Cancillería Abierta: una actividad de difusión del Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores Comercio Internacional y Culto.

Cancillería Abierta: una actividad de difusión del Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores Comercio Internacional y Culto.

Apellido y nombre del/a  autor/a: Scarensi Maria Julia.

Pertenencia institucional: Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores Comercio Internacional y Culto.

Correo electrónico: sji@mrecic.gov.ar

Cancillería Abierta: una actividad de difusión del Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores Comercio Internacional y Culto.

El escenario de los Archivos públicos de nuestro país es en términos generales un cúmulo de carencias. Nos enfrentamos a espacios inadecuados, desprovistos incluso de comodidades mínimas para el personal que trabaja en ellos.  En este contexto se insertaba el Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores Comercio Internacional y Culto.

 Durante más de treinta años el Archivo Histórico de la Cancillería estuvo en un edificio absolutamente impropio para el cumplimiento de sus funciones, con el previsible peligro que corrían tanto el patrimonio documental que custodia como las personas que allí se desempeñaban.

Los documentos, en un estado de total hacinamiento, se encontraban en un edificio construido para ser una fábrica de muebles,  donde además, en su planta baja funcionaba la División Talleres y Combustibles de la Policía Federal.

Las diferentes secciones del Archivo estaban ubicadas en espacios físicos distintos poco comunicados entre si, siendo prácticamente inaccesible para los usuarios, teniendo en cuenta además que la Cancillería necesita permanentemente la documentación relativa a sus gestiones para servir a la propia institución.

En este sentido, el Archivo Intermedio de la Cancillería funcionaba en el antiguo garage del edificio que ocupaba el Instituto del Servicio Exterior de la Nación (ISEN)[1],  en condiciones precarias de guarda, conservación y seguridad, a la vez que parte del Archivo de Administración Financiera se guardaba en containers.

Los recursos tecnológicos eran casi inexistentes; por citar tan solo un ejemplo, el Archivo Intermedio contaba solamente con dos computadoras que ni siquiera estaban conectadas a la red de Cancillería.

 Como se ha dicho ninguno de los edificios disponía de las mínimas condiciones de seguridad y limpieza para albergar los documentos que la Cancillería Argentina ha producido a lo largo de su historia.

Tampoco tenía asignado el personal necesario para la aplicación de la teoría archivística sobre su fondo documental, su debida guarda, atención a usuarios internos y externos. 

En tales condiciones era impensable abordar el planeamiento  y desarrollo de actividades de difusión del patrimonio documental.

Para solucionar tal situación el Canciller Jorge Taiana aprobó la Resolución Ministerial Nº 453 por la cual se creó el Proyecto de relocalización, modernización y digitalización del Archivo de la Cancillería.

Luego de la creación del Proyecto, la documentación alojada en los diferentes espacios físicos descriptos,  fue  trasladada, por convenio con el Ministerio de Economía, al edificio donde funciona el Archivo de la Contaduría General de la Nación[2]. Cabe destacar que la mudanza se llevo a cabo a partir de la planificación, respetando el principio archivístico del orden original.

  Es espacio donde funciona el Archivo de la Cancillería desde principios de 2007 es un edificio diseñado y construido para ser Archivo a mediados del siglo XX, que reúne las necesarias condiciones de guarda y seguridad; así como el software y hardware necesarios para ordenar y digitalizar los documentos, aprovechando también la experiencia del personal de la Contaduría en materia de archivos.

Así se dio por cumplimentada la primera etapa del Proyecto, que consistió en la búsqueda de un lugar adecuado, descartando la opción de tercerizar el servicio a través del llamado a licitación, lo cual hubiera implicado la puesta en manos privadas de una parte significativa del patrimonio documental de los argentinos.

La siguiente etapa del Proyecto, aún en ejecución, consiste en el ordenamiento, limpieza y clasificación de los documentos pertenecientes a secciones tales como: Gobierno de Rosas, Tratados con Chile, Misiones en el Exterior, Conferencia de Paz del Chaco, Perito Moreno, entre otras. Se ha contado para ello con asesoramiento tanto archivístico como en conservación.

Desde sus inicios la Dirección del Proyecto Archivo, a cargo del Sr. Embajador Eduardo Villalba, se ha propuesto difundir no solo los progresivos avances de sus diferentes etapas, sino también la del importante acervo documental que posee a través de su sitio Web[3], con el objetivo de brindar el acceso al mismo a la ciudadanía en su conjunto como un derecho democrático.

