Incumbencias. El administrador de documentos y archivos o archivero

Publicado el: 17/10/2019 / Leido: 54 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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10. El administrador de documentos y archivos o archivero.

MANUEL VAZQUEZ

10.1. Definición 50
    El administrador de documentos de archivos o archivero, o archivólogo, o archivista es el profesional que ha cursado una carrera universitaria o superior terciaria que lo capacita para:
    -Conducir las políticas sobre documentos de gestión, sobre circulación de la información en ellos contenida y sobre el patrimonio de documentos de gestión
    -Promover la emisión de leyes y coordinar la formulación de reglamentos, normas y manuales de procedimiento que homologuen la tramitación de documentos y el servicio de los archivos a los usuarios
    -Dirigir los archivos y los sistemas y subsistemas de administración de documentos y archivos
    -Ejercer la docencia de la Ciencia de la Administración de Documentos y Archivos o Archivología
    -Exponer las especificaciones para la construcción de archivos y locales de archivos
    -Asesorar a los arquitectos o ingenieros en la planificación y construcción de edificios y locales para archivos
    -Acompañar al ingeniero en sistemas informáticos en el diseño e implementación de los equipos y programas destinados a la administración de documentos y archivos

10.2. Términos relacionados
    Archivólogo: Archivero que se dedica a la investigación y la docencia. En Uruguay es el título que se otorga al egresado del Curso de Archivología en la Universidad Nacional, en sus sedes de Montevideo y Salto.
    Archivero Idóneo: quien no ha cursado estudios archivísticos pero se ha desempeñado largos años con amor y entusiasmo en un archivo.
    Conservador de documentos: Tiene dos acepciones: la primera, profesional especialista en preservación de los documentos y prevención de los agentes nocivos; y la segunda, término análogo a archivero.  En francés se utiliza conservateur y en Chile, conservador


10.3. Incumbencias profesionales de los administradores de documentos y archivos o archiveros 51
    Definamos primero la palabra Incumbencia. Es la obligación_ y por lo tanto el
derecho_ de desarrollar actividades y cumplir tareas derivadas de una profesión o de un cargo.
    Describir las incumbencias de un administrador de documentos y archivos, de manera taxativa y completa, no es posible, ni necesario. Ello se debe a que los archivos son muy diversos, como se pudo ver en la clasificación del esquema de las clases de instituciones en el punto 6.4.1. No es lo mismo desempeñarse en un archivo del Poder Judicial, que en una empresa de servicio eléctrico, en un hospital, en los ferrocarriles, en un banco. Con esta salvedad el estudio de las incumbencias puede abordarse desde los objetos de la Ciencia de la Administración de Documentos y Archivos o Archivología, que se describieron en la portada de este libro (página 15).
Los objetos de la archivología ocupan seis áreas; por lo tanto el archivero tiene incumbencias en cada una de ellas (se sugiere repasar la portada del libro).

10.3.1. Incumbencias para con los documentos de gestión y con los que integran el Patrimonio Documental
Siguiendo el ciclo vital, tienen incumbencias sobre:
-La planificación de la producción homologada de documentos.
-La tramitación y el recorrido de los documentos. 52
    -El servicio de los documentos para los fines que motivaron su creación y, luego, durante el plazo precaucional, para responder a reclamaciones.
-La evaluación y selección de documentos para integrar el Patrimonio Documental.
-La recepción, recolección y conservación perenne de documentos útiles para el patrimonio documental.
    -La apertura a la consulta de los documentos que constituyen el patrimonio documental.


