DOCUMENTO Y EXPEDIENTE E INFORMACION DOCUMATICA

DOCUMENTO, EXPEDIENTE E INFORMACIÓN DOCUMÁTICA

VÍCTOR HUGO ARÓVALO JORDÁN

El Documento es materia prima de la Archivología, de las TÓCNICAS DOCUMENTALES y de la DOCUMÁTICA; el documento significa cualquier símbolo convencional, escrito o dibujado, que puede servir para suministrar o con­servar la información. Su definición varía de acuerdo con la rama del saber que lo estudia.

Los documentos archivísticos se producen por entes jurídicos, en el transcurso de las actividades desarrolladas hacia un fin determinado, sus­tentado por los efectos de la comunicación. "Para decirlo en el lenguaje de la ciencia diplomática, el documento está formado por dos elementos fun­damentales: la Actio jurídica y la conscriptio. El primero se refiere al hecho, asunto o negocio documentado; y el segundo indica la puesta por escrito de aquel. Por supuesto, si falta uno de ellos no existe tal documento".[1]

Se define el Documento como "cualquier soporte de cualquier índole que contiene información de interés para una determinada materia".[2] Al decir soporte se especifica como papel, cinta magnetofónica, tela, papiro, pergamino, etc., cualquier objeto que en su contenido guarda un signo de­terminado como información que deber ser extraída por quien o quienes se interesen.

Básicamente, los documentos archivísticos pueden ser clasificados en los siguientes grupos:

Documento privado: redactado por partes interesa das, con testigos o sin ellos, pero sin intervención de notario o funcionario público que le de fe o autoridad. Documento producido por entidades privadas y particulares.

Documento público: "El otorgado o autorizado, con las solemnida­des requeridas por la ley, por notario, escribano, secretario judicial u otro funcionario público competente para acreditar algún hecho, la manifesta­ción de una o varias voluntades y la fecha en que se producen".[3] Docu­mento producido por entidades públicas o estatales.

Documentos administrativos: "Los provenientes de la autoridad administrativa o los autorizados por ella. Cualquiera relacionado con la administración pública. El de carácter privado, desde que se incorpora a un expediente o a actuaciones de índole administrativa. El relacionado con la administración, gestión económica y organización de los asuntos privados. A efectos registrales, los que, por reunir autenticidad y proceder de autori­dades o funcionarios públicos, tienen acceso al Registro de la Propiedad, como admisible y eficaz titulación."[4]

Documentos Judiciales: "Cualquiera de las resoluciones de los jue­ces o magistrados de las jurisdicciones contenciosa o voluntaria: senten­cias, autos y providencias. Los que forman parte de autos, aun provenien­tes de una parte y otro interesado que la causa o requerido de ella. Las co­municaciones a las partes y a terceros, citaciones, emplazamientos, notifi­caciones, edictos, las diversas formas documentales de relaciones jerárqui­cas y con otras jurisdicciones o autoridades; suplicatorios, exhortos, man­damientos, cartas, órdenes y despachos y oficios diversos. A los efectos de los registros de la propiedad, los que cumplen la función de titularidad que en los actos y contratos inscriptos o inscribibles se requiere".[5]

Documento Eurístico-histórico: "escritos, con existencia propia e independiente, mediante los cuales quedan garantizados los hechos jurídi­cos, con arreglo a formas determinadas que cambian según la persona, el tiempo, el lugar y el concepto, de tal manera que estos testimonios escritos resultan idóneos para el cumplimiento de fines jurídicos".[6]

En la documática es de interés especial tener unos conocimientos minu­ciosos de los componentes documentos, en términos generales tenemos tres elementos:

Un elemento de carácter probatorio.

Un elemento tangible, soporte.

Un elemento informativo.

Estos tres elementos nos dan un concepto aproximado de lo que es el Documento, y cuales son los elementos a los que debemos dar una ma­yor importancia para la descripción; o cuando tenemos que elaborar los campos en la gestión de base de datos, si bien son conceptos amplios, los archiveros han delimitado el concepto, encerrándolos en aquellos Docu­mentos producidos por una determinada actividad, lo cual ayuda a limitar los elementos que son propios de un Archivo.

