Publicado el: 05/02/2025 / Leido: 1209 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
002 EXCELENCIA DE LOS SERVICIOS DEL ARCHIVO
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a ambición de todo Archivo, sea General, Administrativo, Intermedio, Histórico, etc., consiste objetivamente en contribuir a que se comprenda plenamente el papel fundamental y específico de los Archivos y permita deducir mediante un estudio serio y minucioso los problemas que plantea esa comprensión, formadora de políticas que se expresan mediante propuestas realistas y adecuadamente programadas.
Tenemos en cuenta que existen una serie de trabajos, muchos de ellos óptimos, sobre los métodos de tratamiento de los documentos, inclusive como medios de propaganda utilizados por aquellas firmas que se dedican a la fabricación de artefactos que permite la buena conservación de documentos.
Estos estudios, sean en detalle o en su conjunto, constituyen elementos valiosos que permiten un conocimiento muy amplio; no obstante esta profusión de ideas, los estudios para lograr un servicio de archivos eficiente, resulta un tema nuevo para muchos países; categóricamente, aquellos países que tuvieron su independencia o formación a partir de 1850, el aspecto archivístico recién presenta algunos problemas; estos países generalmente tienen archivos heredados o consuetudinarios.
Los países en vías de desarrollo, que económicamente tienen problemas acuciantes a resolver, no se ocupan generalmente del tema archivos, por estar sus necesidades abocadas a otro aspecto.
Teniendo conocimiento de la enorme variedad de situaciones en materia archivística, según la organización y necesidades empresariales, y convencido de la universalidad de los problemas correspondientes, nos situarnos en un nivel de generalidad suficiente para que existan elementos significativos para una adecuada planificación.
La Archivología, ha sido considerada como un concepto disciplinario, como un cuerpo de conocimientos estructurados alrededor de un objeto común, los archivos y su parte esencial, los documentos; conformando instituciones; que son utilizadas por uno o más individuos como único medio de realizar actividades concretas, en el marco del desarrollo social.
La institución es un producto de relaciones humanas, en la que cada individuo compromete su personalidad, manteniendo una conducta consecuente con otras personalidades de su medio.
Se produce una dinámica de intercambio, aportando y recibiendo permanente información con contenidos de realidad, que son "impregnados" en los documentos a los que con certeza se los denomina como segmentos de la realidad.
La multiplicidad de Contenidos Sustantivos en los documentos, plantean una complejidad de procedimientos para prestar servicios de información adecuados a los usuarios. Muchos factores contribuyen al nivel de calidad de un Archivo, sobre todo en los Archivos públicos. Básicamente, son necesarios una serie de requisitos.
Esta instancia nos permite aseverar que los documentos objetivan acciones de modo que un documento sin objetivación puede ser una simple "curiosidad".
El verdadero desarrollo de la Archivología surge en las últimas décadas, que como conocimiento tuvo un mayor impulso entre las guerras de nuestro siglo, pero adquiere una mayor relevancia después de la Segunda Guerra Mundial, desarrollando una base verdaderamente científica. En la actualidad, como en toda ciencia en desarrollo, existen diferencias de conceptuación. Lo importante es que los Archiveros deben estar en condiciones de interpretar, organizar, ejecutar actividades, sobre las condiciones actuales del Archivo, el estado y factores que afectan a los servicios que se prestan.
Inglaterra y Francia son países con gran tradición archivística, pero conceptualmente sostienen que el archivo es todo aquél que persigue fines históricos. La tradición archivística más reciente, sostiene que el Archivo es producto de la administración, de la institución que lo produce.
Los archivos están en íntima relación con el desarrollo de sus países. La situación en América en su generalidad es deficiente; sobre todo en lo que se refiere a los aspectos principales: la preparación profesional y la planificación de los archivos.
En cuanto a la preparación profesional en Argentina, en 1923 se establece en Buenos Aires la primera carrera de archiveros, en 1959 en Córdoba, en 1985 en Santa Fe y en 1986 en Paraná.
En Méjico existe la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía dependiente del Ministerio de Educación.
En Colombia la Universidad Social Católica La Salle, cuenta con la carrera de archiveros.
El Salvador posee una Escuela Superior con un plan de estudios de dos años de duración.
Venezuela cuenta con la Escuela de Bibliotecología, Archivología de la Universidad de Caracas.
Ecuador posee en Guayaquil la Escuela de Bibliotecología, Archivología y Museología.
Brasil cuenta con Cursos de Archivología en la Universidad Federal de Santa María (Río Grande del Sur) y en la Universidad Federal de Río de Janeiro, Bello Horizonte y Brasilia.
Los archivos nacieron como producto del desarrollo de la escritura y la conformación de las instituciones; éste último como ámbito en el cual los seres humanos se integran cumpliendo un rol en un medio heterogéneo que funciona de manera unitaria, el archivo cumple su rol como guardián de la Propiedad, el Derecho y de las Comunicaciones realizadas en este ámbito.[1]
En cuanto a la planificación propiamente dicha se presenta como una necesidad para superar el subdesarrollo de los archivos. En América Latina algunos países no poseían y no poseen, personal especializado o con una formación sistematizada en materia Archivística.
Considerando el carácter polifacético que poseen los documentos y observando la diversidad de instituciones a las que el Archivo ofrece servicios, requiere que se trabaje bajo determinados principios reguladores.
En la Organización de los Estados Americanos (OEA), se sintió la necesidad de desarrollo en ésta materia. Para tal fin y bajo la directiva de promover por medio de la acción cooperativa, su desarrollo económico social y cultural, la Unidad de Desarrollo de Bibliotecas y Archivos, dependiente del Departamento de Asuntos Culturales, es la encargada en este aspecto.
