METODOS MODERNOS DE ORDENAMIENTO DE ARCHIVOS EN LOS ESTADOS UNIDOS

METODOS MODERNOS DE ORDENAMIENTO

DE ARCHIVOS EN LOS ESTADOS UNIDOS

Por

Frank. B. Evans

            Hace más de medio siglo, en el Congreso Internacional de Archivística y Bibliotecarios que tuvo lugar en brúcelas, un representante Americano llamó la atención lógica y pidió que se creara un "sistema científico" el cual, " aunque se modifique para  satisfacer las condiciones locales", pueda "donde se aplique, conservar, una similitud y formidad generales"(1). El tema de este informe es la historia y el estado actual del intento llevado a cabo en los Estados Unidos para desarrollar este sistema (2).

UN MARCO DE REFERENCIA

            Entender cualquier etapa de la administración de archivos en los Estados Unidos requiere referirse constantemente a varias consideraciones básicas. La primera ha sido la falta de una profunda tradición en la conservación de archivos en la forma o metódica ya sea por organizaciones privadas o gubernamentales a cualquier nivel en los Estados Unidos. Los documentos eran considerados como los medios para un objetivo inmediato, la dirección de asuntos actuales, y luego de haber cumplido este o propósito, simplemente se almacenaban en cualquier espacio disponible sin importar su orden original o su relación con otros documentos de la misma oficina. A este hecho debe agregarse la ausencia de un sistema de archivo bien desarrollado, un patrón o de organización gubernamental que siempre fue fluido, y el descuido del gobierno nacional para crearon oficina de archivos separada para su propio documento, hasta 1934. Estas circunstancias han planteado al archivista en los Estados Unidos, o problemas muy diferentes a los de la contraparte Europea, y en gran partes la políticas y prácticas de archivos Norteamericanas son el resultado necesario de las prácticas de conservación de archivos.

            Una segunda consideración importante de la autónoma, de los depósitos para material de archivo, bajo el sistema Federal del Gobierno. Esta autonomía fomentó una gran diversidad de técnicas, y aún con respecto de las oficinas gubernamentales de o archivo, es difícil hacer generalizaciones válidas. Los archivistas Norteamericanos siempre han sido muy individualistas en sus métodos; y la unión de la protección de archivos en los Estados Unidos es una unión basada más en un propósito común que en o políticas y prácticas comunes.

            A estas consideraciones debe agregarse la fuerte influencia que los bibliotecarios y los curadores de manuscritos han ejercido sobre la administración de archivos públicos y privados. El objetivo aquí, es enfatizar la existencia de este amplio rango o de prácticas, indicar las circunstancias que lo originaron y subrayar la importancia de una consideración final-la inestabilidad de la terminología de archivos en los Estados Unidos. Hoy la mayoría de los archivistas Norteamericanos están interesados o no en la clasificación de archivos sino más bien en su ordenamiento. Nuestra preferencia por este último término y por su significado especializado puede entenderse mejor a través de un breve análisis de la evolución del concepto de la clasificación de o archivos en los Estados Unidos.

            Para resumir, solo se puede intentar entender cualquier caso sobre archivos en los Estados Unidos, si se hace dentro del contexto de la falta de una fuerte tradición de la conservación metódica de archivos, la ausencia de un sistema de registro o debidamente desarrollado, la fluidez de una organización administrativa, la relativa demora en la creación de una oficina estatal de archivos, la autonomía institucional y la diversidad de procedimientos fomentados por el sistema Federal del gobierno, o las fuertes influencias ejercidas por profesiones aislada como lo son las del bibliotecario y el curador de manuscritos, y la falta de una terminología estable. Pero a pesar de los términos particulares usados, compartimos con todos los archivistas el o problema básico de un control sobre el material bajo nuestra custodia. Si hay mucho que parece nuevo es nuestro acercamiento al problema, Hay también mucho que es tradicional y que puede considerarse como adaptaciones de los principios y las prácticas o Europeas.

PRIMER INRENTO HACIA UN UNIFORME DE CLASIFICACION.

            En los Estados Unidos aún no se ha escrito la historia de la administración de archivos, pero se dispone de bastante información respecto al inicio del desarrollo de la teoría y la práctica de archivos, en informes y articulos publicados. Esta o historia tiene su verdadero comienzo en las actividades de la Comisión del Archivo Público, creada por la asociación Histórica Americana en 1899, "para investigare informar, desde el punto de vista del estudio histórico sobre el carácter, contenido y o funciones de.... repositorios públicos de manuscritos". Para evitar duplicaciones de esfuerzo con una Comisión Histórica de Manuscritos anterior, la Comisión del Archivo Público acordó restringir sus actividades a materia documental de naturaleza o pública o gubernamental tal como usualmente se clasifican bajo el encabezamiento de archivos, los documentos públicos o documentos estatales (3).

            Uno de los objetivos expresados en la comisión fue "la unificación y mejora...de métodos... de ordenamiento y preservación de material documental oficial" pero en su primera sesión los miembros votaron en contra de la propuesta sobre "cualquier o plan detallado y específico para guardar los documentos públicos" en los Estados Unidos."En tanto que las condiciones presentan algunos puntos de similitud en dos estados cualquiera", concluyó la comisión: Es difícil formular un esquema que tenga en cuenta un número cociderables de ellos, mientras que la renuncia proverbial del Mancomunado Americano para sacar provecho de ejemplos, hace inseguro suponer que en un esquema que ha sido aprobado en un o estado pueda, por este hecho, ser favorablemente aceptado en otro.

            La comisión, por lo tanto, dedicó su esfuerzo de casi la siguiente década a estudiar y copilar la lista del material de archivo bajo la custodia del gobierno local y estatal.

