Publicado el: 20/03/2025 / Leido: 347 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
En la Organización archivística se hace necesario aclarar que no es solamente el sistema el que debe modificarse, implantarse o anularse, de acuerdo con el diagnóstico presentado, sino que es necesario que cada miembro del personal cumpla un propósito dentro del plan, de modo que las responsabilidades estén distribuidas equitativamente; habrá que crear una conciencia archivística, siguiendo las estrategias adecuadas a estas necesidades:
1.- El personal del archivo en armonía con los sectores interesados, estudiará la problemática, compartida con los niveles afectados e interesados, teniendo en cuenta la participación de última instancia, los usuarios...
2.- Las estrategias deciden cada miembro componente, pero los primeros responsables del plan, son los archiveros, cuando estos se revisten de un carácter profesional.
Se considera la capacidad de instrumentar los emergentes del diagnóstico, marcando el alcance de las acciones futuras; a través de la participación de sectores involucrados en la formulación de los objetivos de nuestro proyecto.
La temporalidad de cada plan es de gran importancia en la planificación, se determinan los tiempos:
Para la primera etapa de difusión del plan a los integrantes o participantes.
Para el diagnóstico.
Para la ejecución de cada etapa del plan
Para analizar los recursos que dispone la institución,
La Organización archivística puede definirse, siguiendo los lineamientos de la definición Archivológica, como la determinación, coordinación y control de los elementos necesarios para el registro documental de los hechos institucionales y operaciones necesarias de las personas, entidades administrativas con la finalidad de establecer un método de investigación de sus resultados.
Para una eficaz organización archivística se requiere un estudio previo de las principales características de la institución, cualesquiera que sean las actividades a que se aboque, así como la forma legal que adopte para su constitución, para lograr su organización documental; los elementos que constituyen esta última que podemos clasificarlos como:
Sistemas de información
Sistemas de descripción utilizados
Documentación
Auxiliares descriptivos externos
Registros
Resúmenes informativos
Guías de información
Es conveniente por lo tanto, tener en cuenta que dentro de la organización de la institución, son funciones generales del plano ejecutivo:
Lograr la realización de objetivos de la entidad
Proyectar los lineamientos generales de la administración de la entidad
Seleccionar y nombrar a funcionarios y empleados
Formular instructivos para el desarrollo de las actividades del personal
Conseguir el financiamiento, para la ejecución de los servicios y productos objetivos de la entidad.
Autorizar ejecución presupuestaria
Celebrar contratos, convenios, tanto de trabajo como de relaciones empresariales,
Formular planes para un mejoramiento del servicio o producto.
Tomamos en cuenta que las funciones del archivo son:
Proyección y planificación del archivo,
Estudio de problemas especiales relativos a la documentación
Revisión, aprobación y control de la ejecución presupuestaria asignada al archivo.
Supervisión del proceso técnico de la producción.
Aprovechemos también la instancia que nos abre la apertura de la incorporación de tecnología de avanzada en beneficio de la información y de los archivos, sobre todo de la informática, tan de boga en la actualidad.
La incorporación tecnológica en los archivos requiere de un minucioso análisis de expertos, no de expertos en ventas que siempre demuestran enormes ventajas sobre los productos en oferta, sino por expertos profesionales, que cuentan con el aval de su profesión y responsabilidad sobre el tema.
El archivero profesional, tiene la suficiente capacidad y responsabilidad para discernir las ventajas y desventajas que pueden significar para la institución el empleo de equipos modernos aplicados al archivo. No se busca comprar equipos, sino auxiliarse por medio de equipos, el cumplimiento de las funciones y actividades de los distintos sectores de la entidad.
Para la incorporación tecnológica, hay que considerar el material procesado que ingresa al archivo para su conservación (cintas grabadas, etc..), y tener en cuenta que el archivo necesita equipos complementarios como máquinas lectoras para microfilm; y sobre todo, incremento de personal tecnificado.
En la organización archivística, el archivo no tiene obligación de efectuar investigaciones relacionadas con el material archivado.
Con relación al personal, hay que tener en cuenta el nivel cultural de quien se hace cargo del archivo, cuando el medio no cuenta con profesionales en la materia; el nivel profesional europeo, depende de la planificación del Servicio Nacional de Archivos.
En España se exige de la licenciatura en letras o título profesional, Histórico. En Alemania el nivel es Dr. en Derecho o Historia, caso contrario ingresa como sub - archivista. En Portugal no se exige título en particular, solamente ser encargado de Facultad.
