ESTADO Y PROFESIÓN ARCHIVÍSTICA

Federación de Archiveros de la República Argentina (FARA)

4º Congreso Argentino de Archivística

LOS ARCHIVOS Y LOS PODERES POLITICOS

San Miguel de Tucumán

8-10 de octubre de 2007

Ponencia

ESTADO Y PROFESIÓN ARCHIVÍSTICA

Manuel Vázquez

Hay dos ventanas

Somos proclives a mirar todo lo archivístico relacionado con papeles del pasado, lo cual es media verdad.

Este 4º Congreso Argentino de Archivística nos ubica en la otra ventana porque nos convoca a reflexionar sobre"Los Archivos y los Poderes Políticos", es decir los documentos de archivo actuales y los Poderes Políticos actuales.

En este momento, en Argentina o no nos llaman a atender la circulación de documentos mientras están en uso administrativo, o los procesamos en función de que lleguen perfectos a integrar el Archivo Histórico.

Demos un giro al enfoque.

Los documentos en uso administrativo son el sustento de la vida social y democrática. Por lo tanto, militamos en una Profesión Social, no en una técnica de ordenar y etiquetar cajas y expedientes. La tarea del Archivero no se agota en el esmero con que atiende a su archivo. Esto es necesario y laudable, pero no suficiente para el s XXI.

Ahora la Profesión Archivística en su conjunto y en cada Archivero debe palpitar la preocupación por los defectos de la vida democrática que se derivan del manejo ineficiente o torcido de los documentos. Por ejemplo, cuando la autoridad pone el procesamiento de unas Actas de Escrutinio Electoral en manos de adolescentes inexpertos dirigidos por un lego que no comprende el valor de esos documentos relacionados directamente con un acto culminante de la Democracia. Deberíamos ser convocados a capacitar a quienes han de realizar el trabajo, y coordinar la tarea mientras se ejecuta.

Los documentos de gestión, son indispensables

Los documentos de archivo o de gestión son los nacidos de una tramitación o gestión que hacemos todos los miembros de la sociedad -Estado, Instituciones privadas y ciudadanos-, cuando buscamos un bien económico, laboral, político, ideal, etc., o un objeto físico, que otro miembro puede brindarnos.

Ejemplos: Cuando quisimos formar una Nación, convocamos una Asamblea Constituyente, ésta emitió una Constitución Nacional. El Poder Ejecutivo la promulgó y comunicó a los países restantes que declaraba su independencia nacional. Estos, a su vez, nos aceptaron. Todo esto mediante papeles.

Cuando decidimos construir nuestra vivienda, compramos el terreno, lo registramos en la oficina respectiva, un arquitecto nos hace los planos, contratamos albañiles, compramos los materiales y la estrenamos. Todo esto con documentos.

Por último, cuando queremos movilizarnos en la ciudad, subimos a un ómnibus y pagamos boleto que nos da derechos: 1) a viajar: 2) a exigir al conductor que cumpla el horario y nos lleve a destino; 3) si sucede un accidente en el viaje, nos asegura una indemnización.

En estos ejemplos -que corren de mayor a menor- podemos observar que cualquier tipo de gestión o trámite, a todo nivel, en una sociedad organizada se mueve mediante documentos de archivo o de gestión.

Es decir, los documentos de archivo son vehículos únicos e indispensables para que exista y se desenvuelva una sociedad.

Hoy no está asentada en nosotros la convicción de este enfoque social. Hemos de trabajar para establecer un consenso entre los actuales Archiveros profesionales y la sociedad, que permita a nuestras Asociaciones y Centros de Estudio salir a la prensa para velar por una circulación de documentos y defender los derechos en juego, de los intervinientes.

Sociedad, Democracia y Documentos

La sociedad está compuesta por: el Poder Ejecutivo con sus infinitos órganos"ministerios, escuelas, hospitales, policía, etc.- el Judicial, el Legislativo, las instituciones no estatales con y sin fines de lucro"comerciales, fabriles, deportivas, políticas, sindicales, etc.- y cada uno de los ciudadanos, en su diario trajinar. Todos estos son actores que emiten o reciben algo mediante documentos.

Sociedad, en el s XXI, equivale a Comunidad Democrática.