Los documentos producidos por los ordenadores, se denominan documentos legibles a máquina, considerando que son elaborados por medio del soporte físico y el soporte lógico, sin los cuales es imposible descifrar su contenido. "La información procesable o la información legible a máquina consiste en datos creados mediante una computadora que precisan de acceso a una computadora para pasar a una forma que pueda pasar a una forma que pueda ser leída por el hombre.[7]

En la descripción, cuando se estudian los Caracteres Internos y Ex­ternos del Documento, se consideran esencialmente dos aspectos diferen­tes:

La forma.

El contenido.

Al hablar de Caracteres Externos lo hacemos entonces de la forma, (física); los datos evidentes, aquellos aspectos visibles de primera instancia de los documentos: color, tamaño, forma, aspectos que determinan su clasifica­ción. Al hablar de Caracteres Internos lo hacemos de su contenido, los da­tos latentes, aquellos que son necesarios profundizarlos para conocerlos.

Estos aspectos son determinantes de las TÓCNICAS DOCUMENTALES, así tenemos que los Documentos se ordenarán por su forma y se clasifica­rán por su contenido, bases fundamentales de la descripción.

EL EXPEDIENTE

El Expediente es el conjunto de papeles de trabajo que tienen una especial importancia debido a que su contenido no es únicamente de utili­dad para el ejercicio que se tramita, sino para tramites, consultas, utilización posterior; esto se debe a que el expediente contiene información orgánica, económica, de balance, de control interno, histórico, de actas, etc.

La utilidad del Expediente, se hace efectivo en el momento que se acude a su consulta sobre diferentes aspectos del trámite; algunos de estos serán por ejemplo; La sección en que se encuentran los nombres y categorías de los funcionarios y los empleados, así como la organización de las oficinas; por lo que, como se puede ver, el expediente sirve para todos los ejercicios ya que en él, se puede decir, está la historia de la vida de una empresa condensada en extractos de actas de asamblea, sistemas de contabilidad, de organización interna, etc. Otros serán extractos de estados financieros de ejercicios anteriores.

La dinámica del desarrollo de las instituciones modifican permanen­temente los distintos procedimientos y tramites, lo cual haría imposible comprender actitudes pretéritas y los cambios que sufren de un año para otro, para el usuario sería muy engorroso y en cierta forma difícil, poder recabar entre los papeles de trabajo, informaciones de cinco años atrás, in­clusive para la subsistencia de las instituciones que permanentemente re­quieren información sobre: contratos, actas, comisiones, cuentas, costos, etc..

Uno de los problemas contemporáneos y como consecuencia de la aplicación del ordenador, consiste en la conservación de la información no transmitida a los archivos, por la misma facilidad de poder modificar o borrar de sus soportes. Independiente que los datos pueden borrarse o hacerse ilegibles en su conservación.

En cambio, al contar el usuario con un legajo, donde en forma orde­nada pueda recuperar diversas informaciones de las actuaciones anteriores, podrá sin duda alguna realizar una mejor y rápida recuperación de la información requerida y las modificaciones sufridas en el transcurso del trámite.

La principal razón para que exista el Expediente, es precisamente el ahorro de tiempo que repercute en primer lugar, en una actuación más acelerada y completa; y en segundo lugar es un gran auxiliar de la administración, ya que en esta forma podrá estar más seguro de que el personal que realizó las distintas etapas del trámite podrá asumir las responsabilida­des consecuentes a su función; de ahí la conveniencia de que antes de empezar cualquier descripción, hay que realizar una revisión del Expe­diente y tratar de que tenga una clasificación que vaya de acuerdo con las necesidades de la misma.

El Expediente debe estar planeado en tal forma que cualquier perso­na con ciertos conocimientos previos, pueda encontrar la información histó­rica, estadística o contable de la institución.

