ARCHIVÍSTICA, ARCHIVO, DOCUMENTO DE ARCHIVO... NECESIDAD DE CLARIFICAR LOS CONCEPTOS

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ARCHIVÍSTICA, ARCHIVO, DOCUMENTO DE ARCHIVO...

NECESIDAD DE CLARIFICAR LOS CONCEPTOS

 

Por Francisco Fuster Ruiz.

Correo electrónico: ffuster@fcu.um.es

Facultad de Ciencias de la Documentación. Universidad de Murcia - España

 

Marzo 2001

 

 

 

 

 

 

Resumen:

 

La singularidad e independencia de la Archivística dentro de las Ciencias de la Documentación e Información hace necesario clarificar los conceptos fundamentales y las definiciones, haciéndose en base a la tradición jurídico- administrativa y a la historia de la doctrina, en una ciencia que se demuestra que es base imprescindible de la Democracia y del Estado de Derecho.

 

The singularity and independence of Archival Science within the Information Sciences makes it necessary to clarify fundamental concepts and definitions, considering the legal and administrative tradition and the history of a Science which is shown to be vital for the Democracy and the Constitutional State.

 

 

 

 

 

 

 

 

1.  INTRODUCCIÓN.

A lo largo de más de 25 años de profesión de archivero, antes de desembocar en ésta de profesor universitario en la que enseño Archivística, muchas veces han preguntado a mi familia sobre mi actividad. Ante la respuesta de archivero casi siempre devenía otra nueva pregunta, de profunda extrañeza: “- Archi...¿qué?”. Creo que es bien significativa la anécdota para demostrar la ignorancia social ante una profesión tan antigua como  los  documentos,  tan noble y, sobre todo, tan necesaria. Pero veamos otra vieja anécdota, quizás

 

 

 

más reveladora de esta incomprensión social, que una vez nos narró en un cursillo de prácticas de Archivística un ilustre archivero de entrañable recuerdo, don Luis Sánchez Belda: Cierto día pasa un señor frente a una de las muchas tertulias de una terraza de Córdoba.

 

Uno de los tertulianos se levanta, se quita el sombrero y saluda: “-¡Adiós, don Jozé!”. Otro tertuliano, el Guerra, más famoso que los actuales de este apellido porque era torero y estamos en una de las épocas en que ésta era considerada la  profesión  más  noble  de  España,  pregunta  a  su  vecino  de  mesa: “-Eze,

¿quien ez?”. Y ante la respuesta de el archivero, responde el genial matador: “-

¡Ozú, hay gente pa tó!”

 

El hombre de la calle no es el único que ignora los conceptos y pregunta extrañado Archi...¿qué?. El problema existe con muchas otras personas que sí que deberían conocerlos: políticos, profesionales, intelectuales e incluso profesores, que se empeñan en negar las diferencias específicas de la Archivística con respecto a las demás disciplinas de la Documentación. Iremos analizando los conceptos fundamentales, empezando por el elemento más simple, el documento archivístico, hasta llegar después, a través del concepto de archivo y de la profesión, a la delimitación específica de la Archivística en el contexto general de las Ciencias de la Documentación. La necesidad de clarificar los conceptos es fundamental y no sólo por razones científicas. Los documentos, los archivos e incluso la misma profesión de archivero han convertido a la Archivística en verdadero pilar de la Democracia y del Estado de Derecho. La vida del hombre en sociedad, sus derechos y deberes, no tendrían consistencia sin todos esos conceptos que el hombre de la calle e incluso muchos hombres cultos desconocen preguntándose extrañados Archi...

¿qué?.

 

2.  CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO.

La materia prima de los archivos son los documentos. Pero es preciso delimitar los diferentes conceptos de documento y llegar al específico del documento de archivo, ya que el concepto de documento varía substancialmente según se le mire desde los puntos de vista de los profesionales de las distintas ciencias relacionadas con el mismo: historiadores, diplomatistas, juristas, archiveros, bibliotecarios, documentalistas, museólogos... En un sentido muy amplio y genérico, documento es un objeto corporal producto de la actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. O el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información1. A partir de este concepto amplio podemos ir limitándolo y reduciéndolo a campos más restringidos. Por un lado documentos considerados como fuentes narrativas, artísticas, informativas y científicas, producto de la imaginación, la creación y la investigación: el material clásico de bibliotecas, museos y centros de documentación. Por otro, fuentes documentales  reflejo  de  las  relaciones  y  actividades  del  hombre  y  de  la

 

1   NUÑEZ  CONTRERAS, Luis:  "Concepto  de  documento",  en  Archivística.  Estudios  básicos. Sevilla: Diputación Provincial, 1983, 31.

 

 

 

sociedad, siempre entendidas como testimonio, es decir, instrumento fehaciente, que da fe de un hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad de una cosa. Son lo que consideramos documento de archivo, generalmente identificados con los documentos administrativos, aunque se refieran tan sólo a la vida administrativa de una persona (p. e. carné de identidad o permiso de conducir). Incluso podemos reducir aún más el concepto, dividiendo el documento de archivo en dos clases: de naturaleza exclusivamente jurídica, que engendran derechos y obligaciones, y de naturaleza administrativa, que no tienen naturaleza jurídica pero que sin embargo son documentos testimoniales, auténticos, objetivos y, por tanto, verídicos o fehacientes.

 

En el documento de archivo es esencial su relación con la entidad productora, así como las demás circunstancias que condicionan sus caracteres externos e internos, su finalidad y el medio por el cual ha llegado al archivo. Por esto, tan sólo considerado como ligado a los demás documentos que forman el conjunto documental es como tiene sentido científico archivístico. El documento único, aislado, sin conocimiento de su procedencia orgánica, carece de este sentido. De aquí  se  derivan  los principios fundamentales que diferencian a la Archivística de las demás Ciencias de la Documentación: el carácter seriado de los documentos, el sentido del archivo como conjunto orgánico de documentos y nunca como colección documental, y el principio de procedencia.

 

2.1.  Definición de documento de archivo.

El Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección de Archivos Estatales Españoles2 lo define de esta manera: “Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.”

 

Nuestra definición de documento de archivo se hace más amplia o extensiva, atendiendo a todos sus caracteres externos e internos, (que enumeramos de forma didáctica para que quede constancia clara de los mismos) y a su relación con la entidad productora:

 

(Caracteres externos): "Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar  único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta), ...

(Caracteres internos): ... de carácter auténtico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/ o jurídico, generado en cualquier fecha, de forma automática y espontánea, conservado íntegro en forma  original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y

 

2   DICCIONARIO de  Terminología Archivística. Comisión de Terminología de la Dirección de Archivos Estatales. (Madrid: Ministerio de Cultura, 1993).

 

 

 

siendo por ellos condicionado), y formando parte de un fondo o conjunto orgánico, ...

(Relación con la entidad productora): ... producido, recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona  o entidad pública o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/ o administrativos y conservado como prueba, información y continuidad de gestión”.

