DOCUMENTOS jurídicos cobran enorme importancia, lo mismo que para las investigaciones, permiten determinar el tiempo de validez del DOCUMENTO, y cuando la clasificación así lo requiera, permite el ordenamiento cronológico.
Un DOCUMENTO puede tener varias fechas. Normalmente se usa la última fecha, porque es la fecha de la resolución final.
Fechas topes: se usan para la DESCRIPCIÓN, son la primera y la última fecha de una serie documental o de una unidad de conservación.
Consiste en la función o actividad por la cual se produce el DOCUMENTO; distinguimos dos clases de funciones o actividades:
Facilitativas: cuando las actividades se abocan a facilitar los tramites, meramente burocráticas.
Sustantivas: cuando las actividades hacen a los fines.
Cuando se realizan las labores descriptivas es necesario especificar la función o actividad a la que se refiere el DOCUMENTO. Schellemberg llama origen funcional; que está relacionado con el tipo documental y con el nombre de la serie.
El origen funcional es equivalente al contenido sustantivo, cuando el auxiliar descriptivo tiene como unidad de asiento la Serie.
Cuando cada asiento es una serie completa, el origen funcional es el contenido sustantivo. En cambio cuando es una unidad documental simple, no se usa origen funcional. En la práctica lo vamos a poner pocas veces.
Los orígenes funcionales cobran una importancia vital para el archivero, puesto que determina la función administrativa que motiva la documentación, al mismo tiempo que nos indica la causa por la cual fueron producidos. La causa generalmente nos da la importancia del DOCUMENTO, lo que nos hace suponer que un DOCUMENTO por felicitación de cumpleaños no cumple la misma función ni tiene la misma importancia que un informe de actividades.
Cuando no es muy claro el origen del documento, tampoco queda claro su valor y sentido. Al describir hay que tomar en cuenta esto. Muchas veces no es suficiente el nombre de la Institución Productora, que es necesario poner el nombre del Departamento y oficina que produjeron el documento.
La función es bastante genérica para especificar las labores que desempeña una Institución para el logro de sus objetivos, para ser más específicos denominamos "actividades", y más específicamente acciones.
El término trámite enumerado por Schellemberg es así mismo genérico, puesto que anuncia una serie de pasos que sigue un determinado DOCUMENTO para lograr una resolución. Estos términos de funciones, actividades, acciones y trámites son aplicables a toda administración y a toda persona jurídica, puesto que la constancia es el DOCUMENTO mismo.
Argumento, tema, extracto. Su nombre mismo lo indica, es el contenido substancial por el cual ha sido necesario producir el DOCUMENTO, a este contenido se lo denomina asunto o tema principal. En la administración moderna se procura que este contenido sea lo más preciso posible en la relación con las actividades de cada institución. Se utiliza en la DESCRIPCIÓN cuando se realiza documento por documento, cuando se elaboran auxiliares descriptivos como el inventario analítico y el catálogo.
El contenido sustantivo, es el carácter más amplio, contiene temas de personas, lugares, cosas, fenómena; al decir personas limitamos un poco con personas jurídicamente constituida. Al querer hacer un inventario por persona tendremos una gran cantidad de INFORMACIÓN sobre personas.
Esto da una pauta de la validez del DOCUMENTO, mediante los valores primarios del DOCUMENTO, sobre la importancia de ciertos de estos factores sobre los demás, no hablamos de temas, no los archivamos por tema, dado que es una cuestión más bibliotecológica, en el Archivo casi no se usa el tema, este se encuentra más que todo en el tipo documental ya que este nos da ya una idea cabal del tema. El tema por lo general puede referirse a las personas jurídicas y sus acciones, a los lugares, a las cosas y a la fenómena.
Personas. Al hablar de personas nos referimos a la persona jurídica, es decir, que puede ser una persona como una institución. Así mismo estas pueden ser públicas y privadas, como habíamos mencionado anteriormente.
Lugares. Se refiere generalmente a regiones geográficas, así mismo puede incluirse a dependencias en distintos lugares de la misma Institución. Al describirse, es preferible siempre partir de lo general a lo particular, es decir regiones, países, provincias, municipios, pueblos, ciudades, villas, etc.
Cosas. Encierra en su concepto objetos materiales. Se subdividirían en dos grupos, los artificiales, en los que interviene la mano del hombre, los mismos que se subdividirían de acuerdo con las especialidades a que corresponden. Si hablamos de automóviles, tractores, maquinarias, generalizaremos como mecánica; si hablamos de puentes, caminos, represas, consideraremos como ingeniería, etc. y las cosas naturales que a su vez se subdividirían de acuerdo con los reinos de la naturaleza la designaremos como minerales, vegetales y animales.
Fenómena. Se refiere sobre todo a las múltiples manifestaciones fenomenológicas, como consecuencia de una organización social, tales como políticos, económicos, sociales, religiosos, científicos, militares, etc. Los períodos cronológicos son comunes en todo el contenido sustantivo, pudiendo describirse por eras, siglos, décadas, años, meses o días.
[1]Vázquez, Manuel. Auxiliares Descriptivos I (Inventario y Guía). Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. C.I.D.A., Córdoba, 1978. pág. 5.
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