INTRODUCCIÓN Y CARÁCTER GENERAL DE LOS ARCHIVOS

Publicado el: 17/01/2018 / Leido: 3551 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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N O C I O N E S  G E N E R A L E S

 

INTRODUCCIÓN Y CARÁCTER GENERAL

DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son un producto de las actividades propias del ser humano. Su existencia se fundamenta en una ilación suficiente de experiencias transmitidas primero en forma tradicional, luego científicamente establecidas. Su razón suficiente es constituido por los documentos; información que modifica a un soporte, que llegan a tener sentido de perdurabilidad y que ultérrimamente constituyen su testimonio.

En todos los tiempos existió preocupación archivística. Se han llamado archivos:

1)Al conjunto de documentos.

2)A la reunión de documentos esencialmente significativos y relacionados entre sí. Hoy se las denominan colecciones.

3)A una dependencia Institucional, sea sección, departamento, oficina, encargada de reunir los documentos producidos en la institución.

4)Al conjunto de procedimientos o rutinas, en el tratamiento de la información.

5)A la exposición escrita sobre soportes líticos.

6)A las Instituciones dedicadas exclusivamente al tratamiento de documentos producidos en una determinada actividad sociopolítica.

También se utiliza la palabra archivos seguida de otra específica para señalar la condición de determinadas unidades de trabajo documental; General, Sectorial, Intermedio, Vivo, Muerto, etc.

La existencia de los archivos data de épocas remotas, propiamente desde el asentamiento de las escrituras. Al analizar la Historia de los Archivos, observamos como una función principal, la custodia de documentos escritos sobre tablillas enceradas; soportes que se guardaban insertándolas en una barra mediante un orificio elaborado exprofeso en la parte superior de la tablilla.

Los egipcios, sumerios y macedonios, en el florecimiento de sus civilizaciones, vieron la necesidad de crear y organizar depósitos dedicados a la conservación de sus documentos: básicamente tenían los objetivos principales de testimoniar decisiones del gobierno y la realeza y de efectuar constancia sobre la propiedad.

En el tercer milenio antes de Cristo la “cultura intelectual se desarrolla; fíjase la escritura, nacida en forma de pictografía primitiva; los bienes se hacen cada vez mas enajenables; el estado civil, el catastro del oro y los campos” son organizados por el estado”.[1]

Es fácil comprender entonces que el sistema de reunir documentos y mas propiamente información contenida, proviene de civilizaciones históricamente antiguas.

Como confirmación a este concepto, encontramos en la Quinta Dinastía Egipcia (2750-2600) que “el impuesto, calculado sobre la renta territorial, se establece por el catastro y las declaraciones a que vienen obligados los contribuyentes; el estado organiza también el registro civil y el archivo de actas”[2]

Es evidente que en la antigüedad, con un nombre u otro, existieron repositorios documentales, utilizando una variedad de materiales escriptorios como soportes de la información, v.g. rollos de pergamino y papiro, que se guardaban en cajas o cofres (arcones).

La escritura origina la necesidad de un repositorio o depósito, con propósitos específicos, conservar y recuperar la información. Propósitos considerados como fundamentales al momento de definir el concepto de Archivología; que resulta algo conflictivo por la diversificación de sus funciones particulares, que modifican substancialmente el manejo documental y la calidad de la información.

En Egipto los documentos de carácter religioso y literario, se conservaron conjuntamente, sin distinción de los documentos que hoy los clasificamos como propios del archivo.

En su generalidad, los depósitos documentales se establecieron en templos. La Clase Sacerdotal utilizó las escrituras al ser casi los únicos que sabían leer y escribir. Esta clase era celosa de su tradición, razón suficiente para que los templos se convirtieran en repositorios de documentos.

Es de considerar también como factor importante para la época, lo difícil que resultaba escribir y la poca producción de material para estos fines. Se escribía estrictamente lo necesario, sin los desperdicios de nuestra época.