Cuando no existe o en los casos que no es posible consultar el Ex­pediente, el usuario tiene que ocupar mucho tiempo en las investigaciones necesarias para hacer el planeamiento de su trabajo, de acuerdo con los procedimientos seguidos por la institución.

Al estudiar los papeles del expediente, el usuario evita hacer pregun­tas, que posiblemente da origen a que los empleados no cooperaran con el usuario en buena forma al darse cuenta de la ignorancia de éste al respec­to, es humano que una persona que ha estado en un puesto dentro de una organización durante varios años, no vea con buenos ojos al usuario, que de un día a otro se va a enterar de la forma de trabajo de éste y posible­mente llegue a dar sugerencias para el mejoramiento de los sistemas de trabajo.

En resumen, la necesidad del Expediente lo podemos sintetizar en los siguientes puntos:

Ahorro de tiempo.

Papeles de trabajo. Como es natural, durante el transcur­so de la investigación hay un sinnúmero de trabajos que están relacionados con actuaciones anteriores. En consecuencia, la ne­cesidad del Expediente se refleja precisamente porque en él se en­cuentra toda la información que recabamos en años anteriores y que será aplicable a las actuaciones subsecuentes.

Conocimiento rápido de la institución.

Cuando un investigador o un Archivero observa por primera vez a una institución, al estudiar los Expedientes, comprenderá la naturaleza de la Ins­titución que trata y llegará con la confianza de que conoce la forma de trabajar del mismo, determinando así qué renglones, durante el curso de su trabajo, les dará mayor importancia.

Una de las bases principales para la formulación del programa des­criptivo es el Expediente. De ahí la conveniencia de que al plantear sus di­ferentes secciones se haga en base en las necesidades de la Institución. Del Expediente es de donde sale, en último término, la información que más interesa a los investigadores y usuarios.

Es conveniente que al formular el Expediente se haga con la idea de que va a ser utilizado por varios años consecutivos, por lo que deberá constituirse con carpetas especiales de material suficientemente durable que soporte el trato constante durante un largo período y, como será mane­jado por diversas personas, deberá tener claridad completa en sus explica­ciones. Podemos sintetizar la conveniencia del Expediente, en los siguientes puntos:

La certeza que al finalizar un trámite, es evidencia que ha seguido las normas preestablecidas y en consecuencia hay menos probabilidades de omitir alguna revisión de los investigadores y usuarios.

Conocer rápidamente los principales aspectos de la insti­tución para tener establecido el plan de trabajo descriptivo en las diferentes etapas del trámite.

Aparte de conocer aspectos que nos ayudarán al mejor desarrollo de nuestro trabajo, tendremos una mejor comprensión sobre la organización de la entidad, que nos ayudará enormemente al conocer las responsabilidades de cada sector administrativo, las distintas categorías en que está dividida y en algunas ocasiones la personalidad de la institución, en una palabra, la organización insti­tucional.

En el expediente se encuentran, en forma general, información sobre:

Datos administrativos:

unicidad de la organización que trata,

Datos de personal institucional y personas:

significación y atributos de cada persona,

Datos de suministro:

significación de los rubros,

relación de equilibrio entre los rubros,

sistemas de suministro

Datos financieros:

naturaleza de las actividades,

naturaleza de la organización,

Datos de gestión de proyectos:

índole de la organización,

sistema de proyectos de expansión,

Datos operacionales:

naturaleza de la instrumentación.

INFORMACIÓN

La principal función del Archivo consiste en procesar la Información para acceder a los Documentos. Para brindar una Información eficiente, conoce cada uno de los pasos del flujograma documental; desde su creación hasta su archivado correspondiente - cuando no interviene en la géne­sis documental -, persigue al Documento paso a paso, pacientemente, lo clasifica, lo ordena, lo describe, selecciona hasta llegar un momento que tiene toda la documentación depurada, arreglada convenientemente para que el investigador y el usuario, pueda absorber la Información encerrada en los Documentos.