La Democracia requiere un equilibrio dinámico, como un avión en vuelo. Equilibrio entre Poder del Estado y autonomía de los ciudadanos, entre representantes y representados; relaciones justas entre instituciones públicas y privadas, sindicatos débiles y poderosos y entre oficialismo y oposición.

La Democracia es también un castillo de naipes que se construye y sobre todo se mantiene mediante documentos en papel o en disco de computadora, cuyo cumplimiento depende de: 1) compromiso ético individual, 2) de controles externos y 3) de la desaparición de la impunidad.

Todo ello se hace con documentos de gestión

El Poder de los documentos de archivo

Los españoles en la época de la Colonia -y nosotros luego- dibujamos, en una hoja de papel, un plano dividido en terrenos y tomamos posesión de ellos.

¿Y los habitantes indígenas? Bueno, ellos no tienen documentos. Así de fácil. Los documentos poseen un poder ilimitado.

Los derechos y obligaciones de cada sector de la sociedad se hallan en documentos dispositivos, que van desde la Constitución Nacional hasta las Resoluciones de un Intendente.

Los documentos regístrales son increíbles. La existencia y la identidad de cada uno de nosotros y nuestras propiedades residen en los Registros del Estado. Existimos y somos argentinos porque estamos registrados en un Registro Civil de Argentina, no por haber nacido. Estamos muertos sólo si así lo afirma el Registro Civil.

Nuestra vivienda nos pertenece porque así lo afirma el Registro de la Propiedad, no por haberla comprado.

Viene luego la masa arrasadora de los documentos meramente probatorios que se sustentan normalmente con una firma o un diseño particular. Cada transacción para comprar, para estudiar, para hacer turismo o gimnasia, para cuidar nuestra salud, para pertenecer a un culto o religión, para subir a un ómnibus, etc. requiere su o sus documentos de gestión.

En la alta Edad Media, el habitante común de un territorio feudal vivía y moría habiendo producido dos documentos: el Acta de Bautismo y la de Defunción. Hoy hasta los bebés tienen documentos desde el vientre de su madre, por la ecografía.

En el s XXI, vivimos en la corriente de un Amazonas de papeles y registros informáticos. Cada habitante produce entre 3 y 5 documento por día, contando los tiquets de compras y los impuestos, mutuales y seguros.

Los documentos de gestión se parecen mucho a la electricidad o la TV, sin las cuales no sabemos ya vivir. Por eso pido un cambio de enfoque.

¿Es razonable que sólo cuidemos los que pertenecen al Patrimonio Documental?

Obligado es dar el paso desde el enfoque historicista hacia un planteo social de la circulación de los documentos actuales.

¿Alguna Profesión maneja este caudal amazónico?

No. Los Contadores conducen los documentos contables, que son muchos, pero nada más. Son los"ministros" del Derecho Comercial.

Los abogados se dedican básicamente a los documentos, en cuanto se dé un litigio. Administran dos ramas del Derecho: el Civil y el Penal. Hay abogados laboralistas y de otras especialidades, pero siempre desde la perspectiva de la defensa en juicio. No son su campo los documentos de gestión en sí mismos.

Los Archiveros somos la única Profesión vinculada exclusivamente a los documentos nacidos de gestión y la información en ellos contenida. Deberíamos ser los"ministros" de todo documento nacido de gestión, pero no existe un Derecho Documental.

Es lógico proponer que sea creada esta rama del Derecho para que seamos los Profesionales de este inmenso territorio jurídico.

Compromiso Social a dos niveles

La bibliografía nos enseñó que el archivero ideal era el que conducía a la perfección el archivo donde se desempeñaba, pero en este Amazonas documental, cada Archivo es un pequeño elemento de un todo arrollador. Necesitamos abrir otra ventana. No basta la atención a un Archivo"ni siquiera a un Sistema de Archivos- el Archivero debe trabajar en el contexto y espacio de la circulación de documentos e información en su municipio, provincia y país o sea al servicio documental en sí mismo.

Desarrollemos un poco la idea de que los archiveros debemos sentirnos comprometidos a dos niveles, a saber, el archivo al que servimos y la sociedad en general.

Esto es normal en todas las Profesiones de servicio. Los médicos atienden cada uno en su consultorio, pero conducen la Política de la Salud en general. Los arquitectos no deben ceñir su ejercicio a construir casas. Han de mirar al Urbanismo o sea, el entorno físico y humano de cada tipo de edificio.