Estados Unidos de Norteamérica exige para sus archivos nacionales, como para sus archivos de Estados Federales, categoría de Ingenieros o médicos, profesionales en Historia o Administración, complementado con cursos en archivística.
Con relación a la institución, existen distintos tipos de organización, generalmente determinantes de tipo de administración a llevar, y se han intentado clasificarlas de diferentes formas; teniendo en cuenta el tipo de finalidad, están las organizaciones destinadas a la producción de bienes, y la que nos interesa por la naturaleza intrínseca, las organizaciones destinadas a prestar un Servicio.
Si tomamos en cuenta sus elementos componentes, es de interés para la Archivología:
1.- En los archivos deben existir una serie de roles garantizados por la autoridad competente; el archivero tiene roles definidos e inintercambiables. Estos roles se mantienen, no sólo porque hay determinadas actividades que le competen y que son su exclusividad, sino porque los distintos niveles de la institución velan por el cumplimiento.
2.- Las actividades determinantes para los archiveros y que dan origen a la configuración de roles son, fundamentalmente, las de recepcionar, clasificar y ordenar, describir y brindar la información. Para que estas técnicas puedan aplicarse, existen otras actividades que la apoyan, las denominadas actividades "administrativas".
3.- Para que pueda trabajar adecuadamente la organización archivística, existe una serie de funciones y actividades distribuidas que establecen o deberían establecer los organismos de conducción y que constituye la estructura de la institución.
4.- El archivo tiene fines con respecto a la institución, a los usuarios, a su propio personal, y muchas veces al medio social en la que se desempeña.
5.- El archivo interactúa permanentemente con su medio.
6.- La organización del archivo no escapa a la influencia de las organizaciones informales que se generan en el ámbito de la institución.
7.- La comunicación, la decisión, el equilibrio, son procesos de mayor importancia en la coexistencia archivística con la institución, ya que resultan fundamentales para comprensión de las actividades del archivo.
El archivo es un tipo particular de organización, cuya finalidad es servir y custodiar, proponiendo permanentemente condiciones para que se realicen determinados procedimientos, pero, naturalmente para lograr el servicio adecuado, debe contar con recursos materiales, financieros, técnicos humanos, involucrando los procesos estudiados.
La administración archivística no permanece inactiva ni ajena a las ideas provenientes de las modificaciones involucradas en la evolución de la administración, por su misma naturaleza, los archivos dependen de las distintas formas de administración para su clasificación y ordenación documental, de ahí que Ariel Ricks cita a los archivos como indicadores del grado de evolución de la administración, arriesgando un poco, del grado de civilidad y adelanto técnico de la sociedad.
En este sentido, el plan de trabajo debe encontrar un espacio institucional acorde, no sólo en la buena disposición sino también en formas organizativas flexibles y dinámicas que lo contengan.
Planificar el archivo a partir de problemáticas relevantes propias de la realidad que se comparte, es tarea de la institución.
Toda administración se compone de una serie de conocimientos especializados, de técnicas y tecnología aplicada, de enfoques ideológicos para las actividades de administrar, habilidades para desarrollar o a desarrollar, los archivos requieren de una administración propiamente dicha, de ahí su importancia en la planificación, desde un área nacional hasta una sección de cualquier oficina, debe existir una planificación adecuada.
La práctica archivística se sustenta en perspectiva realista, tal como funciona la institución, lo teórico resulta ser un intento por explicar los hechos realizados en las instituciones, y valga la expresión que no son comprendidas en su totalidad. Todo este acontecer se fundamenta en el Ciclo Vital del Documento.
Estos conceptos vertidos, nos hacen comprender que las instituciones abocadas a enseñanza archivística, deben estar alertas al permanente cambio administrativo, adaptándose a las situaciones nuevas. Teniendo en cuenta:
- conocimiento de la realidad;
- conocimiento de la problemática archivística;
- visualización de los ejes culturales;
- entender la dinámica interna de la institución como expresión del servicio;
La Planificación es permanente y continua. Constituye una respuesta programática y sistemática.
En la actualidad, la aplicación de tecnologías de punta de los archivos, obligan a una permanente actualización, lo cual demanda una mayor Profesionalización del personal a cargo de los documentos, de ahí que toda planificación debe comprender un área de capacitación de quienes se hicieran cargo de los archivos de cada institución.
