006 ORGANIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Publicado el: 12/02/2025 / Leido: 669 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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ORGANIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

C

ada repartición administrativa, sea Departamento, División, Sección, Oficina, Agencia y Superintendencia o el funcionario designado para tal fin, es responsable de la gestión de documentos en su respectiva unidad de tra­bajo o dependencia. El Archivo es coordinador con los responsables de la gestión de documentos de cada sector.

En cada oficina productora de documentos o responsable de gestión se res­ponsabiliza a una persona encargada del manejo de los documentos.

El Archivo debe ser comunicado en forma permanente:

cuando se efectúan reorganizaciones

cambios en las rutinas de trabajo,

al crearse un nuevo tipo documental,

al retirarse algún empleado que maneja documentación,

al crearse algún local para depositar documentos provisoriamente.

Cada departamento u oficina, para agilidad administrativa, decide cual es la organización adecuada para la localización de sus documentos, alfabético, cronológico, por asuntos, etc. Con pleno asesoramiento del Archivo General.

 

 

 

ORIENTACIÓN DE TRAMITES

La oficina receptora de documentos, se encarga de proporcionar la orienta­ción necesaria a los recurrentes, con el objeto de facilitar la posterior trami­tación de sus expedientes. Sobre todo informar a los usuarios acerca del funcionamiento del Sistema.

 

 

 

NIVELES DE DEDICACION

EN LA PLANIFICACION

L

a PLANIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA, se desarrolla en el marco de la Archivología, razón por la cual es necesario realizar previamente un análisis sobre algunos contenidos teóricos que nos permita comprender mejor la labor Archivística.

En la actualidad, los Sistemas de Información de los Poderes Públicos, (SIPP); las instituciones creadas para facilitar información especializada, los avances tecnológicos aplicados a los documentos y a la Documentación; han amplia­do el campo de conocimientos sobre distintos procedimientos, técnicas y leyes utilizadas por los Archivos.

Los documentos se constituyen:

como testimonios fieles del hombre,

como testimonios de su conducta

como testimonios de su trascendencia manifiesta;

determinada por aspectos:

sicológicos,

culturales,

sociales,

históricos,

religiosos,

sobre todo como una manifestación permanente de su conoci­miento.

Etimológicamente consideramos convencionalmente que la Archivología deriva de la voz latina archivium, comúnmente utilizada para designar al archivo, y las raíces grie­gas logos, se utilizaron para darle el carácter de estudio o tratado; la termi­nación ia como determinante de ciencia o disciplina.

Por consiguiente, decimos que la Archivología es la ciencia o disciplina que estudia los Archivos. Este concepto, simple, ha desarrollado su contenido con el transcurso del tiempo.

Los términos Archivología, Archivística y Archivo no son sinónimos como generalmente se los emplea.

La Archivología engloba todo el estudio teórico, su fundamentación e investigación.

La Archivística se ocupa de las técnicas que se han de emplear en el manejo de la Documentación.

Los Archivos, son los núcleos, repositorios de los documentos, obje­to formal de la Archivología.

Es conveniente tener en claro:

Todo hecho - orgánico - social es irrepetible en la medida que es idéntico a sí mismo.

La generalización como tal es un proceso de abstracción del archi­vero y no es inherente a sólo una parte de la realidad.

Como consecuencia la generalización es relativa al campo de apli­cación de los conocimientos archivísticos.

La generalización no tiene validez universal absoluta.

Estos conceptos permiten que la Archivología formule generalizaciones en diferentes grados de amplitud y profundidad, según sean sus necesidades de acuerdo a su desarrollo propio.[1]

La Archivología como Ciencia tiene sus variantes metodológicas, ade­cuando las posibilidades de generalización al tipo de institución o entidad que produce los documentos, o al punto de vista con que se lo enfoque, siempre que ese enfoque guarde relación con el objetivo trazado.

La Archivología recurre al método administrativo en su aspecto práctico. Si sólo se tratara de eso le daríamos la razón a Giulius Batelli por considerarla como una disciplina pragmática; pero, también recurre al método histórico, - puesto que la materia prima de la Archivología es el Archivo y su conte­nido, es una etapa de transición, un paso crítico al decir del Dr. Tanodi, al existir una simbiosis histórico - administrativa, después de esta simbiosis y la selección documental, se determina específicamente la calidad histórica de los documentos.

También recurre al método diplomático para la determinación de los carac­teres documentales, primer paso para la Descripción que lo estudiamos en el presente trabajo.

No nos alejan estos conceptos del desarrollo de la Información, al contrario nos acercan cada vez mas, a los Centros de Documentación e Información.

El accionar de todo Archivo, objeto esencial de la Archivología, esta condi­cionado, limitado, impulsado por las condiciones básicas del organismo al que pertenece, sean estos públicos o privados, sea una nación (Archivos nacionales) o una determinada agrupación social (Archivos privados); asi­mismo estas condiciones básicas están reguladas por la estructura econó­mica, los factores culturales, de población, etc.,. Los factores por los cuales determinados Archivos logran mayor desarrollo que otros, hacen que los Archivos se conviertan en un fiel reflejo de la sociedad que los crea. No se puede inventar un Archivo independiente, sin sociedad que lo produzca sin elementos orgánicos que los supediten.