Una pizca de autocrítica

Antes de dar un paso más, escuchemos algo de lo que la socie- dad piensa de nosotros.

Si tamizamos los preconceptos que los ciudadanos tienen sobre los archiveros, descubriremos que nos ven como oficinistas pasivos que guardamos cuidadosamente los documentos, respondemos a las solicitudes, observamos normas escritas por otros, servimos los libros antiguos depositados y, en ocasiones, negamos la información que tienen los documentos en base a criterios impuestos por los emisores del documento.

¿Qué es lo que podemos ostentar como decisiones propias? Ciertas técnicas específicas como la ordenación por procedencia, el orden original, la integridad de los conjuntos documentales y poco más.

¿Qué pasaría si nos hiciéramos cargo del territorio de los documentos en uso actual desde su costado social?

Si demostramos que nos corresponde tomar decisiones. evaluar la calidad de los documentos que corren por las venas y arterias de nuestra comunidad (país, provincia, municipio), prestaríamos un servicio mucho mayor y"la gente " nos conocería y nos brindaría su confianza.

Cada vez ascenderemos una vuelta en la espiral de aceptación, cuando demostremos la eficiencia y el acierto en el camino andado. Habrá llegado la hora de ser oídos como ministros de un Derecho Documental.

Sintetizando: La autocrítica nos revela que nos ven como operadores más bien pasivos y subordinados, de ciertas técnicas que tienen mucho de manual. Salir de esta posición significa tomar el timón de la nave. Ese timón se llama Política Archivística.

Una objeción previsible

Ya estoy escuchando la objeción: el archivero y la Profesión Archivística NO son propietarios de los documentos con los que trabajan, ¿de qué decisiones hablamos?

Las profesiones de servicio"medicina, arquitectura, ingeniería derecho"¦- trabajan sobre bienes ajenos. Sin embargo son llamadas a preparar la normativa de su área y proponer Políticas Generales para servir a la sociedad. El Estado es quien acepta o rechaza las decisiones emitidas por los Profesionales. Nuestra profesión se desenvolverá de la misma manera.

Propondremos planteos totalizadores para los asuntos globales. La Profesión Archivística formulará objetivos y recursos, y el Estado emitirá su decisión. La tensión entre expertos y políticos es parte de la vida en Democracia

La Política Documental

La palabra política, derivada de polis, significa todo lo relacionado con la ciudadanía de una comunidad democrática.

La Política es un entretejido de objetivos y recursos tendiente a elevar el nivel de vida libre y creativa de una sociedad.

Hablamos de política educativa, política económica, política de turismo, etc. Cada una de estas políticas comparte el mismo objetivo general mencionado en la definición:"elevar el nivel de vida". Se diferencia de las demás por los recursos que utiliza.

La Política Documental, entonces se propone elevar el nivel de vida libre y creativa de los ciudadanos, mediante el recurso de los documentos nacidos de gestión y su información.

Estos documentos y las normas de tramitación actualmente surgen para responder a necesidades emergentes, en un momento dado. La Política supone"como acabamos de decir- una visión general y totalizadora de los problemas y sus complejidades. Veamos algunos ejemplos:

1. No existe, por ejemplo, una teoría que establezca para qué existen los requisitos: su importancia fundamental para obtener beneficios jurídicos o administrativos; su dependencia de los distintos derechos en juego (normalmente se formulan todas las ventajas para quien los impone y todas las cargas para el solicitante).

2. La Política Documental fija su atención en la calidad de los documentos. Acabamos de ver cómo en Córdoba faltaban Actas de Escrutinio en las ultimas elecciones para elegir gobernador; cómo estas Actas eran transmitidas por telegramas o por faxes producidos por personal que carecía de preparación.

3. La normativa de producción, tramitación y destino final de los documentos planteada en contextos de homologación, con el aporte informático, como la circulación de la información.

El Gran Paso que estoy proponiendo en esta ponencia puede formularse así: la Profesión Archivistica asumirá la conducción de la Política Documental principalmente de los documentos mientras se encuentran en uso administrativo.

El término Profesión Archivística

No es invención mía, pero tampoco es común usar este término.

El matiz que busco es sentir la Archivología como tridimensional. Veamos: en las Profesiones más conocidas, detrás del profesional y la ciencia que practican, existe el respaldo de colegios o asociaciones que son ámbitos donde pueden crecer especializaciones derivadas del ejercicio central de la Profesión.