Estableceremos los principios generales por los cuales el archivero debe orientarse para una buena prosecución de sus fines, partimos entonces de los supuestos:
a.- Las distintas formas de comprender a las estructuras organizativas y su administración son bases para una gestión efectiva que combina conocimientos y técnicas hacia los fines inmediatos y mediatos.
b.- Los principios y técnicas deben ser aprendidos como parte de la capacitación del personal a cargo de los archivos.
En la Organización Nacional de archivos se hace necesario aclarar que el sistema debe tener una cabeza rectora, que legítimamente le corresponde ser al Archivo General de la Nación, dada su jerarquía e importancia.
En el Archivo General de la Nación tiene que estar la Coordinación General, vinculando todas las reparticiones del Poder Ejecutivo, pero respetando la autonomía de cada unos de los archivos, considerando que se respeta el patrimonio cultural de cada región geográfica.
Este aspecto obliga a pensar en la formación de redes de archivos, que permitan una mayor fluidez de comunicación y transmisión de información.
En la red de archivos nacionales, la provincias y municipalidades conservan sus archivos. Lo ideal sería que todos los ministerios volcarán su documentación, pero no siempre ocurre así.
Los Ministerios de Relaciones Exteriores se resisten a enviar documentación, argumentando su carácter reservado.
Las instituciones descentralizadas, conviene que cada una de ellas tenga su archivo. El Archivo Nacional debe tener injerencia en estos archivos.
Dentro de las redes nacionales de archivos, se incluye a los archivos privados, teniendo como fundamento el patrimonio cultural de cada nación.
El Archivo Nacional se convierte en un macro - sistema compuesto de:
Red de archivos Públicos
Red de archivos Privados
Red de archivos Eclesiásticos
Red de archivos Particulares
Consecuentemente cada red se organiza por sistemas de archivos clasificados por sus características propias, así tendremos por ejemplo, una red de archivos provinciales, una red de archivos ministeriales, etc..
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PLANIFICACIÓN ARCHIVOS política NACIONALES creación - desarrollo - eficacia administrativa - información - soberanía - personalidad nacional - patrimonio humano ARCHIVO comprensión profesional análisis de los problemas propuestas reales y programadas |
Los archivistas ejercen un verdadero derecho de vida o muerte sobre la información. Un documento perdido, es recuperable en cuanto se efectúa su búsqueda o investigación, pero un documento destruido no tiene remedio, por lo que el archivero, aparte de estar respaldado por la legislación y la reglamentación, deberá tener un conocimiento profundo de la administración para comprender cuales documentos son verdaderamente inútiles.
Estos tres aspectos anotados, podríamos considerarlos como los directos, es decir, aquello que se efectúa de inmediato en el momento de la planificación, pero también tendríamos otros aspectos indirectos, es decir, las consideraciones de apoyo al buen resultado de la planificación.
El primer aspecto indirecto a considerar sería que una planificación amplia del archivo, permite observar algunos sectores de actividad que podrían perfeccionarse o modernizarse. Efectivamente, el documento es un reflejo fiel de la organización. Si un documento carece de información adecuada, se hace necesario crear un documento que complete la información lo cual significaría un incremento burocrático que resulta problemático para la empresa o institución, una correcta planificación documental, detectaría de inmediato, esta situación permitiendo aligerar algunas funciones.
El segundo aspecto indirecto se considera como el aumento de la eficacia administrativa desarrollando la investigación y la amplia circulación de información. Una buena organización documental, permite efectuar auditorías eficaces al mismo tiempo detecta áreas de poco rendimiento económico y excesivo desgaste administrativo, de la misma forma que la información, al tener un fácil acceso, estimula su consulta.
En el tercer aspecto indirecto, la planificación permite la modernización y adaptación de las actividades de los archivos al mundo moderno, esta participación administrativa hace a un lado el concepto corriente que se tiene del archivo como un simple resguardo documental, creando inclusive una mentalidad prospectiva, que permite al nivel ejecutivo analizar futuros cauces y utilización de la información. Esta prospección obliga a concebir un sistema institucional de archivos en forma de un todo coherente, estructurado de tal manera que se pueda solventar problemas del futuro. Es en este plano que los niveles de estudios pueden escoger objetivos de prioridad de la Institución o Empresa.
Como última parte de este capítulo, bastante resumido por cierto, es necesario aclarar que la planificación archivística se refiere en su generalidad a dos niveles muy distintos.
En el nivel de las estructuras, donde se elaboran los planes de desarrollo de las infraestructuras de los archivos, sean estos centralizados, descentralizados, por sectores, dentro del marco de desarrollo institucional.