 

 

2.2.   El documento de archivo como testimonio. Fe pública. Contenido jurídico.

La calificación como testimonio es su primera y fundamental característica, frente a los demás productos intelectuales de la mente del hombre. Si aceptamos la teoría de algunos que, como Lodolini3 , piensan que la finalidad de los primeros escritos humanos fue eminentemente práctica, administrativa, y no una finalidad literaria, podemos concluir que el documento testimonial, es decir el documento de archivo, es tan antiguo como la misma escritura. Como testimonio jurídico-administrativo, en el mundo clásico los documentos se crean y conservan por y para el Gobierno con un único motivo: el poder. La situación cambia en el mundo greco-romano con el concepto de documento público y por tanto de archivo público, ya no exclusivamente patrimonial del soberano, llegándose a una utilización general y común de la documentación. Los documentos sirven también para acreditar los derechos y obligaciones de los ciudadanos y el documento de archivo es accesible a todos en general, incluso como garantía de derechos patrimoniales privados. Una de las características del documento de archivo, según el Derecho Romano4 , es su condición de fe

pública. La seguridad de la autenticidad de los textos viene acreditada por su custodia permanente en los archivos públicos, confiada a empleados especiales ligados por un especial juramento. Esta es la  principal  garantía frente a las falsificaciones, y los documentos privados deben someterse al procedimiento administrativo de las certificaciones de los tabelliones (antecedente remoto del notariado), para alcanzar valor como fe pública.

 

Con la caída del Imperio Romano el descenso del nivel cultural origina la decadencia del documento escrito. Por otro lado desaparece la noción democrática de archivo público y se pasa de nuevo a un concepto patrimonial de la documentación. El poder, la fuerza y los intereses de la Monarquía, de los señores y de la Iglesia dependen de su patrimonio, para cuya defensa se cuenta con los documentos que atestiguan los títulos de propiedad. Los documentos se custodian como verdaderos tesoros. A partir del siglo XII, con la recuperación paulatina del Derecho Romano, se vuelve a impregnar de contenido jurídico a los documentos.

 

 

 

 

3  LODOLINI, Elio: Archivística. Principios y problema s. Traducción de Mercedes Costa Paretas. Madrid: ANABAD, 1993, 257.

4  FUSTER RUIZ, Francisco: Proyecto docente, 1994, inédito.

 

 

 

Al concepto de archivo como tesoro, formado por documentos sueltos, se va llegando, paulatinamente al de archivo orgánico e indivisible, y no sólo de valor testimonial para  el  soberano y quienes detentan el poder, sino también de nuevo para los súbditos. Por ello, junto a los documentos públicos, solemnes, se da paso a los documentos privados, que adquieren valor legal al ser validados por un notario o escribano, depositario de la fe pública.

 

A finales de la Edad Media y sobre todo en las Edades Moderna y Contemporánea la institución del protocolo notarial y los registros civiles y mercantiles constituyen el modelo de documento testimonial, que impulsa poderosamente la vida jurídica y social en la esfera del Derecho privado. Es decir, el documento testimonial o archivístico se convierte en el elemento vital más poderoso de la transformación política, social, económica y cultural de la sociedad.

 

 

2.3.      Valor testimonial científico/ informativo: fehaciente, auténtico, imparcial.

La doctrina archivística y jurídica, hasta finales de la Edad Moderna, considera siempre  al  documento  conservado  en  el  archivo  exclusivamente  desde  un punto  de  vista  jurídico,  con  valor  probatorio.  Tan  sólo  al  final  del  período empiezan a tenerse en cuenta otros valores testimoniales de los documentos: la función científica, principalmente en relación con las ciencias históricas. Los documentos son testimonio e información y pueden ser utilizados como prueba y como fuente de datos. Pero este valor testimonial científico es algo distinto al valor informativo, que a simple vista parece confundirse. Todos los documentos dan noticia de algo, informan sobre algo. Pero sólo el documento de archivo es fehaciente, auténtico e imparcial. No sólo informa, sino que es garantía de que el hecho relatado es verdadero y, por lo tanto, constituye testimonio científico. Con esta ampliación del concepto del documento como testimonio científico, se eleva también el papel del archivo como fuente de información, al considerarlo más  allá  de  la  simple  acumulación  de  documentos  con  valor  jurídico  y administrativo y            asignarle       también                            una                   primordial           valoración  científica, principalmente de carácter histórico. A fines del siglo XVIII avalan este cambio fundamental algunos tratadistas de la ciencia archivística así como la práctica de  algunas  instituciones  creadas  precisamente  con  esta  nueva  finalidad testimonial, como el Archivo General de Indias. En el siglo XIX el cambio hacia el nuevo concepto será masivo, con la institución de los Archivos Nacionales y otros de nivel regional o local de carácter también eminentemente histórico.

 

 

2.4.  Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho.

Con la Revolución Francesa y el advenimiento paulatino en muchos países del Estado de Derecho y de la soberanía nacional, el documento pasa a tener un valor testimonial semejante al del mundo greco-romano: garantía de derechos de los ciudadanos. Pero es más, con la utilización de los archivos para fines científicos  e  históricos,  el  documento  de  archivo  se  convierte  también  en

 

 

 

testimonio fidedigno de la actuación del Estado, garantía de la eficacia y honorabilidad de la vida pública. Con la seguridad del acceso final a la documentación, aunque a veces haya que esperar a los imprescindibles plazos temporales que limitan este acceso, los documentos adquieren un valor testimonial aún más firme. Se convierten así en el más límpido espejo de la vida pública, en el testimonio más fidedigno de la vida política, social, económica y administrativa. En definitiva, los documentos archivísticos y las instituciones donde se custodian y se hacen accesibles, es decir, los archivos, son la base imprescindible de la Democracia y del Estado de Derecho.

 

 

2.5.  Objetividad, autenticidad, originalidad.

Los documentos de archivo son reflejo de las funciones y actividades del hombre, producto y testimonio de una gestión. De ahí la nota fundamental que puede atribuírseles y que es la objetividad. Suelen reproducir los hechos tal cual, sin añadir elementos de crítica, subjetivos o de valoración (por el contrario de los documentos bibliográficos o de documentación científica y técnica). Esto no obsta para que a veces, excepcionalmente,  haya  documentos administrativos con vicios que afecten y deformen la información, por contener elementos falsos e inexactos. La autenticidad es una de las características funda-mentales del documento de archivo, y debe ser siempre probada científicamente. Es posible llegar a resultados satisfactorios con la aplicación correcta de los principios de la Archivística, de la Diplomática y de otras ciencias auxiliares que tienen técnicas aplicables a la interpretación, evaluación y valoración de los documentos. Sin embargo, el panorama se complica en nuestros días con la admisión como documentos de archivo de los nuevos soportes documentales. Los problemas de demostración de autenticidad de documentos impresos, mecanografiados, sonoros, fotográficos, audiovisuales, electrónicos..., son incalculables. En general,  muchos  de  estos  nuevos soportes aún no tienen reconocido valor probatorio ante los Tribunales de Justicia. Pero no por ello deben dejar de ser considerados como documentos archivísticos, testimoniales y, por tanto, fehacientes, probatorios y de carácter jurídico y administrativo.