El estudio teórico de la Información es muy reciente, podríamos decir que surge después de la segunda guerra mundial. Existen dos puntos de vista para estudiar a la Información; como fenómeno y como proceso.

La Información como fenómeno se la considera como produ­cida por agentes externos al hombre, que influye sobre su conscien­te, modificando su conducta y motivándolo a tomar actitudes con­secuentes.

La Información como proceso, es una consecuencia de la do­cumentación que condiciona conscientemente a las actividades del intelecto y repercute en el desarrollo individual y social.

La Información como proceso corresponde al Análisis Documental archivístico, como consecuencia de actividades desarrolladas por el hombre y está sujeta a la voluntad humana en su creación, organizada y suministrada según las necesidades del consultante.

Existe en la actualidad un sinnúmero de actividades en la Información, conformando teorías tendientes a estabilizarla como ciencia o como disciplina. Al respecto existen problemas de terminología, como en todas las ciencias y disciplinas en formación.

Se propuso también la palabra Informología (Leupolt), que es de di­fícil aceptación por el predominio de otros términos no adecuados. Informo­logía sería un sinónimo de Informatología, así el problema de la terminolo­gía continúa.

En la actualidad, y aún en estudio existen proposiciones para dividir el problema de la Información, así se hablaría de:

Informología Inorgánica, cuando hace referencia al soporte que contiene la Información como el papel, cintas perforadas, mag­néticas, etc. Tal vez sea necesario considerarlo con los diplomatis­tas y paleógrafos que realizan estudios sobre los soportes en su clasificación de materias duras: piedras, metales, mármol, etc., y las materias blandas: papel, papiro, pergamino, etc., alguna expe­riencia pueden aportar al respecto.

Informología orgánica, cuando hace referencia al hombre como soporte de Información, un campo muy amplio y con pers­pectivas insospechadas.

Informología social, que hace referencia a las labores de in­vestigación sobre los sistemas de clasificación, sistemas descripti­vos.

Informología especializada que hace referencia a instituciones de cierta especialización como las bibliotecas, los centros de do­cumentación. La Informología especializada incluye en su ámbito a la Información especializada como referencia a los aspectos cultura­les, científicos, técnicos, recreativos, prácticos, etc., tratados nor­malmente por especialistas de cada materia especifica.

Informología Documentográfica, que se refiere a los proce­sos de clasificación, análisis, técnicas descriptivas, propiamente a las acciones y actividades realizadas por el Archivo. Documento­grafía es un término que intenta acercarse a bibliografía; paralelo al termino de archivalía propuesto por Aurelio Tanodi.

Informatología documentalística, que hace referencia a los procesos de comunicación, equiparable a la comunicación masiva.

Informatología técnica, cuando hace referencia a los medios mecánicos y electrónicos para el uso de la Información, propiamen­te sería lo que denominamos como Ingeniería de la Documenta­ción.

En la actualidad se considera a la Información como un bien de con­sumo, es decir, es susceptible de ser comercializado y de ser estudiado desde un punto de vista socioeconómico. Al ser estudiado desde este punto de vista, aflora el término costo de la Información.

Lamentablemente la mayoría de los gobiernos de América Latina no han tomado plena conciencia sobre este problema, además que se requie­ren inversiones de gran escala para una adecuada ordenación de sus Ar­chivos; estos crecen día a día, el desorden es mayor en la medida que crecen y las necesidades de Información aumentan en la misma proporción que crecen los presupuestos necesarios para corregir estos errores.

La negatividad de la mayoría de los Archivos obedece a la tendencia de considerar que la Información sirve a un fin prefijado, servir a la historia únicamente. En la actualidad, este concepto está paulatinamente desechándose. Eviden­temente, los ministerios de gobierno, principalmente el de relaciones exteriores, pro­duce documentación histórica, pero que sucede con los ministerios de eco­nomía, de industria y comercio, de agricultura?, lo más probable es que existan Documentos que permitirían la investigación especializada en estos rubros, toda inversión se justificaría desde ese punto de vista.