En el nivel de funciones, programando las actividades de los servicios de archivos de la Institución desde su creación hasta la última finalidad como testimonio orgánico.
El presupuesto de los archivos procede de la entidad a la que se encuentra adherida, lamentablemente, en la mayoría de los casos, no figuran partidas presupuestarias para el archivo, uno por el desconocimiento de esta labor, otro por la poca importancia que tiene un archivo para los niveles ejecutivos.
Conviene entonces incluir en todo plan, una etapa de concientización de los niveles ejecutivos, a fin de que en el momento que se haga mención al presupuesto del plan, tengan conocimiento que los beneficios se miden en nivel de eficiencia y economía de recursos, incluso en sectores ajenos al archivo.
Consideremos que, mínimamente, un archivo requiere:
Gastos de Funcionamiento,
Gastos de Personal,
Gastos de Mantenimiento,
Gastos de Servicio.
Gastos de funcionamiento: Normalmente están incluidos en el presupuesto general de la institución, no varían notablemente de un año a otro, salvo alguna reestructuración interna del archivo, que es necesario detallar cuando se produce una incorporación de equipos modernos en los archivos, con la consiguiente modificación de los gastos de funcionamiento. En estos gastos se incorporan los de personal, mantenimientos y de servicio.
Gastos de personal: Este rubro es muy importante por lo que hace que hagamos hincapié sobre este tema: En el personal se considera desde la parte directiva hasta el último escalón del archivo:
Dirección: Considerado como uno de los momentos de la administración se encuentra a cargo de la coordinación de esfuerzos para logro de los objetivos del archivo.
Personal: Para una buena planificación hay que tener en cuenta que la función del personal incluye la selección, contratación, evaluación y desarrollo de los recursos humanos del archivo.
En casi todas las entidades este aspecto está restringido a la oficina de Personal, que se hace cargo de estas funciones, pero el archivero debe orientar sobre las necesidades que tiene el archivo para con su personal, señalar los requisitos con los que debe constar.
La evaluación del personal constituido, es una de las labores esenciales del archivero, a fin de capacitar mejor a su personal dependiente, y brindar posibilidades de promoción.
En cuanto al presupuesto, los sueldos y salarios son el aspectos más importante de este rubro, existiendo una distinción entre las categorías de los empleados del archivo. El problema es cuando la legislación no contempla la incorporación de profesionales (en algunos países hay que hacerlo todo) en archivos, quienes obligatoriamente deben tener un incremento que al mismo tiempo ha de alentar a los estudiantes para estudiar esta carrera.
En el aspecto personal tenemos entonces:
Sueldos: Como remuneraciones fijas y periódicas percibidas por los empleados;
Salarios: como remuneraciones proporcionales a la categoría; suelen darse en algunas instituciones, dietas, primas, horas suplementarias, contratos para trabajos temporarios, etc.
Gastos de Mantenimiento: Si bien son gastos adecuados circunstancialmente a cada archivo, podríamos listar algunos a tomar en cuenta:
Conservación de los locales donde se encuentran los documentos; inmuebles necesarios para el crecimiento de los archivos;
Climatización de los ambientes documentales,
calefacción,
agua,
electricidad,
limpieza,
Mantenimiento de maquinaria cuando existe alguna.
Gastos de Servicios: En estos casos es necesario considerar los gastos de oficina, que si bien puede no figurar en el presupuesto por tener la institución una proveeduría, pero es necesario conocer cuales son las necesidades del archivo para realizar los pedidos sin necesidad de exageraciones que pueden llevar a un despilfarro o a una desconfianza sobre los pedidos efectuados.
Es necesario considerar también en este rubro, los gastos que pueda demandar la capacitación del personal, incluyendo becas cuando es necesario, gastos sobre jornadas de trabajo, congresos, etc.
Este último se da generalmente cuando en el medio existen profesionales archiveros, quienes, como cualquier profesión, tienen que actualizarse permanentemente.
Material de conservación documental: es necesario tener en cuenta de acuerdo a las necesidades del archivo, y a las decisiones tomadas en la planificación, para que los documentos sean conservados en cajas, cartones, legajos u otro tipo de unidades de conservación, que a la larga no será un presupuesto tan pequeño como parece en primera instancia.
