LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS Y LA DOCUMÁTICA

LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS Y LA DOCUMÁTICA

VÍCTOR HUGO ARÓVALO JORDÁN

Con el advenimiento del empleo de tecnología en los sistemas ad­ministrativos, la automatización y la racionalización se convierten en sinó­nimos de la optimización de servicios; requieren de un aspecto decisivo so­bre todo en los componentes

sociales,

metodológicos,

organizacionales.

La realidad de los archivos es compleja por naturaleza propia, con un enfoque multidisciplinario obligatorio, tomando en cuenta que el enfoque tecnológico es la última actividad, y no la primera como generalmente se aborda para solución de problemas de

organización

racionalización

revisión

diseño

gestión

Cada uno de estos problemas es interpretado de acuerdo a las nece­sidades de cada Archivo, creando una enorme variedad de Auxiliares de información, muchas veces recargados de datos, cuando no obsoletos o por lo general Auxiliares de información cuyos datos se encuentran repetidos, con la consecuente dispersión de información y de trabajo. O en caso con­trario, Auxiliares de información muy escuetos, resumidos que solo cumplen el objetivo de ubicación.

La profesión archivística no solo se identifica con la captura, proce­samiento y comunicación de información mediante medios manuales o mecánicos, es un objetivo alcanzar y mantener el más alto grado de com­petencia profesional en el almacenamiento y comunicación de información eficiente y al uso efectivo de los recursos, la profesión amplia su alcance más allá de sus funciones actuales. Pero como profesión documental, su propósito es también desarrollar los principios y la teoría de la documentación con el propósito de prever servicios en nuevos campos.

La DOCUMÁTICA, se desarrolla en el marco de la Archivología, por lo que nos es necesario realizar un análisis sobre algunos aspectos de este contexto.

La documática se convierte en especialidad, al desarrollarse en su contexto, como parte de un conjunto. Este hecho nos permite considerar necesariamente un proceso, una evolución histórica, un desarrollo continuo con miras al futuro. Susceptible de convertirse en método, por ser un con­junto de técnicas empleadas para la prosecución de un fin determinado.

La misión archivística consiste en seleccionar y comunicar datos co­munes y científicos, principalmente para entidades con propósitos de con­trol e información.

La actividad del archivero está profundamente comprometida con el proceso de información, bien sea para usos internos de la Institución, auxi­liando esencialmente a la Administración, o bien para uso externo, en forma indispensable para que los usuarios e investigadores tomen decisiones.

Una de las razones básicas para denominar a este trabajo DOCUMÁTICA consiste en la aplicación tecnológica empleada para lograr procedimientos adecuados en los documentos del servicio archivístico a las necesidades de usuarios que trabajan con la información.

La DOCUMÁTICA, trata de los sistemas que se emplean en los Archi­vos, para procesar información almacenada, partiendo del criterio que el documento es un soporte sobre el cual se sustenta todo el conocimiento ar­chivístico. Concretamente, conocer los contenidos reales de información.

Se emplean desde las técnicas de procesamiento de texto, hasta las bases de datos, y para cada caso, se hace un estudio adecuado, de modo que nos permita lograr resultados satisfactorios al emplearlas.

Las TÓCNICAS DOCUMENTALES, como muchos campos de la Archivología, no pueden estar ajenas al desarrollo de la informática, por la cual se incluye en el presente trabajo, las nociones elementales o necesarias para una descripción automatizada, fundamentos básicos para lo que se deno­mina la DOCUMÁTICA, o proceso automatizado de los documentos.

La DOCUMÁTICA se sustenta en la concreción de información de carácter científico, técnico, tecnológico, producida por las fuentes documenta­les; que consideramos desde el punto vista archivístico, pero no por ello podemos dejar de considerar a las disciplinas símiles como la bibliotecolo­gía y documentación, por lo menos comparativamente.

