ASPECTOR TEÓRICOS DE LAS TÉCNICAS DOCUMENTALES (DESCRIPCIÓN)

ASPECTOS TEÓRICOS

Víctor Hugo Arévalo Jordán

Describir, como parte componente de las TÓCNICAS DOCUMENTALES, es re­presentar cosas, sensaciones, pensamientos o personas por medio del lenguaje, refiriendo o explicando sus distintas partes, cualidades o circunstancias; definir una cosa, no por sus predicados esenciales, sino dando una idea general de sus partes o propiedades. Esta definición generalizada, tomada del diccionario, con­ceptúa aproximadamente el acto de describir. En el quehacer archivístico, utiliza­mos la DESCRIPCIÓN aplicada al documento.

La aplicación de conocimientos modernos en la DESCRIPCIÓN, contribuyen en gran manera a una comprensión cabal del acto de Describir, así tenemos algunos aportes de la Teoría de las Descripciones de Bertrand Russell, con el consi­guiente desarrollo e interpretación de Fregue y de Wittgenstein[1] que nos indi­can sobre:

Que son aquellas proposiciones especificas que de­terminan aspectos singulares que permiten identificar el objeto de estudio: este tipo de descripciones definidas, son las de mayor utilización en el campo archivístico al utilizar datos (proposiciones) concretos sobre determinados documentos; ej.; Decreto supremo # 2546/82

Consideradas a aquellas proposiciones que son genéricas y determinan aspectos muy amplios que no permiten identificar el objeto de estudio, sino de una forma muy abstracta; este tipo de descripciones se emplean generalmente en forma conceptual, muy empleado para la clasificación documental; ej.: Actas.

Estas dos definiciones auxilian conceptualmente en la identificación del documento (análisis Documental), pero no implica que puedan demostrarlo, porque la identifi­cación es un concepto a-posteriori.

En la DESCRIPCIÓN documental cada DESCRIPCIÓN representa un objeto, las pro­posiciones que acompañan en la oración o el auxiliar descriptivo, expresa gene­ralmente lo que se dice con respecto al tal documento-objeto; esto nos permite tener una idea de los descriptores, que no siempre todos los datos utilizados en la DESCRIPCIÓN pueden utilizarse como descriptores, sino como auxiliares de con­ceptos. Es decir los Descriptores generalmente son nombres propios y reales del objeto o documento.

Los datos son conceptos o términos que significativamente no podemos descompo­ner en unidades expresivas más pequeñas para nuestros propósitos. Pueden estar estructurados como en el caso de "fecha", que para nuestros análisis, necesaria­mente tiene una estructura de "día, mes, año".

La información mínima que se puede utilizar en la DESCRIPCIÓN es un nombre y su descriptor:

ej. DECRETO: de gobierno

             Provincial

             nacional

también puede incluir:

             número

             lugar (geográfico)

             fecha

El nombre deberá ser elegido entre los términos que tengan mayor significación po­sible para el usuario.

Estas alternativas, nos conducen acertadamente a pensar que no siempre las DESCRIPCIONES "representan" algo real y tangible:

--Un sustantivo o nombre (propio) representa al objeto porque así se llama.

--Una proposición puede ser verdadera aún cuando su contenido no sea real, este aspecto es comprobable por el método diplomático.

--Una proposición puede ser falsa aun cuando su contenido sea real.

--Una proposición debe ser verdadera no solo por su estructura sino también por la verificación del hecho al cual se refiere.

La DESCRIPCIÓN archivística consiste en el empleo de TÓCNICAS que permiten crear auxiliares o instrumentos de Información, auxiliares de investigación, que tienen por objetivo principal poseer un conocimiento seguro y completo de los do­cumentos existentes en el Archivo, los mismos que son proporcionados al utiliza­dor, al investigador, usuario o público, cubriendo sus necesidades de Información. "Es un hecho conocido de todo el mundo que el entorno en que vivimos cambia a un ritmo jamás experimentado anteriormente, que los conocimientos técnicos acu­mulados y los recursos informativos crecen exponencialmente y que ya nadie puede seguir hasta el final del curso de su vida -como lo hacían nuestros padres y nuestros abuelos- con los conocimientos adquiridos durante su estancia en la escuela".[2]