 

El documento de archivo es único e irrepetible, y de ahí el peligro gravísimo de su pérdida. Es un original producido de forma natural a través del trabajo habitual de la vida administrativa, pública o privada, y se emite en folios o en piezas sueltas, generalmente en grafía manuscrita, aunque en raras ocasiones suele también realizarse por medios impresos, en originales múltiples. La realización actual de multitud de documentos administrativos en soportes electrónicos complica aún más el concepto de originalidad y de multiplicidad.

¿Cual es el documento original? ¿El que está en el disco duro del ordenador o el que ha sido pasado por la impresora a papel y ha sido validado y autenticado por sus autores con las correspondientes firmas, rúbricas y sellos?5

 

5   HEREDIA HERRERA, Antonia:  Archivística  General.  Teoría  y  práctica.  6ª  ed. Sevilla: Diputación, 1993, 134.

 

 

 

 

2.6.  Carácter seriado: siempre parte de un conjunto orgánico.

La doctrina elabora unas premisas ineludibles, fundamentales en la definitiva configuración de la Archivística como ciencia. La noción del archivo como conjunto orgánico de documentos es la fundamental. Esta noción está plenamente explicada por el español Miguel Velasco Santos6 en 1875 con el símil de "un artefacto o mecanismo" que es un conjunto armónico de piezas, que desmontadas y separadas carecen de sentido. Si se trastoca el "orden

suyo natural" será muy de temer que "quede tan sólo el caos" y "que aquella imagen de ya pasadas épocas e instituciones olvidadas se borre por completo, o a lo menos se altere y desnaturalice". Esta noción de conjunto, aclara en el siglo XX el italiano Cencetti7  , implica que un documento "regularmente no tiene ningún valor cuando es separado de los precedentes y subsiguientes y arrancado del corpus al que pertenecía", y sólo puede ser vivificado por el "concepto de relación". Es lo que el inglés Jenkinson8 denomina “interdependencia”, una de las características fundamentales del documento de archivo.

 

El valor testimonial del documento depende de la conservación y mantenimiento de sus caracteres internos, principalmente del carácter seriado, unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario, condicionado a los demás y siendo por ellos condicionado, y formando parte de un fondo o conjunto orgánico. Existe, pues, un vínculo entre los  documentos  que constituyen la universitas del archivo.

 

Desde el punto de vista archivístico el carácter más importante del documento de archivo es el hecho de estar relacionado con los que le anteceden y le siguen, como eslabón de una cadena. De su carácter seriado, la necesidad de estar unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario, se deriva también la necesidad de estar integrado en un fondo para tener valor científico. Aunque el documento de archivo se produce uno a uno, con el paso del tiempo adquieren su carácter seriado, como resultado de acciones repetitivas determinadas por una o muchas funciones específicas. Podríamos decir que hay familias de documentos, al estar producidos por un mismo organismo administrativo, por una misma oficina, e incluso muchas veces por un mismo funcionario o empleado público, y para funciones o actividades totalmente paralelas y semejantes, en las que tan sólo cambian algunos datos específicos. En este caso, estos documentos podríamos calificarlos casi como hermanos gemelos: son las series  documentales.  Conviene  advertir  no obstante que, aunque el estado natural de los documentos de archivo es formar parte de un fondo documental, sin embargo pueden estar también de forma

 

 

6    VELASCO  Y  SANTOS,  Miguel:  “Sobre  la  organización  de  archivos”,   en  Revista  de  Archivos, Bibliotecas y Museos, Madrid, año V, 1875, 141.146 y 177-185.

7  CENCETTI, Giorgio:  “Sull´archivio come universitas rerum”,  en  Archivi, IV, 1937, 7-13; reimpreso en

Scritti archivistici, Roma, 1970, 47-55.

8  JENKINSON, Hilary: The English archivist. A new profession. London: 1948.

 

 

 

aislada, o integrados en colecciones, no estando siempre depositados en un archivo. Pero esta es forma atípica, no natural y, por lo tanto,  artificial  de algunos depósitos documentales, y no es la usual de los verdaderos archivos y, sobre todo, de los archivos administrativos.

 

Habría que explicar, quizás, lo de que el documento de archivo generalmente condiciona a los demás documentos de su serie y es condicionado por ellos. Pongamos un ejemplo ilustrativo: los expedientes de becas de estudio en una Universidad y en un año académico concreto. Hay un presupuesto económico limitado y sólo pueden otorgarse a un número fijo de estudiantes. Todos los expedientes de esta serie documental están condicionando a los demás y son por ellos condicionados. De los datos objetivos se desprende el resultado definitivo de la concesión tan sólo a los alumnos que más merecen las becas. Si guardáramos tan sólo los expedientes de concesión, eliminando de la serie las demás solicitudes denegadas, nunca podríamos atestiguar fehacientemente si fueron concedidas de modo justo e imparcial. El documento de archivo no puede estar nunca aislado, fuera del fondo orgánico y de su serie documental de procedencia, y tan sólo tiene valor testimonial probatorio e incluso verazmente informativo dentro de este contexto.

 

 

2.7.  Origen funcional: relación necesaria con la entidad productora.

La entidad productora se entiende en sentido activo o pasivo. La persona o entidad que produce el documento; o el destinatario del documento, que lo recibe de otra persona o entidad exterior y lo acumula o conserva junto a los propios por alguna obligación jurídica o administrativa o por alguna finalidad práctica. El origen funcional es la razón por la cual se producen los documentos. Igual que las instituciones documentales que los guardan y organizan, los archivos, los documentos de archivo se originan natural y fluidamente de la institución u organismo generador de actividades, y  sólo crecen y se desarrollan en la medida que lo hacen sus actividades, en cumplimiento de funciones o fines jurídico y/ o administrativos. La relación del documento de archivo con la entidad productora debe ser siempre como resultado del proceso natural de esta actividad o gestión, realizada con las atribuciones debidas para ello. Por ello, tan sólo son auténticos documentos de archivo aquellos que emanan de una entidad productora y que son resultado de su proceso natural, en cumplimiento de sus funciones o fines. Aquellos documentos que no procedan de esta relación natural  serán  considerados como falsos o como documentos de una procedencia distinta, que habría que considerar tan sólo dentro de su verdadero contexto creador.

 

 

3.  EL CONCEPTO DE ARCHIVO.

La palabra archivo generalmente tiene tres acepciones: como contenido documental, como institución y como continente o lugar de conservación. El Diccionario de Terminología Archivística nos presenta tres definiciones de archivo  teniendo  en  cuenta  cada  uno  de  estos  elementos  conceptuales.

 

 

 

“ARCHIVO: (1) Conjunto orgánico de documentos producidos y/ o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas9. (2) La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la in-formación, la investigación y la cultura. (3) El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.”