El Informe del Archivero, producto del trabajo de las gestiones de ba­ses de datos, está encaminado, entre otros fines, a cubrir las necesidades del usuario, tales como el lograr la confianza que la información presentada por su despacho es razonablemente correcta y consistente, así lo expresará en su dictamen. Su opinión está basada en principios archivísticos acepta­dos por la generalidad de los profesionales.

El ordenador surge como un posible instrumento de cambio, permite eliminar la división que existe entre trabajo físico y trabajo intelectual; ad­mite la participación del archivero como complemento de la máquina ad­ministrativa, invitándolo a adoptar una posición realmente gestora.

El 90% de los sabios que han nacido desde que el hombre pobló la tierra están aún vivos, la humanidad duplica su bagaje de conocimientos cada cinco años, lo que implica, la responsabilidad de actualizar en forma permanente los conocimientos adquiridos ante la explosión de la informa­ción.

El ordenador, fundamentalmente tiene múltiples aplicaciones, pues lo mismo se ha utilizado como equipo para enviar un hombre al espacio, que en la aplicación del control automático de procesos de fabricación, o para mejorar el tránsito de una ciudad; pero es cuando se destina a la captura, control y comunicación de los datos de una entidad productora es cuando afecta directa y profundamente la actividad del archivero.

En la actualidad, los sistemas de información de los poderes públi­cos; las instituciones creadas para facilitar información especializada, los avances tecnológicos aplicados a los documentos y a la Documentación; han ampliado el campo de conocimientos sobre distintos procedimientos, técnicas y leyes utilizadas por los Archivos.

Podemos afirmar con certeza que gran parte de la economía y el de­sarrollo de las naciones, se sustenta en la cantidad y calidad de Documentación e Información que posee.

Los libros y registros están siendo sustituidos por cintas y discos magnéticos capaces de almacenar millones de caracteres en un espacio relativamente insignificante.

Es esencial, desde el punto de vista económico, que la aplicación de computadoras en un país no sea un elemento de desempleo. Resulta evidente que en las labores rutinarias es donde existe la mayor posibilidad de crear desempleo. El uso de sistemas automáticos para aplicaciones co­merciales, se desarrolló en los países industriales para resolver problemas de escasez de mano de obra, por lo que su adopción indiscriminada en otras situaciones es a todas luces inadecuada. Ello no significa que no deban usarse sistemas automáticos para actividades administrativas, sino que deben analizarse con cuidado aplicarse en casos específicos y justifi­cados.

Debe considerarse, además del perjuicio que ocasiona a las institu­ciones, si no se toma en cuanta lo anterior, que el uso de sistemas de cómputo primordialmente para aplicaciones administrativas, en muchos casos incrementan los costos, con beneficios intangibles (en obtener infor­mación con mayor rapidez) que por lo general no son económicamente comparables con los costos generados.

Otra área de aplicación informática, consiste en el apoyo y mejora­miento de la planificación. Como ejemplo de esta aplicaciones puede men­cionarse; control de inventarios, programación de la producción documen­tal, planificación de la distribución. análisis de costos, proyecciones y pronósticos , etc. Puede demostrase fácilmente que estas aplicaciones produ­cen un beneficio o una reducción de costos bastante clara que se puede traducir directamente en una mejor posición competitiva.

El ordenador es exacto, no se cansa y trabaja a velocidades que di­fícilmente pueden ser superadas por el género humano. Los equipos actuales más poderosos trabajan a velocidades de microsegundos, con equivalencias a millonésima de segundo.

El ordenador ha logrado una unión íntima con la telecomunicación y es capaz de trasmitir información en forma instantánea a lugares remotos utilizando para este efecto la red telefónica, el telex, facsímil, o los canales de transmisión de la energía eléctrica.

El concepto de oportunidad en la información adquiere una dimen­sión desproporcional. Los conceptos de procesamiento "en línea" y a "tiempo real", no son otra cosa que el acceso instantáneo a los archivos del computador para introducir u obtener información sobre los hechos.