Funcionamiento de tecnología anexa: estos gastos, deben ser enunciados en el presupuesto, sobre todo si la institución cuenta con un servicio informático; para la informatización habrá que realizar una paciente planificación de la actualización y puesta al día en el traslado de información a los sistemas de procesamiento de datos. Esto repercutirá cuando se vea que el empleo de estos medios sean más beneficiosos en cuanto al procedimiento como al tiempo empleado para la recuperación de la información.
También hay que observar cuando el archivo requiere de realizar publicaciones de carácter interno como de sus propios auxiliares descriptivos a fin de que los distintos sectores de trabajo de la institución estén permanentemente informados.
Una vez que se establecieron los parámetros del control de la planificación, se establecen los plazos de control, de tal forma que se miden los resultados obtenidos sobre el plan propuesto. El control puede ser bastante amplio a fin de medir resultados conexos al plan, es decir, se pueden efectuar controles al planeamiento mismo en ejecución, a la entidad en cuanto es organización, el plan replantea problemas permanentes de estructura, el control de personal, tanto del dependiente del archivo como los mismos usuarios, de quienes pueden surgir ideas nuevas pero que no se debe pensar que sus propuestas sean determinantes, y el control de la propia dirección o conducción a fin de determinar aquellos problemas que puedan presentarse a nivel de resolución y de comunicación.
Controlar es entonces medir los efectos del plan conforme a los parámetros, en la mayoría de los casos normas que regulan los planes, y consecuente correctivo de las posibles desviaciones para poder lograr eficazmente los objetivos; este proceso de control, contará entonces con tres pasos principales:
1.- Establecimiento de parámetros o normas reguladoras del plan.
2.- Medición de los estándares, parámetros o normas;
3.- Corrección de las desviaciones o resolución de problemas intermedios.
El perfeccionamiento consiste en mejorar, con nuevas informaciones, o informaciones adecuadas, métodos y técnicas aplicadas, conocimientos y experiencias que fueron adquiridos y que es necesario tomar en cuenta.
La capacitación tiende a ser considerada en un sentido más restringido y menos académico, destinado fundamentalmente a preparar personal de ejecución.
El estado actual se mide:
a) Disponibilidad económica con que se cuenta;
b) Recursos materiales de que se dispone;
c) Disponibilidades personales con que cuenta el archivo;
d) Cualificación de las personas que integran el establecimiento;
e) Métodos, instrumentos y técnicas de trabajo que serán utilizados y que se utilizarán;
f) Estructura y funcionamiento de la unidad archivística;
g) Espectativas y objetivos de los participantes del plan.
e) Tendencias del sector en el que se desarrolla el plan.
Revisión de los resultados. Si bien los resultados se observan en la concreción de objetivos, programas y planes, al concluir cada ciclo de objetivos, se identifican factores que suponen el éxito o el fracaso del proceso de planificación. La revisión se concentra en áreas principales:
El plan
El proceso de Planificación:
Reciclado:
Es conveniente que el archivo lleve un expediente que le permita controlar sobre sus distintos planes y cumplimiento de objetivos, esto le beneficia, entre otras cosas, el poder plantear para el próximo presupuesto un gasto aproximado por mes y por gestión.
SECCIONES DEL EXPEDIENTE
Del buen cuidado que tenga el archivero para determinar las secciones que deba contener al Expediente, dependerá fundamentalmente la rápida, necesaria e importante información que se utilice en las consultas subsecuentes.
Esta clasificación por secciones es de gran importancia, teniendo en cuenta:
1) Especificación de la clase de servicio que se desea.
2) La información que espera obtener.
El expediente contiene toda la información necesaria para que el archivero pueda estar informado.
1. Solicitud de información. Es importante saber para quién se prepara la descripción y cuál es su finalidad, esencialmente la entidad que solicita los servicios del archivero, es quien reclamará la información.
2. Trabajo solicitado. De acuerdo a la clase de trabajo solicitado y teniendo especificada la información que se proporciona al usuario, se planifica adecuadamente el programa de trabajo, evitando en cuanto sea posible perdidas de tiempo.
3. Información proporcionada. El usuario no necesita informes largos y tediosos del trabajo desarrollado, un resumen con información adicional sobre alguna anomalía que en su opinión deba ser conocida, es suficiente.
Historia y antecedentes de la Entidad. En esta sección se incorpora:
- copia de la escritura constitutiva de la entidad, subrayado las cláusulas principales y pertinentes al trabajo.
- Si es entidad privada, actas de asamblea constitutiva, sea de accionistas y juntas del consejo de administración.