 

Esta definición tripartita nos parece demasiado complicada e inexacta desde el punto de vista científico de la archivística, ya que estos tres elementos del concepto, junto a otros más que veremos, son imprescindibles y tienen que estar integrados en la misma definición. Creemos que es posible llegar a una unificación terminológica, teniendo presentes al mismo tiempo los conceptos de institución archivística, el conjunto orgánico de documentos y el depósito documental. A ellos añadimos, como novedad, el elemento personal, los profesionales archiveros que hacen posible la actividad científica y técnica, así como el servicio documental, también elementos  imprescindibles  en  el concepto de archivo.

 

Porque antes de llegar a una definición de archivo es preciso analizar los elementos que configuran su concepto:

 

 

§   Institucionales: el archivo como institución administrativa, jurídica  y científica, y las entidades productoras de los documentos que, finalmente, remiten éstos a los archivos;

§   Documentales: los conjuntos orgánicos de documentos, recibidos en un archivo, procedentes de una o varias entidades productoras;

§   Estructurales: los depósitos archivísticos, las instalaciones;

 

§   Personales: los profesionales archiveros y sus colaboradores técnicos, especialistas en conservación y difusión documental; y

§   Científicos y técnicos: la gestión y archivística y el servicio documental, las labores de recogida, organización, conservación y utilización de los fondos.

 

 

Todos y cada uno de estos elementos son imprescindibles. Porque para que un archivo sea considerado como tal y no como almacén de papel viejo o como simple depósito documental de una institución, necesita contar con un contenido (el conjunto orgánico de documentos producidos por una institución), un continente (los depósitos documentales), un personal (los profesionales capacitados científica y técnicamente para las distintas labores archivísticas), una gestión archivística (recogida, organización, conservación) y un servicio documental (utilización). Es necesario, pues, tener: qué conservar y utilizar (los documentos, los fondos documentales producidos por las personas físicas y las

 

9  Siguen unas líneas explicativas de las clases de archivos, que, aunque son muy interesantes, no afectan a la definición.

 

 

 

instituciones públicas  o privadas); dónde conservar y utilizar (los edificios e instalaciones donde se guarden y reciban tratamiento técnicos esos fondos y donde puedan ser puestos a disposición de los usuarios); quién debe conservar, dar tratamiento técnico y facilitar la utilización (los archiveros, aquellos profesionales que poseen las bases técnicas y científicas de la Archivística y de sus ciencias auxiliares, aparte de una preparación jurídico- administrativa y una cierta sensibilidad hacia la Historia y la ciencia en general); y finalmente, cómo conservar y utilizar (teniendo siempre en cuenta los principios generales que configuran a la Archivística como ciencia).

 

Con todo ello podemos dar una definición extensiva de archivo que tenga en cuenta todos estos elementos y en la que se sinteticen los tres significados clásicos del término: "Archivo es la institución donde se reúne uno o más conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados, como resultado del ejercicio de la función o actividad de una persona o entidad pública o privada, organizados y conservados científicamente, respetando su orden natural, en un depósito que reúna las debidas condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al sujeto productor o a cualquier persona, como testimonio de la gestión de actos administrativos y/ o jurídicos, o como información para fines científicos o culturales".

 

Todos los elementos imprescindibles quedan reflejados fielmente en esta definición: El archivo como institución, los documentos como conjuntos orgánicos de una o de varias entidades productoras, la entidad o entidades productoras, el depósito o local del archivo, la gestión archivística acorde con los principios científicos de esta ciencia, el personal capacitado con formación científica y técnica, y el servicio o utilización documental.

 

 

3.1.  Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo.

A lo largo de la historia de los archivos la legislación, la práctica archivística y la doctrina científica han incorporando todos y cada uno de estos elementos del concepto de archivo, pasando de la acepción como lugar o depósito al conjunto orgánico de documentos y llegando al concepto de institución, donde los profesionales archiveros, provistos de fe pública, juegan un papel decisivo para la consideración jurídico-administrativa y en definitiva científica de los archivos.

 

En el Mundo Antiguo y Medieval domina el concepto de archivo como lugar de conservación de los documentos, fundamentalmente a través del Derecho Romano. Por este contenido eminentemente jurídico el concepto de lugar se extiende a la institución responsable de la custodia documental: sólo tienen categoría de documentos los que estén depositados en un archivo público, gozando por ello de la fe pública que les transfiere la institución. El lugar de la custodia es condición sine qua non para la existencia del archivo, igual que la calidad del archivero, persona revestida de fe pública. En cuanto al concepto de archivo como contenido documental la evolución es muy lenta, desde el

 

 

 

primitivo concepto de colección o tesoro en la Alta Edad Media al definitivo y contrapuesto      de                          conjunto           documental,   que   implica   totalidad,   globalidad, universitas.  Por  otro  lado,  la  consolidación  del  principio  de  procedencia, fundamental para la consideración de la Archivística como ciencia, aporta en el siglo XIX el concepto de organicidad de los conjuntos documentales. Como conjunto orgánico el archivo es un producto natural que se va constituyendo al desarrollarse  la  vida  de  las  entidades  que  lo  forman.  Esta  concepción organicista del archivo será ya una constante a todo lo largo del siglo XX y no sólo para los  teóricos de la Archivística, sino, lo que es más importante, para los textos legislativos sobre archivos de los diferentes países.

 

A pesar de este predominio actual del concepto de archivo como conjunto orgánico, no hay que olvidar las otras acepciones. El retorno al concepto de archivo como institución, fundamental en la etapa clásica del Derecho Romano, también es obra española. La Archivística, según los primeros tratadistas españoles del siglo XIX, lleva implícita el concepto de archivo como institución: un conjunto orgánico de documentos con unas procedencias bien definidas y delimitadas, bien conservado, tratado de forma científica y dispuesto para el servicio a la comunidad. La Archivística es la ciencia que dispone las reglas que necesita la institución para la coordinación y clasificación de los archivos, que,  según  Troche  y  Zúñiga  y  Porras  Huidobro10   "sistematiza  y  reduce  a

preceptos el arte de archiveros". Y ambos autores revalorizan el elemento personal, pieza imprescindible de la institución archivística. Los archivos deben confiarse tan sólo "a sujetos inteligentes destinados a sólo este objeto", sin los cuales no puede practicarse en definitiva el "arte de los archivos". Los siguientes autores españoles del siglo XIX abundan en este concepto y la institución archivística está implícita también en la doctrina posterior europea, sobre todo en el siglo XX. La moderna teoría del "ciclo vital de los documentos" no hace sino adscribir los fondos, en cada una de sus subsiguientes etapas administrativas, a una institución  archivística determinada: archivos de oficina, intermedios e históricos; revalorizando definitivamente, dentro del concepto total de archivo, los elementos imprescindibles de la institución y el depósito archivísticos.