El creciente uso de ordenadores hace posible desarrollar modelos descriptivos (holográficos o paradigmático) que pueden indicar resultados de diferentes decisiones antes de que se tome cualquier decisión real. Los elementos de estos modelos son esencialmente datos que propor­ciona la archivística: costos de la información, resúmenes, inventarios, in­formes, catálogos, y así sucesivamente.

Este proceso entra también dentro de la descripción de la archivística, ya que comprende el desarrollo de información como base para deci­siones administrativas. Gran parte del desarrollo documental en las institu­ciones, son el resultado de la aplicación de técnicas informáticas a la re­copilación, procesamiento y difusión de la información. Este desarrollo afecta a las políticas de adquisiciones de algunas Instituciones. La alterna­tiva prevista es el empleo de bases de datos centralizadas en instituciones con grandes ordenadores.

El incontenible avance tecnológico característico de nuestra época no pasa por alto la actividad del archivero. Afecta directamente en el pro­ceso de información, ninguna actividad del archivo esta exenta de su im­pacto, el grado del impacto es notablemente diferente en su forma y en su fondo.

El archivero debe obtener conocimientos en materia de cómputo electrónico, similares a los que tienen en lo general en materia documen­tal, independientemente de que algunos, como lo es en la cuestión infor­mativa, opten por desarrollar esa actividad como una verdadera especiali­zación.

Los mayores impedimentos a la intervención de los archiveros en el proceso de selección de los documentos son:

Falta de conocimientos de automatización de documentos            existente en la administración;

Carencia de recursos adecuados para la conservación y     servicio de los soportes informáticos;

Obstáculos legales para documentos modernos.

Es importante notar que, para un número ilimitado de usuarios, las posibilidades de investigación documental se hace ilimitada, puesto que no es necesario recurrir a centralizar recursos ni elaborar controles ad­ministrativos sumamente complejos; se evita la erogación que implica cons­truir centros informativos que demandan gran cantidad de esfuerzos. Esto puede, sin embargo, ser base para reducir en grado considerable el sentido exclusivista de la información documental.

Alemania, fue uno de los países líderes en iniciar programas de indi­zación aplicando las técnicas informáticas. Estados Unidos de Norteamé­rica utiliza sistemas de localización en los archivos intermedios e instrumen­tos de búsqueda para fondos archivísticos.

Australia, Bélgica, Canadá, Dinamarca, Finlandia, Francia, Italia, Noruega, Polonia y Rumania establecieron, programas que facilitan sus operaciones. Se considera que los Archivos Nacionales de Italia fueron, los primeros en recuperar textos de documentos archivísticos. El sistema de datos italiano (Honeywell), se empleó para elaborar índices de palabras claves, y fue adaptando para procesamiento de documentos y para la recu­peración de texto.

Los archivos utilizan el ordenador para la indización, la gestión ad­ministrativa, control económico, elaboración de estadísticas sobre la activi­dad de información y control de la incorporación y eliminación de docu­mentos.

Uno de los principales problemas es cada archivo practica la auto­matización sin conocer experiencias realizadas en este campo por otros ar­chivos. A esto se añade que los archiveros tienen dificultades para conocer bibliografía de automatización específica de la materia.

Solo en algunos niveles de la Profesionalización de archiveros, se realiza un estudio sobre la automatización documental.

Considerando lo contemporáneo del desarrollo de la informática, y la velocidad casi angustiosa de su desarrollo, en muchos estados no se actua­lizaron las acciones legales que permitan la intervención oficial de los ar­chiveros en la selección de documentos informáticos y su transferencia a los archivos para asegurar su conservación.

Algunos países europeos, de acuerdo a sus necesidades han desa­rrollado programas sobre la aplicación tecnológica en los archivos:

Bélgica: Los Archivos Generales del Reino han creado una base de datos de la población de los ss. XVI y XVII, y un índice auto­matizado de todos los instrumentos de búsqueda del Archivo.

