LA ACCESIBILIDAD DOCUMENTAL Y EL INVESTIGADOR

LA ACCESIBILIDAD DOCUMENTAL

Y EL INVESTIGADOR

INTRODUCCION

Esta situación lleva por un lado a dejar de considerar exclusivamente como fuente para la investigación los documentos del pasado, y por otro el resolver la cuestión de la accesibilidad documental - informativa para aquellos documentos más recientes, sin dejar por ello de respetar los distintos grados de confidencialidad de esas fuentes.

Los grados de accesibilidad están sujetos a la naturaleza de los diferentes tipos de archivos y los grados de confidencialidad respetan las pautas y las limitaciones establecidas por el organismo productor del documento.

La finalidad de la accesibilidad será entonces la de contemplar el interés de la persona ajena a la administración o al organismo que produjo el documento.

Los documentos pasibles de ser consultados se disponen en esta forma para la consulta con antelación al requerimiento del usuario y podrán ser brindados al investigador desde el momento mismo de la finalización de su tramitación, una vez ingresados a los Archivos Ministeriales.

El conocimiento de la norma legal correspondiente permitirá al investigador mayor libertad de acción en el acceso a la información.

ESBOZO DEL PROBLEMA

A los fines del presente trabajo se consideran aspectos básicos que nos permiten tener una visión de conjunto del problema.

I. Cambios producidos en el acontecer humano que provocan una aceleración en el tiempo histórico.

El siglo XVIII trae consigo una serie de transformaciones políticas, económicas, sociales, culturales, etcétera que inciden de tal manera en el mundo que provocan una aceleración en el tiempo histórico y en el"campo inteligible histórico", al decir de Arnold J. Toynbee.[1]

Al hablar de mundo nos referimos a los tres mundos enunciados por Popper:

Mundo I: mundo exterior al ser humano.

Mundo II: el ser humano en sí mismo.

Mundo III: las obras hechas por el ser humano.[2]

Al ser afectados los mundos II y III inevitablemente es afectado el mundo I. El ámbito del documento se desenvuelve en el mundo III.

La aceleración del tiempo histórico se ha hecho más evidente a partir de la Segunda Guerra Mundial, mostrándonos hechos y fenómenos inimaginables y poniéndonos frente a una realidad en continuo cambio.

Estos cambios pueden ser detectados por:

1)      Producción documental desmesurada y explosión de la información.

2)      Posibilidad de acceso al conocimiento de las diferentes clases sociales.

3)      El mundo de los investigadores.

1) La desmesurada producción documental se debe esencialmente a tres factores:

a)      El crecimiento demográfico que obliga a una constante actualización documental, mediante la aplicación de una adecuada gestión de documentos.

b)      El incremento de las actividades de las administraciones estatales y privadas, reflejo de una mayor complejidad socioeconómica.

c)       El desarrollo tecnológico aplicado a la producción documental, tanto en lo que se refiere a los soportes de la información como a los medios utilizados en su difusión

2) Posibilidad de acceso al conocimiento del mayor número de población.

Los factores enunciados en el párrafo anterior se relacionan con el acceso al conocimiento. Acceso que en principio tiene que ser sometido a un estudio, justificado por los riesgos que pudieran acarrear si determinados contenidos documentales fueran de dominio público. Lo que sirve como fundamento para la confidencialidad y reserva de los documentos. Dicho estudio es facilitado, mediante la utilización de Técnicas Documentales.

3) El mundo de los investigadores.

Los documentos ya no son solamente un instrumento de trabajo para los investigadores especializados y las grandes empresas; en la actualidad se ha difundido a profesionales, docentes y estudiantes. Vivimos en una era de investigadores que exigen una mayor aceleración en la obtención de la información.

II. El interés del investigador hacia la realidad inmediata.

En un pasado no demasiado remoto se trataba de marginar de los estudios históricos "los días que vivimos", y se los dejaba como campo de estudio de la Política, la Sociología o el Periodismo según se acercaran más a la actualidad, por haber sido el investigador más o menos contemporáneo del fenómeno analizado.

"Considerando algunos historiadores de los hechos más cercanos a nosotros son por ello mismo rebeldes a todo estudio sereno, sólo desean evitar a la casta Clío contactos demasiados ardientes... Pero eso equivale a pensar que apenas tenemos un débil dominio sobre nuestros nervios".