 

 

3.2.  El archivo como institución administrativa y no “cultural”.

En la antigüedad y posteriormente con la concepción clásica y medieval del Derecho Romano el archivo se considera siempre una institución jurídico- administrativa.  Nace y se desarrolla para asegurar y garantizar la vida jurídica,

 

 

 

10 TROCHE Y ZÚÑIGA, Froilán: El archivo cronológico-topográfico. Instrucción de  Archiveros... Santiago: Imp. de P. Arza, 1828; y El archivo cronológico-topográfico. Arte de Archiveros... La Coruña: Imp. de Iguerreta, 1835. PORRAS HUIDOBRO, Facundo de: Disertación sobre archivos y reglas de su coordinación, útil para todos los que los tienen o manejan... Madrid: Imp. de León Amarita, 1830. La síntesis de las aportaciones de estos y otros autores puede verse en mi trabajo FUSTER RUIZ, Francisco: “Los inicios de la archivística española y europea”. Revista General de Información y Documentación, Vol. 6-1. Madrid, U.C.M., 1996, 43-77.

 

 

 

principalmente los derechos patrimoniales del Estado, de las demás instituciones públicas y privadas, y de las personas.

 

También surge como servicio administrativo, para agilizar la burocracia facilitando constantemente la información documental, necesaria para  la adopción de medidas políticas y administrativas. Tan sólo en el último tercio del siglo XVIII empieza a tenerse en cuenta la función científica de los archivos en relación con las ciencias históricas. La transformación total vendrá en el XIX al abrirse los Archivos Nacionales para la investigación, lo mismo que otros archivos públicos considerados históricos. El nuevo sistema establece una drástica distinción entre los archivos históricos y los administrativos, surgiendo un nuevo perfil científico de archivero, dotado de preparación de tipo histórico, paleográfico y diplomático, que sustituye al viejo funcionario público con formación exclusivamente administrativa y jurídica. Este cambio, que potencia científicamente los archivos históricos, supone la caída en picado de la función jurídico-administrativa, propia de los archivos al servicio de la Administración. Los archiveros eruditos que ocupan el lugar de los antiguos funcionarios burocráticos, llevan a cabo su labor vocacionalmente tan sólo en los archivos históricos y se desentienden del documento contemporáneo. Como consecuencia, se interrumpe la organización de los archivos de las oficinas públicas y se ocasiona en muchos países el olvido casi sistemático de los archivos de gestión o administrativos, la función que hasta entonces habían desempeñado los archiveros en todas las administraciones.

 

Consideramos que este sistema decimonónico persiste en nuestro tiempo de forma negativa y por ello el concepto de archivo aún se tiñe de un excesivo color cultural. No olvidemos la definición de "institución cultural" que da la Ley del Patrimonio Histórico Español (1985), ratificada por el estatal Diccionario de Terminología Archivística (1993), e incluso su misma adscripción al Ministerio de Cultura y no al Ministerio de Administraciones Públicas, como sería lógico. Lo mismo sucede, generalmente en los demás sistemas archivísticos, autonómico y local, adscribiendo los archivos generalmente, a la Consejería o Concejalía de Cultura en vez de a la Consejería de Presidencia. Con ello se produce un funesto divorcio entre Administración (pública y privada) y Archivos. A los poderes públicos y privados (la clase política dirigente, la Administración en general, la empresa), aquellas personas que manejan los presupuestos económicos de los archivos, lo que les interesa es la eficacia jurídico- administrativa de las instituciones y oficinas, y las perspectivas de información que pueden darles los documentos. Pero los archivos de tipo histórico no cumplen en absoluto esta importantísima función informativa y de gestión documental. Por añadidura, la clase política y la Administración nunca  han estado excesivamente preocupadas por el fomento de la cultura. Todo  ello origina un olvido fatal de los archivos en los presupuestos del Estado y de las demás Administraciones Públicas, que hace más agravante el problema a lo largo de estos dos últimos siglos.

 

 

Robert-Henri Bautier11 elabora una definición de archivo muy simple pero muy esclarecedora: "Definiremos un depósito de archivo, ante todo, como un establecimiento de carácter científico, encargado de funciones administrativas". Los archivos tienen un doble aspecto, científico y encargado de funciones administrativas, que representa las dos caras de una misma institución. El establecimiento tiene que ser plenamente científico, con personal capacitado para aplicar las técnicas de la Archivística, pero su función genuina es la administrativa y no la cultural-educativa. Estas actividades culturales  y educativas son importantes, pero secundarias. En definitiva, los archiveros deben dejar de considerarse historiadores y entrelazar vínculos cada vez más estrechos con la Administración. Está claro, matizamos, que los archivos han de ser considerados unidades organizativas de las Administraciones Públicas y de las empresas privadas, y que por tanto el concepto del archivo debe ser muy amplio, con un abanico que vaya desde el inicio documental hasta la conservación definitiva en un archivo histórico, y un campo de atención hacia otros archivos hasta ahora un tanto olvidados: administrativos, privados, de empresa... Con ello la sociedad se irá concienciando del valor e interés que tienen los archivos como elementos de gestión para la vida administrativa, cultural, científica, social... Y los archivos empezarán a convertirse en un elemento clave de la información y la comunicación, que son dos de  los factores que más preocupan a la sociedad de nuestro tiempo.

 

Basados en este pensamiento algunos tratadistas, ya a principios del siglo XX, propician una vuelta a la formación integral de los archiveros desde el punto de vista jurídico y administrativo, aunque sin abandonar la formación de tipo histórico y de las ciencias auxiliares de la Historia. Para Vittani12 la formación principal tiene que ser Archivística, conectada con Letras y Jurisprudencia, con asignaturas como Historia del Derecho, Economía Política y Derecho Administrativo, fundamentales para la formación de los archiveros.

 

Casanova13, también partidario de la  Archivística como fundamental, añade otra disciplina básica: el estudio de las instituciones productoras de los documentos de los archivos. Y como el carácter "cultural" de los archivos tiene que ser referido exclusivamente a una cultura de amplia matriz jurídica, es preferible la Licenciatura en Derecho antes que la de Letras en cuanto a la formación del archivero.

 

 

3.3.  La entidad productora, el local y la gestión archivística profesional.

 

 

 

11   BAUTIER, R.-H-: “La misión de los archivos y las tareas de los archivistas”. En:  La Administración Moderna de Archivos y el prontuario RAMP, recop. de Peter Walne. París: Unesco, 1985, 1-2.

12  VITTANI, Giovanni: “La formazione dell´archivista”. En: Annuario del R. Archivio di Stato in Milano,

1917,  p.  77-102. Véase en LODOLINI,   Archivística.  Principios  y  problemas. Traducción de Mercedes Costa Paretas.  Madrid: ANABAD, 1993 1993, 274 y 296.

13  CASANOVA, Eugenuio:  Archivística.  Siena:  Lazzeri,  1928,  2ª   ed.  Torino:  Bottega  d´Erasmo,  1968,

468.

