COMO LOGRAR EL ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

COMO LOGRAR EL ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

09 de Junio, 2014 | Content in ContextNegocios ›

Cuanto más crece el volumen de documentos en una oficina, se hace más difícil saber dónde encontrar un documento, dónde archivar un documento o qué hacer con un correo electrónico con contenido relevante.

Ante el desmesurado crecimiento del universo digital - o Big data y que se observa en todos los niveles de la sociedad - es necesario apresurarse, porque cuanto más se retrasa la toma de decisión de establecer un sistema de gestión documental, la situación se torna más compleja y, en consecuencia, las posibles soluciones.

Previamente a convertir un informe en papel, a uno digitalizado, sin un plan, se deben tener en cuenta algunos conceptos:

-Brecha digital: ¿existe en la empresa el equipamiento necesario para que los empleados accedan a los documentos digitales?

-Sistemas de lectura obsoletos: ¿es accesible un CD grabado 10 años antes?

-Copyright y la facilidad para reproducir los documentos electrónicos: ¿cómo garantizar el copyright de un documento?

-Fidelidad: ¿cómo asegurar que no se modifica un documento en su versión final?

-Preservación: ¿que información tiene valor probatorio y legal?, ¿dónde y cómo almacenarlos?

Desde hace algunos años, numerosos estudios han puesto de manifiesto que una correcta gestión documental ayuda a las empresas a mejorar su eficiencia. Accesoriamente al aumento del rendimiento, los documentos contienen datos e información, al igual que conocimiento corporativo abundante, que es parte de los bienes intangibles, del capital intelectual. El aspecto crucial es poder encontrarlos fácilmente en cualquier momento.

¿Qué requiere una empresa para integrar un sistema de gestión documental?

Algunas preguntas obligadas que deben plantearse antes de implementar un sistema de gestión documental son las siguientes:

-¿Hay que evitar duplicidades de documentos y y el uso de versiones desactualizadas?

-¿Se están extraviando registros de archivo o documentos críticos?

-¿Se necesitan disminuir los tiempos de recuperación?

-¿Se desea que una documentación sea accesible dentro de unos años?

-¿Desea gestionar el correo electrónico que contiene información relevante para la empresa?, ¿hace falta guardarlo?, ¿que seguridad ha de emplearse y como se almacena la información?

Para concretar un proyecto de implementación de un sistema de gestión documental pueden seguirse distintas metodologías. Para comenzar, se debería realizar una auditoría de la información y del conocimiento que se tiene en la empresa. Además, apreciar los flujos de los documentos con respecto a procesos vitales, permite evidenciar si existe una cultura corporativa favorable además de detectar la necesidad de educación y motivación en la fuerza laboral.

A medida que los contenidos empresariales se incrementan, la puesta en práctica de estas medidas adquieren más importancia, pues permiten determinar: criterios de recuperación y archivo; la política sobre versiones; la gestión de email; cómo nombrar los documentos; y cuál debe ser la política de expurgo y de preservación de los documentos.

Tecnología como herramienta para la implantación de un sistema de gestión documental

En el marco de la fase previa a la implementación de una alternativa tecnológica de gestión documental es necesario definir unas pautas corporativas, que serán la base de la posterior gestión de los contenidos en nuestro sistema de gestión documental.

De esta forma, el éxito depende de la planificación, pues permite priorizar y concretar las necesidades. Hablamos de la etapa que precede a la auditoría, circunstancia en la que se debe evaluar un elemento clave como es la implicación de todas las personas involucradas tanto en la implementación como en la puesta en funcionamiento del nuevo sistema de gestión documental.

Por tanto, se debe identificar a esas personas y el uso que hacen de la información y documentación empresarial, ya que las probabilidades de éxito, están en estrecha relación con su grado de implicación. Por lo tanto, hay que tener en cuenta:

-La implicación de la dirección, así solo afecta a un área o departamento de la organización.

-Un equipo interdisciplinar de trabajo, que involucre a los diferentes departamentos.

-La identificación de trabajadores que realizan procesos clave dentro de la firma, que harán un uso más intensivo del sistema.

Todo proyecto de implementación de un sistema de gestión documental debe ir acompañado de una visión global que no solo abarque "los documentos": es vital analizarla desde el punto de vista de la dimensión de la cultura corporativa y política de información de la empresa.

Finalmente, todo proyecto de adopción de un sistema de gestión documental obliga a un cambio cultural inevitable. Debe acoplarse a la política de información empresarial y de sus procedimientos y procesos para asegurar que la documentación y el conocimiento corporativo sean accesibles permanentemente.

André Klein

Consultor Freelance para DocPath

http://www.docpath.com

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