Se publica en el sitio un documento destacado mensualmente, la legislación vigente sobre archivos, los informes y trabajo final de la Comisión para el Esclarecimiento de las Actividades del Nazismo en la Argentina (CEANA), el documental"Puerto Nuevo", realizado, en coproducción entre el Ministerio de Relaciones Exteriores y  el Instituto Nacional de Cine y Artes Audiovisuales (INCAA), durante la mudanza y parte de los documentos históricos digitalizados hasta el momento.

Desterrando paulatinamente de la cultura de la institución la idea de Archivo como deposito de papeles viejos y abrazando cada vez más la de Archivo como centro de información capaz de resolver problemas"vinculados a la eficiencia y eficacia de las organizaciones y que garantiza la perdurabilidad del patrimonio histórico, que es un elemento sustancial de la identidad y la memoria"[4].

Así pues, el aprovechamiento de los recursos y experiencia existentes, las nuevas condiciones edilicias, la iniciativa del personal del Archivo, el apoyo de las autoridades de la institución, entre otros factores, propiciaron la oportunidad de llevar a cabo el planeamiento y concreción de una actividad de difusión: la visita guiada de alumnos de Educación Polimodal al Archivo, con el doble objetivo de promover el conocimiento de la Historia de las relaciones exteriores, como parte integrante de la Historia de la sociedad argentina, y el de dar a conocer los procedimientos y mecanismos por los cuales son archivados y devenidos en fuentes, los documentos producidos por la Cancillería.

La actividad se proyectó como medida preventiva para la protección, conservación y disfrute del patrimonio, que difícilmente pueda darse desde el desconocimiento de los usuarios potenciales, promoviendo el acercamiento entre éstos y el Archivo.

Asimismo el salir del aislamiento se ha planteado como estrategia para la obtención de recursos humanos y materiales, lo cual redunda en beneficio de ofrecer un servicio de calidad a pesar de no haber alcanzado aún los estándares requeridos para tal fin.

Se trabajo con una institución educativa[5] que se prestó a formar parte de la experiencia. En interacción con los docentes de Historia de la misma, se establecieron las acciones a desarrollar.

El personal del Archivo elaboró un planeamiento de la visita, que incluyo tanto un guión del recorrido como la participación de diferentes áreas del Ministerio que brindaron su apoyo en cuanto a medidas de seguridad, provisión de proyector y pantalla y disponibilidad de salas del Palacio San Martín.

En horas de la mañana del 1º de octubre de 2008, los alumnos de la referida institución, divididos en dos grupos de alrededor de 40 jóvenes y acompañantes adultos, asistieron en simultáneo al Archivo y al Palacio San Martín, convirtiéndose en la primer escuela en participar de una actividad difusión que a partir de entonces pasó a formar parte de las actividades habituales del Archivo.

En relación con los objetivos planteados se denomino"Cancillería Abierta" a la actividad dirigida a jóvenes en edad escolar, a quienes de les presentó el Archivo de la Cancillería, aprovechando  las condiciones del edificio y su asociación con el Palacio San Martín, como una salida didáctica que realizaron con sus docentes de Historia.

La inclusión del Palacio San Martín, en el recorrido de los visitantes se proyecto en función de la relación que existe entre éste, como sede ceremonial de la Cancillería donde han sido firmados documentos que actualmente pertenecen al Archivo Histórico del Ministerio del Relaciones Exteriores.

Los alumnos visitantes fueron recibidos en el hall de entrada del Archivo, donde de acuerdo al guión del recorrido, se les explico la historia del edificio, la situación caótica por la que atravesaba el Archivo antes de su traslado,  en qué consistió el Proyecto Archivo, cuáles son las actividades que realiza el personal del Archivo al momento de la visita y la importancia del Archivo de la Cancillería en directa relación con su utilización en la gestión administrativa, el concepto de libre acceso a la información como derecho constitucional básico, la investigación y la cultura[6].

Una vez realizada la presentación en el hall de entrada el recorrido continúa por la Sala de Consulta donde, también de acuerdo al guión, se explica que es allí donde realizan sus consultas cientos de investigadores de las más variadas disciplinas, el procedimiento de atención a usuarios externos y sus diferencias con los internos, que la estancia de los investigadores en la sala se desarrolla bajo la supervisión de personal de archivo en todos los casos, ya que es este quien debe velar por la integridad de los documentos asegurando las consultas de futuros investigadores y que la manipulación de la documentación debe realizarse utilizando guantes de látex y en ocasiones barbijo, respetando nuestro reglamento general de usuarios y las recomendaciones de nuestra asesoría en conservación.