"Hay, por el contrario, otros sabios que piensan, con razón, que el presente humano es perfectamente susceptible de conocimiento científico. Pero reservan su estudio a disciplinas harto distintas de las que tienen por objeto el pasado".[3]

Pero paradójicamente es el historiador el que ha investigado sobre las fuentes documentales, ya sea a través de sus estudios teóricos o prácticos de Paleografía, Neografía, Diplomática, etcétera, es decir el que está en inmejorables condiciones para utilizar el caudal documental que le proporciona este siglo XX.

No es entonces por falta de formación o méritos, ¿será por falta de consenso?; para asumir una tarea que le es dada o que le es propia y que le está esperando, o que está esperando por su decisión...

III. Incidencia de los cambios en el mundo archivístico.

A. Necesidad de una mayor liberalidad en la accesibilidad documental.

Estos cambios operados en el mundo inciden en la actividad archivística, y plantean nuevas cuestiones y problemas a resolver, una de ellas es la Accesibilidad Documental.

Podemos definir la Accesibilidad Documental, como la condición de estar los documentos disponibles para la consulta. La tarea de hacer accesibles los documentos abarca dos etapas: la definición de las normas relativas al uso de los documentos y la ejecución de dichas normas.[4]

El tema ha sido abordado en diversas oportunidades, con motivo de las reuniones de expertos de diferentes países. En la Primera Reunión Interamericana sobre Archivos (PRIA), realizada en Washington en 1961, bajo la dirección del Dr. Schellenberg, fue tratado el tema de la accesibilidad al considerarse la Legislación Archivística Latinoamericana; disponiendo en este sentido mantener las normas más liberales posibles para la consulta de los fondos, por parte de los investigadores y otros interesados, sin más limitaciones que las aconsejadas por la buena conservación de los documentos.[5]

En 1967 en la Mesa Redonda de Archivos celebrada en Copenhague, se abordaron problemas concretos puestos a las direcciones de archivos por los proyectos de liberalización en materia de la comunicación de documentos.[6]

En 1968 el VI Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Madrid, abordó el tema de la liberalización de acceso a los archivos. "El Congreso recomendó: 1. Que las administraciones de los archivos de los distintos países lleven a cabo un estudio profundo sobre las normas que controlan el acceso a los documentos y propongan a las autoridades competentes que se eliminen lo más posible las restricciones injustificadas existentes para adaptar el sistema a las necesidades de la investigación científica".

"2. Los documentos de origen privado depositados en las instituciones archivísticas deben ser sometidos a las mismas reglas que los documentos públicos con plazos más largos de restricción cuando se trata de documentos de carácter estrictamente confidencial. Si el donante se reserva para él y para sus herederos el derecho a autorizar el acceso a los documentos mientras vivan, el archivo que lo custodia debe conseguir después este derecho, a fin de evitar su futura inmovilización".[7]

En oportunidad de realizarse en Washington en noviembre de 1972 el Seminario Interamericano sobre la integración de los servicios de información de archivos, bibliotecas y centros de documentación en América Latina y el Caribe al abordarse el aspecto de "la accesibilidad se trató desde el punto de vista del número de años durante los cuales el documento es inaccesible al público y se anotó que la tendencia es acortar ese período, a menos que se ponga en peligro la seguridad nacional, o la vida privada de un individuo."[8]

Lo que aquí se propone es no esperar los 30, 40 o 50 años que anteponen muchos países sino someter al usuario la documentación más reciente.

La apertura de la Administración a la información ha sido seguida por los Archivos escandinavos, austríacos y estadounidenses.[9]

Esta liberalización en la accesibilidad no sería absoluta sino que respetaría aquellos casos en que la seguridad del país, de una Institución o Persona dependa de cierta reserva.

La experiencia en principio se circunscribiría a los archivos públicos o de la administración estatal, quedando para una segunda fase las otras clases de archivos.

Las excepciones deberán ser precisas y suficientemente justificadas.

B. Oportunidad de la liberación.

Con respecto al Ciclo Vital de los Documentos, o fases de los archivos, habría que considerar dentro de qué etapa o fase, se produce la liberación. Considerando:

1)      Archivos, de Oficina o de "Gestión".[10]

2)      Archivos Ministeriales, de las Secretarías de Estado, de Organismos Centralizados y Descentralizados;"Jurisdiccionales o Sectoriales"[11]; "Archivos Centrales".[12]

3)      Archivo Intermedio.

4)      Archivo Histórico - Archivo General.

La liberación deberá producirse en la segunda fase, o sea en la correspondiente a los Archivos Ministeriales, una vez concluida la etapa de tramitación.[13]

Al mismo tiempo evitaría las diferencias en el acceso a la información basadas en privilegios personales.

