Publicado el: 21/03/2012 / Leido: 14708 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
VICTOR HUGO AREVALO JORDAN
Con el advenimiento del ordenador, creado como curiosidad de laboratorio, se inicia un gran número de interrogantes y especulaciones acerca de la potencialidad en el desarrollo del hombre, sus implicaciones sobre el desempleo, su capacidad para impulsar el crecimiento económico, etc..[1]
El vertiginoso desarrollo tecnológico y la multiplicidad de sus aplicaciones, hace más patente, la necesidad de ensayos especializados, que reúna experiencias sobre los sistemas de trabajo y procedimientos, para las variadas formas descriptivas de documentos, las múltiples aplicaciones en la administración de los archivos, los tratamientos de gestión, teniendo como objetivo puntual, la definición profesional del personal a cargo de los Archivos; como las exigencias permanentes sobre el control y correcta administración documental.
"La importancia potencial de los ordenadores electrónicos no fue reconocida por los profesionales de los archivos, a excepción de unos pocos, hasta cerca de 1970. En aquella fecha otras profesiones habían aprovechado y desarrollado las posibilidades que les ofrecían los ordenadores para registrar, refundir, comparar, organizar e imprimir datos. En parte, el retraso de los archiveros en utilizar esta nueva tecnología se debe al característico conservadurismo y a los limitados recursos disponibles por las instituciones archivísticas."[2]
Es evidente que la computadora ha tenido cierta influencia en estos aspectos; sin embargo, hay que tomar en cuenta que su elevado costo, hasta hace pocos años solamente era accesible a las grandes empresas, por lo que su impacto ha sido menor al que se pronosticaba.
Hablamos de una sociedad con nuevas características, algunos sociólogos la denominan como sociedad post-industrial, otros como sociedad informológica.
Como sociedad post-industrial, existen mayores posibilidades:
De obtener conciencia real de nuestra posición política,
De objetivar factores de desarrollo,
De lograr que nuestras potencialidades sean manifiestas en el transcurso de nuestra existencia.
En cualquiera de estas denominaciones se habla de una sociedad cuya característica principal o central, es la de estar respaldada por una gran variedad de sistemas de automatización.
Sistema Social Subsistema político
Subsistema económico
Subsistema Cultural
Subsistema Ciencia
Subsistema Tecnología
________________________________________________
INFORMACIÓN
________________________________________________
COMUNICACIÓN
__________________________________________________
Los sub-sistemas científico y tecnológico, han causado mayor impacto sobre los otros sub-sistemas, que asimilan criterios de carácter científico o general, en la medida que substituye labores y funciones del hombre; y de carácter mítico, ante la representación creada por la ciencia al desarrollar la inteligencia artificial y los procesos virtuales.
Considerando que tecnología es un sinónimo de eficiencia, esta permite controlar los procesos, de acuerdo con los resultados obtenidos, y transmitirlos a otros campos de acción como la política y la economía. "El National Archives and Records Service de Estados Unidos, (NARS) señaló en una intervención que la automatización se había utilizado como instrumento de trabajo para control interno, y que de la misma forma podía utilizarse para localizar documentos. Aún más, NARS había estudiado la utilización del ordenador para localizar expedientes personales de civiles y militares.[3]
En el presente se llevan a término aquellos proyectos preparados para crear zonas totalmente automatizadas y realizar el control mediante una serie de ordenadores; cumpliendo además, un función integradora.
Aprendizaje |
Conocimiento |
Control |
Social |
Integración |
interdisciplinariedad |
|
|
Experiencia |
fundamental |
|
cognoscitiva |
La Cibernética, como ciencia que estudia los automatismo, funciones de fiscalización y comunicación, permite nuevas perspectivas sociales; admitiendo potencialmente, en constituirse como un elemento de apoyo para operar cambios sustanciales en las relaciones sociales de trabajo.
