Jornada Técnica de AENOR sobre la serie UNE-ISO 30300: resumen del acto por Carlota Bustelo

Publicado el: 18/04/2012 / Leido: 5372 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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Jornada Técnica de AENOR sobre la serie UNE-ISO 30300: resumen del acto por Carlota Bustelo

El acto se celebró en la sede madrileña de AENOR, con una sala abarrotada (el aforo se completó días antes dejando fuera a algunas personas que querían asistir) por más de 150 personas. Los asistentes procedentes en igual medida del sector público y del sector privado, se dividían entre responsables, consultores y formadores en sistemas de gestión y profesionales de gestión de documentos. Todos ellos con muchas ganas de entender cómo las normas ISO 30300 podían ser útiles en su quehacer diario.

La Jornada comenzó con la presentación de la serie de normas 30300 a cargo de Paloma García, Jefe de Servicio de Telecomunicaciones y TI de AENOR. Su intervención se centró en explicar el proceso de normalización, en general, haciendo hincapié en la importancia de que en la redacción de una norma se encuentren representadas todas las partes interesadas y en la consecución del consenso, que es muy difícil de conseguir a nivel internacional cuando se trabaja con personas de distintas culturas y bagajes profesionales. Explicó brevemente los inicios de la andadura de normas ISO 30300, y dio explícitamente las gracias al CTN50/SC1 (Gestión de documentos y aplicaciones) por haber presentado la propuesta, haberla llevado al terreno internacional, haber liderado su redacción y haber conseguido su aprobación y publicación.

Le siguió José Ángel Valderrama Antón, Gerente de Nuevas Tecnologías de AENOR que explicó que las nuevas normas 30300 se encuadraban dentro de las normas de gestión, pero que no habían venido con la pretensión de sustituir ni de competir con las otras normas de sistemas de gestión. Hizo referencia a la visión integradora de estas normas, y la complementariedad con otros sistemas de gestión a los que ayudan a cumplir con los requisitos de control de los documentos y los registros, lo que queda reflejado en el anexo B de la ISO 30301, que muestra las relaciones conla ISO 9001, la ISO 14001 y la ISO 27001. También se refirió a la posibilidad de demostración de la conformidad con estas normas, desde una autoevaluación que puede realizarse con la lista de verificación del Anexo C de la ISO 30301, hasta la certificación por terceras partes.

Carlota Bustelo, Consultora independiente en Gestión de la información y de los documentos y Presidenta del CTN50/SC1 comenzó su presentación explicando qué se debería entender por documentos en el siglo XXI y por lo tanto qué entienden las normas ISO 30300. En un mundo cada vez más digital, los documentos como información que refleja las actividades de la organización pueden alejarse en muchos casos de la imagen mental de los documentos en papel que todos tenemos, y podemos encontrar que se denominan objetos digitales, contenidos, evidencias digitales, información corporativa, etc. Hace hincapié además de que en el concepto de documento de las ISO 30300 se incluyen los documentos y registros de otros sistemas de gestión, que se ha querido diferenciar en traducciones forzadas del inglés, único idioma que tiene dos palabras para conceptos que en los otros idiomas sólo tiene uno. En su intervención las distintas áreas en las que la implantación de una buena gestión de documentos produce grandes mejoras: eficacia y la eficiencia, asuntos legales y jurídicos, tecnologías de la información, relaciones con las partes interesadas, uso de la información y riesgos y seguridad, a las que se añaden las ventajas de hacerlo con un enfoque sistemático y una metodología probada y aceptada con la de los sistemas de gestión que proponen las ISO30300. A continuación describió las claves más importantes de la implementación y cuáles serían las características de las organizaciones candidatas a ser las primeras en implementar un sistema de gestión ISO 30300.

Cristina Fernández, responsable de la Unidad ISO30300 del Grupo SMS, presentó una experiencia pionera de implantación dela ISO30301 de forma integrada con los sistemas ISO 9001 e ISO 27001. Explicó la metodología que habían seguido para la implantación que están siguiendo para la implantación del sistema integrado. Cómo se habían basado en el mapa de procesos existente que había sido revisado para esta implantación, y cómo habían realizado la evaluación de riesgos. Actualmente se encuentran implementando la herramienta tecnológica que dará soporte al sistema. Terminó explicando las ventajas que habían encontrado, y destacando que hasta ahora no habían encontrado ningún inconveniente.

Por último, Margarita Taladriz, presidenta de FESABID, Federación de Asociaciones que ostenta la Secretaría del CTN50, hizo un excelente trabajo de resumen de lo allí dicho a modo de conclusión. La ISO 30300 puede ser una herramienta muy útil para su implantación en las organizaciones, ya que no se debe olvidar en estos tiempos de crisis que la gestión de la información es básica para la consecución de los objetivos de cada organización. Recalcó también cómo los profesionales de la información tienen un bagaje y conocimientos muy importantes para la implementación de este tipo de propuestas, ya que se caracterizan por ser una profesión que ha sufrido cambios radicales en los últimos años al compás del desarrollo de la sociedad de la información, y han estado en adaptación y evolución constante. Cerró la Jornada dando gracias a los asistentes por su interés y a AENOR por la celebración de este acto.

En el turno de preguntas los asistentes tuvieron oportunidad de preguntar a los ponentes sobre sus dudas con respecto a estas normas. Hubo preguntas que fueron directamente al terreno operativo, especialmente a la implementación de las firmas electrónicas y si había alguna normalización al respecto, hasta comentarios más generales de no entender, después de la explicación de las intervenciones, por qué se había mantenido la palabra documentos en el título en español, en vez de información.

Especial interés fue la pregunta de cuándo se espera la publicación de la ISO 30302 â?? Guía de implementación, que al menos tendrá que esperar un mínimo de dos años para ver la luz según los plazos del procedimiento ISO. Y también la pregunta a Cristina Fernández sobre las razones de su empresa para elegir este camino, siendo una norma tan nueva. Cristina contestó que la motivación principal había sido el ahorro de recursos que significa integrar diferentes sistemas de gestión.

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