Provisiones para cero papel

Publicado el: 11/12/2011 / Leido: 6042 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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Provisiones para cero papel

Autor: Edwin Aguilar Sánchez

Director, Maestría de Computación, TEC

Cero papel es una directriz del Gobierno para la administración pública. Hay mucho papel innecesario debido a que era la base probatoria por excelencia de trámites y decisiones en todo nivel de la administración; y a la cultura imperante de respaldar los documentos con papel, fomentada por la ubicuidad de impresoras y toneladas de papel bond.

Con el marco legal que fundamenta los documentos electrónicos y la firma digital ( Ley 8454 ), el documento electrónico firmado digitalmente con un certificado digital válido es prueba suficiente en cualquier trámite, transacción, decisión o acto de relevancia jurídica, excepto en materia de derecho de familia, testamentario o actos personalísimos. Es hora de ir educando a los funcionarios y fomentando una cultura burocrática diferente, basada en el documento electrónico.

Para cumplir bien esta directriz, hay que tomar provisiones iniciales, sin las cuales el cambio puede causar problemas. La primera es una prescripción: contar con un buen sistema administrador de documentos electrónicos, que maneje eficientemente el flujo del trabajo administrativo en la red interna de funcionarios y organice en forma segura el repositorio de documentos firmados, preservando su integridad, acceso fácil y confidencialidad necesaria, según el caso. Existen soluciones propietarias y de código abierto; unas de alto costo y otras de menor costo, pero ninguna es gratis, si se quiere eficacia de información con seguridad.

Una proscripción: no reproducir, en la red, el flujo material de documentos, ya que los procedimientos actuales están basados en el papel y sus copias. El flujo debe rediseñarse, para hacerlo más simple, cumpliendo requisitos y no automatizar flujos ineficientes. Por último, una previsión: cada firmante debe contar con un certificado digital del sistema nacional, para lo cual hay que apartar el dinero para comprarlos.

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