Graves errores, defectos y vicios en la cultura archivística

Publicado el: 27/01/2017 / Leido: 5009 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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Graves errores, defectos y vicios en la cultura archivística

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Xalapa, Ver.- “Graves errores, graves defectos, graves vicios en la cultura archivística nos ha llegado por desconocimiento”, fue una de las fundamentales premisas desde las que se partió este día en la Conferencia Magistral ‘La organización archivística y su importancia para una adecuada entrega-recepción’, impartida por el Mtro. Jorge Nacif Mina, director general académico del Instituto de Estudios Históricos Carlos Sigüenza y Góngora y secretario académico de la Escuela Mexicana de Archivos.

En las instalaciones del Colegio de Notarios de Veracruz, el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (IVAI) y el Instituto Veracruzano de Desarrollo Municipal (INVEDEM) reunieron a alcaldes, síndicos, regidores, contralores, directores de obras públicas y titulares de unidades de transparencia de cerca de cien ayuntamientos del estado para hacerles hincapié en el valor y cuidado que deben tener sobre el manejo de archivos públicos, al ser la base de la rendición de cuentas.

El Mtro. Jorge Nacif Mina detalló los diferentes vicios que se tienen en la administración gubernamental que dificultan que se transparenten adecuadamente las acciones y decisiones de las autoridades. Enfatizó, por ejemplo, que no existe el ‘archivo muerto’, que los documentos tienen un valor y ciclo de vida reglamentado; que en ocasiones se embodega información que se considera ya no es útil a las funciones del servidor público, cuando lo correcto es que pase por etapas específicas conforme a su contenido e importancia.

Tan solo la forma de guardar y ordenar el material impreso genera retrasos y confusiones en su consulta y traspaso –señaló–, al tiempo que advirtió que muchas veces los archivos no son consecutivos ni siguen un orden seriado o se incorporan a carpetas que no tienen correspondencia con un tema común. Además de que no siguen un orden lógico y cronológico de más antiguo a más reciente.

Asimismo –advirtió– se insertan documentos que carecen de valor y no tendrían por qué resguardarse, como es el caso de las copias de documentos cuyo original solo corresponde guardar a un área. La información debe tener el carácter de originalidad, “es única y no renovable, a diferencia de otros documentos múltiples como libros o revistas”, evidenció.

El ponente también explicó que no se trata de archivar cualquier documento, papel o soporte electrónico; debe tenerse plena consciencia de la necesidad de conservarlo con base en la reglamentación que rige al departamento, institución o servidor público.

Así, llamó no tener un cuarto con carpetas de correspondencia de entrada y correspondencia de salida, tener los llamados minutarios en cajones de un archivero, tener archiveros llenos de fotocopias afuera en pasillos, tener documentos sueltos atados en una bodega y/o tener un archivero con documentos en carpetas, señal de inequívoca de un archivo desorganizado.

Para finalizar, Nacif Mina detalló a los asistentes el avance que se tiene en el proceso de expedición de la Ley General de Archivos, uno de los pendientes a nivel nacional del que deberán estar atentos todos los estados, ya que implicará una mayor responsabilidad y acciones determinadas para atender sus señalamientos y dejar atrás los simples exhortos y recomendaciones.

El evento contó con la presencia del comisionado del Instituto Veracruzano de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, José Rubén Mendoza Hernández; y el director del Instituto Veracruzano de Desarrollo Municipal, Ángel Rafael Deschamps Falcón, quienes celebraron la respuesta obtenida por parte de los servidores públicos para fortalecer la transparencia.

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Publicado el: 27/01/2017 / Leido: 5009 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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