Macluhan señala que: "el proceso de recepción y aprovechamiento de la información es uno de adaptación de las casualidades del medio exterior y de nuestro esfuerzo de vivir bien informado en ese ambiente".[4] Los Archivos, cumpliendo con sus funciones de recepción, realizan la descripción documental, generando los Auxiliares Descriptivos que tienen varios objetivos; entre los más adecuados podemos considerar:
Facilitar la gestión documental.
Permitir la investigación, obteniendo recursos documentales y facilitando aspectos de la información.
Dar seguridad a los documentos que han sido descriptos.
Controlar el movimiento documental en sus distintas etapas.
Discernir los distintos tipos de información: científica,
técnica y Administrativa.
Ubicar al documento en tiempo mínimo.
Estas premisas de la descripción, son más modernas, lo cual nos permite observar la necesidad de adquirir conocimientos en informática o automatizar la información contenida en los archivos, recién en 1970, "La Mesa Redonda de Archivos decidió, sin embargo, incluir en su agenda de trabajo para el año siguiente el tema de la automatización. El informe final de la Mesa Redonda no llegó a ninguna conclusión. Algunos archivos sugirieron su utilidad para la indización, pero no llegaron a planificar ningún sistema. Rechazaron, así mismo, las tarjetas perforadas y las cintas magnéticas como documentos de archivos. Los EE.UU. fueron, de nuevo, la excepción. NARS había adquirido un ordenador para sus cerca de 100 millones de expedientes personales y archivos de casos, y estaba estudiado el problema de la retención y expurgo de datos en cinta magnética o tarjeta perforada.[5]
Prácticamente los beneficios de los ordenadores se aprovechan en todos los campos de la actividad humana, principalmente en:
Administración
comercio
industria
ciencia
ingeniería
educación
Información
comunicaciones.
En la administración requiere especial atención todos los aspectos relacionados con la toma de decisiones, los cuales se fundamentan directamente con los archivos. Analicemos:
TOMA DE DECISIONES. Por su esencia es una actividad constante del ser humano, practicado en todos los aspectos de su vida. Las decisiones se efectúan de distintas formas
intuitiva,
empírica,
reflexiva, como producto de una actividad intelectiva.
Toda institución es considerada como una reunión de factores:
Producción,
Naturaleza
Trabajo,
bajo una dirección, para prosecución de determinadas satisfacciones o servicios que requiere la comunidad.
Así en la institución encontramos:
recursos humanos
recursos económicos
recursos materiales
recursos de información
recursos de conocimiento
que se combinan para alcanzar objetivos determinados. En toda Institución existe una dirección que integra los diferentes recursos, dirige, coordina y controla para el logro del fin propuesto.
Las actividades de la Institución se hacen complejas al aumentar la presión competitiva y requerimientos legales o de otro orden que impone el cuerpo social. Los ordenadores, versátiles en su manejo, facilitan en gran forma, los distintos modelos de decisión. Así mismo, permiten una mayor eficiencia en la distribución, utilización y aplicación de recursos es el resultado de las decisiones que el elemento humano toma respecto a las alternativas de su propio tiempo.
La toma de decisiones es la actividad esencial en los puestos ejecutivos. La labor de un ejecutivo consiste en actividades de:
planeamiento,
dirección,
integración,
coordinación
control,
Estas actividades forman parte del proceso administrativo, que conforman un paralelo con las actividades de la automatización de las instituciones.
En la etapa de planeamiento el ejecutivo necesita fijar y registrar los objetivos a corto o largo plazo para cada una de las áreas bajo su responsabilidad, de acuerdo con los objetivos y políticas generales de la empresa. Se decide qué objetivos concretar de inmediato y cuáles se dejan en segundo término, y cuáles postergar indefinidamente. Una gestión adecuada de base de datos, permite llevar un control eficiente de cada etapa.
