Una experiencia con ICA-AtoM beta

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Una experiencia con ICA-AtoM beta en el archivo del Ateneo de Madrid

Clara Herrera Tejada

Versión castellana del artículo publicado en catalán en el Butlletí de l’Associació d’Arxivers

Valencians, nº 39, octubre-diciembre 2010, www.arxiversvalencians.org

Con un poco de apuro accedí a la invitación de este boletín para escribir

unas notas sobre la utilización en nuestro archivo del programa ICA-AtoM. He

de decir que no tengo ninguna autoridad para hablar sobre software libre y que

mis conocimientos informáticos no van más allá de lo que sabe un simple

usuario. Y que esta experiencia es un poco arriesgada, a pesar de que nos

hemos lanzado a ella con firme decisión. Pero creo que poner en común lo que

hacemos es útil para todos, incluso nos ayudará a ver mejor esos errores en

los que hay que caer para seguir aprendiendo.

El punto de partida ha sido un proyecto de recuperación del archivo del

Ateneo de Madrid, que vio desaparecer casi toda su documentación por

circunstancias políticas ocurridas después de la Guerra Civil. Como casi era de

esperar el archivo no se recuperó. Pero el trabajo llevado a cabo por María

Olivera Zaldua y Fernando Sígler Silvera consiguió recopilar miles de noticias

de prensa sobre la actividad del Ateneo en las décadas de 1930 y 1950. Estos

documentos serán la base de un proyecto a largo plazo cuyo objetivo es formar

una colección de recortes de prensa digitalizados, con el fin de obtener una

fuente alternativa al archivo histórico desaparecido, que permita reconstruir la

actividad del Ateneo desde su fundación en 1835.

Este proyecto, financiado con una ayuda del Ministerio de la Presidencia,

se desarrolló con el compromiso de tener la máxima difusión en Internet. Por

ello buscamos una base de datos que permitiera la consulta en la web de los

documentos digitales y cuyo coste fuera asequible a un presupuesto muy

estrecho. Después de ver varias posibilidades hicimos una prueba con Archon

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(programa de código abierto desarrollado por la Universidad de Illinois), aunque

finalmente lo descartamos porque su estructura, muy ajustada al modelo

archivístico norteamericano, no parecía muy operativa para nuestras

necesidades. Entonces conocimos el proyecto ICA-AtoM que estaba en fase

beta. La empresa xsto.info, que ya llevaba años manteniendo nuestros

servidores GNU/Linux, nos animó a utilizarlo y se embarcó en la instalación y

configuración de este programa que, a pesar de su desarrollo beta, tenía un

soporte informático bastante potente y que ellos conocían bien.

ICA-AtoM es el acrónimo de International Council on Archives-Access to

Memory. Es decir, un proyecto de software libre promovido por el Consejo

Internacional de Archivos, cuya finalidad es proporcionar a los archivos de todo

el mundo una herramienta para difundir sus fondos en la web. Está construido

sobre el framework de desarrollo de aplicaciones symfony, que a su vez se

basa en el lenguage php. Toda la información referente al sistema se puede

consultar en su página www.ica-atom.org, donde también es posible acceder a

una demo de la última versión publicada.

La principal característica de ICA-AtoM es que está adaptado

escrupulosamente a todas las normas internacionales de descripción

archivística (ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDF, ISDIAH), tanto que el programa

genera un aviso de alerta cuando falta un campo obligatorio o se produce

alguna inconsistencia en la introducción de datos. Permite realizar una perfecta

descripción multinivel, donde el usuario puede navegar por el cuadro de

clasificación y consultar los diferentes elementos. Su estructura atiende a las

entidades principales o clases de “objetos” sobre los que se recoge

información: documentos de archivo, agentes, funciones, temas y lugares; todo

ello facilita el control de autoridades y de vocabulario, a la vez que se adapta

con acierto al modelo conceptual de descripción archivística que hoy exigen

todas las normas. El programa permite asociar a las descripciones toda clase

de objetos digitales de manera fácil y rápida. Incluye también la posibilidad de

incorporar fondos de diferentes archivos, lo que convierte al sistema en un

inventario colectivo para redes de instituciones. Es muy atractivo y fácil de

utilizar mediante una aplicación web, que permite el registro de usuarios

diferentes (administrador, archivero, investigador, anónimo, etc.) a los que se

puede asignar una variedad de permisos tanto de actuación como de acceso a

fondos. El usuario puede consultar estos fondos mediante un recorrido por el

cuadro de clasificación, la búsqueda por palabras clave o la navegación por los

diferentes listados de nombres, materias, lugares u objetos digitales. El

programa es multilingüe y el propio usuario administrador puede traducir

fácilmente los términos. En resumen, nos parece una herramienta excelente

para la difusión en la web de nuestros archivos.

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En concreto en el Ateneo queríamos una herramienta para tratar los

recortes de prensa como una colección archivística, de forma que permitiera

tanto el rastreo cronológico documento por documento como la consulta por

términos o palabras clave. A esta colección se unirá en un futuro todo el

inventario del archivo, que de momento está en fase de organización.

Comenzamos por probar la versión beta 1.07 y en mayo de 2010 hicimos

pública en la web la versión 1.08, que con solo 150 documentos y algunas

inconsistencias pensamos que al menos empezaría a ser útil, no solo al

investigador sino a la comunidad archivística. Jonathan Araña Cruz es el

informático que ha hecho posible todo esto y quien ha afrontado el reto que

supone trabajar con un programa en beta. Estamos a punto de publicar ya la

versión 1.09, que incluye tantos cambios como problemas ha dado. Para

finales de año está prevista la versión definitiva. Esperemos que entonces ya

puedan adoptarla muchos archivos y que nuestro granito de arena haya tenido

alguna utilidad. Lo podéis consultar en nuestra web www.ateneodemadrid.com

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