No es suficiente que un Archivo esté clasificado en debida forma y ordenado de acuerdo a normas preestablecidas, sea cual fuere su cantidad documental. Es nece­sario tener una herramienta adecuada para utilizar en sus máximas posibilidades la Información, al mismo tiempo que estas herramientas nos permitan ahorrar tiempo y economía. "En la primera Reunión Interamericana sobre Archivos (Washington, D.C., 1961) se acordó la siguiente definición de DESCRIPCIÓN: "El conjunto de actividades que despliega el archivero para preparar catálogos, índices, inventarios y otros instrumentos descriptivos de los documentos. La DESCRIPCIÓN consiste en enunciar los caracteres internos y externos de los do­cumentos".[3]

Lógicamente que al hablar de Información nos referimos a la documental: como da­tos necesarios que le interesan al usuario.

La función de la DESCRIPCIÓN es la de conocer la existencia documental (constancia de existencia)

1) Para control (auxiliares descriptivos de control);

2) Para la consulta o investigación.

Entre otros beneficios y objetivos de la DESCRIPCIÓN, podemos citar:

La DESCRIPCIÓN del documento constituye la parte más importante del quehacer archivístico, por cuanto debe mostrar en detalle, en que consiste el tipo documental o clase determinada.

Para alcanzar los fines explícitos de la DESCRIPCIÓN, necesariamente recurrimos a una serie de procedimientos como:

Estas labores son bastante delicadas porque se debe obtener la Información de ma­nera que nos indique el contenido general de la serie y al mismo tiempo aquellos aspectos que pueden caracterizar las diferentes clases y tipos documentales.

En estos casos lo que se quiere obtener con la DESCRIPCIÓN es un detalle que sirve al mismo tiempo como identificación de la serie, y nos dé la pauta correcta de las ac­tividades desempeñadas. Un contador no acudirá al Archivo para preguntarnos por un documento con tal número (o tal vez sí), pero generalmente preguntará por el "comprobante de pago número tantos", puesto que es el nombre del tipo documen­tal que utiliza para identificar al documento, nos dará una fecha aproximada; en nuestro detalle tendremos entonces; por tipos documentales, comprobantes de pago, de Enero a Marzo, suponiendo que la unidad documental encierre esos meses, así nos aproximamos fácilmente al documento requerido. Es bueno tener en consideración:

1) Qué contienen los TIPOS DOCUMENTALES en su Información, sobre todo si se trata de formularios para los que se ha estudiado previamente el tipo de Información necesaria que debe contener.

2) Cómo se ubica la Información solicitada, es decir, los métodos y herramientas utilizadas en tales acciones.

3) Para qué se guarda la Documentación a fin de poder apreciar la finalidad y al­cance del trabajo, esfuerzo y material empleado con relación a la importancia de la Información reunida.

4) Cuándo dejará de tener valor el documento, puesto que al cumplirse cierto perío­do sólo se toma como referencia o con un mínimo uso de la Información, lo que puede no justificar el espacio que ocupa y económicamente hablando la manuten­ción del documento exige gastos que pueden ser superfluos. Sobre este aspecto existe generalmente una legislación que regula estos períodos de utilidad de los do­cumentos.

5) Donde se produce el Documento, donde se efectúa el tramite, donde se archiva.

De acuerdo con las observaciones anotadas, tendremos entonces un concepto más claro en las TÓCNICAS DESCRIPTIVAS; concretamente, denominamos

Al realizar un análisis sobre el tema de DESCRIBIR, se nos plantean los siguientes problemas:

Problema 1º.- El archivero encuentra algo difícil aprender y comprender lo suficien­te sobre la administración que ha de ser beneficiada por los auxiliares descriptivos, teniendo en cuenta que esta información ha de ser volcada tanto para satisfacer la demanda de información de la entidad productora como también debe cubrir la de­manda del usuario, que no siempre utiliza el mismo lenguaje que la administración.

Ocurre que el sistema descriptivo es de lo más correcto y excelente, pero que no satisface alguna demanda, caso específico, el usuario o el investigador.