Una vez establecida la prioridad de los problemas, se toma decisión sobre los factores materiales y humanos que se abocaran a la solución del problema o la ejecución del plan que se trate. Son decisiones tomadas en las áreas de integración y organización."[6]
En el comercio, los ordenadores se emplean para una variedad de actividades:
mantenimiento de registros
contaduría
pedidos
control de inventarios
facturación y planillas de pago.
En la industria de la imprenta, las tediosas y monótonas labores de impresión se efectúan con mayor rapidez y sobre todo, precisión, dado que los Soportes Lógicos aplicados disponen de los diferentes tipos escriturales, estableciendo los márgenes correctos para los renglones.
En el laboratorio, los ordenadores prestan una gran utilidad para las investigaciones científicas, realizando labores de control y análisis de datos recolectados por una variedad de instrumentos.
En la Educación, los ordenadores se emplean para administrar ejercicios prácticos a los estudiantes en forma individual o grupal, realizando la aplicación correcta de los principios en matemáticas y ciencia.
En el campo educativo, existen proyectos en desarrollo, que logran transformaciones curriculares y de comunicación (información con saber), modificando los diseños de planificación, pensando en la máquina electrónica como un medio fundamental.
Los docentes de asignaturas con características propias, pueden ser substituidos en su función informativa, por ordenadores conectados a una red de terminales; al igual que las bibliotecas, si tomamos en cuenta al docente como contenidos ordenados que presenta una panorámica del conocimiento, sea esta inicial o evolucionada.
En el aprendizaje programado, el alumno, al usar una terminal, es guiado paso a paso; el ordenador desempeña entonces las veces de maestro, sin pretender que todos los alumnos logren un mismo nivel de aprendizaje. Así, toda la información concerniente a un curso es posible obtenerla desde la misma terminal, sin necesidad de recurrir a una biblioteca.
Situación similar se pretende con los sistemas integrados de archivos, de modo que éstos, conectados a una red, permitan acceder a la información de sus contenidos documentales, sin necesidad de recurrir a los núcleos documentales.
En la administración moderna, se trata de aprovechar los recursos que la ciencia y la técnica han puesto al servicio de la institución para un mejor cumplimiento de sus cometidos en beneficio general, la información procesada en los archivos es de elemental importancia para mejorar las probabilidades de acierto en las decisiones adoptadas cotidianamente.
Si en la Institución prevalece la filosofía de aplicación razonable y ponderada de las técnicas administrativas, y la incentivación de las técnicas documentales correctamente aplicadas por los profesionales de la información, se contará con el ambiente propicio para que los niveles ejecutivos puedan aplicar mejores recursos para la solución de problemas.
La literatura técnica ha evidenciado el interés de las Instituciones en aspectos de las comunicaciones e integración de sistemas de información.
Es indiscutible que la probabilidad de éxito de una decisión depende de la información en la que se basa. Haciendo a un lado el elemento azar, el elemento suerte o casualidad, la decisión será tanto mejor cuánto más adecuada sea la información que se utiliza, y esto se refiere tanto a la información sobre antecedentes como a la información que sirve para formular hipótesis sobre los acontecimientos futuros bajo determinadas circunstancias.
La información que puede disponerse es fundamentalmente de tipo operativo, contable, numérico, y la información sobre hechos o circunstancias no apreciables numéricamente son tomadas en cuenta para la toma de decisiones.
En ese aspecto el problema que se plantea al ejecutivo responsable por la recopilación, procesamiento y presentación de la información dentro de la Institución se refiere a sus actividades y a las del medio en que se desarrollan, es la selección de la información conveniente o necesaria para la toma de decisiones en todos los niveles de la organización.
El diseño de los sistemas de Información y de los estados documentales se realiza para producir información necesaria para mejorar la actuación de los funcionarios en todos los niveles de la Institución y contribuir así a la optimización de las utilidades, se re quiere toda una nueva técnica para presentar información en la forma oportuna, clara, digerible, útil.