 

 

 

Como hemos visto, en nuestro concepto y definición de archivo, además de los anteriores elementos ya analizados, son fundamentales las entidades productoras con su actividad documental, de la que se desprende el origen funcional de los documentos, la razón por la cual se producen y conservan. Los documentos se generan o acumulan en cumplimiento de las funciones o fines jurídicos y/ o administrativos de la entidad productora, con las debidas atribuciones para ello, como resultado del proceso natural de su actividad o gestión. La razón última de la conservación documental en los archivos es siempre una razón práctica y utilitaria, ya sea con fines jurídicos (como prueba de derechos y obligaciones), con fines administrativos o burocráticos (imposición legal de mantener ciertos documentos, apoyo documental para la gestión de la actividad o función) o con fines exclusivamente de información e investigación (principalmente de tipo histórico o de recuerdo de la actividad del pasado).

 

También son fundamentales en el concepto de archivo los elementos derivados de la gestión archivística: elemento estructural (depósito archivístico), elementos personales de la gestión (archiveros y  personal  de  apoyo), elementos científicos y técnicos (organización científica, conservación documental), y elementos utilitarios (servicio documental).

 

Los documentos deben ser conservados en un depósito que reúna las debidas condiciones y donde el conjunto documental pueda recibir el debido tratamiento técnico de los archiveros y conservadores de la  documentación  para, finalmente, ser puesto a disposición de los usuarios. Es tan importante este elemento estructural que, en un principio, constituyó la primera acepción de la palabra archivo como lugar o depósito de conservación de los documentos: en griego archeion, arca para conservar documentos, de donde en latín se deriva la definitiva archivum. Ya hemos visto como para el Diccionario de Terminología Archivística el local constituye una de sus tres acepciones del concepto; pero para nosotros el depósito documental es algo más importante: es un elemento imprescindible del concepto total de archivo. No tiene que ser inmutable; puede variar circunstancialmente, cambiando incluso de edificio y hasta de lugar geográfico; incluso es fundamental que se adapte y renueve constantemente de acuerdo a las exigencias técnicas más modernas. Sin embargo es esencial que el contenido del archivo tenga siempre un adecuado continente donde sea conservado, tratado científicamente y utilizado. Y sin este depósito en debidas condiciones para estas finalidades no puede existir auténtico archivo.

 

Tampoco existe auténtico archivo sin el personal adecuado para la gestión archivística. Unos profesionales capacitados para dar un tratamiento adecuado al contenido y al continente. Los archivos, para que puedan cumplir su misión, necesitan de un personal suficiente y variado, distinto para cada una de las tareas. Y no sólo especializado en las técnicas científicas de la documentación archivística (recogida de la documentación, organización, conservación y utilización), siempre respetando y cumpliendo los principios generales de la

 

 

 

Archivística, sino en otras materias relacionadas con la conservación, la seguridad y la utilización de los centros y sus múltiples servicios técnicos.

 

El personal del archivo siempre ha tenido una enorme importancia.  En  el Mundo Antiguo dado el sentido patrimonial de la documentación, instrumento para acrecentar el poder, el archivo sólo puede confiarse a funcionarios específicos de mucha confianza, ligados por juramento, a quienes se encarga la custodia de la documentación y la fe publica  en  ella  inherente.  Incluso cuando en la Alta Edad Media surge el concepto de archivo como tesoro, ante la inseguridad de los tiempos se busca el lugar y las personas más sagradas para la custodia documental: iglesias y monasterios, donde sacerdotes y monjes guardan los documentos más preciados junto a las joyas y los objetos del culto. Mientras se mantiene el influjo del Código de Justiniano y del Derecho Romano en general, sólo pueden tener archivo aquellas instituciones públicas que gozan del jus archivi, el derecho o facultad para crear archivos y, por tanto, para conferir fe pública a los documentos en ellos custodiados. Los archiveros, pues, son funcionarios especialísimos, que gozan de uno de los atributos públicos  más preciados: el de la fe pública. Este atributo aún lo siguen teniendo en nuestros días los archiveros públicos, ya que las certificaciones que realicen sobre documentos de los archivos que custodian constituyen prueba jurídica. Si los archivos son testimonio de la fe pública y soporte jurídico- administrativo de las actividades de los poderes públicos, quienes generan esta gestión documental, los archiveros, es lógico que posean estos atributos de la función que desempeñan. Por ello, la formación y actividad del archivero debe plantearse siempre con criterios profesionales muy estrictos, debido a la misión tan esencialmente jurídica y científica que desempeñan.

 

 

3.4.  El servicio documental.

La utilización, el servicio documental, es el fin último y primordial del archivo, que es fundamentalmente un servicio de documentación e información. Este servicio debe prestarse en primer lugar a la entidad productora de los documentos y, después, si son ya totalmente accesibles, al público en general. Ningún servicio documental puede resultar válido sin no tiene como misión principal la comunicación de la información que contienen sus fondos. Esto es fundamental en bibliotecas, museos y centros de documentación, pero también lo es en archivos, aunque en éstos pueda existir documentación reservada a la consulta inmediata por el público en general, pero que finalmente con el tiempo llegará a ser accesible. El acceso a los archivos es una de las grandes conquistas democráticas de nuestro tiempo, dejando de ser privilegio de unos pocos (los que tienen el poder, los funcionarios de la Administración, los investigadores de la Historia), para convertirse en uso cotidiano de cualquier ciudadano interesado, que tiene como derecho universal reconocido el de la libre información.

 

 

 

El archivero debe estar capacitado plenamente para desempeñar esta labor profesional, por completo distinta a la que tenía en el pasado,  totalmente pasiva, tan sólo de conservación documental. Una de las cualidades que debe tener el moderno archivero es ésta del servicio a los usuarios, informando sobre los fondos documentales de su centro. Esta labor debe desarrollarla principalmente a través de la redacción de los medios de descripción documental, que es una de las grandes tareas que tiene encomendadas, pero también personalmente, a través de la ayuda directa a los investigadores. Sin esta voluntad de servicio, tanto del personal como del centro en general, nunca podrá cumplir el archivo su verdadera misión en la sociedad, que no es sólo de tipo cultural, sino de información, de auxilio, de ayuda a los ciudadanos en todos los aspectos de la vida humana.

 

 

4.  CONCEPTO Y OBJETIVOS DE LA ARCHIVÍSTICA.

Antes de elaborar un concepto de la Archivística nos planteamos la existencia de dos elementos fundamentales de este mismo concepto: la consideración de la Archivística como ciencia y la existencia de una Archivística total, sin distinción entre la vocación administrativa e histórica.

 

 

4.1.  La archivística como ciencia. El principio de procedencia.

Aun existe un debate teórico, a nivel mundial, sobre si la Archivística es una ciencia, una disciplina o una técnica. Nosotros creemos este debate superado ya desde  los  inicios  históricos de la Archivística que, como ciencia de los archivos, surge a principios del siglo XIX ligada al desarrollo teórico del principio de procedencia. Una ciencia que surge tan sólo cuando se empieza a reflexionar en profundidad sobre el conocimiento de los archivos, tratando de elaborar teorías y estableciendo principios sobre los métodos de clasificación de los documentos. Esta preocupación intelectual es la que la hace nacer como disciplina científica.

