Publicado el: 22/11/2012 / Leido: 8688 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
X CONGRESO ARGENTINO DE ARCHIVÍSTICA
"Buenas Prácticas Archivísticas"
17,18 y 19 de octubre de 2012. Paraná" Entre Ríos- Argentina
Título del trabajo:
Responsable: Benítez, María Luisa- Técnica Archivera
"Proyecto de Reorganización Documental del
Archivo Amas de Casa de la Caja de Jubilaciones y Pensiones de la
Provincia de Entre Ríos"
D.N.I 23.450.065
Institución: Caja de Jubilaciones y Pensiones de Entre Ríos
Dirección: Palacios Nº 209- Código Postal 3100- Paraná- Entre Ríos- Argentina
Teléfono celular: 0343- 155124275
Correo electrónico: mariabenitez24@hotmail.com
Este proyecto pretende Reorganizar la Documentación proporcionando posibles soluciones a las distintas problemáticas que afectan el actual manejo de la documentación existente.
Responsable: Técnica Archivera
Benítez, María L. D.N.I 23.450.065
JUSTIFICACIÓN
Los sistemas administrativos estatales producen documentos oficiales y estos son los que generan los archivos públicos, la documentación que contienen estos archivos constituyen fuentes históricas y de servicio a la comunidad, satisfaciendo los requerimientos primeramente de la institución que los generó y luego prestando un servicio adecuado a los diferentes usuarios (investigadores, docentes, alumnos y comunidad en general).
El acceso a la documentación pública responde a un derecho democrático a la libre información que el ciudadano tiene. Sin embargo, este derecho no asegura el acceso a todos los documentos cuando existen limitaciones que se oponen a él. Estos obstáculos pueden ser legales o jurídicos y de orden práctico.
ñ Que la documentación esté muy bien reunida, bien clasificada y muy bien ordenada.
ñ Tener una descripción completa y expedita.
ñ Que el horario en las áreas de consulta sea amplio.
ñ Que las áreas cuenten con las comodidades mínimas para satisfacer las demandas de los usuarios.
ñ Que el personal que atiende a los consultantes tenga la preparación necesaria de tal manera que responda a las inquietudes y requerimientos de aquellos.
ñ Que su estado de conservación sea óptima, ya que su mal estado físico restringe el acceso.
ñ Dificultad de Servicios y Equipamientos de los Archivos.
ñ Insuficiencia y Deficiencia en los Locales y Depósitos.
Dentro de estos puntos encontramos obstáculos que afectan el acceso a la documentación que alberga el Archivo Amas de Casa perteneciente a la Caja de Jubilaciones y Pensiones de la Provincia de Entre Ríos.
Para eliminar estos obstáculos que condicionan el acceso a los documentos es necesario realizar una serie de actividades que no demandarían mayores costos a la institución aprovechando:
ñ El local existente, considerando previsión de crecimiento.
ñ Mano de obra Calificada para planificar y desarrollar las actividades.
ñ Los Expedientes en condiciones de "Inactivos", los cuales son parte de nuestro Patrimonio Documental.
MARCO INSTITUCIONAL
La Ley Nº 3.600, promulgada en fecha 2 de Diciembre del año 1.949 crea la Caja de Jubilaciones y Pensiones para funcionarios, empleados y obreros provinciales.
En Mayo de 1.996 La Ley Nº 8.732 organiza sus funciones, y en su capítulo 1º instituye el régimen de Jubilaciones y Pensiones de la Provincia de Entre Ríos para el personal Provincial, Municipal y todo aquel que mediante convenio se adhiera a esta Ley.
El fondo del archivo Amas de Casa perteneciente a esta institución comenzó a formarse en el año 1988, mediante la Ley Nº 8107 (B.O 14/09/88) la cual instituye el régimen de Jubilaciones para Amas de Casa en todo el territorio de la Provincia.
OBJETIVO GENERAL
Reorganizar la Documentación existente en el Archivo Amas de Casa de la Caja de Jubilaciones y Pensiones de la Provincia de Entre Ríos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Ó Facilitar el acceso a los expedientes.
Ó Aumentar la eficacia y la eficiencia del servicio hacia los distintos usuarios.
Ó Brindar seguridad a los documentos.
Ó Aprovechar el espacio existente.
Ó Reforzar Medidas de seguridad, anexando Normativas que nos permitan actuar en tiempo y forma.
Ó Re acondicionar el entrepiso, para resguardar correctamente la documentación que contiene.