Una de las funciones esenciales de un Archivo es tener conocimiento de todos y cada uno de los documentos que posee la institución, labor que puede ser realizada de distintas formas: empleando los inventarios, con una amplia gama de variedades que permite ser flexibles en cada objetivo archivístico. Los catálogos, instrumento más ampliamente conocido por la influencia de los bibliotecólogos que han trabajado en Archivos, tratando de darle al procedimiento archivístico un tratamiento similar al de las bibliotecas. También se tiene la colaboración de guías, índices, tesauros, bases de datos, etc.[7]
Esta forma de educación se complementa con cuestionarios que permiten la auto evaluación, en caso de no contestar adecuadamente, el programa indica la forma de obtener información o preparación para elaborar una respuesta aceptable; puede reforzarse la preparación del sujeto con ayudas audiovisuales a través de la televisión, coloquios y conferencias, prácticas de campo y la tutoría periódica de especialistas en cada materia. Además, este sistema presenta las siguientes ventajas:
El número de alumnos es prácticamente ilimitado,
Desarrolla posibilidades sociales de educación,
No es necesario centralizar recursos,
No es necesario elaborar controles administrativos complejos,
Evita la erogación de recursos económicos para construir centros educacionales que demandan gran cantidad de esfuerzos,
Disminuyen los sistemas de transporte, colaborando con el ahorro energético y la mentada ecología,
Reduce en grado considerable el sentido exclusivista a la educación tradicional.
Si consideramos el desarrollo de la cibernética, aplicada a los transportes, electrónica, fuentes de energía, comunicaciones y las ciencias en general; es evidente que podremos ver, aun en forma subjetiva, el nuevo mundo, construido a través de la ciencia y la tecnología.
La INFORMACIÓN constituye una fuerza propulsora que permite conocer y manejar más adecuadamente los recursos. Señala N. Wiener: "el científico tiende continuamente a descubrir el orden y a la organización del universo y participa en el juego contra el adversario pérfido e insidioso personificado por la desorganización." [8]
En toda investigación de envergadura, es inapreciable el auxilio del ordenador, gracias a su capacidad de reunir INFORMACIÓN y de tomar decisiones, puede crear zonas locales de organización en un universo como sistema estático, para estudiarlo con mayor detenimiento.
Los ordenadores participan en la búsqueda de un orden, ayudan a descubrir leyes universales y a predecir acontecimientos, esto no implica que la máquina podrá organizar el universo o evitar la entropía que permite la supervivencia de la materia viva, ya que este planteo sería absurdo. Lo más que podemos esperar es usar la cibernética para aprovechar en forma óptima la energía circundante.
Los ordenadores permiten reformar posiciones respecto a la visión del desarrollo social. Ha generado nuevas profesiones, híbridos con conocimientos clásicos e informáticos, que altera estructuralmente la formación del ser y la ética del hacer.
A finales de la década de los 60, los historiadores y sociólogos utilizaban ordenadores para procesar sus investigaciones, sustentados en información de fuentes archivísticas, lo cual motivó que los archivos prestaran mayor atención hacia la automatización, al mismo tiempo que se incrementaba la demanda del acceso a los datos producidos por departamentos de la Administración y registrados en soporte informático.
Con la aparición de los multimedia, animación gráfica, computación, audio de compact-disc, digitalización de imágenes de video, pantallas sensibles al tacto, medios interactivos, etc., la dimensión profesional y social adquieren nuevos matices, y supuestamente, surgen corrientes a favor o en contra de todo este tipo de desarrollo. Consideramos tres de las tendencias generales que pueden observarse:
El tecnocratismo, postura que declara a la tecnología como un fin en sí misma, y no considera error el hecho de que el timón de la sociedad quede en manos de los propietarios de las máquinas.[9] Esta visión se la considera parcial, ya que se antepone a la evolución integral de carácter científico-tecnológico.[10]
Políticamente, la tecnocracia propugna que la conducción política y económica de los estados sea función de especialistas, con el fin de obtener una máxima eficiencia de gestión.
