Publicado el: 25/11/2011 / Leido: 7012 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
La Organización Internacional de
Normalización (ISO), ha aprobado nuevas normas para la gestión de documentos en
entornos corporativos, recogidas en los estándares ISO 30300 e ISO 30301.
http://www.idg.es/cio/ISO-aprueba-dos-nuevas-normas-para-la-gestion-de-documentos/doc115838-actualidad.htm
El objetivo de ISO ha sido crear una forma unificada para
que las compañías gestionen sus documentos, de forma que se pueda mostrar la
información corporativa de forma"rápida y eficaz". Desde ISO
han explicado que el aumento de las autoridades reguladoras"obliga a las
empresas a proporcionar información sobre su gestión" y para
facilitar el proceso y que sea más transparente, han decidido crear nuevas
normas básicas sobre la forma y el tratamiento de la gestión de
documentos.
Los nuevos estándares han quedado
reflejados en dos normas. La primera de ellas es la ISO 30300,
que está enfocada a unificar los fundamentos y el vocabulario para toda la
gestión de documentos. El objetivo es que las organizaciones y
empresas y utilicen una estructura igual y un vocabulario común para la
gestión de sus informaciones. Con esta medida se persigue
agilizar la consulta y facilitar su comprensión. Se trata de una forma común de
organización y un acuerdo para mejorar su entendimiento.
La segunda
norma es la ISO 30301, que está pensada para regular
específicamente los sistemas de gestión de los registros. Esta
norma intenta que se mantenga una organización común a la hora de crear,
almacenar, proteger y destruir cualquier nuevo registro de información. Se trata
de una norma que completa a la anterior y que hace que haya unanimidad entre
organismos y empresas a la hora de la creación y tratamiento de los registros,
en su forma, en su contenido y en su tratamiento.
Desde la Organización
Internacional de Normalización han asegurado que estas nuevas normas han sido
desarrolladas para estar en consonancia con otras leyes sobre la
gestión de registros, ya reflejadas en estándares como
el ISO 9001 (gestión de la calidad), ISO
14001 (gestión medioambiental) e ISO/IEC 27001 (gestión de
la seguridad de la información). Se trata de una forma de mejorar y estandarizar
la gestión, ampliando las competencias ya establecidas.
Las
responsables del grupo de trabajo que ha desarrollado las nuevas ISO
30300, Judith Ellis y Carlota Bustelo han explicado el objetivo de
estos nuevos estándares."La ISO 30300 ofrece la metodología
para un enfoque sistemático en la creación y gestión de
registros, alineado con los objetivos y estrategias. En cuanto a la
gestión de expedientes y registros, se trata de apoyar los
procesos operativos de forma rentable, tales como el almacenamiento o la
recuperación de información, facilitando la diligencia debida cuando se
requieren", han comentado.
24/11/2011 Antonio R. García