Allí, cada profesional que lo desee puede asumir funciones colaterales a su Ciencia madre. Por ejemplo: hay médicos especialistas en dirección de hospitales, en políticas de salud, medicina preventiva, accidentología, etc. Entre los arquitectos, hay expertos en política de calefacción no contaminante, o de circulación de aire ecológicamente concebida.

Esa tercera dimensión es la que yo aspiro para nosotros al usar el término"Profesión Archivística". Nuestro problema es que somos extremadamente pocos los archiveros, en comparación con la mayoría de las profesiones que prestan un servicio social. Es imperativa y urgente la multiplicación por diez del número actual de archiveros en Argentina.

La propuesta de esta ponencia sobre la asunción de nuevas funciones con relación a los documentos mientras están vigentes o en uso administrativo facilitará una diversificación de vocaciones, dada la variedad de actividades que podremos desarrollar. Y esta variedad profundizará y ensanchará los conocimientos de la Ciencia Archivológica.

Habremos obtenido una Profesión tridimensional

El Derecho Documental

La rama del Derecho que llamaremos Derecho Documental atenderá a tres sectores:

- Los Documentos de Gestión: su autenticidad, las reglas de su producción, la homologación y su calidad administrativa y jurídica.

- La Información contenida en estos documentos: normas para su circulación; la difusión obligatoria de documentos dispositivos; el acceso libre y sus limitaciones; la confidencialidad de los documentos personales. Calidad y veracidad de los censos, estadísticas y elecciones.

- Normatización de la burocracia entendida como conjunto de normas escritas que rigen el desenvolvimiento de las instituciones estatales y privadas y los ciudadanos, y sus mutuas relaciones.

Este Código Jurídico Documental tendrá como ministros a los archiveros, en cuanto son administradores de Documentos y Archivos, así como el derecho comercial es conducido por los contadores o licenciados en Ciencias Económicas.

El Derecho Documental pondrá en el lugar máximo la relación entre el Estado y la Profesión Archivística.

Para llegar a él es menester recorrer un camino que se encuentra en nuestro territorio archivístico, pero en sectores inexplorados. Algo así como sucedió al Perú que, a principios del s XX, descubrió que poseía nada menos que el Machu Pichu perdido y desconocido.

Conclusión

El camino es largo, pero imprescindible. La sociedad lo requiere y, si los archiveros no lo hacemos propio, otra profesión vendrá que ocupará nuestro territorio. Ya están sirviendo a grandes instituciones fabriles, y financieras, Empresas autodenominadas Administradoras de Documentos que ofrecen"Sistemas" que no tienen en cuenta los derechos de cada miembro de la sociedad. Ónicamente miran a la"eficiencia y economía".

Esta Ponencia contiene un vistazo al tema de su título. Más completo, puede verse en Internet, en mi libro La Profesión Archivística en el s XXI. 119 p., a continuación del libro Burocracia. Autopista para la Democracia 170 p. El sitio se llama www.manvazquez.com .

Tucumán y los Congresos Archivísticos

Quiero destacar la actitud de FARA (Federación de Archiveros de la República Argentina) que se preocupó de que se realizara este Congreso en la Provincia de Tucumán.

Tengo que comentarles que desgraciadamente mi Provincia casi no registra asistencia a Congresos/Jornadas Archivísticas de nuestro país, ni del MERCOSUR.

El NOA necesita una Facultad o Escuela de Archivología. Tucumán, en su prestigiosa Universidad Nacional, podría prestar ese servicio. La Universidad de Córdoba ha promovido e inspirado casi todos los Centros de Estudio Archivísticos de Iberoamérica, cuánto más lo haría con una provincia tan vinculada como Tucumán

Quienes trabajan en Archivos del Estado o privados deben sentir el orgullo de servir a la sociedad en un campo fundamental y asociarse. FARA los apoyará. La asistencia a este Congreso les permite conocer a muchos colegas que se hallan en la misma autopista.

Agradezco a los organizadores de este 4º Congreso Argentino de Archivística la invitación a participar en él.

Adelante Archiveros. Es un camino largo que comienza con los primeros pasos.

Mendiolaza (Córdoba), 26 de setiembre de 2007

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