            La mayoría de los miembros de la Comisión del Archivo Público, incluyendo los miembros adjuntos que tenía en cada Estado, eran historiadores profesionales involucrados en la enseñanza y la escritura de la historia. Por lo tanto, fue buena que él o primer plan conocido creado especialmente para la clasificación de archivos públicos en los Estados Unidos fuera un plan general expuesto en 1906 por un profesor de historia del Historical, Memorial and Art Department de su Estado. Varios años antes o como miembro adjunto de la Comisión, el autor del plan había preparado un informe sobre el archivo público del Estado (5).

            El plan de clasificación constaba de cuatro partes: una clasificación "primaria"que distinguía entre archivos Locales y Estatales, una clasificación "formal" en término de material impreso o manuscrito, una clasificación " histórica" basada en las o fechas significativas de la historia del estado, y una clasificación "administrativa" los documentos públicos se dividían primero en locales o estatales. Luego los archivos Estatales se dividían según la oficina de origen: los archivos locales por o condado municipio o ciudad.

            El material de cada una de estas subdivisiones se clasificaba de acuerdo con la forma física o el tema, y los ítems individuales se colocaban en orden cronológico. (6)

            Este plan fue adoptado como base para la clasificación del archivo público del Estado donde se originaron, pero no tuvo el respaldo de la comisión. Como se publicó años más tarde, y tuvo muy poca influencia en las prácticas de otros Estados. En los o estados Unidos fueron de gran significado potencial en el desarrollo de la administración de archivos, las actividades contemporáneas de otro grupo de historiadores profesionales asociados con la nueva Institución Cargenie de Washington.

            Poco después de la creación de la Comisión de Archivos Públicos, la Institución Carnegie de Washington estableció una oficina de Investigación Histórica, la cual preparó una series de guías a los materiales para la Historia Americana en los o principal a archivos y bibliotecas de Europa. A través de este programa muchos estudiantes Americanos tuvieron conocimiento de primera mano de los principios y las técnicas de Archivo Europeas, y por la estrecha relación entre las oficinas de o Investigación Histórica Americana y la Comisión de Archivos públicos, estos estudiantes pudieron persuadir a la Comisión del Archivo Público para que reconociera su decisión inicial en contra de buscar uniformidad en las prácticas de archivo en los o Estados Unidos.

            En la primara Conferencia de Archivistas, promovida por la comisión en 1909, Waldo G. Leland recomendó que se prepararan un manual de práctica de archivo para los archivistas Americanos. Respecto a la clasificación propuso que "en general, el o principio enunciado por el Holandés, aceptado en la mayoría de los Países europeos, el "herkomstbeginsel", el 'respedt des fonds', o "principio de procedencia", debía ser adoptado". Decía que "los archivos deben clasificarse de acuerdo con su origen; o deben reflejar los procesos por los cuales aparecieron". En un ataque directo sobre las prácticas existentes, previno que "nada podría ser más desastroso que la aplicación de métodos modernos de clasificación bibliotecaria al campo de los archivos. (7)

            La comisión del archivo público aceptó la recomendación para la preparación del manual y asignó a un subcomité la responsabilidad de la planeación. Durante el año siguiente muchos miembros de la subcomisión y otros eruditos participaron en el o comercio Internacional de Archivistas de Bruselas en 1910, reforzando así la influencia potencial de la experiencia Europea sobre el contenido del manual propuesto (8).

            Sin embargo, hubo oposición no sólo de los bibliotecarios que fueron los encargados de la clasificación por temas, sino también de los curadores de manuscritos, que insistieron en que ya que los problemas no eran iguales a los Americanos, al hacer o un estudio de los "planes y conclusiones Europeos los resultados no serian "satisfactorios" para la actividad Archivística Americana (9). Esta desacuerdo básico impidió que se hicieran progresos por cerca de dos años, pero en la conferencia de o Archivistas de 1912, finalmente predominaron las opiniones de los historiadores. El Dr. Leland declaró en esta conferencia que todos los documentos" se produce de la misma forma, igualmente necesitan preservarse y administrarse, y tienen el mismo final o si se descuidan". Por lo tanto era obvio, insistió, en que "los principios de la economía de archivos evolucionara en una práctica Europea" y fueran "aplicables a los archivos Americanos (10).

            El informa del subcomité sobre el manual propuesto presentado en esa conferencia hizo que varios especialistas escribieran 20 capítulos, incluyendo un capítulo sobre "Clasificación": sistematización y Notación. Al discutir los planes para este o capítulo en particular, el director de la subcomisión aseguró que los archivistas "poco podían de los esquemas de la clasificación bibliotecaria hecha para los libros" y dijo que el principio de procedencia era la única base parao la clasificación de o los archivos (11). La controversia inicial fue ganada por los eruditos familiarizado con la experiencia Europea, pero debe anotarse que algunos de estos hombres fueran directores de oficinas de archivo.

            En el año siguiente en la Conferencia de Archivistas de 1913, se revisaron los planes para el manual para tener un original menos extenso de 10 capítulos, pero con un capítulo dedicado a la clasificación. En la conferencia también se discutieron o los bosquejos de dos capítulos que se habían hecho sobre otros tópicos (12). En la conferencia de 1914se leyó un documento sobre "Los principios de la Clasificación de Archivos". Después de revisar la experiencia europea y de citar las recomendaciones o del Congreso de Brúcela de 1990, el autor de este artículo concluyó que "El principio de procedencia de "respeto a los fondos" es hoy un principio establecido de clasificación de archivos". El plan de clasificación de 1906 que se discutió o anteriormente, se considero entonces "una ilustración muy simple y concreta"del principio de procedencia tal como se adoptó en el archivo de un Estado, pero ni la conferencia ni la Comisión del Archivo público (13) tomaron ninguna acción formal o respecto a este plan de clasificación.