"... los dos principales responsables del olvido y la ignorancia: la negligencia, que extravía los documentos y, más peligrosa todavía, la pasión del secreto - secreto diplomático, secreto de los negocios, secreto de las familias -, que los esconde o destruye..."

"Nuestras leyes, a este respecto, están absurdamente fuera de lugar. En cuanto a los motivos que impelen a la mayoría de las grandes empresas a negarse a hacer públicas las estadísticas más indispensables para una sana conducta de la economía nacional, rara vez son dignos de respeto. Nuestra civilización habrá realizado un inmenso progreso el día en que el disimulo, erigido en método de acción y casi en virtud burguesa, ceda su lugar al gusto por el informe, es decir, a los intercambios de noticias."[14]

Estas reflexiones las efectuó Marc Bloch durante la Segunda Guerra Mundial. Han transcurrido más de cuarenta años, pero sin embrago mantienen toda su vigencia.

SEGUNDA PARTE

Esbozo metodológico.

1.Individualización de las Series Documentales.

Una vez analizadas las Unidades Mayores como ser grupos y sub-grupos se procederá a la individualización de las unidades intermedias, o sea las series. Cumplido este paso y precisada su nomenclatura se deberá realizar un análisis documental de las piezas que integran la serie:

a.       Por Tipos Documentales

b.       Por los asuntos a que se refiere, en el caso de tratarse de expedientes o legajos.

2. Grados de confidencialidad y accesibilidad.

Individualizadas las series y conforme con la naturaleza de las mismas se establecerá su grado de confidencialidad, elaborando al mismo tiempo su justificación.

"Porque la confidencialidad administrativa carece de bases jurídicas, y su motivación es frágil. La garantía de secreto, además favorece la irresponsabilidad, la inercia, arbitrariedad de la Administración; suscita la sospecha acerca de su actuación; provoca desigualdad en el acceso a informaciones, al azar de influencias o ventajas personales."[15]

Grados de accesibilidad y confidencialidad sugeridos.

a.       Libre Acceso                                  L.A.

b.       Acceso Restringido                         A.R.

b.1. "Reservado"

b.2. Confidencial

b.3. Secreto

b. Los documentos de acceso restringido deberán tener "plazos" de comunicabilidad que al expirar, podrían ser comunicados.[16]

b.1. Se califican de documentos reservados aquellos que por el valor de la información que contienen se considere necesario establecer grado de reserva en torno al proceso de decisión y de administración.

b.2. Se califican de documentos "confidenciales" aquellos cuyo conocimiento puede llegar a atentar contra la vida privada y seguridad de las personas e Instituciones.

b.3. Se califican de documentos "secretos", aquellos documentos cuyo conocimiento puede llegar a ser atentatorio contra la seguridad estatal y gubernamental o que pueda alterar el orden público.

En el estudio de los grados de accesibilidad y confidencialidad de la documentación puede efectuarse junto con otras tareas archivísticas, cuando esta tarea no fue aún cumplida, a fin de ahorrar recursos humanos y materiales.

A título de ejemplo citaremos:

a) En oportunidad de una política descriptiva, de acuerdo a un plan organizado según un criterio de urgencia mayor, lo que implica incorporar en el sistema de técnicas descriptivas, la descripción colectiva, cuyas unidades de descripción sean los fondos, divisiones y subdivisiones de documentos orgánicos según "los principios archivísticos de Procedencia y del Orden Original." Tarea encarada en la Provincia de Santa fe, a fin de facilitar las tareas de inspección y fiscalización del Archivo General y al mismo tiempo orientar la consulta de los diferentes usuarios de la información, hacia los archivos Jurisdiccionales y Sectoriales del Poder Ejecutivo.[17]

b) Al efectuarse los estudios de Selección Documental, a fin de ahorrar esfuerzos y medios económicos cuando esta tarea no fue aún cumplida. Este estudio puede realizarse por series o bien por Tipos Documentales y Expedientes.

Este tipo de estudio por series fue llevado a cabo en una experiencia piloto realizada en el Ministerio de Economía y Comercio de España.[18]

3. La legislación.

Determinados los grados de accesibilidad y confidencialidad de los documentos, deberán ser aprobados por una norma jurídica, como garantía de la seguridad del País, las Instituciones o las Personas; y como reaseguro de la actividad del archivero.

Las ventajas que se derivan de su aplicación está dadas en la autorización que tiene el archivero para suministrar la información, sin necesidad de recurrir a otros niveles que burocraticen la consulta.

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