 

Entre 1828 y 1835, con las obras de Froilán Troche y Zúñiga y Facundo Porras Huidobro14, aparece en España el concepto de la Archivística como ciencia, mientras ambos autores, sobre todo el primero, realizan también la que quizás es la primera elaboración teórica del principio de procedencia. Para estos autores españoles, la Archivística, que denominan sucesivamente Instrucción de Archiveros, Arte de Archiveros y Arte de los Archivos, surge como ciencia porque tiene unas reglas inalterables, aunque hasta entonces poco conocidas.

La principal de ellas es seguir, con método, el orden que sea más análogo a la naturaleza de los documentos, y no mezclar nunca los diferentes archivos (o fondos) provenientes de organismos diferentes. Con ambos autores españoles el principio de procedencia ya está formulado plenamente y la Archivística mundial empieza a ser verdaderamente ciencia. Incluso Porras Huidobro llega

 

14 La síntesis de las aportaciones de estos y de los siguientes autores que se citan puede verse en mi trabajo FUSTER RUIZ, Francisco: “Los inicios de la archivística española y europea”. Revista General de Información y Documentación, Vol. 6-1. Madrid, U.C.M., 1996, 43-77.

 

 

 

a considerar el “arte de los archivos” como una de las principales ciencias, “acaso en un grado superior a las demás, pues ella nos manifiesta el camino por donde vinieron las otras y su progreso”. La teoría de la Archivística como ciencia se fundamenta aún más en otros autores españoles de mediados del XIX, como José Morón y Limiana (1846 y 1879), Miguel Velasco Santos (1875), José de Güemes y Willame (1876) y Luis Rodríguez Miguel (1877). El panorama archivístico español en el siglo XIX no puede ser más brillante, elevando a la Archivística emergente, desde un terreno de mera práctica profesional a un campo mucho más elevado, verdaderamente científico y filosófico.

 

La literatura científica posterior en materia de Archivística, que consolidó universalmente el principio de procedencia y estableció como obligatoria la clasificación de los fondos de acuerdo con la estructura orgánica de la entidad de procedencia, no hizo sino consolidar una ciencia, que tiene sus principios inmutables que es necesario aplicar a los archivos. A fines del siglo será la maduración de la teoría en países como Francia, Italia, Alemania y Holanda, lo que llevará definitivamente a la Archivística a sus últimas consecuencias científicas. Sobre todo con el Manual de clasificación y descripción de Archivos, redactado por los holandeses Muller, Feith y Fruin (1898),  donde  se sistematizan los principales fundamentos científicos del concepto de archivo y, por tanto, los elementos sustentadores de la Archivística como ciencia. Estos fundamentos científicos se consolidan en nuestro siglo con las aportaciones de Casanova, Brenneke, Jenkinson, Schellenberg, Bautier, Lodolini, Cortés, Heredia... La Archivística es una ciencia, proclaman en voz de Lodolini, por estar basada en unos principios científicos, universalmente válidos, y por apoyarse, a lo largo de dos siglos, en una literatura científica muy abundante, escrita en multitud de lenguas.

 

Así pues, nosotros consideramos, como la mayoría de los autores, que la Archivística es una ciencia, y que tiene un contenido práctico, experimental, y al mismo tiempo teórico. El aprendizaje de la misma debe realizarse a través del estudio de la teoría archivística y de la práctica en los archivos. Sucede igual que con otras ciencias, como la Medicina. Por mucha teoría que expliquen los profesores, sin un Hospital Clínico o sin un Archivo anejo, es imposible el aprendizaje correcto del oficio.

 

 

4.2.   Archivística total: sin distinción entre la vocación administrativa e histórica.

Por otro lado, nuestra concepción de la Archivística, total, sin distinción entre la vocación administrativa y la histórica, se desprende de la concepción total de los archivos, considerando que la distinción entre archivos administrativos e históricos es arbitraria y antiarchivística. Ya vimos cómo nuestro concepto de archivo es el de institución jurídico-administrativa más que institución cultural. Pensamos que el valor del documento como testimonio debe primar sobre cualquier  otro.  Ante  todo,  los  archivos  son  unidades  organizativas  de  las

 

 

 

administraciones públicas y de las empresas privadas; nacen, prosperan y perviven sobre todo por esta necesidad jurídica y administrativa. Y a las administraciones y empresas deben servir primordialmente, sobre todo en las primeras etapas del ciclo vital de los documentos, y ya entonces y después en definitiva al resto de la sociedad. La finalidad que hace surgir los documentos archivísticos es eminentemente práctica, jurídica, administrativa, y no una finalidad literaria o científica. Sólo después podrán desprenderse de los documentos de archivo otros valores secundarios como los informativos o científicos, sobre todo en la última etapa del ciclo vital de los documentos, cuando pasan a un archivo permanente o histórico.

 

 

4.3.  Definición de la Archivística.

 

El Diccionario de Terminología Archivística español daba en 1993 la siguiente definición: “Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos.” Nos parece  una  definición excesivamente corta para abarcar una ciencia tan amplia. Por ello, considerando todos los aspectos de nuestro concepto de Archivística, damos esta definición extensiva de la misma, abarcando, con finalidad didáctica, todos los elementos conceptuales que constituyen su objetivo y su campo de acción: “Archivística es la ciencia que se ocupa de los archivos en sus  aspectos teóricos y prácticos, estableciendo principios inalterables y estudiando técnicas adecuadas de gestión de documentos, administración y tratamiento técnico de archivos, así como la función jurídica, administrativa y científica de los mismos, desde un punto de vista archivístico o de ciencias y técnicas diversas, y su relación con las entidades productoras de los conjuntos orgánicos de documentos, a fin de manejar y hacer accesible la información de los fondos documentales.”

 

 

4.4.  Objetivo y campo de acción de la Archivística.

Si vamos desglosando los diferentes apartados de nuestra definición de la Archivística, comprenderemos mejor su objetivo y campo de acción.

 

 

Archivística es la ciencia que se ocupa de los archivos: Es decir, ciencia que se ocupa de los conjuntos orgánicos de documentos. Otras ciencias (Diplomática, Paleografía, Sigilografía, Historia...) también se ocupan de los documentos de archivos, pero de forma diversa que la Archivística. La Archivística es una ciencia activa y no pasiva, al mismo tiempo que práctica: debe acudir a solucionar los problemas de los documentos de archivo desde el inicio en las oficinas. Su objetivo es establecer la doctrina científica de formación, organización, conservación y utilización de los archivos. A lo largo de toda la cadena documental, del ciclo vital de los documentos de un archivo, el archivero debe estar presente e intervenir activamente desde el inicio del

 

 

 

documento en la oficina hasta el depósito definitivo en un archivo permanente, pasando por la decisiva etapa de valoración y selección documental. Para conseguir este objetivo, las actividades archivísticas deben apoyarse en una eficaz y completa política archivística, que posibilite la acción del archivero por medio de una legislación o reglamentación, una planificación y programación adecuada, y la creación de sistemas archivísticos dotados de una estructura con los recursos humanos y científicos adecuados y suficientes.