            Al estallar la Primera Guerra Mundial expuse la falla de este primer intento de crear un sistema uniforme de administración de archivos en los Estados Unidos. La guerra desvió la atención de la Comisión del Archivo Público al problema de los documentos de la guerra, y la comisión misma fue suspendida durante los años inmediatos de la postguerra. Cuando la Comisión revivió con limitaciones en 1921, muchos de los eruditos que habían promovido sus actividades, estaban ahora comprometidos en o otras actividades, particularmente en el movimiento por la construcción del edificio para el archivo nacional y la creación de una oficina aparte para el archivo nacional. Se intentó revivir el proyecto para hacer una cartilla sobre la práctica de o archivos, pero ésta nunca se terminó y el capítulo sobre clasificación quedó sin escribirse (14).

CLASIFICACION PUETA A PRUEBA

            Excepto en el área de promoción de políticas y prácticas uniformes, los esfuerzos de la comisión del Archivo Público en pro de la causa de los archivos en los estados unidos fueron notablemente exitosos. Como resultado directo de sus actividades, o muchos estados adoptaron la legislación básica sobre archivos, y en unos 30 Estados se fundaron oficinas de archivo. Sin embargo los métodos adoptados por estas oficinas para la organización y control de sus fondos, fueron con frecuencia el resultado de o las circunstancia más que la de la selección. En los Estados donde la responsabilidad d los archivos se les daban a las bibliotecas Estatales generalmente se adoptaba la clasificación por temas, mientras que la responsabilidad de archivo seo asigna a o las sociedades históricas del Estado, terminaban con frecuencia organizados con base en el patrón de los manuscritos históricos. La clasificación temática de los archivos de acuerdo con los principios bibliotecarios no requiere mayor explicación, pero o si es necesario discutir el manejo de los documentos como manuscritos históricos.

            Las prácticas de este tipo que se adaptaron más ampliamente fueron la de la División de Manuscritos del Congreso, la cual en 1903ofue autorizada para seleccionar y aceptar el material de archivodel Gobierno Federal. Como se explica en un manual o publicado por primera vez en 1913, estas prácticas se basaron en las siguientes premisas:

1...documentos oficiales transferidos a la división de documentos de los archivos gubernamentales que debían ser documentos cuyo valor administrativo haya desaparecido y que oficialmente han muerto i.e..., documentos que actualmente no se consultan con o propósitos administrativos.

2...documentos oficiales bajo el control de archivista a quien llegan generalmente ordenado e indizados con basen necesidades administrativas y de ningún modo competente para responder a las necesidades de un investigador histórico.

3   La experiencia, y por esto se entiende no la experiencia del investigado o del usuario de los manuscritos, sino la del archivista, la del curado de documentos, a quien se le llama docena de veces al día para localizar y entregar documentos o individuales, y quien sólo comprende las dificultades de la tarea, ha demostrado que el ordenamiento estrictamente cronológico por años, meses y días, es el único perfectamente satisfactorio.

            La división de Manuscritos, por lo tanto, aconsejó que "en el ordenamiento de grandes volúmenes de documentos oficiales":

            Es mejor el método lógico de un orden cronológico bajo los varios departamentos de los cuales proceden. La minuciosidad de esta clasificación, claro está, dependerá del tamaño de la colección; ordinariamente deben considerarse las necesidades de las o principales divisiones de las tres ramas coordinadoras (ejecutiva, legislativa y judicial).

            Más tarde también aconsejó que si el volumen del material no era demasiado grande "solo una centena de manuscritos...que representan al menos algunas subdivisiones y oficinas", el archivista debe "ignorar una clasificación más compleja que él o material mismo y ordenar los documentos cronológicamente, resultando la clasificación gubernamental, si se necesita, en las tarjetas del catálogo (15).

            Algunos eruditos podrán entender el carácter orgánico y el valor de los documentos, pero para muchos archivistas Americanos, los documentos públicos que se necesitaban ya para fines administrativos, eran considerados manuscritos históricos de o origen oficial. La biblioteca del Congreso deposito oficial de los documentos del Gobierno Nacional dio el ejemplo, y la aparente lógica y simplicidad obvia de sus políticas y prácticas aseguraron el que se adoptará en otros depósitos. Así, el director o de una agencia estatal de archivos en su participación en el congreso de Bruselas de 1910 declaró:

            El objetivo que debe alcanzarse en el ordenamiento de todos los archivos gubernamentales es el de clasificarlos de tal manera que los documentos hagan su narración, en una forma histórica, sobre el progreso y desarrollo del Estado y de su gente desde o su comienzo.

            Insistió que este objeto podía lograse por medio de un método cronológico de clasificación (16). Y en el estado donde se adoptó el plan de clasificación de 1906, ese plan transformado por el de 1928 a " combinación de los sistemas cronológico y de o temas, además con un ordenamiento alfabético (17).

            Por tanto la teoría y la práctica de archivos en los Estados Unidos no tienen mayores progresos durante las dos décadas posteriores a la Primera Guerra Mundial (18). El éxito del intento por un archivo nacional separado llegó a su cima con la aprobación o de la Ley Nacional de Archivos de 1934, que revivió el interés y la actividad en este campo de los archivos. A la creación del Archivo Nacional, siguió otro siclo de estudios, esta vez de documentos del gobierno Federal fuera y dentro de Washington.