10.3.2. Incumbencias para la circulación de la información contenida en los documentos de gestión y en el patrimonio documental
    -Difundir y enseñar a consultar todos los documentos dispositivos de cualquier nivel y ámbito del estado.
    -Reunir y publicar colecciones sistemáticas de documentos dispositivos de utilidad para los usuarios. Por ej.: leyes y normas sobre la relación entre ciudadano y policía, y habitante (no documentado) y policía.
    -Redactar instructivos para señalar documentos de libre acceso y pautar su consulta y divulgación.
    -Coordinar la preparación de manuales de procedimiento que defiendan el derecho a la privacidad del que gozan los ciudadanos y las entidades o empresas privadas y marquen las excepciones al respecto, cuando se rocen derechos ajenos.
    -Dar a conocer las normas concretas que rigen el secreto de algunos documentos o series de documentos.
    -Proponer legislación sistemática que corra sobre la autopista de los derechos que se invocan para el sigilo, la transparencia democrática, y los derechos de los que se sienten afectados.
    -Proponer y aplicar la política para determinar los archivos estatales y no estatales que han de integrar el Patrimonio Documental, y ponerlo al alcance de los usuarios investigadores o buscadores de la identidad comunitaria o individual.
    -Difundir el contenido cultural de los documentos permanentes. 


10.3.3. Incumbencias para con los archivos y sistemas de administración de documentos y archivos
    El archivero está habilitado para:
    -La conducción política y el gobierno de los archivos que procesan documentos de todas las edades. A saber: los archivos de oficina, los sectoriales, los centrales, el o los intermedios, y los permanentes o históricos. También en todas sus clases, archivos públicos y privados, especiales y especializados, sean estos nacionales, provinciales, municipales, o de empresas privadas o de entidades sin fines de lucro.
    -La homologación de la tramitación, la guarda de documentos, la apertura a la consulta, la circulación y difusión de la información contenida en los documentos, en primer lugar, dentro del Sistema y, progresivamente, con relación a los sistemas circundantes
    -Con relación a los edificios y locales, el archivero está habilitado para aportar especificaciones y requerimientos característicos para que en un edificio o un local funcione un servicio de archivos.
    -El equipamiento informático normalizado, en primer lugar, dentro de la jurisdicción del sistema y luego, progresivamente, con los sistemas circundantes.

10.3.4. Incumbencias sobre el servicio a los usuarios
    -La Institución productora: Defender su institucionalidad.
    -El destinatario o iniciador: tutelar sus derechos y obligaciones.
    -La sociedad: velar por la seguridad jurídica y los valores ecológicos. (Ver 9.1.1.)
    -El patrimonio documental: ofrecer acceso informático a los investigadores próximos y lejanos.


10.3.5. Incumbencias para con las asociaciones de archiveros
    El archivero está habilitado para crear, dirigir y participar en colegios profesionales, asociaciones o gremios de archiveros, a nivel nacional, provincial o municipal. También en asociaciones de archiveros especializados; por ejemplo una Asociación de Archiveros del Poder Judicial. 53


10.3.6. Incumbencias del administrador de documentos y archivos o archivero para con la docencia de su profesión
    Ha de reconocerse al archivero capacidad para ser docente en las áreas específicas de su profesión, como son ordenación, descripción, selección, etc. La docencia de los archiveros puede ejercerse tanto en las carreras propiamente archivísticas, como en aquellas facultades y centros de enseñanza de cualquier nivel que ofrezcan a sus estudiantes algunas asignaturas de Administración de Documentos y Archivos. Por ejemplo las carreras de Derecho, Historia, Administración de Empresas, Ciencias de la Comunicación, etc. 54


10.4. Desarrollo explicativo de algunas incumbencias
    La enumeración precedente pretendió colocar el tema de las incumbencias en un plano panorámico, esquemático. Cada uno de los ítems puede ser analizado con mayor amplitud por cada docente, basándose en las experiencias o reflexiones que aporten sus oyentes.
    Como muestra de ello veamos el desarrollo de algunos puntos