METAS
Reorganizar el Archivo, en un término de veinticuatro meses, desde marzo del año 2010 hasta marzo del año 2012 intervendrá, una técnica Archivera, se recomienda la incorporación de un pasante de la carrera Archivística y el jefe de área que desempeña tareas en el Archivo.
BENEFICIARIOS
DIRECTOS: Personal de la institución.
INDIRECTOS: Jubiladas del sistema Amas de Casa, pensionados/ as y personas en Condiciones de comenzar una Jubilación o Pensión.
LOCALIZACIÓN FÍSICA
PROVINCIA: Entre Ríos
DEPARTAMENTO: Paraná
LOCALIDAD: Paraná
DIRECCIÓN: Andrés Pazos y Corrientes (Planta Baja)
ACTIVIDADES
1.Diagramar nuevos espacios, considerando previsión de crecimiento.
2.Crear un Archivo Inactivo.
3.Sectorizar por departamentos perteneciente a la provincia de Entre Ríos.
4.Ordenar respetando la lista de departamentos existente en la institución.
5.Relevar el total de Expedientes que forman el Fondo Documental.
6.Señalar Espigas, Módulos y Unidades de Conservación.
7.Reemplazar Unidades de Conservación Deterioradas.
8.Retiro y reemplazo de materiales nocivos (ganchos o clips) por alternativas de características Estables.
9.Alinear correctamente la Documentación (en caso de expedientes desarmados)
10. Agregar todo Trámite iniciado al Expediente Original, desde donde corresponda.
11. Adaptar el Entrepiso en cuanto al acceso, aireación, luz, limpieza, incorporación de mobiliario y unidades de conservación para conservar la documentación en óptimas condiciones.
12. Inventariar la Documentación existente.
MÓTODOS Y TECNICAS
La metodología que se utilizará para el desarrollo del proyecto será, el Trabajo en equipo coordinando las actividades descriptas, sin descuidar el trabajo diario.
Las técnicas serán Archivísticas, según las exigencias que establecen las Normas para una correcta Preservación Documental.
Las actividades se desarrollarán en conjunto, por estar correlacionadas.
DETERMINACIÓN DE LOS RECURSOS
Ó RECURSOS HUMANOS
Para desarrollar estas actividades trabajarán un profesional archivista, un pasante, y un empleado del archivo.
El horario a cumplir será de 7 a 13 hs. de lunes a viernes.
Ó RECURSOS MATERIALES
|
PRODUCTO |
UNIDADES |
PRECIO |
TOTA |
|
Guantes de látex x 100 unid |
2 |
$31,00 |
$62,00 |
|
Barbijos x 20 unid |
4 |
$17,00 |
$34,00 |
|
Clips plásticos x 100 unid |
2 |
$4,90 |
$9,80 |
|
Lápiz negro x 12 unid |
1 |
$12,00 |
$12,00 |
|
Resma hoja A 4 |
1 |
$29,00 |
$29,00 |
|
Cuaderno espiral x 80 hojas |
5 |
$16,70 |
$83,50 |
|
Lapicera |
20 |
$2,20 |
$44,00 |
|
Regla 30 cm |
3 |
$3,00 |
$9,00 |
|
Gomas |
10 |
$1,30 |
$13,00 |
|
Cinta adhesiva |
10 |
$4,60 |
$46,00 |
|
Cinta embalar |
20 |
$13,90 |
$278,00 |
|
Marcadores indelebles. |
10 |
$8,50 |
$85,00 |
|
Tijeras |
5 |
$9,50 |
$47,50 |
|
Cajas de Archivo |
200 |
$20,00 |
$4.000,00 |
|
Estanterías metálicas Nº 22 reforzada |
6 |
$580,00 |
$3.480,00 |
|
Total |
|
|
$8.232,80 |
|
+ 5% total |
|
|
$8.644,80 |
· Se pretende recibir los materiales mensualmente, durante el desarrollo del proyecto.
Ó RECURSOS TECNOLÓGICOS
Se trabajará con el Departamento de informática, para diseñar o completar los sistemas para la localización inmediata de los expedientes.
Ó RECURSOS FINANCIEROS
El costo del proyecto será financiado por la propia institución.
ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO
El equipo de trabajo será el ejecutor directo del proyecto, la técnica archivera será la responsable de realizar el seguimiento, informando mensualmente al jefe de área las actividades y tareas realizadas.
INDICADORES DE EVALUACIÓN
-Observación directa
-Reuniones semanales
-Registros Fotográficos
Mediante estos Indicadores y comparando las actividades con el cronograma presentado, se realizará una evaluación continua, permitiendo una mejor implementación del proyecto.
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