Los documentos públicos tienen dueño

Publicado el: 28/07/2018 / Leido: 1623 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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Los documentos públicos tienen dueño

A veces parece que los documentos públicos no son de nadie o que son de quien los gestiona, como destinatario o partícipe en su elaboración. Sin embargo, no es así. Los documentos públicos son patrimonio documental, sujetos como tales a una normativa específica.

 

Algunas noticias y anécdotas pueden resultar muy elocuentes. Empezando entre estas últimas por una que no tengo garantía de su certeza, pero que bien pudo ocurrir. Se dice que tiempo después de dejar la Presidencia del Gobierno, los presidentes Suárez y Calvo Sotelo bromearon en alguna ocasión sobre el hecho de que cuando llegaron a su despacho en el Palacio de la Moncloa, encontraron la caja fuerte vacía de documentos.

¿De quién son los documentos "presidenciales"?

Y de presidentes a presidentes y tiro porque me toca. Recientemente ha sido noticia la Fundación Felipe González, que días atrás abrió al público una web con el archivo presidencial de Felipe González. Sin duda se trata de un magnífico ejercicio de transparencia en lo que se refiere a su documentación personal, la privada propiamente dicha, incluidas sus valiosas anotaciones. Sin embargo, en lo que se refiere a la documentación generada o recibida en su calidad de presidente del Gobierno de España, la cosa varía, como veremos más adelante.

Siguiendo la estela de los jefes de Gobierno, cabe recordar la polémica generada en noviembre pasado a raíz de la presentación del libro de memorias del expresidente Zapatero titulado "El dilema: 600 días de vértigo". En torno al libro llamó poderosamente la atención el hecho de que sus páginas desvelaran la carta que el Banco Central Europeo le envió a La Moncloa en agosto de 2011, instándole a adoptar medidas urgentes "encaminadas a devolver la credibilidad de la firma soberana en los mercados de capitales".

Descendiendo de nivel, tampoco faltan curiosidades más próximas a la vida cotidiana. Hace muchos años que viví en primera persona la anécdota de un ministro sorprendido por el anuncio de cese y relevo por un compañero de partido. El ministro saliente reunió precipitadamente a sus colaboradores y al despedirse de ellos, además de agradecerles los servicios, soltó aquello de que todo había sido muy rápido y había tenido el tiempo justo para recoger los papeles sensibles. Una expresión sin duda preocupante.

Formatear el ordenador

También es una reacción frecuente de políticos y altos cargos, que al enterarse del cese piden corriendo los servicios del técnico para que le formatee el ordenador. A ésta podemos añadir otras anécdotas menores de parecido cariz, como cuando el responsable de una unidad llama preguntando por el tiempo necesario para poder destruir la documentación archivada. O ése otro más osado aún, que afirma convencido que destruye la documentación guardada una vez pasados cinco o diez años.

Dando un salto cualitativo hacia otros extremos más preocupantes, nos encontramos también casos de sorprendente diligencia en la eliminación, por vías no reguladas, de documentación que más tarde va a ser requerida por un juez. Justamente estos días ha sido noticia la destrucción de la documentación técnica de las 45 empresas que optaron a tres de los contratos para la construcción del circuito de Fórmula 1 en la comunidad autónoma valenciana, investigado por la justicia en estos momentos. Al parecer dicha documentación se destruyó al mes de la adjudicación de las obras cuyas presuntas irregularidades se investigan ahora.

Disculpe el lector que le haya aburrido con esta retahíla de anécdotas noticiosas y noticias anecdóticas, pero no he encontrado manera mejor de evidenciar una epidemia muy extendida en torno al patrimonio documental. Porque, ¿qué tienen en común todos estos hechos? Sencillamente, el desconocimiento o ignorancia de que estamos hablando de patrimonio documental, perfectamente regulado.

La diferencia entre llevarse una silla o llevarse un documento

Es curioso, porque seguramente nadie tendría dudas sobre el hecho de que cuando es cesado no puede llevarse a su casa una mesa, una silla, un ordenador o un coche oficial, por citar algunos ejemplos de objetos que son patrimonio inventariado.  Y entonces, ¿por qué sí llevarse patrimonio documental?

Parece que partimos de un extendido error de concepto. La propia web de la Fundación Felipe González señala que "en España, la documentación que afecta a la Presidencia del Gobierno, al carecer de carácter administrativo, ha quedado al margen de las normas y las prácticas que rigen la conservación de la Administración General del Estado. Por ello, buena parte de la documentación generada por los distintos presidentes del gobierno de la democracia en España, al no ser archivos públicos, permanecen en su ámbito privado." Eso es cierto en cuanto a la documentación privada de los presidentes, incluyendo la documentación política y parlamentaria; pero no es correcto en lo que se refiere a la documentación generada en el ejercicio de su función. Para este último caso sí hay una regulación muy clara.

Patrimonio documental

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Españolestablece en su artículo 49.2 que "forman parte del patrimonio documental los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios". Complementando a este artículo, el 54.1 puntualiza "quienes por la función que desempeñen tengan a su cargo documentos a los que se refiere el artículo 49.2 de la presente Ley están obligados, al cesar en sus funciones, a entregarlos al que les sustituya en las mismas o remitirlos al archivo que corresponda."

La última secuencia de este proceso hace alusión a la existencia de responsabilidad por incumplir los preceptos relaciones con el tratamiento adecuado del patrimonio documental. Es este mismo artículo 54 el que señala en su apartado 2 que "la retención indebida de los documentos a que se refiere el apartado anterior por personas o instituciones privadas dará lugar a que la administración que los hubiera conservado, generado o reunido ordene el traslado de tales bienes a un archivo público, sin perjuicio de la responsabilidad en que pudiera haberse incurrido".

Siguiendo con la línea de curiosidades y anécdotas de este texto, digamos que la Ley de Patrimonio Histórico es de 1986 y está firmada por el propio Felipe González en su calidad de presidente del Gobierno.

El patrimonio documental ya está protegido

En principio no es mala idea la propuesta de la Fundación Felipe Gonzáles de regular los archivos presidenciales en España. Es verdad que no hay tradición al respecto, pero también es cierto que la iniciativa es buena, en la medida en que supone poner a disposición de todos los ciudadanos los documentos políticos y privados de los presidentes del Gobierno.

Pero esta regulación podría tener otro efecto positivo, como es el de reforzar el carácter de patrimonio documental de los documentos "generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público". Porque esos documentos ya están protegidos y regulado su tratamiento, de manera que tendrían que quedar exceptuados de la figura de los archivos presidenciales. Como dice la le ley, el cargo público, sea presidente o jefe de negociado, al cesar en sus funciones está obligado a "entregarlos al que les sustituya en las mismas o remitirlos al archivo que corresponda". Tienen dueño.

 

http://www.legaltoday.com

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