10.4.1. Incumbencias del archivero frente al patrimonio documental
(Véase, además, el punto 5.7 y la nota Nª 38)
Los administradores de documentos y archivos o archiveros que se desempeñan en el Archivo General de la Nación, o en los archivos generales de las provincias o municipios, han de sentirse responsables del patrimonio de los documentos nacidos de gestión existentes en la jurisdicción donde se halla el archivo, incluyendo los privados y familiares.
El patrimonio documental no se agota con lo ya ingresado en el archivo permanente, y tampoco con la archivalía de las instituciones que constituyen el sistema de archivos en el que se está trabajando. El interés por los documentos de archivo que han de conformar el Patrimonio Documental tiene -como ya vimos- connotaciones territoriales. 
Por ejemplo el patrimonio documental de la Municipalidad “A” de la provincia “X” se interesa por los documentos producidos y tramitados en su territorio con efectos legales específicos en él. Esto no suprime la división en jurisdicción nacional, provincial y municipal, ni el derecho de tales jurisdicciones a llevar esos documentos, una vez seleccionados, a sus propios archivos generales o históricos. Pero tampoco inhibe a los archiveros del Municipio a gestionar y negociar su permanencia en su territorio. El Municipio –en el caso del ejemplo- ofrece a los organismos propietarios ventajas y garantías de salvaguarda en el propio lugar donde los documentos fueron creados y donde adquieren plena significación (Camargo Ana María de Almeida, Arquivos Municipais: Problemas de jurisdiçao. 1989, inédito). Véase el punto 5.7, Nº 4.
Actualmente esta integración presenta aspectos nuevos: por una parte, la posibilidad que dan las redes informáticas de solicitar o recibir copia de un texto requerido, por otra parte, la guarda física de los documentos en el contexto donde fueron tramitados ofrece al investigador una comprensión mucho mayor del contenido.
 Las incumbencias de los administradores de documentos y archivos en un archivo general de un Sistema perteneciente a cualquier jurisdicción, están referidas a cuatro áreas del Patrimonio Documental:
    -Documentos del Estado en sus tres niveles, guardados en su misma jurisdicción, por ejemplo, el Poder Ejecutivo.
    -Documentos no estatales, de instituciones o empresas autóctonas o extranjeras.
    -Documentos de familias y personalidades, de la comunidad nacional, provincial o municipal, incluye archivos o Centros de Documentación de historia oral o audiovisual.
    -Principio de territorialidad, Documentos de otra jurisdicción que se encuentran en mi territorio.
    El DAT define oral history de la siguiente manera, los resultados de entrevistas planificadas con individuos, usualmente en forma de registros sonoros o de transcripciones de estos registros, que se hacen con el fin de investigar 55
    Salvo las grabaciones audiovisuales de los canales de TV y los registros sonoros de radiodifusoras, los demás registros que se consideran parte de la historia oral no son archivalía porque –en palabras de Antonia Heredia Herrera- no han sido “acumulados en un proceso natural”. De aquí se deduce que no constituyen una incumbencia primaria del archivero, aunque éste puede asumir su cuidado como complemento y servicio de su tarea principal.
    En el campo de la historia oral, el administrador de documentos y archivos ha de conocer a quienes realizan grabaciones sonoras y audiovisuales de personalidades o de sucesos locales. Se interesará por el lugar donde se guardan dichos registros o por la persona o entidad propietaria, a fin de poder brindar esta información a los investigadores que se lo pregunten. Si nadie está realizando trabajos de este tipo, tratará de promoverlos y aún de que el archivo donde él se desempeña supla las deficiencias de la iniciativa privada, pero sin restar energías a la función principal.
Lo dicho de la historia oral en el párrafo anterior, vale para los centro de documentación estatales o no estatales.  