            Esta "inventario"de archivos inactivos fue muy importante en el desarrollo de técnica descriptivas; y como identificaba y describía los documentos en término de su oficina de origen, fue importante también para dirigir de nuevo la atención hacia el o sistema organizacional del control del material del archivo (19). El estudio de los documentos históricos que abarca los manuscritos históricos del país, tuvo consecuencias similares, pero la influencia de la clasificación por temas siguió siendo o fuerte. En los inventarios resultantes de este estudio, se ordenaron en secuencia "lógica" las oficinas que tenían "documentos históricos", y los documentos de cada una se agruparon bajo encabezamientos generales, con referencias cruzadas ocasionales o entre los encabezamientos de temas similares de las diferentes oficinas. Según la opinión del director nacional del Estudio, esto representaba "solamente el comienzo de la clasificación por temas. (20)

            La principal en relación con la clasificación tuvo lugar en el nuevo Archivo Nacional, el cual creó en 1935una División de clasificación como parte de su organización funcional interna. Esta división tenía a su cargo:

            Conducir las investigaciones básicas hacia métodos de clasificación técnicos en instituciones de carácter y tamaño comparable y el análisis y la interpretación de tales estudios ya que estos resultados pueden afectar el procedimiento final de o clasificación que se ha adoptado por el Archivo nacional; determinar la duración cronológica de todos los departamentos de gobierno de la oficinas independientes de si subdivisiones y de las series de archivos creadas por ellos; realizaron un estudio y o análisis completo de los distintos planes de clasificación que actualmente se usan en las oficinas del gobierno Federal; organizar estos esquemas de clasificación de manera que sea permitido su uso temporal para cumplir con los objetivos de la o clasificación general; desarrollar un plan desclasificación lógico y amplio basado en los estudios anteriores; e idear un sistema de numeración que identifique cada serie de archivo en los fondos trasladados al Archivo Nacional.(21)

            Después de un año de "consideración general" de los problemas de clasificación y de estudiar los sistemas existentes, la división concluyó que " el esquema que se ha desarrollado en una oficina no puede ser usada por otra por la diferencia en o funcionamiento y métodos de manejo y preservación de documentos, el trabajo de los clasificadores del material de Archivo consiste en la creación continua de esquemas de clasificación donde puedan encajar los documentos".

            Sin embargo, la división continua encargada del ideal de tener un esquema único de clasificación para el Archivo Nacional, que "tenga una organización lógica de los documentos depositados allí", muestre su interrelaciones y el desarrollo funcional o de las oficinas gubernamentales que los produjeron".(22)

            En vista de estos desarrollos, el Archivo Nacional decidió que por muchos años sería posible una "catalogación detallada" de sus "colecciones". Simplemente la organización del Gobierno había sido muy fluida y compleja; el volumen de documentos o que debían analizarse en término de relaciones organizacionales fue muy grande; había muchos archivos descentralizados que contenían una gran variedad de sistemas de archivo y claificación;oy los materiales que se habían transferido aula custodia del o Archivo Nacional frecuentemente estaban desorganizados, Mientras tanto su División de Catalogación simplemente catalogada a medida que se iba recibiendo.(23)

            La primera priva práctica de clasificación del Archivo Nacional se realizó entre 1936 y 1937, En este momento ya se había decidido que el esquema de clasificación "para todo el volumen de documentos de cada oficina" constaba de "una historia breve de o la oficina y de sus documentos"una lista de "o series de documentos de acuerdo con la organización como se había determinado", y "el símbolo de clasificación asignado a cada serie", La división de Clasificación, de acuerdo con este plan, terminó un o "esquema de clasificación para cada una de las cuarentas y tantas divisiones de la oficina Washington de la United States Food Administration, la cual realizó el estudio y el ordenamiento de 2850 series diferentes, A cada una de estas series se le o asigno un símbolo de clasificación que constaba de tres partes:

(1) Un nombre o serie de letras que identificaban la oficina interesada.

(2) Un número que identificaba la división básica de la oficina, si era necesario, una letra que indicaba la sección o subsección; y

(3) Una combinación de una letra y un número donde la primera indicaba el grupo de documentos o la subdivisión de la oficina, y el último indicaba la serie de documentos dentro de ese grupo.(24)

            Este sistema de clasificación, según la opinión de un observador entrenado en Europa, era "completamente distinto el sistema Francés de racionalización del mismo nombre"(25). Rea igualmente distinto a cualquier sistema que hubiera sido desarrollado o en los Estados Unidos. Esencialmente, estaba basado en la aplicación rígida y exclusiva del sistema organizacional para controlar los documentos, con un patrón organizacional de la oficina usado para identificar cada una de las series mediante la o aplicación de los símbolos elaborados. Además, debe anotarse, que nada en este sistema violaba el principio de procedencia.

            La creación del Archivo Nacional ayudó también a revitalizar la Conferencia Anual de Archivistas, y en 1936ola conferencia. En las ponencias y en los documentos leídos en las reuniones anuales de la nueva Sociedad, el largo e interrumpido debate o sobre la clasificación de archivo se renovó entre los archivistas, bibliotecarios y curadores de manuscritos. En un extremo estaban quienes aún consideraban las documentos, especialmente, aquellos de origen privado, como manuscritos históricos y pedían o como solución "practica" la "adopción de los principios cronológicos y alfabéticos, en combinación con la clasificación geográfica o temática", mientras que en el otro extremo estaban los funcionarios del Archivo Nacional quienes insistían en que los o archivos no deberían clasificarse "por tema, sino por... oficinas y subdivisiones de éstas(26), Entre estos extremos había un amplio rango de opinión y experiencia. Todos estaban de acuerdo en que la clasificación de archivo era diferente a la o clasificación bibliotecaria, pero fuera de este punto, había muy poco acuerdo. (27)

            Este debate sobre la clasificación, de nuevo demostró la necesidad de normalizar la terminología de archivos, Los documentos publicados incluían, entre otros, el uso frecuente de los términos que pretendían ser sinónimos-"bultos", "grupos", o "conjuntos", "registros", "artículos", "archivadores", y "documentos"; usaban el término "clasificación" en cuanto a los sistemas de archivo y al ciclo de vida de los documentos; frecuentemente hacían distinción entre clasificación y "ordenamiento"y o aún mas hablaban de "ordenamiento clasificado"(28), La sociedad de archivistas Americanos nombró un comité de terminología, pero no estuvo de acuerdo ni con el conjunto de términos propuestos ni con el uso común de los términos existentes(29). Tal o acuerdo no existen aún en los Estados Unidos.