El siguiente punto del recorrido es el aula de trabajo, montada especialmente para la visita, provista de cuarenta bancos de tipo pupitre, proyector, pantalla, computadora y escritorio para el guía. Aquí se proyecta una presentación PowerPoint^® en la que los visitantes pueden observar imágenes de las tareas de ordenamiento del deposito, espacio no incluido en el recorrido por razones de seguridad, acompañadas de la definición de Archivo, el concepto de documento de archivo como testimonio de hechos principalmente históricos, esquema de evolución histórica de los archivos y el surgimiento de estos como respuesta a la necesidad de las sociedades humanas de preservar su memoria, presentación de la Archivística  como disciplina que tiene por objeto de estudio los Archivos, la importancia que tiene la presencia de los Archivístas profesionales en todo Archivo y cuáles son las características de las áreas productoras de documentos remitidos al Archivo.

La visita continúa por el Laboratorio de Conservación donde se explica que se trata del lugar donde nuestro equipo de"conservación" se ocupa de intervenir directamente sobre los documentos y los objetos patrimoniales en general, cuando los medios preventivos no han sido suficientes para mantenerlos en buen estado, que el trabajo que allí se realiza, además de ser artesanal, pertenece a una disciplina que exige, la capacidad técnica del restaurador, conocimientos históricos, artísticos, científicos, conocimiento de materiales, que la aplicación de estos conocimientos debe hacerse a partir de una visión interdisciplinaria, se desarrollan brevemente los principales factores de deterioro que afectan a los documentos y se destaca la importancia de la preservación de los  estos para el resguardo de la memoria colectiva, la investigación, difusión y conservación del patrimonio, para las generaciones presentes y futuras; mientras los visitantes observan el trabajo que se está realizando al momento de la visita.

De regreso del Laboratorio de Conservación el guía hace detener al grupo de visitantes en la entrada lateral de la isla vidriada de digitalización, sin ingresar en ella por razones de seguridad y espacio físico, y se explica que allí se realiza el proceso de escaneo de las piezas documentales,  que continua por una serie de controles que garantizan la calidad, orden y resguardo de las imágenes que luego podrán ser cargadas al sitio Web oficial del Archivo para su consulta online.

Para finalizar la visita se regresa al aula de trabajo donde, mientras se favorece un espacio de preguntas y debate, el guía hace entrega a los visitantes de copias de documentos históricos de temática y período seleccionados por el docente en función de los contenidos de la materia Historia, dictados en la escuela en forma previa a la visita, proponiendo a los alumnos visitantes elaborar un ensayo sobre la lectura del documento como continuación de la actividad en el aula.

Luego de la despedida en el Archivo el grupo de visitantes se dirige a realizar la visita guiada por el Palacio San Martín, mientras que el Archivo recibe al grupo que inicio su visita en sentido inverso, es decir, visitando el Palacio San Martín en primer lugar.

En el Palacio San Martín, traslado desde el Archivo a cargo de la institución educativa,  un guía del Archivo conduce el recorrido mientras les cuenta a los visitantes que  el lugar que están conociendo ha sido durante décadas la sede del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto de la Argentina y constituye uno de lo tesoros arquitectónicos más destacados del patrimonio nacional. Haciendo especial hincapié en que en ese lugar se desarrollaron hechos acerca de los cuales puede hallarse información en los documentos históricos que posee el Archivo, como por ejemplo sobre las Conferencias de Paz del Chaco.

  Debido a que la primer visita se llevó a cabo como el inicio de la institucionalización de una actividad de difusión del patrimonio documental del Archivo de la Cancillería Argentina, esta fue fotografiada para la edición de un video promocional, que fue publicado en la página Web institucional del Archivo, junto con el formulario de solicitud de turno de visita con el fin de invitar a todas aquellas instituciones educativas interesadas en visitarlo.

 El personal hipoacúsico del Archivo continúa trabajando en el perfeccionamiento de las visitas guiadas traduciendo su guión a la Lengua de Señas Argentina para que éstas puedan ser ofrecidas también a personas sordas.

El éxito de la experiencia realizada, y el de las visitas subsiguientes  no implican que la difusión del patrimonio documental del Archivo de la Cancillería Argentina sea una meta alcanzada, solo se ha dado un primer paso hacia la salida del aislamiento, no sin sortear numerosos obstáculos y limitaciones propios de la carencia de políticas concretas y apropiadas que susciten la difusión de Archivos.

Bibliografía

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Farge, A., La atracción del archivo, IVEI, España, 1991

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