10.4.2. Incumbencias más detalladas del administrador de documentos y archivos o archiveros al que le toca dirigir un Sistema de Archivos
    Desenvolvamos un poco la idea de “conducir la Política Documental” 1
    -Elegir prioridades: el administrador de documentos y archivos o archiveros, que dirige un Sistema de Administración de Documentos y Archivos tiene como incumbencias la planificación anual, por ej. marcar objetivos a cumplir o prioridades encaminadas a servir mejor a la comunidad. Prioridades pueden ser: un nuevo edificio, un sistema de selección documental normalizado, compatibilización de todas las redes informáticas de otros sistemas de administración de documentos y archivos, y tantas otras.
Establecer relaciones: El Administrador que dirige un Sistema de Archivos además de las múltiples relaciones mencionadas en 9.4.1, debe hacer sentir que está habilitado para establecer y mantener relaciones institucionales con los centros de poder: Poder Ejecutivo, Legislativo, Judicial, poderes provinciales y municipales; con los medios de comunicación, los centros financieros, industriales y comerciales; con ciudadanos que pesan en la comunidad; con instituciones intermedias como asociaciones barriales, culturales, etc. En resumen, debe ser un especialista en relaciones públicas de alto nivel institucional.
 A su vez la política del administrador incluye la atención de los usuarios de a pie, vecinos comunes entre quienes encontramos a los que llamamos “débiles”: los discapacitados, las madres solteras –sobre todo adolescentes-, los analfabetos, los que no entienden la informática, los que viven bajo el nivel de pobreza… Con ellos también debe dialogar personalmente oyendo y tratando de encontrar soluciones para cada uno.
Preparar reglas de acceso, confidencialidad y préstamos a los usuarios en cada una de las edades de los documentos. En la tercera edad se debe orientar y guiar al usuario, pero no hacer la investigación por él. 56 
Normatizar la gestión de documentos.  La consigna puede simplificarse diciendo: establecer la rutina de preparar manuales de procedimiento en un amplio proyecto de homologación:
-Un equipo promueve que cada sector del organigrama reúna toda la normativa –aún artículos o incisos de leyes y decretos- relacionada con sus funciones, actividades y el servicio a los usuarios.
-Una vez reunido ese material, el mismo equipo u otro especializado lo plasma a modo de manual.
-Se da amplia difusión a este manual entre todos los interesados, sobre todo los empleados involucrados o próximos, y los usuarios que lo necesiten.
-Se implementan los caminos de control y sanciones para los infractores. No es necesario crear una comisión especial, si existen ya mecanismos adecuados. Lo decisivo es activarlos. El objetivo es que siempre haya un responsable. No podemos seguir marchando con las tuercas flojas. El administrador de documentos casi nunca incurrirá en falta. El manual le sirve para defender la tramitación, de la arbitrariedad de terceros.


10.4.3. Incumbencias de las asociaciones de administradores de documentos y archivos o archiveros   
Los colegios o asociaciones de archiveros tienen atribuciones para:
-Ser la voz profesional a nivel nacional, regional o provincial capaz de señalar las fallas en la gestión de documentos, en la circulación de la información, y los daños inferidos en el patrimonio documental, e influir en la opinión pública para superar estas situaciones.
-Bregar por la promulgación de legislación vinculada a los objetos de su profesión. Véase que se dice en el punto 8.4 sobre lo que comprende el término legislación archivística.
-Defender la profesionalización de las actividades específicas. Es decir, que las tareas de archivo sean cumplidas por archiveros y que se reconozca remunerativamente el título obtenido.
-Velar por la ética profesional de los administradores de documentos y archivos o archiveros, a fin de prestar mejor servicio y prestigiar la profesión.
-Acrecentar el interés de la comunidad por las ventajas que le aportan una buena administración de documentos y archivos y un bien servido Patrimonio Documental.