- Si es pública, decreto, ley, etc., que indique los aspectos de creación, objetivos y funcionalidad.
Es conveniente que todas las actas concernientes a la planificación, sea subrayando los puntos importantes. En ellas se encontrarán las bases de la administración, como los nombres de los que integran la administración, de los ejecutivos, personas autorizadas, fecha de constitución, objetivos, etc.
En esta misma sección es conveniente tener información de lo siguiente:
a) Personal. - Para lo cual se elabora un cuadro esquemático u organigrama de la organización general, completada con la lista del personal ejecutivo de la institución en sus diferentes departamentos, señalando los puestos que tienen y de personas autorizadas parta resolver las distintas situaciones del archivo, en esta forma el archivero sabrá a qué persona dirigirse para solicitar un auxiliar, una firma, etc.
b) Servicios. - Muchas Instituciones, debido a la naturaleza de sus servicios no llevan la misma actividad durante el año; es conveniente que exista constancia de esto en el Expediente, ya que será un punto importante para la formación de los programas de trabajo. Asimismo, esto influye en los resultados de gestión, desde el punto de vista económico habrá meses de movimiento de información muy fuertes y meses de escaso movimiento.
Por lo anterior, se relaciona este aspecto con la fecha de presentación de la planificación a los niveles ejecutivos
c) Preparación de los formularios. - En algunas administraciones el sistema de planificación que se emplea facilita que el Archivero prepare papeles que van a servir a la presentación formal de la planificación, por lo cual es conveniente tener una copia con estos datos.
d) Información administrativa. - Deberán formularse documentos en que consten las políticas establecidas sobre diferentes aspectos de la administración, por ejemplo:
- Las tasas de depreciación y amortización que la entidad utiliza, esto puede aplicarse en un cambio en la situación económica.
- Listados de los principales consumidores de información,
- Listado de los principales usuarios.
e) Sección de información Archivística. - La importancia de esta sección permite dividirla en subsecciones, separadas por
- estudio del control interno de documentos
- sistemas de control del archivo
- administración
- historia de las modificaciones del plan.
Tener todos los estudios mencionados, permite apreciar omisiones en el programa de trabajo.
Para realizar estudios sobre algún punto importante por investigar; es conveniente tener un cuestionario que podrá servir al estudio del sistema del control del archivo.
ENTIDAD
Preparado por___________________________________ fecha________
En caso de mayor explicación es conveniente formular un informe y adjuntarlo al cuestionario.
1. - Existe un cuerpo descriptivo de acuerdo con las necesidades de la entidad?
2. - El cuerpo descriptivo tiene un sistema de control de cada información para facilitar el registro rápido de las operaciones?
3. - La información está planeadas en tal forma que se evite hacer re - clasificaciones de sus contenidos?
4. - El cuerpo descriptivo está basado de acuerdo con las prioridades establecidas por los funcionarios de la entidad?
5. - La descripción es mecanizada?
a) Qué clase de máquina?
Compaq____________________
I. B. M. _________________
National_______________
Burroughs______________
6. - De acuerdo con la máquina que se use según el punto anterior detallar sus requisitos mecamáticos.
7. - Detallar si es aprovechado al máximo el sistema mecanizado.
8. - Se usan diferentes auxiliares descriptivos: inventarios, catálogos, índices, que se concentran en uno sólo para pasar a la guía o a un Cuerpo descriptivo?, explicar detalladamente dicho procedimiento.
9. - Aproximadamente qué movimiento existe en cantidades de operaciones de información?, información, prestamos, ingreso de documentos.
10. - Cada cuándo son conciliados el cuerpo descriptivo con los auxiliares y los documentos?
11. - Cuántos tipos de usuarios existen?
12. - En qué forma se controla la información destinada a los de usuarios?
13. - Cada cuándo se verifica el registro de usuarios?
14. - Qué sistema se sigue para el control de antigüedad de documentos?
15. - En qué forma son informados los funcionarios de la institución sobre los auxiliares descriptivos existentes y con qué periodicidad?
16. - Qué sistema de inventarios se sigue?
17. - Aproximadamente, qué movimiento tienen los inventarios, o existe uno solo para toda la entidad?
18. - Qué personas autorizadas revisan los inventarios para ver que no existan documentos en conservación permanente?
19. - En qué forma son evaluados los inventarios?.
20. - Cómo son utilizadas las informaciones de inventarios, requieren de un interprete, del archivero o son comprensibles para todo usuario?.
21. - En qué forma son controlados los presupuestos asignados al archivo?