En la mayoría de los trabajos de Archivología que tuve oportunidad de leer, se ocupan esencialmente de la clasificación y ordenación, o de la descripción documentaria, pero lamentablemente la Información no ha sido enfocada sino en términos generales, es decir se toma al Archivo como servicio de y para la institución que lo generó, y posteriormente, para un servicio a la comunidad a través de los Archivos históricos. Estos dos as­pectos son esenciales en el Archivo, pero ello no quiere decir que sólo sirve para estos objetivos.

El problema es que en la mayoría de los casos, por el preconcepto que se tiene del Archivo, trabaja personal relacionado con la historia o las investigaciones históricas, de ahí que se generaliza la idea que el Archivo sirve únicamente a la historia.

También es de considerar que la selección documental ha sido elabo­rada con esas concepciones, es decir se desecha todo aquello que no sirva para la historia, lo cual es un error lamentable.

La Información es una clave esencial en el manejo documental, en­cerrando una gama de factores de bien común. Esencialmente desde el punto de vista del Archivo, la Información puede servirnos:

Para el servicio a la entidad creadora.

Para el servicio a la sociedad histórica.

Para adquirir el conocimiento necesario en la evolución so­cial.

Como testimonio de la cultura de los pueblos.

Como condicionante del comportamiento tanto individual     como el medio social afectado.

Como un bien de consumo que con el desarrollo de los pue­blos se hace cada vez más necesario.

Como poder; económico, político, social.

La aplicación de conocimientos modernos en la DESCRIPCIÓN, contri­buyen a una comprensión adecuada al acto de Describir. Cada DESCRIPCIÓN representa un objeto, las proposiciones que acompañan en el auxiliar des­criptivo, expresa lo que se dice con respecto al documento; permitiéndonos tener una idea de los descriptores.

El dato, vocablo permanente utilizado desde el empleo de bases de datos, es un términos que significativamente no podemos descomponer en unidades expresivas más pequeñas. Pueden estar estructurados como en el caso de fecha, que para nuestros análisis, tiene una estructura de día, mes, año.

La información mínima que se puede utilizar en la descripción es un nombre y su descriptor:

ej. DECRETO: de gobierno

       Provincial

       nacional

también puede incluir:

       número

       lugar (geográfico)

       fecha

el nombre deberá ser elegido entre los términos que tengan mayor significación posible para el usuario.

Los microordenadores, aplicado a las técnicas documentales, nos permiten:

Estimular la utilización de la Información, con nuevos sis­temas de recuperación de la Información, en forma        adecuada, rápi­da y eficaz.

Evitar pérdidas de Información.

Ampliar los recursos de Información.

Mejorar la organización de los conocimientos almacenados             en los repositorios documentales.

Relacionar hechos e ideas que permitan descubrir asociaciones y conclusiones ocultas.

La DESCRIPCIÓN del documento constituye la parte más importante del que hacer archivístico, por cuanto debe mostrar en detalle, la consistencia informativa del documento.

Para lograr los fines de la DESCRIPCIÓN, utilizando elementos de una tecnología moderna, recurrimos a una serie de procedimientos como:

Evaluación de la información documental.

Elección del sistema (software) que se ha de utilizar, teniendo en             cuenta las distintas ventajas que nos brinda cada sistema.

Realización de las distintas actividades a fin de complementar toda         la Información.

Es bueno tener en consideración:

Qué contienen los documentos en su Información, sobre todo si se trata de formularios para los que se ha es­tudiado previamente el tipo de Información necesaria que debe contener.

Cómo se ubica la Información solicitada, los mé­todos y herramientas utilizadas en tales acciones.

Para qué se guardan los documentos, a fin de apreciar la finalidad y alcance del trabajo, esfuerzo y mate­rial empleado con relación a la importancia de la Informa­ción reunida.

Cuándo dejará de tener valor el documento, pues­to que al cumplirse cierto período sólo se toma como refe­rencia o con un mínimo uso de la Información.

Donde se produce el documento, donde se efectúa el tramite, donde se archiva.

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