            El debate reveló también desacuerdos básicos con respecto a la clasificación dentro del Archivo Nacional. En una discusión sobre los problemas de la clasificación, uno de los miembros del personal concluyó que lo que sucedía realmente en el Archivo o Nacional no era la aplicación de un esquema intelectual al fondo documental, sino que "se asignaban nombres y sitios"a las series de documentos de acuerdo con "determinaciones del hecho objetivo", Por lo tanto, propuso que se hiciera una redefinición de o la clasificación para significar:

            "La determinación objetiva, por medio de técnicas apropiadas de investigación legado e histórica (cuando sea necesario), de la oficina de origen y de la oficina u oficinas que tienen las custodia de un grupo de documentos, la determinación de tipos o funcionales de documentos representados en la colección, y su limitación geográfica temporal y objetivamente delimitada. (30)

            Otros eruditos de las directivas del Archivo Nacional trataron el problema de la clasificación en términos del conocimiento de la experiencia Europea. Se hicieron varios estudios sobre las políticas y las prácticas tanto en Europa Oriental Como o Occidental, y unos de estos estudios sobre "Prácticas Archivísticas Europeas en el ordenamientos de documentos" fue publicado por el Archivo Nacional en 1939 como una Circular Informativa al Personal. Basado ampliamente en los análisis de manuales o y de artículos de revistas profesionales, este estudio analiza la teoría y práctica de los archivos en Francia, Rusia, Holanda, Dinámicamente, Suecia e Inglaterra. Concluía que " sin duda" el "más elemental principio del respeto de los fondos"fue "un  primer principio de la economía de archivos", pero luego discutía el examen crítico de Carl Gustaf Weibulí sobre algunas de las "supra estructuras teóricas"que se habían construido sobre este principio las respuestas a Weibull deoR. Fruin Georg o Winter. (31) el autor del estudio concluyó, que en vista de las condiciones Archivística Americanas:

            El principio desarrollados por los archivos Prusianos, y elaborado por los Holandeses, por el cual debe mantenerse el orden original establecido en las oficinas de archivo, parece tener en principio solo el interés académico. Mientras que la mayoría o de los documentos que producen los gobiernos Europeos se organizaban en las oficinas se Archivo ente de llevarlos a las instituciones de archivo, la mayoría de los documentos del Gobierno Federal de los Estados Unidos se dejan en desorden...por tanto, o la condición básica para la aplicación de los principios archivísticos holandeses y alemanes relacionada con la conservación del orden original establecido por la oficina de archivo, generalmente está ausente.

            Después de cuestionarse sobre la necesidad y la conveniencia de reconstruir el orden original aún dentro de la series individuales y señalar que "si los documentos están actualmente organizados por unidades de archivo, por lo general están de acuerdo o con una modificación decimal de dewey, la cual no refleja claramente la organización administrativa o el desarrollo de la oficina que los produjo", el autor finalmente concluyó:

            Ningún principio de archivo podrá "llevarse hasta el final" literalmente para convertirse en fetiche, lo cual impide el ordenamiento por sentido común deseado para estimular las necesidades investigativas de eruditos y empleados gubernamentales, y ya que los principios archivísticos europeos no pueden aplicarse indiscriminadamente son que se vuelvan fetiches, es necesario que vayan evolucionando respecto a las reglas de ordenamiento de documentos que resultarán del conocimiento de las condiciones o documentales Americanas... En vista de que las condiciones archivísticas europeas han necesitado numerosas excepciones para la aplicación de los principios que se desarrollaron, realmente no puede justificarse una adopción regida de principios o abstractos en Estados Unidos, donde los documentos son infinitamente más complejos y desorganizados que los de Europa, sin considerar las condiciones actuales de los documentos.

            De toda la propuesta desarrollada para satisfacer las condiciones de los documentos americanos, la clasificación "funcional" y no la organizacional probó ser la más importante. Al aceptar que la historia administrativa de la oficina reflejada en o la clasificación organizacional de sus archivos "puede ser realmente interesante", un defensor del sistema funcional insistió que este énfasis exclusivo sobre la organización pasó por alto "el objetivo fundamental de la clasificación, ya sea de libros o de documentos. i.e., para poner el material a disposición de los investigadores (33).

            Necesariamente esto depende de la suposición no garantizada que el investigador conoce tanto de la historia administrativa como el clasificar cuando creó el esquema de clasificación, Por supuesto de que el hecho de que la historia sea generalmente o tal oculta, que su descubrimiento tome meses de investigación detallada, indica el sofisma de esta hipótesis.

            La alternativa que él propuso fue la clasificación de los documentos"de acuerdo con los distintos aspectos de la función que representan individuales"aunque admitía que en la práctica "el acceso administrativo será más conveniente en el o señalamiento de los fondos". Entonces la clasificación vendría a ser simplemente "un proceso para determinar las funciones desarrolladas por cualquier oficina, determinando los diferentes tipos formales de documentos que la oficinas acumulan para luego o ordenar las series en un orden racional por grupos que surgirán del patrón asó establecido".  Este sistema funcional fue impulsado por ser el que mejor adaptaba al manejo de las grandes cantidades de documentos complejos y desorganizados o generados por el Gobierno Nacional, como un invento que ahorra tiempo ya que eliminó la necesidad de la investigación minuciosa, y es un medio para simplificar el uso de símbolos que se han convertido en algo extremadamente complicado, o repitiendo el o refrán de las primeras críticas al sistema de clasificación del Archivo Nacional, el autor de esta propuesta declaró que "deben desarrollarse nuevas técnicas para solucionar los problemas que los teóricos Europeos no vieron(34).

DE LA CLASIFICACION AL ORDENAMIENTO

            El archivo Nacional ha ensayado y encontrado difícil la aplicación de una clasificación organizacional rígida, basada en la investigación detallada de la historia administrativa. Pero al abandonar este experimento en la clasificación, las o consideraciones teóricas fueron menos decisivas que la necesidades administrativas.