La planificación Archivística, entendida como tal, tiene muy corto tiempo de desarrollo.
Los sistemas o procedimientos de archivos, primero fueron considerados un quehacer, una ocupación consuetudinaria que evoluciona lentamente desde sus orígenes hasta el siglo XII, en el cual surge el Archivo del Vaticano, del cual tenemos noticia, con una serie de reglamentos, disposiciones y normas que se emplean en territorio Europeo.
En la actualidad, los Sistemas de Información de los Poderes Públicos; las instituciones creadas para facilitar información especializada, los avances tecnológicos aplicados a los documentos y a la documentación, han ampliado el campo de conocimientos sobre los distintos procedimientos, técnicas y leyes utilizadas por los archivos, elevándolos al rango de ciencia.
Podemos afirmar con certeza que gran parte de la economía y el desarrollo de las naciones, se sustenta en la cantidad y calidad de documentación e información que posee. Información que se trasluce como conocimiento.
Son tres los aspectos principales o ejes para tomar la planificación en forma adecuada:
En forma progresiva, toda planificación debe ser conceptuada desde estos tres ejes sobre los cuales rotan todos los problemas, desde los aspectos económicos hasta los de Personal.
El documento, como comprobamos en anteriores estudios archivísticos, se compone de dos elementos esenciales; soporte y contenido o información. Es un objeto que registra algo.
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Documento |
Información (texto) |
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Soporte |
El documento, para considerarse archivístico tiene que estar relacionado con una entidad, sea esta institución, organismo, empresa, etc.
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Entidad
Fines
funciones orgánicas actividades acciones |
El documento mantiene su identidad propia desde su creación hasta su destrucción o su conservación permanente. Considerando su Identidad como la "petrificación" del texto; esta información no cambia con el tiempo, logrando una permanente identificación.
Esta cualidad del Documento tiene como ventaja su permanencia a través de las dimensiones de tiempo y espacio. Y como desventaja, la necesidad de interpretación se hace mayor con el transcurso del tiempo; es decir, requerimos de los conocimientos de:
Grafística, Paleografía, Neografía, Diplomática, en el caso de documentos antiguos.
Consiguientemente debemos pensar que al ser petrificada la información no podemos hacer una consulta, más de lo que está escrito.
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Documento |
Objetivo |
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Interpretación |
Subjetiva |
Objeto portador de Objetividad. Mensaje en si es objetivo. |
Cuando realizamos un análisis del documento, Gnoseológicamente y ontológicamente podemos conocer y saber y aproximarnos a la realidad. No obstante tenemos limitaciones en el espacio y en el tiempo por lo que no podemos conocer externamente la realidad, si pudiéramos hacerlo, nos transformaríamos en seres absolutos. El documento es el objeto nacido de la subjetividad de un sujeto.
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TIEMPO |
Elementos |
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ESPACIO |
Externos |
La producción documental no se realiza con finalidades históricas, en muy contados casos el sujeto adquiere su conciencia histórica al realizar un documento, responde mas bien a una necesidad concreta.
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Hombre como ser individual |
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Hombre como ser social |
Elementos intrínsecos |
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Acontecer humano |
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La Producción documental necesita de la Administración; que es donde generalmente se decide sobre la permanencia o destrucción del documento. Es un acto potencial. El hombre prevé las necesidades para el futuro.
Posteriormente, sea por el volumen o por las actividades propias de toda institución, los documentos no se conservan en la oficina de producción. Pasan a depender de otros organismos que determinaran los valores documentales; pueden ser:
Archivo Administrativo: donde se conserva con fines propios de la administración.
Archivo Intermedio: se conserva con fines de información y de simbiosis histórica - científica.
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Administrativo |
fin de gestión |
presente |
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(actual) |
interés |
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Archivo |
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Intermedio |
informativo |
presente |
práctico |
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(futuro) |
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Planificación (desarrollo) |
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Una vez cumplidos todos los objetivos predeterminados administrativamente, los documentos continúan con su servicio a largo plazo, brindando información de interés para la Investigación histórica y de interés cultural o científico.
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PASADO |
PRESENTE |
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situación actual |
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(Causas) Resultante |
efecto |
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(desenvolvimiento |
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devenir) |
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Experiencia |
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Cada movimiento del presente es la resultante del pasado, agregando una acción nueva. Esa acción nueva incorporada al accionar con la herencia del pasado se transforma en nueva resultante para el futuro. Forjadora de la tradición por escrito, con todas las variantes que esto puede conllevar.
El progreso humano es relativo en cuanto a la civilización. No podemos perfeccionar el pasado, solo conocerlo mejor. En el futuro tenemos que contar con lo imprevisible.
El conocimiento del futuro se limita al conocimiento actual. El futuro no está determinado. Por eso toda planificación es limitada.
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Investigación |
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Fuente de Información |
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registra |
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experiencia personal |
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universal |
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bibliotecas |
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museos |
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Repositorios |
centros de documentación |
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centros de información |
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archivos: El archivo está en los fundamentos de desarrollo |
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documento es la ligazón entre: pasado, presente y futuro. |
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La planificación se rige por los principios de causalidad. La evolución es una ley. Evolución en el sentido de cambio. El hombre no puede detener el transcurrir. Los alemanes dicen que una tranquilidad sin novedad es el retroceso, es necesario que el agua corra para no estancarse.
[1]Boletín Interamericano de Archivos. VI, Córdoba, 1974, p 20.
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