22. - En qué forma es controlada la depreciación de los equipos del archivo?
23. - En qué forma se controla el sistema de información y cómo funciona?
24. - En qué forma se informa la entidad de la información almacenada? Quién autoriza la difusión ?
25. - Al preparar los presupuestos para el servicio del archivo se siguen los siguientes lineamientos?
A. - Están bien presentados, explicando claramente cada uno de los rubros concerniente al archivo? (Es conveniente que los rubros sean comparativos y con porcentajes, ya que en esta forma los accionistas captan rápidamente la situación existente).
B. - Los rubros son comparados con los presupuestos formulados al iniciarse el ejercicio? Con los años anteriores?
C. - Los rubros están impresos y únicamente hay que poner cantidades?
Es conveniente estudiar los modus operanti de la entidad, formulando los rubros, incluyendo los estados de pérdidas, ganancias y anexos. Los ejecutivos están interesados en la situación de la entidad y que la información que proporciona el Archivo sea clara y concisa, pues para el ejecutivo vale más una gráfica en la que pueda ver a simple vista el progreso de la situación de información y conocimiento adquirido por la entidad, por lapsos de tiempos adecuados, mensuales, bimensuales, etc. y por zonas, en su defecto un conjunto de razones que indiquen la situación del archivo.
En el sistema de entrevistas realizado para el diagnóstico, se incorpora un acápite para conocer exactamente qué información esperan recibir del archivo; después de esto el archivero estará en posibilidad de proponer mayor eficiencia y productividad de la información del archivo.
Con el cuestionario, sin agotar el tema, comprendemos la utilidad de los mismos al hacer el estudios del control interno y administración de la información, permite ademas revisar las políticas establecidas.
Para efecto de tener una información constante en el expediente de planificación, es conveniente tener abierta una subsección que contenga en su primera parte repertorios condensados de:
a). - Estado general de los auxiliares descriptivos.
b). - Estado de pérdidas y ganancias en las prestaciones de servicios.
c). - Estados de costos del archivo.
d). - Estados de origen y aplicación de recursos, etc.
Veamos:
EXPEDIENTE DE PLANIFICACIÓN
ENTIDAD PRODUCTORA........................................................
RESUMEN DE ESTADOS GENERALES ANUALES
A Ñ O .........
Inventarios:
Inventario de documentos activos
Inventario de documentos inactivos
Inventario de artículos en uso
Herramientas
Maquinaria
Gastos de instalación
Muebles y enseres
Edificio, oficina, local, etc..
Depreciación y amortización
RUBROS DE ACTIVO DIFERIDO
Gastos de organización
Seguros (Incendios, Inundaciones, etc.)
Gastos de mantenimiento
Utilidad o pérdida de ejercicios anteriores.
En la misma forma se abrirán subsecciones:
pérdidas y ganancias,
costos de producción, etc.,
y las que sean necesarias según las características del usuario.
Sección de contratos. - Esta sección es revisada anualmente para que el archivero tenga certeza de las obligaciones del archivo se encuentran debidamente legalizados como:
1. - Contratos de alquiler, cuando el archivo tiene dependencias en tal estado
2. - Contrato de trabajo
3. - Contratos de comisiones
4. - Contratos de difusión y publicidad, etc.
Al hablar de las secciones del Expediente de planificación, no significa que sean los únicos que pueda tener el expediente, las necesidades se presentaran en cada caso y se completará en el transcurso de la práctica.
El expediente entonces no permite apreciar:
a) planificación: Que debe hacerse y en que orden
b) Programación Cuándo debe hacerse
c) Control - Verificación del cumplimiento del proceso de acuerdo a lo planificado y programado.
En la actualidad es conveniente para lograr una buena planificación, realizar una Investigación Operativa, como método de observación que estudia los hechos y sus relaciones, desde el punto de vista del análisis lógico. Nos permite establecer el empleo correcto de medios, a fin de lograr un objetivo.
Los objetivos básicos son:
Planear
Programar
Controlar
Esto hace a la función gerencial, que se interpreta como la toma de decisiones. La acción gerencial tiene un resultado enmarcado en un Proyecto; el proyecto se interpreta como realización concreta en el espacio y en el tiempo.
La función gerencial o ejecutiva, busca el método general que crea objetivos y los propone; facilitando la planificación y programación, y a su vez, efectuando el control.