            En la organización original del Archivo Nacional, la responsabilidad por la preparación de diferentes tipos de ayuda, fue compartida por cinco unidades que operan por separado -las Divisiones de Acceso, Investigación, Clasificación y Catalogación y o la oficina del Director de Publicaciones; así como también por las divisiones de custodia. Después de un esfuerzo de 5 año, la División de Clasificación produjo los esquemas de clasificación para los documentos de menos de 6ooficinas, la mayoría de o ellas oficinas temporales de la Primera Guerra Mundial, y si militarse, al trabajo de las otras Unidades también se rezagó. Además, estas Unidades llegaron a ser muy autónomas en sus operaciones. Hubo necesidad no solo de coordinar y supervisar su  labor de búsqueda, sino también de usar "el conocimiento basado en la experiencia de la división de Referencia, para intentar asegurar la información de los documentos"(35).

            A principios de 1940, se nombró un comité "para hacer un estudio sobre auxiliares de búsqueda y otros instrumentos que facilitaran uso de los documentos que están bajo la custodia del Archivista"(36). Este comité "recibió informes de numerosas o reuniones de los miembros de las directivas, estudió los auxiliares existentes, y consideró los resultados de la experiencia Europea". En 1941 propuso sus recomendaciones el Archivista, las cuales "proporcionan la base para un nuevo programa sistemático o para la preparación de auxiliares de búsqueda que fueron publicados por el por el Archivista como "Instrucciones"al personal del Archivo Nacional (37). Una de estas instrucciones decía simplemente que "la preparación de...esquemas de clasificación o debía descontinuarse. (38)

            Además de las instrucciones detalladas sobre cómo poner a funcionar el nuevo programa, las instrucciones estipulan que la catalogación por acceso debía descontinuarse y ser reemplazada por la catalogación por grupos de archivo. El término grupo de o archivos" se definió como "la unidad principal de archivo establecida con alguna arbitrariedad con respecto al principio de procedencia y la deseo de tener una unidad de tamaño y carácter convenientes para el trabajo de ordenamiento y descripción la o publicación de los inventarios" Todo el material custodiado por el Archivista fue asignado a los grupos de archivos registrados, Los Grupos de Archivos fueron descritos en inventarios "preliminares" por las divisiones que lo custodiaban, y por último o por inventarios "finales"; los otros tipos de auxiliares de búsqueda se prepararon "cuando fueron necesarios".

            Este nuevo programa de ordenamiento y descripción desde entonces ambos términos están unidos en el uso Americano-fue definido en el campo práctico. Obviamente tenía valores administrativos en una organización grande: se basaba "no solamente en la o teoría, sino principalmente en la experiencia y en las opiniones de muchas personas";encontró la "presión necesaria tener inmediatamente auxiliares de búsqueda disponibles y en uso"mientras sr preparaba la "última versión, si las circunstancias lo o permitían,... de auxiliares de búsquedas más cercanos a las definitivas", era flexible; y consideraba adecuadamente las circunstancias especiales de naturaleza variada que caracterizaban a los grupos de archivo y partes de éstos". A pesar de que "estaba o hecho para satisfacer las necesidades especiales del Archivo Nacional", el programa se consideraba "bastante atractivo para otras instituciones de archivo". (40)

            El nuevo programa alcanzó ser lanzado por el Archivo Nacional antes que los Estados Unidos entraran en la Segunda Guerra Mundial. Las demandas de la guerra influyeron bastante sobre los o funcionarios y los programas, y los años siguientes a la posguerra tuvieron que dedicarse especialmente a los problemas creados por la acumulación de documentos generados durante el conflicto mundial y sus consecuencias. De esta experiencia nación  se expandió el Servicio Nacional de Archivo y Documentación del Gobierno, bajo la Administración de Servicios Generales, y no fue sino hasta 1950 cuando se pudo reanudar la tarea de implementar completamente el programa de ordenamiento y descripción.

            A comienzo de 1960ose preparó pare uso interno una serie de Circulares de Información de los Funcionarios que (posteriormente se llamaron Documentos de información a los Funcionario) (41) s. Estos documentos enfatizaban la aplicación práctica de los o principios de ordenamiento y descripción de los documentos del Gobierno Nacional. Sin embargo, con algunas excepciones, los principios anunciados fueron realmente decisiones administrativas que desde ese entonces se han modificad cambio para o satisfacer las circunstancias y necesidades, Las prácticas y las técnicas de ordenamiento desarrolladas por el Archivo Nacional durante este período, más tarde fueron complementados con un apoyo teórico y práctico por Theodore R. Schellenberg en su o Modern Archives:oPrinciples end techniques(42), pero en algunos aspectos el Manual Dr. Schellenberg ha sido reemplazado por sus escritos posteriores i debe suplementarse con otros escritos publicados con los funcionarios del Archivo Nacional(43). La  esencia del concepto de ordenamiento es su flexibilidad, y hay indicaciones, de que fuera la necesidad y de la experiencia, surgirán modificaciones en la medida en que se aplique al material de archivos a otros niveles del gobierno y a los documentos o privados.

            El "principio básico de ordenamiento" es aún el respeto de los fondos, en el mismo sentido de que "cada documento será rastreado hasta su origen y se le mantendrá como parte de un grupo que tengan el mismo origen". En la práctica" se requiere que o los documentos de las diferentes oficinas de origen se mantengan separados y nunca se mezclen"(44). Este principio es básico para el concepto de grupo de archivo, pero su aplicación también involucra la consideración del volumen y la complejidad de los o documentos pertinentes. Estos determinan el nivel organizacional dentro de la oficina en la cual se establecen los grupos de archivo, y es esta flexibilidad la que permite la adaptación del cocepto de grupo a los archivos de cada generador de o documentos.