 

 

§   En sus aspectos teóricos: Doctrina archivística pura o general, conceptos fundamentales, esencia, naturaleza y funciones de los archivos; historia de la Archivística, los archivos y de las instituciones productoras de documentación; origen orgánico y clasificación de los archivos, edades documentales, evolución de la práctica archivística, principios archivísticos, metodología, terminología, fuentes de información y bibliografía archivística.

 

§   Y prácticos: Derecho de los archivos, formación profesional de archiveros, usuarios, administración y gestión de servicios de archivos, tratamiento documental, mantenimiento, conservación y organización de archivos, recuperación de la información documental, comunicación y difusión de la información, aplicación de las tecnologías de la información, reprografía y duplicación documental...

 

§   Estableciendo principios inalterables: La Archivística debe basarse en los principios científicos que la configuran como ciencia, determinados por el origen jurisdiccional de los archivos: el respeto al origen y  al  orden natural, a la procedencia de los fondos. Según el Diccionario de Terminología Archivística el de procedencia es "principio funda-mental de la archivística que establece que los documentos producidos  por  una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros”. Incorpora además otros dos nuevos, derivados del anterior: El principio de respeto a la estructura, que “establece que la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencia de la unidad productora”. Y el principio de respeto al orden original, que “establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que ésta sea”. La sujeción a estos principios debe ser una constante de actuación en los archivos por todos aquellos que tienen una responsabilidad política y profesional sobre los mismos: los titulares de la Administración a que pertenece el centro y los profesionales archiveros. Sin ello, nunca se tendrá la seguridad de que el archivo esté organizado con un mínimo de garantías científicas y profesionales y de que esté cumpliendo con rigor todas sus finalidades testimoniales e informativas.

 

Aparte del establecimiento de estos principios, la Archivística debe dictar también una normativa aplicable a toda clase de archivos, tanto antiguos como modernos. Sobre todo normas relacionadas con la organización y descripción  de  los  archivos  en  todas  las  etapas  del  ciclo  vital  de  los

 

 

 

documentos; creación de una terminología o vocabulario internacional sobre archivos, totalmente necesaria para conseguir la normalización; y homologación de los contenidos de la formación profesional de los futuros archiveros.

 

§   Y estudiando técnicas adecuadas de gestión de documentos; administración y tratamiento técnico de archivos: La Archivística debe crear una metodología necesaria para que los archivos cumplan sus fines, desarrollando los procedimientos e instrumentos que permitan al archivero conservar, custodiar y difundir los documentos.

 

 

§   Así como la función jurídica, administrativa y científica de los mismos: La introducción del concepto de gestión documental implica el desarrollo de las funciones principales del archivo: la jurídica y administrativa, así como la función científica. El servicio e información que deben prestar los archivos debe estar dirigido a dos vertientes: a las entidades productoras de los documentos, para agilizar la gestión y la vida administrativa, y a la sociedad (al ciudadano en general y a los investigadores cien-tíficos).

 

§   Desde un punto de vista archivístico: Tratamiento archivístico de la documentación, apoyo a las entidades productoras en cuanto a la formación documental; transferencias, organización, clasificación, selección, conservación y utilización; interpretación, descripción, tratamiento de documentos especiales, comunicación, difusión, servicio público...

 

§   O de ciencias y técnicas diversas: interpretación documental (Diplomática clásica y contemporánea, Paleografía, Neografía, Cronología, Codicología, Sigilografía, Genealogía, Heráldica, Vexilología, Onomástica, Toponimia, Historia...); interpretación jurídica y administrativa (Historia de las instituciones, Derecho Administrativo, Procedimiento administrativo); nuevos soportes documentales (Nuevas Tecnologías); equipamiento, instalación y mantenimiento de archivos (Arquitectura, industrias aplicadas...); conservación, seguridad, restauración y reproducción documental (Restauración, Física, Química, Biología,  Encuadernación...); automatización o mecanización (Nuevas Tecnologías: Documentación, Informática...)

 

§   Y su relación con las entidades productoras de los conjuntos orgánicos de documentos: apoyo y asesoramiento a las entidades productoras de los documentos en la fase prearchivística; formación de archivos administrativos; transferencias de  documentación  a  los  archivos del ciclo vital de los documentos; valoración, selección y expurgo o eliminación responsable; historia de las instituciones generadoras de los documentos y de los archivos, estudio de los rasgos específicos de cada institución productora de documentos; organigrama  y  cuadro  de clasificación de sus fondos.

 

 

 

 

§   A fin de manejar y hacer accesible la información de los fondos documentales: Porque la Archivística tiene una finalidad primordialmente utilitaria: conseguir el máximo uso de los archivos y el acceso a la información que contienen los fondos documentales. Y no sólo la información que proporciona el mismo documento, sino también la que puede desprenderse del contexto del mismo, al estar generado por el quehacer cotidiano de las entidades productoras, relacionado espacial y temporalmente con el quehacer de otras múltiples instituciones y de la sociedad en general.

 

El rescate de esta información conservada en los archivos interesa primordialmente a las entidades productoras de los documentos y, en definitiva, al resto de la sociedad. A las entidades productoras, a la Administración y a las empresas, por cuanto la gestión de esta información conservada en los archivos facilita la toma de decisiones; hasta el punto de que los que logran rescatar esta información, gestionándola de  forma rápida y organizada, están en evidente ventaja sobre quienes no usan suficientemente sus archivos como fuente de información. La gestión archivística correcta moderniza la vida administrativa en  todos  sus aspectos. La información, la comunicación, son elementos fundamentales de la vida administrativa y estas funciones no pueden desarrollarse correctamente si no están bien organizados los archivos, que son la fuente principal interna de comunicación y de información. Y al resto de la sociedad, por todo lo que implica la información documental para facilitar la transparencia de la vida administrativa, base de la Democracia. El servicio y comunicación de los documentos a la sociedad en general es un mandato constitucional establecido en los países democráticos, aunque con ciertas limitaciones también establecidas constitucionalmente. El archivo, con ello, adquiere una misión social importantísima, que no es sólo de tipo cultural, de investigación, sino de información, de auxilio, de ayuda a los ciudadanos en todos los aspectos de la vida humana.

 

Por esta finalidad última informativa es por lo que la Archivística está considerada como una más de las llamadas Ciencias de la Información, adoptando algunas de las herramientas y técnicas de trabajo de las mismas, en especial la creación de bases de datos y la aplicación de la Informática. El impacto de las Nuevas Tecnologías se ha hecho aún más evidente con la aparición de los nuevos soportes documentales y medios de almacenamiento, más frágiles de conservación, pero que al mismo tiempo propician el control y gestión de una información más abundante.

 

 

SOBRE EL AUTOR

El autor pertenece a la Facultad de Ciencias de la Documentación de la Universidad de Murcia en España. Este artículo fue publicado en “Anales de Documentación”, No. 2, 1999, págs. 103-120.

Publicado el: 17/01/2018 / Leido: 6519 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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