El documento se elaboraba cuando existía una necesidad patente, como ser los documentos de catastro y de propiedad de valores inmuebles. “Nos gusta pensar que somos una de las profesiones mas antiguas, y deberíamos considerar, por ello, como hemos evolucionado al cambiar los medios de registro cuya custodia nos han encargado desde hace miles de años, y cómo los propios documentos y nosotros hemos influido en nuestros usuarios. Es posible que lleguemos a la conclusión de que la situación que vivimos hoy tiene precedentes en el pasado, que pueden ayudarnos a encontrar nuestro camino rumbo al futuro.”[3]

Paralelamente fue conformada otra clase documental, paleográficamente denominada libraria, que se diferencian de los documentos administrativos por su génesis, finalidad y esencia.

Los documentos librarios contenían esencialmente pensamientos, a diferencia de los documentos administrativos conformados como consecuencia de una acción o decisión, respaldados de un carácter legal-institucional.

Los descubrimientos arqueológicos aportan datos de interés sobre los sistemas de archivos y la importancia otorgada a esta clase documental. Excavaciones realizadas en la Mesopotamia y zonas del Asia Anterior, considerados como los repositorios mas antiguos, descubren continuamente tablillas de arcilla; aún cuando no siempre manifiestan un orden perceptible, se comprueba la existencia de cantidades documentales ubicadas en palacios reales o en templos, donde se conservaron escritos sobre asuntos oficiales y administración de bienes pertenecientes al templo y a las casas reales.

En sus orígenes los archivos eran custodios indistintamente de documentos públicos y de documentos librarios; en la actualidad se limitan a custodiar documentos que son producto de una actividad, de una acción o una función determinada, lo cual circunscribe al archivo en un área de papeles escritos, grabados dibujados, etc.. En cambio las bibliotecas se circunscriben a custodiar documentos que son producto del pensamiento. Diferencia sutil pero fundamental que nos permite distinguir las distintas técnicas que se emplean en cada ciencia.

Los palacios reales o de magistrados allegados al rey, conservaron diplomas, leyes y textos, escritos en piedra, madera, metal, cera, papiro, pergamino y papel; de acuerdo a la época en que fueron confeccionadas.

Consideramos entonces que los primeros archivos son producto de las necesidades primordiales de las primeras civilizaciones que alcanzaron un grado de desarrollo preponderante.

Las numerosas inscripciones cuneiformes encontradas desde mediados del siglo pasado en las minas de Babilonia y de Nínive nos transmiten noticias oficiales acerca de las hazañas y administración de los reyes asirios.

El carácter de depósito documental de los archivos fue abandonado en las dos últimos décadas. Las definiciones se han hecho técnicas y el método y la crítica de las fuentes han polarizado el interés de los numerosos especialistas.

Los documentos de acuerdo con su naturaleza se encuentran reunidos en tres núcleos distintos:

·      Museos. Con documentos no tradicionales, representados por los objetos mismos. Si bien se discute mucho sobre la función real de estos núcleos por su duplicidad como aspecto, educativo o documental, pero se observa posteriormente que estas dos funciones se complementan.

·      Archivos. Documentos consecuentes de actos bajo forma ordenada reunidas según principios y reglas establecidas.

·      Bibliotecas. Documentos literarios. Documentos que se consideran y constituyen la base del trabajo científico en el dominio de las ciencias.

 

Víctor Hugo Arévalo Jordán



[1]  PIRENNE, Jacques. Historia Universal. Las grandes corrientes de la Historia. Vol. 1. Desde los orígenes del Islam. Editorial Mitre. Editorial Cumbre. S.A., México. P.12.

[2] PIRENNE, id. p.17.

 

[3]  WIMALARATNE, K. D. G., La Información Científica y Tecnológica que figura en los expedientes de casos y en los Archivos de las Administraciones Públicas: Un estudio del Programa de Gestión de Documentos y Archivos. (RAMP). Programa General de Información y UNISIST, París, Unesco, 1984. Pag. 9.

 

 

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