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La planificación, en este sentido se toma como conjunto de actividades ó procesos, relacionadas ó independiente entre sí, cada una de las cuales requiere de un cierto número de recursos, los cuales se emplean en un cierto tiempo de ejecución. |
En toda planificación hay un consumo económico, se justifica porque tiene por objetivo lograr un nuevo bien ó servicio que beneficiará en su medio y cuya ausencia puede ocasionar perdida o daños.
Entre la planificación y el proyecto, existen leves diferencias, el PROYECTO es el conjunto de procesos, de fines diversos, relacionados entre sí, que se llevan a cabo para alcanzar un determinado objetivo, establecido por una decisión independiente.
El plan se diferencia asimismo del subproyecto que es la parte funcional de un proyecto con cuya ejecución se cumple un objetivo parcial del mismo.
Cuando hablamos del proceso, nos referimos a la entidad básica de finalidad especifica de un proyecto que involucra trabajo, provisión ó servicio y se define en general por el tiempo necesario para ejecutarlo con los recursos disponibles en los costos previstos.
La actividad, núcleo de todos los análisis archivísticos porque conlleva la creación de un documento determinado, es el proceso de duración determinada, con comienzo y terminación definida.
La tarea la consideramos como actividad de ubicación determinada dentro de un proyecto que define su responsabilidad de ejecución.
En la planificación se efectúa un ordenamiento de tareas, que en general son simultáneas, luego se consideran
las cantidades,
rendimientos,
Nro. de equipos,
Número de horas que se trabajan por día, para determinar las duraciones,
Número total de la duración de trabajo, pudiendo sumarse el anterior punto.
identificación o numeración,
la actividad
la escala de tiempo que se marca en horizontal en donde quedan las etapas significativas de un estudio o proyecto; el tiempo será por día, semana, mes, años.
1er. Paso: Listado de actividades tareas o sea las que implican el proyecto. El numero de actividades será función del nivel gerencial al cual se debe informar.
2do. Paso: Iniciación y finalización del proyecto o determinación de los tiempos, tiempo optimo, medio largo, probabilidades que determinan el valor esperado.
Toda tarea consume tiempo y representan una:
1) Acción
2) Trabajo
3) Operación
4) Espera de realización
3er. Paso: Secuencia lógica o sea saber que tarea debe estar concluida para iniciar otra ú otras.
PLAN DE TRABAJO: El plan de trabajo o de avance es la respuesta del programa de ejecución de un estudio, proyecto, planificación o ejecución.
a) Inicialmente se determinan cuales son los trabajos, tareas o cualquiera de las funciones del proceso.
b) Se determinan los rendimientos de los recursos, humanos y de equipos, cantidades a ejecutar, número de elementos que intervienen y numero de horas por jornadas para dichas tareas logrando de esta manera la duración efectiva de las mismas.
c) Así mismo se confecciona una lista de las actividades, colocando por orden de ejecución y se las representa a cierta escala de tiempos efectivos.
d) Se convierte la escala de tiempos efectivo en escala de días laborables coincidiendo el origen de la misma con la fecha inicial del proceso. Ajustando: días no laborables, descanso, festividades y eventuales condiciones climáticas adversas.
OBSERVACIONES:
1) Es posible descomponer el proceso en actividades principales, sean estas de significación o de volumen, la planificación y programación de las actividades menores se deja a juicio del personal secundario.
2) La secuencia de ejecución de las actividades del plan se determinan durante la etapa de programación, estimando que partes de las otras actividades deben estar concluidas para iniciar la siguiente.
3) No es posible decidir que actividades controlan la duración del proyecto o sea que todas son aparentemente de igual importancia para definir su duración. Esto provoca el fenómeno que cuando alguna tarea se retrasa da lugar a dos alternativas:
a. - Retardar la terminación del proceso en un tiempo estimado.
b. - Acelerar las tareas para cumplir en el plazo prefijado
Esto hace que se produzca retraso por no contar con los medios, también influye en la distribución de recurso en el tiempo de ejecución de los planes, lo cual trae como consecuencia:
a) Cantidad de material almacenado innecesario en determinados tiempos,
b) Equipo desocupado en determinados procesos
c) Despido de personal, necesario más adelante.
En todo PROYECTO existen claramente definidas las etapas de PLANIFICACIÓN, que nos dan las pautas de que se debe hacer y en que orden; y la PROGRAMACIÓN, que nos dice cuando debe hacerse.
Para concluir, toda planificación requiere de un gran conocimiento de las actividades que componen las funciones del Archivo.
FIN
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