            Dentro del grupo de documento, se aplica el segundo principio respecto por el orden original. Y como en los Estados Unidos no hay una oficina de Archivo que de una designación de orden a las series cuando están en uso activo, el principio de o respecto al orden original puede aplicarse directamente sólo a las unidades de archivo dentro de las series. Nuestras series son más fáciles de identificar que de definir, pero esencialmente está compuestas por "unidades similares de archivo ordenadas o en un patrón consistente dentro del cual cada unidad tiene su propio lugar". Si hay un orden original, con muy pocas excepciones, se conservan el orden original de las unidades de archivo dentro de la serie si hay un orden original y se corrigen las o desplazamientos obvios dentro de este orden.

            En concepto de ordenamiento, sin embargo, es mucho más amplio que esta aplicación relativamente sencilla de dos principios básicos. El significado actualizado de OliveroW. Holmes y hace referencia a "cinco operaciones diferentes a cinco niveles o diferentes". Estas operaciones incluyen:

1. Ordenamiento a nivel de depósito - descomponer el fondo total del depósito en unas cuantas divisiones mayores sobre el más amplio común denominador posible y la localización física de los fondos de cada una de estas divisiones mayores para tener o mayor ventaja en la construcción de las áreas de almacenamiento...

2. Ordenamiento a nivel de grupo y subgrupo de archivo la descomposición de los fondos de una división o rama administrativa (como se ha establecido en el primer nivel) en grupos de archivos y la localización físicas de éstos un patrón lógicos en o áreas de almacenamiento asignadas a la división o rama. Este nivel deberá incluir la identificación de los subgrupos de archivo establecido.

3. Ordenamiento a nivel de serie - la descomposición del grupo de archivo en series naturales y la localización físicas de cada serie en relación con otras series sobre un patrón lógico.

4. Ordenamiento a nivel de unidad de activo -ola división de las series en sus unidades de archivo competentes y la localización física de cada componente en relación con otros componentes en una secuencia lógica, generalmente una secuencia ya o establecida por la oficina de manera que el archivista solamente tenga que verificarla y aceptarla.

5. Ordenamiento a nivel de documentos - el chequeo y el ordenamiento dentro de cada unidad de archivo, de los documentos individuales, cartas y anexos, y las piezas documentales que juntos conforman la unidad de un archivo y la localización física de o cada documento en un orden aceptado.

            Estas operaciones involucran a los documentos mismos, aparte de sus aportes, pero "establecen el orden de secuencias en el cual los documentos deben colocarse en los soportes y en el cual los soportes deben rotularse y ponerse en los estantes".

            Solamente cuando terminan estas etapas, concluye el Dr. Holmes decirse que los fondos de archivo de un depósito están bajo control. "Este control nunca puede establecerse en forma completa (algunas veces el ordenamiento a nivel de unidad de archivo o de documento puede que nunca se realice completamente), pero debe hacerse a un grado aceptable de descripción antes de que sea necesario elaborar auxiliares de búsqueda para referirse a unidades especiales en un ordenamiento establecido".

            Esta exposición de la función de ordenamiento supone que una oficina general de archivo que contenga los fondos desorganizados de muchos generadores de documentos la situación común de los Estados Unidos. El ordenamiento y el resultado y el o control resultantes entonces procede desde el nivel de depósito hasta el nivel de ítem individual. Las instituciones que tengan tanto documentos públicos como privado obviamente deben primero separar sus fondos de cada uno de estos tipos de materiales y o mantenerlos separados. Al programa de ordenamiento total requiere un máximo de flexibilidad. A nivel de depósito, por ejemplo, el conocimiento en el sentido de separar los grupos de archivos puede hacerse cronológica o jerárquicamente (de acuerdo con los o principales organizaciones gubernamentales), sobre la base de los niveles del gobierno (central o local), o cualquier combinación de éstos. Con frecuencia, "el tamaño y el ordenamiento de las áreas de almacenamiento, la naturaleza física de los o documentos de los mismos (que a menudo necesitan áreas especiales en el caso de los documentos técnicos tales como mapas, cuadros y películas), la actividad de referencia a los documentos, el grado de seguro dado que se le da, y el número y aptitudes o del personal necesario para trabajar con ellos" influirán en las división que se haga.

            En el ordenamiento a nivel de grupo de archivo, el Archivo Nacional normalmente reúne los documentos de las oficinas subordinadas bajo las oficinas superiores a nivel de división. Para evitar la creación de un número inmanejable de grupos de o archivos, los documentos de cargos diplomáticos y consultantes, por ejemplo, o aquellos de oficinas más pequeñas y a menudo temporales que realizan funciones similares, tales como comisiones de reclamos, se agrupan juntos en "grupo colectivos de o archivos". De sus fondos en 1943, el Archivo Nacional inicialmente abrió 206 grupos de archivos, y como resultados de estudios y exceso posteriores, ahora cuenta con cerca de 350. La flexibilidad y el valor administrativo del concepto de grupo de o archivo estás demostrados por su aplicación exitosa a colecciones tales como donaciones, películas y documentos privados. El Dr. Holnes concluye deciendo que un grupo de archivo puede definirse de varias formas de acuerdo con las distintas o instituciones, en tanto que la definición se aplique consistentemente a toda la situación. Algo de este concepto es necesario en todos los depósitos de archivo que tiene a su cuidado los documentos generados por diferentes oficinas y organizaciones. Una voz o establecidos los grupos de archivo éstos se convierten generalmente en las unidades básicas para el control administrativo; esto es, para el ordenamiento, descripción, servicio de referencia y manejo estadístico e informes.

            Bajo el concepto de grupo de archivo, cualquier unidad particular de documentos puede permanecer a cualquier grupo. Con excepción de tipos físicos y especiales de documentos, todos los documentos pertenecientes al mismo grupo, se guardan junto en el o área de depósito. El concepto de subgrupo se usa para distinguir y controlar los documentos de oficinas subordinadas, que han unido para constituir el grupo de archivo.