Los filósofos del siglo XIX pensaron que con la innovación de los medios de producción, como la máquina-herramienta, se llegaría a la sobreproducción, a el abaratamiento de las jornadas laborales en forma drástica, brindando a todo individuo un mayor tiempo libre. La realidad nos enseñó que no es así, posiblemente se debe a que las máquinas no son de todos y no todo el mundo puede decidir que hacer con ellas, solamente los propietarios, en función de su propio beneficio y no en el de la sociedad, determinan en última instancia la forma en que deben ser usadas.
El conservadurismo, es considerado como una visión ficticia, mas propia de una obra de ciencia ficción sensacionalista, pero nada real, señala a los ordenador como un mal que traerá graves consecuencias; afirma que el hombre quedará relegado y será manejado por robots o androides; que el desarrollo del ordenador deshumanizará al hombre sustituyéndolo en sus faenas laborales. Independiente del control que realizan los grandes ordenadores, sobre aspectos propios de nuestra vida cotidiana. Esta posición conservadora, estima que el problema está en la máquina y no en las relaciones de trabajo, donde realmente se debe ubicar. El conservadurismo, es una actitud frente a la realidad, que se opone a los cambios sociales y políticos.
Un enfoque progresista, establece que en torno al ordenador existe la posibilidad de crear nuevos sistemas de trabajo. Existen fábricas manejadas completamente por ordenadores, sin requerimiento de la mano de obra directa. Esta posición significa a la cibernética no sólo por su potencial en sí, sino por su forma y posibilidad de utilización por parte del hombre.[11] Es una visión optimista no desestima que los ordenadores, y en general la tecnología, sean fundamento que pueda crear una estructura social, suponiendo el papel importante en el devenir de la sociedad.
Las relaciones económicas de trabajo continúan su ritmo problemático, los medios de producción pertenecen a una minoría, como consecuencia, no podemos hablar de cambios cualitativos, el desarrollo de la sociedad post-industrial, no elimina los problemas sociales.
El desarrollo social no queda sujeto a las limitaciones psicofisiológicas del hombre, subsiste la posibilidad del intercambio de información, mejorada por el ordenador.
En el campo de la medicina, es posible concebir dispositivos magnéticos en línea, que almacenan la información de enfermedades y síntomas completamente clasificados, de modo que al auscultar a un paciente con dispositivos analógicos, se analiza su estado y características físicas en unos cuantos minutos, emitiendo un diagnóstico de las posibles enfermedades del sujeto, así como el tratamiento más recomendable. En caso de que se requiera, el ordenador puede proporcionar bibliografía actualizada sobre las enfermedades; brindando una completa información sobre cualquier enfermedad conocida.
Destacamos que nos referimos al hecho que el ordenador es capaz de diagnosticar cualquier tipo de enfermedad conocida, en forma eficiente; es evidente, pero el diagnóstico es realizado a nivel sintomático, excluyendo el aspecto psicosomático.
Si consideramos el desarrollo de la cibernética, aplicada a los transportes, electrónica, fuentes de energía, comunicaciones y las ciencias en general; es evidente que podremos ver, aunque en forma subjetiva, el nuevo mundo, construido a través de la ciencia y la tecnología.[12]
Estamos en la etapa del informacionismo; todo esto nos lleva a pensar que el adelanto tecnológico puede traer por sí mismo el bienestar social; pero no debemos olvidar que el adelanto técnico es un factor que puede considerarse necesario, aunque no suficiente, y que urge tener en cuenta otro factor fundamental: el social.
En última instancia, mientras las relaciones económicas de trabajo no cambien y los medios de producción sigan perteneciendo a una minoría, no podremos hablar de cambios cualitativos, ni pensar que al desarrollarse la sociedad post-industrial, habremos eliminado los problemas sociales.