La herencia cultural - en el caso de América - ha dejado huellas profundas en los sistemas de creación de documentos y su administración.

Consideramos la relatividad del tiempo dentro del concepto social; es decir, los Archivos de una sociedad se presentan con el mismo ritmo de desarrollo que se operan en estas sociedades según sea el cambio de sus estructuras.

Los Archivos del pasado se diferencian de los del presente, porque las va­riantes sociales, económicas y tecnológicas han modificado sus conocimien­tos y aplicaciones.

Otro aspecto a tomar en cuenta en la planificación es que los Archivos son por naturaleza propia auténticos. No existen los Archivos falsos, aún cuando existieran documentos falsos.

El concepto actual de la Archivología toma las posturas críticas a lo citado anteriormente basándose sobre todo en los aportes epistemológicos origina­dos en las ciencias físico - matemáticas; se toma la noción de IDENTIDAD ESENCIAL del hecho, según el cual todo hecho es igual a sí mismo, irrepeti­ble, observando que los hechos son causales de documentación.

Los Archivos, contienen documentos como producto de una actividad; lo cual deducimos que la actividad, bajo determinadas condiciones, es un he­cho que genera documentación, el archivo deja de ser un simple depósito para convertirse en un repositorio de hechos documentados; la naturaleza de estos hechos, su Identidad Esencial, es irrepetible, pero si semejan­tes entre sí por las misma razón de que las actividades de una entidad están encaminados a un fin, a una determinada función, son partes de un todo orgánico.

Estos razonamientos nos llevan entonces a dos enfoques de la realidad; uno de carácter individualizador y el otro de carácter generalizador. La Ordenación Natural es de carácter generalizador de todos los archivos, pero también es característica propia de cada archivo puesto que su organicidad determina su naturaleza propia, es decir, conlleva el carácter individualiza­dor, así tenemos que dos enfoques de la realidad no son opuestos sino complementarios.

Se desprende entonces una noción que es la relatividad de toda generaliza­ción, realidad temporal por cuanto contiene un entorno histórico y evolu­ciona en la medida que evolucionan los organismos creadores de sus ar­chivos, afirmando una evolución conceptual hasta llegar al término de cien­cia.

Estas nociones nos permiten superar dos de los problemas planteados en el concepto tradicional, que sería la fragmentación de la realidad y el método privativo de la Archivología, ingresando así como ciencia social; social por ser producto y al servicio de la sociedad misma, en el mas amplio de sus sentidos, lato sensu.

De estos conceptos obtenemos que puede auxiliarse de la metodología de otras ramas del saber, por su misma naturaleza, adecuando las posibilida­des de generalización al tipo de institución o al punto de vista con que se lo enfoque, sin apartarse de sus principios básicos como conocimiento y mé­todo científico y sobre todo sin diferir de un método privativo.

Concluimos:

  La Archivología es una Ciencia Social que trata o estudia los archivos como continente y como contenido, cuya finalidad reside en facilitar una metodología adecuada para auxiliar a las ciencias y a la sociedad.

Estos conceptos condensados sobre la problemática Archivística, nos permiten concluir que la Planificación es una actividad institucional y humana. Como toda actividad institucional, no se puede considerar una Planificación con valores absolutos y estables, sino como un conjunto de posibilidades orientadas sistemáticamente, contingentes y susceptible de cambios. Razones suficientes para considerar que la Planificación es flexible, adaptable a diferentes circunstancias.

Para ajustar el proceso de Planificación a las necesidades, propósito y recursos de un determinado Archivo, es necesario comprender los niveles de dedicación a dicho proceso. Podemos considerar algunos niveles como:

básico,

moderado

intensivo.

La Planificación es un proceso viable para cualquier Archivo, independiente de su tamaño, El nivel para cada Archivo se determina por una serie de factores:

Participantes: Un número adecuado de individuos dedicados, y grupos representados de distintos sectores de la institución, elevan el nivel de dedicación para realizar la Planificación.

Recursos: un alto nivel de dedicación a la hora de planificar supone una mayor concentración de recursos en un menor tiempo.

Situación del Archivo: las Archivos que ofrecen servicios a instituciones en rápido crecimiento y permanentes cambios, con una administración compleja y diversa, o instituciones en situación económica de transición, pueden magnificar el nivel de dedicación en el proceso Archivístico.

Finalidad de la Planificación: los resultados planteados para un Archivo, después efectuar una etapa de la Planificación, pueden influir en el nivel de dedicación para posteriores etapas.

Estructura de la Planificación: el nivel de dedicación básico puede realizarse con actividades de carácter informal. A medida que la complejidad del Archivo aumenta, el proceso requiere mayor estructuración, consecuentemente el nivel de dedicación es mas intenso.

Calendario de la Planificación: es preferible tener varios ciclos de corto plazo que uno a largo, los ciclos de objetivos se completan en un período de tiempo breve. Cada una de las fases de Planificación tienen su propio nivel de dedicación.

 

 

 


[1]ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Teoría, Fundamentos y Práctica de la Archivología. Asociación de Archiveros de Santa Fe. Santa Fe. Argentina. 1991. pag. 39

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