Canadá: El Archivo Público ha incorporado a sus fondos do­cumentos informáticos y preparado instrumentos de búsqueda para sus fondos convencionales adoptando el formato MARC.

La entonces República Federal de Alemania: ha confeccio­nado numerosos índices onomásticos a nivel local y federal.

Francia: El Archivo Nacional está utiliza índices detallados para sus fondos de archivos oficiales y privados.

La entonces República Democrática de Alemania: ha ela­borado un tesauro para la indización automática sistemática de los archivos nacionales y locales.

Israel: utilizan instrumentos de búsqueda detallados en inglés y hebreo.

Italia: La recuperación de texto completo de documentos antiguos iniciada experimentalmente, se finalizó con un éxito total y actualmente es un sistema operativo.

Costa de Marfil: Una medida legislativa obliga al Archivo Nacional a automatizar el índice del Registro Oficial Nacional y confiere al archivo capacidad para efectuar el control del archivo automatizado.

España: ha automatizado la lista de investigadores que utilizan los archivos españoles, clasificados por materias y con distintos tipos de índices. En un alarde la tecnología, ha incorporado un equipo de procesamiento de imagen en el Archivo de Indias.

Suecia: Se ha hecho un estudio completo y profundo para la gestión de archivos informáticos.

Unión Soviética: Se ha automatizado un sistema de clasifi­cación automática.

Reino Unido: El programa PROMPT controla e informa en los servicios de referencia. El sistema PROSPEC permite elaborar ins­trumentos de búsqueda.

Estados Unidos de Norteamérica: adoptó un sistema de recuperación inteligente para la producción de instrumentos de bús­queda.

 Entre los principales objetivos del empleo tecnológico en la gestión documental podemos citar, sin que sea lo único ni lo último:

Reducir los costos de operación.

Simplificar los procedimientos de trabajo.

Obtener informes oportunos.

Eliminar al máximo los controles y procesos manuales.

Detallamos las necesidades de un archivo, considerando los aspectos de un archivo histórico, administrativo o privado:

En función de operaciones

Control del volumen almacenado.

Volumen almacenado diario.

Volumen de recuperación de la Información diaria.

Estados a obtenerse:

Listado de control diario de salidas de Información.

Estado diario de Ingresos documentales.

Balance semanal de Existencias de documentos discriminado por   áreas y salas.

Control diario de selección y expurgo documental:

Valoración económica de la información (valor nominal y      utilizable)

Avisos de plazos de retención y conservación de la      Documentación.

Listado de documentos de rezago.

En el área de administración

Servicios de conservación.

Volumen documental en conservación.

Costos.

Estados a obtenerse:

Control de estados documentales.

Control de Inventarios físicos y útiles de escritorio.

Control de consultas y pedidos de documentación.

Estadísticas de:

Simulación de costos de Restauración.

Simulación de costos de Conservación.

Área de Personal

Volumen de empleados.

Estados de costos mensual.

Estados a obtenerse:

Planillas de haberes.

Recibos de pago.

Planillas de descuentos.

Planillas de descuentos desglosados por servicios.

Planillas de asignaciones familiares.

Planillas de aportes sociales de acuerdo a ley.

Detalles de descuentos.

Planillas de sobre tiempos.

Resúmenes de planillas de funciones.

Área de Información

Se requiere el volumen de documentación a almacenar.

Estados a obtenerse:

Listado de movimiento documental semanal y mensual.

Obtención de tendencia informativa por épocas.

Costos de operación por:

Volumen de información,

Información almacenada,

Información calificada.

Estadística de Consumo de Información.

Documentación Activa.

Control de presupuesto asignado al archivo.

Área Estadística

Volumen de Información a determinar:

Cuadros a obtenerse

Estadísticos

Movimiento documental

Control de Reproducciones

Formulación de modelos informativos.

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