Cuando se presente este tipo de problemas en el acto de describir, debemos consi­derar específicamente cuales son los términos empleados en la DESCRIPCIÓN que normalmente obedecen a los conceptos vertidos subjetivamente por personas que ocupan puestos claves en el tratamiento de la documentación y de la información, este subjetivismo esta sujeto incluso aun lenguaje local con una comprensión dis­torsionada de lo que realmente significa la carga semántica del término empleado.

Problema 2º.- Los usuarios no conocen aun sobre las posibilidades de las técnicas descriptivas en cuanto a capacidad informativa. Tienen un concepto que al encon­trar auxiliares descriptivos adecuadamente elaborados, ha de obtener todas las respuestas acertadas al tipo de su demanda de información.

Es necesario entonces realizar modelos de auxiliares descriptivos que les permitan comprender que respuestas han de obtener en su consulta, y que más allá de los modelos indicados, es necesario realizar una investigación interna para obtener los resultados requeridos.

Problema 3º.- El archivero puede verse abrumado por los detalles en cuanto a los elementos en juego para la DESCRIPCIÓN de los documentos. El trabajo descriptivo consiste en estructurar todo un plan para determinar los descriptores que nos pro­porcionará una gama de informaciones sobre la situación planteada.

Este problema suele presentarse normalmente cuando existen desfase, y común­mente existen, entre los procedimientos administrativos y los documentos produci­dos, las políticas de uso de la información y la enorme variedad de facetas pre­sentadas en la administración.

La DESCRIPCIÓN en sí es una labor de detalles, pero el archivero deberá tener los co­nocimientos necesarios para realizarlos, volcando sus conocimientos en esquemas o estructuras, analizando las existentes sobre los organigramas y flujogramas.

Problema 4º.- El auxiliar descriptivo ya elaborado, si tuviera que tomar en cuenta solo a los usuarios, tendría sentido en este aspecto, pero puede que no sea de mucha utilidad para los archiveros.

Para lograr un diseño físico de los auxiliares descriptivos debe ser realizado en permanente consulta con las áreas afectadas, con conocimientos actualizados, basado en la demanda de información lógica, evitando un exceso de comentarios aclaratorios. Lógicamente que cuanto más comentarios requiera un auxiliar des­criptivo, técnicamente estará mejor logrado, pero no será una herramienta eficaz al servicio de la comunidad de consumo de la información.

Superado el concepto de describir, hablamos de TÓCNICAS DOCUMENTALES como el empleo de diversos conocimientos, técnicas y métodos para lograr un pro­ceso adecuado de la Información contenida en los documentos de Archivo. (al hablar de conocimientos y técnicas, nos referimos concretamente al conjunto de componentes relacionados entre sí) que tienen por finalidad la accesibilidad docu­mentaria e informativa. Esta definición ha de ser mejor comprendida al estudiar los Caracteres Internos y Externos de los documentos.

"La labor descriptiva, básicamente no es nada más que un análisis de los orígenes de los documentos, de los tipos documentales que integran la Documentación inclu­so los atributos particulares de cada tipo, del lugar y fecha de su confección, de las actividades que resultaron en su formación, de los temas que abarcan las activi­dades y de los caracteres externos de los documentos".[4]

Con la práctica se puede observar que el desarrollo de las TÓCNICAS DOCUMENTALES, influye sobre la tradición archivística en determinadas áreas geográficas, así tenemos que la diferencia de la Documentación existente entre angloamérica e iberoamérica, esta dada por la iniciativa estatal en el caso iberoa­mericano y por las concesiones privadas en el caso angloamericano, así es como las colecciones particulares referentes al período colonial no se encuentran en los Archivos sino en las Juntas de Historia. América Latina tiene una larga tradición archivística, propiamente desde Carlos V.

Norteamérica y Canadá inician su preocupación archivística recién en la década del 30, pero su desarrollo ha sido muy rápido, la preocupación de América Latina consiste en lograr un desarrollo en sentido paralelo a su producción documental, pero que su acervo documental es mucho mayor. En el empleo de auxiliares descripti­vos, los latinos no siguen la línea o escuela americana, sino la española, así es como la tradición histórica justifica esta tendencia.

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