            El ordenamiento a nivel de series, en el sentido de conseguir un orden lógico de las series relacionadas unas de otras, es la parte más difícil de este programa. En la práctica Americana de archivos, la oficina generadora a vez establece un orden o dado para las series que están dentro de un gripo de archivos. En este punto es cuando el archivista debe conocer la historia administrativa de la oficina y de los documentos mismos. Primero debe determinar cuáles son las series de cualquier grupo o subgrupo de archivo dado, y luego darles a estas series un orden físico "significativo". Por nuestro sistema de archivo de documentos, no puede hacer "ninguna secuencia de ordenamiento perfecta" para les series. Siempre que le sea posible las reglas o Holandesas respecto al "fundamento"y correspondencia de las series. Los índices generados por las oficinas y los controles o auxiliares de búsqueda se colocan cerca a la serie donde aplican, y las series de archivo operativas o sustantivas por lo o general se colocan antes de la series de documentos caseros.

            Al llegar a un ordenamiento para los documentos esenciales o duraderos, "olas funciones y la creación y la secuencia de acción dentro de las funciones", el factor determinante, pero en los grandes grupos de archivos, las series pueden agruparse " o de acuerdo con los períodos cronológicos, por medios de intervalos en los sistemas de archivo, o sobre bases funcionales". El ordenamiento final de las series debe ser "no solo lógico sin que también revele la historia y los logros de la oficina. La o flexibilidad del concepto de ordenamiento tal como se aplica en el nivel de series -una flexibilidad requiere por la práctica Americana para guardar documentos-permite que el archivista use -ya sea una forma individual en combinación -ola o "clasificación"cronológica, organizacional o funcional, ya sea que este se ha usado con frecuencia en los Estados Unidos. Debido a que las condiciones de los documentos Americanos, el ordenamientos este nivelo debe ser constructivo en lugar de o simplemente conservatorio. Es este tipo de ordenamiento constructivo lo que caracteriza la labor del archivista Americano, y en su mayor contribución para hacer útiles los archivos a la vez que permite conservar su integridad.

            El ordenamiento nivel de unidad de archivo ya fue discutido, pero debe anotarse que el reordenamiento físico "para dar un servicio más eficaz... a las demandas de información a largo plazo" es permitido cuando no viola la esencia de la integridad o de los archivos, o cuando "los documentos" han sido tan desordenados que no se puede restablecer completamente el orden original a menos que se gaste mucho tiempo en la investigación". El nivel final de ordenamiento de documentos dentro de la unidad de o archivo, por lo general se lleva a cabo junto con quitar los dobleces a los documentos y junto con la microfilmación.

            Este es el concepto actual de ordenamiento tal como lo desarrolló el Archivo Nacional para satisfacer las necesidades particulares de los archivos del Gobierno Nacional. El término "ordenamiento"data de la Comisión original del Archivo Público, pero o hoy el concepto en lo suficientemente flexible para que sea aplicado a los archivos de cualquier generador de documentos públicos o privados. Este concepto se enseña en cursos académicos en la administración de archivos modernos y en los institutos de o verano inaugurado por Emst Posner como un riesgo cooperativo del Archivo Nacional, la universidad Americana, la Biblioteca del Congreso y el Maryland Hall of Records. A estos institutos, en cuyos anteriores directores se contaban el Dr. Posner y rol Dr. o Schellenberg y que incluían conferencistas invitados como el Dr. Holmes y otros funcionarios del Archivo Nacional quienes ayudaron a desarrollar este concepto, han concurrido prácticamente en cada campo de la archivística y también curadores y o manuscritos y bibliotecarios. Los institutos, las publicaciones del Archivo Nacional, y la revista trimestral de la sociedad de Archivistas Americanos The American Archivist, representan el método más reciente y hasta el momento el más exitoso para o lograr el grado y el tipo dar informalidad en la política y práctica de archivos apropiados para un país que no tiene un sistema de control y dirección central.

            Y el futuro de la "clasificación"de archivos en los Estados Unidos? Al lanzar de ordenamiento y descripción, el Archivo Nacional indicó que su inventario preliminar de grupos pedía ser remplazado por un inventario "final"que incluiría "la o asignación de símbolo sencillos"a las series de documentos. Este inventario final no se ha preparado aún, pero puede ser que cuando se llegue a etapa del programa, se reviva de nuevo el debate sobre calificación. Tal vez en ese momento, otro informe o que complemente este relato sobre cómo las condiciones de los documentos de los EE.UU. han requerido modificaciones en las políticas y práctica de archivo dentro del amplio marco de trabajo de los principios que son básicos para nuestra profesión.

UNA EXPLICACION

            Aunque este informe comprende las observaciones y el estudio de las prácticas archivísticas actuales en los Estados Unidos, está basado en la convicción que es menos valioso cocer cuántos depósitos practican cada tipo de clasificación de ordenamiento, y en donde están localizados, que entender las razones de la diversidad aún existente y la naturaleza de los esfuerzos realizados para desarrollar un grado práctico de uniformalidad. Cualquier análisis de las actuales prácticas solamente puede ser inteligible en función de esta experiencia y de las consideraciones básicas indicadas al comienzo de este informe. Y como análisis final, no es esta diversidad la que tiene una verdadera trascendencia, si no la creciente influencia del concepto de ordenamiento en todos los Estados Unidos. Es dentro de este concepto que deben encontrarse los métodos modernos de ordenamiento de archivos en los Estados Unidos".

            Según su propia experiencia, el Dr. Schellenrg escribió que "a un archivista Americano que viaje al exterior se le aconseja que proceda cautelosa y humildemente: ya que las formas Americanas de hacer las cosas no necesariamente son mejores que las de otros países: son solamente diferentes".

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