GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL

23 AGOSTO, 2016|IN PRESERVACIÓN DIGITAL, TRANSFORMACIÓN DIGITAL|BY GUILLERMO

Los glaciares de los Alpes se están derritiendo a un ritmo tan acelerado que se están enviando muestras de hielo del Mont Blanc a la Antártida para futuras investigaciones. Como alpinista y ecologista, me preocupa que mis hijos no lleguen a conocer esos paisajes de alta montaña como los he conocido yo. Como archivero, me pregunto cómo podemos contribuir los profesionales de la información a la sostenibilidad ambiental.

No basta con eliminar el papel

La sostenibilidad es uno de los argumentos a favor de la digitalización. Yo mismo lo utilizo. Trabajar con documentación digital ahorra papel, reduce drásticamente los metros lineales de almacenamiento necesarios y evita gastar litros de combustible para las transferencias de un centro de archivo a otro. Sin embargo, no basta con eliminar el papel.

Gestionar documentos electrónicos tiene su propia huella ecológica. Preservarlos a largo plazo supone, primero, migrarlos de una generación tecnológica a otra para que siga siendo posible leerlos. Si a este hecho le añadimos que el hardware tiene una vida útil limitada, nos encontramos con que tenemos que estar renovando cada pocos años los equipos que guardan nuestros archivos.

Por otra parte, la sociedad se ha acostumbrado a tener toda la información a un clic de distancia y cada vez demanda a los archivos una mayor accesibilidad. Espera poder consultar sus fondos en línea con la misma inmediatez que ve el último capítulo de Juego de Tronos o se informa sobre los resultados de sus deportistas favoritos. Mantener la documentación permanentemente en red implica gastar electricidad permanentemente.

Pronto se hablará más de reducir el consumo asociado a los servidores que de reducir el consumo de papel.

El hosting verde no es suficiente. Para avanzar a una gestión de documentos electrónicos más ecológica necesitamos también más archivística.

Hosting verde

Se estima que en 2017 Internet consumirá un 7-12% de la energía global. Aunque los archivos digitales suponen un porcentaje mínimo de este gasto (< 10 %), los datos hablan claro: una gestión documental sostenible necesita servidores sostenibles.

La energía, el enfriamiento y el hardware del servidor son las tres áreas que más impacto ambiental tienen. Los proveedores de hosting verde consiguen ofrecer servidores más ecológicos actuando sobre una o varias de estas áreas.

La tendencia entre los proveedores de servicios web que quieren ser más sostenibles es alimentar sus centros de datos únicamente con energías 100% renovables. También los hay que continúan utilizando energías no renovables, pero compensan sus emisiones de CO2 plantando árboles, donando dinero a organizaciones ecologistas, etc.

La energía de los centros de datos no se emplea sólo para hacer funcionar los servidores, sino también para mantenerlos a una temperatura óptima todo el tiempo. Uso de equipos de enfriamiento eficientes, diseño adecuado de los espacios físicos, traslado de los clusters a zonas frías… Varias son las soluciones posibles para reducir el gasto energético asociado al enfriamiento de los centros de datos.

A nivel de hardware, los esfuerzos de los proveedores de hosting verde se destinan a conseguir equipos más eficientes y a reciclarlos cuando ya no sirven para el centro de datos. Esto es muy importante porque los equipos tienen que renovarse cada pocos años y parte de sus componentes son metales pesados tan escasos como contaminantes.

¿Quieres saber más? Greenpeace evalúa desde 2010 el impacto ambiental de diferentes proveedores de servicios web. Por otra parte, en el blog de Carlos Ramos encontrarás una comparativa de proveedores de hosting ecológico.

Más archivística

Pero tampoco es suficiente con montar un servidor sostenible o contratar un proveedor de hosting verde. Para avanzar a una gestión de documentos electrónicos más ecológica necesitamos también más archivística.

Estoy totalmente de acuerdo con la compañera Fátima Rodríguez Coya (2016: 266-277) cuando afirma que en el “planteamiento de producción racional de los documentos, es donde verdaderamente residirá el concepto de la sostenibilidad” y que, “en lugar de obsesionarnos por tareas tales como la digitalización de documentos actualmente disponibles en papel (que permanecerán), deberíamos reconducir esos esfuerzos en definir y optimizar la producción y gestión de los documentos digitales nativos”.

Para que la transformación digital tenga éxito y sea sostenible, hay que prever los recursos materiales y humanos necesarios, redefinir y simplificar los procesos de negocio, gestionar el cambio… Cosas que los archiveros sabemos hacer muy bien. Nuestros conocimientos van más allá de la paleografía, la descripción ISAD(G) y la historia de las instituciones: podemos ser consultores de gran valor en esta transformación.

¿Qué documentos debo producir? ¿Qué documentos debo conservar para siempre y cuáles puedo eliminar de mi centro de datos transcurrido un plazo? ¿Qué documentos debo mantener siempre accesibles en red y cuáles puedo almacenar offline? ¿Qué soportes de preservación digital me convienen más? Éstas son sólo algunas de las preguntas que sabemos responder los archiveros.

Y todas son imprescindibles si queremos una gestión documental sostenible.

¿Y tú de qué modo piensas que los profesionales de la información podemos contribuir a frenar el cambio climático?

Referencias

Rodríguez Coya, Fátima (2016): “La sostenibilidad de la gestión de documentos en la transformación digital de las organizaciones”, en Tabula: Estudios archivísticos de Castilla y León, Número 19, Salamanca, pp. 267-279.

http://nosturi.es/

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