  Notas
50. Definición y clasificación del término archivero: TANODI, Aurelio. "Categorías de personal". p. 10-12. En Boletín (Anuario) interamericano de Archivos. Córdoba. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. Vol., 1975. Más explicado en "Curso para la capacitación de archiveros auxiliares". p 85-87. En Anuario Interamericano de Archivos. Vol. XIV. 1989. El Manual de Archivología tiene el capítulo "Cuestiones del personal". De este capítulo lo más pertinente se halla en p. 213-228. HEREDIA HEARERA, Archivística General, p. 217. "Existe hoy y para algunos países una doble dimensión... que contempla no uno sino dos profesionales: el records manager (gestor de documentos) y el archivero". COUTURE-ROUSSEAU, Los Archivos en el Siglo XX
El término archivista: DAT, "Archivist": A person professionally occupied in the administration of archives (primera acepción) andjor the management of archives (segunda acepción) See also "records manager "manuscript curator". (Archivista: persona ocupada profesionalmente en la administración de archivalía y/o la dirección de las instituciones archivísticas. Véase también administrador de documentos, conservador de manuscritos). CORTES ALONSO, Vicenta. "Personal", p. 88-91. En Archivos de España y América. BRICEÑO PEROZO, Mario. "Legitimidad de la voz archivero", p. 86-89 En Vademecum de Archivología. Caracas. Archivo General de la Nación. 1979. 450 p.
51. Funciones e incumbencias de los archiveros: TANODI, Aurelio. La situación (status) de archiveros en relación con otros profesionales de información en la administración pública de América Latina. Un estudio RAMP Paris. Programa General de Información y UNISIST. UNESCO, 1985. 74 p. (PGI85/WS/13). TANODI, Manual de Archivología. "Deberes de los archiveros", "Personal directivo", p. 219-222. HEREDIA HERRERA, Archivística General "Personal", p. 217-228 y "Funciones del archivero", p. 170-171. En Archivística. Estudios básicos. Sevilla. Diputación Provincial, 1981. 255 p. LODOLINI, Archivística. "La función del archivero", p. 27-28. CRUZ MUNDET, Manual de Archivística. "La función cultural". p. 357-376. COUTURE-ROUSSEAU. Los Archivos en el Siglo XX., "La profesión archivística", p. 9-12. CORTES ALONSO, Vicenta. "Función de los archivos", p. 11-46. En Archivos de España y América. Materiales para un manual, Madrid. Universidad Complutense, 1979. 382 p. MYKLAND, Liv. De ocupación a profesión: El sentido de identidad del Archivista. XII Congreso Internacional de Archivos. Montreal. 1992
52. Incumbencias de los archiveros en las primeras edades del ciclo vital: véase nota 35.
53. Asociaciones archivísticas: TANODI, Aurelio, Manual de Archivología. "Organización profesional", p. 257-269. Trata tópicos como: organizaciones gremiales, asociaciones, Consejo Internacional de Archivos (CIA), Instituto Panamericano de Geografía e Historia (IPGH) y su Comité de archivos. Véase también TANODI, Aurelio. "Algo sobre las asociaciones archivísticas", p. 9-20 En Boletín (Anuario) Interamericano de Archivos. Córdoba (Argentina). CIDA. Volumen doble V-VI. 1978-79. En este volumen se reúnen, además, los estatutos de trece asociaciones, incluyendo el CIDA. ALBERCH i FUGUERAS, Ramón. Las asociaciones profesionales de archiveros, motor de cambio. 5° Congresso Nacional de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas. Barcelona, octubre 1993. 17 p. mecanografiadas
54. Estudios profesionales de los archiveros COOK. Michael. Guidelines for Currriculum Development in Records Management and the Administration of Modern Archives. A RAMP Study. Paris. General Infoimation Programme and UNISIST. UNESCO, 1982, 72 p. (PGI-82/WS/16). TANODI, "Capacitación archivística por medio de cursos", p. 83-112. En Anuario Interamericano de Archivos. Córdoba (Argentina). CIDA. Vol. XII, 1989. En este mismo volumen, LODOLINI, Elio. "Formación profesional de los archiveros y escuelas de archivística", p. 57-82. Este trabajo puede también leerse en Archivística, p. 273-392. HEREDIA HERRERA, Archivística General, "Centros de formación y enseñanza" y "Titulación, formación y enseñanza en España". p. 220-228.
55. Archivo oral: El DAT. Oral History: The results of planned interviews with individuals, usually in the form of sound recordings or transcrips thereof, intended for research use. MOSS, William W. and MAZIKANA, Peter C. Archives, Oral History and Oral Tradition. A RAMP Study. Parls. General Information Programme and UNISIST. UNESCO, 1986. 98 p. (PGI-86/WS/2). ALBERTI, Verena. História Oral. A experiéncia do CPDOC (Centro de Pesquisa e Documentaçâo). Río de Janeiro.

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Publicado el: 17/10/2019 / Leido: 54 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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