El desarrollo social no queda sujeto a las limitaciones psicofisiológicas del hombre, subsiste la posibilidad del intercambio de información, mejorada por el ordenador.
En el campo de la medicina, es posible concebir dispositivos magnéticos en línea, que almacenan la información de enfermedades y síntomas completamente clasificados, de modo que al auscultar a un paciente con dispositivos analógicos, se analiza su estado y características físicas en unos cuantos minutos, emitiendo un diagnóstico de las posibles enfermedades del sujeto, así como el tratamiento más recomendable. En caso de que se requiera, el ordenador puede proporcionar bibliografía actualizada sobre las enfermedades; brindando una completa información sobre cualquier enfermedad conocida.
Destacamos que nos referimos al hecho que el ordenador es capaz de diagnosticar cualquier tipo de enfermedad conocida, en forma eficiente; es evidente, pero el diagnóstico es realizado a nivel sintomático, excluyendo el aspecto psicosomático.
Si consideramos el desarrollo de la cibernética, aplicada a los transportes, electrónica, fuentes de energía, comunicaciones y las ciencias en general; es evidente que podremos ver, aunque en forma subjetiva, el nuevo mundo, construido a través de la ciencia y la tecnología.[13]
Estamos en la etapa del informacionismo; todo esto nos lleva a pensar que el adelanto tecnológico puede traer por sí mismo el bienestar social; pero no debemos olvidar que el adelanto técnico es un factor que puede considerarse necesario, aunque no suficiente, y que urge tener en cuenta otro factor fundamental: el social.
En última instancia, mientras las relaciones económicas de trabajo no cambien y los medios de producción sigan perteneciendo a una minoría, no podremos hablar de cambios cualitativos, ni pensar que al desarrollarse la sociedad post-industrial, habremos eliminado los problemas sociales.
[1] Pecujlic, Miroslav. El porvenir que ha comenzado. Solidaridad. Mexico. 1970.
[2] Fishbein, Meyer. La Automatización de Archivos: Historia sumaria, Gracias a la invitación de los Archivos estatales de Israel, el Comité de Automatización ha celebrado este año su 8va reunión de trabajo en Jerrusalén. Estuvieron presentes 9 miembros regulares: Los Srs. Buchman (R.A.F.), Piesnys (Bélgica), Arad (Israel), Fishbein (U.S.A.), Granstrom (Suecia), Naugler (Canadá), Ormani (Italia), Roper (Reino Unido), Vázquez de Parga (España), y cuatro miembros correspondientes: Los Srs. Mariani (Italia), Olsen (Sociedad Geneológica de Utah), Saarenheimo (Finlandia), Solomonides (Grecia), a los que se añadieron los Srs. Ketelaar y Rieger, representante y observador del CIA respectivamente.
[3] Fishbein, Meyer. Op.Cit.
[4] McLulan, Marshall. La comprensión de los medios como las extensiones del hombre. Diana, México. 1969
[5] Fishbein, Meyer. Op. Cit.
[6] Arévalo Jordán, Víctor Hugo, Tecnicas Documentales de archivo, Asociación de Archiveros de Santa Fe, Cuarta Ed. 1993. Santa Fe. Argentina.
[7] Arévalo Jordán, Victor Hugo. Op. Cit.
[8] Wiener, Norbert. Cybernetics: or control and comunication in the animal and machine. The M.I.T. press. Cambridge, Mass 1961. 2da ed.
[9] Cantarero, Manuel. Informática y sociedad de masas. Revista S.P. N. 358. México. 1969
[10] Pecujlic, Moroslav. op. cit.
[11] Font, Jean-Marc. Quiniou, Jeane-Claude. Las computadoras: mitos y realidades. Tiempo Nuevo S. A., Caracas, Venezuela. 1970.
[12] Pecujlic, Moroslav. op. cit.
[13] Pecujlic, Moroslav. op. cit.
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