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LA TECNOLOGÍA MODERNA Y LOS ARCHIVOS

Publicado el: 22/02/2013 / Leido: 5128 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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LA TECNOLOGÍA MODERNA Y LOS ARCHIVOS

 

ESBOZO DE UN PLAN DE NORMALIZACIÓN PARA LA FILMACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

 

                El empleo de la micropelícula crece sin cesar en el campo de los Archivos. Razón por la cual parece de mucha utilidad establecer reglas, sin las cuales el desorden consiguiente sería en breve irremediable. Es tan general el uso de la micropelícula y se aplica a tantos casos diversos que es indispensable señalar con exactitud los límites en el caso particular que nos ocupa. Claro está que no aludimos la micropelícula sino en el área de los Archivos públicos, es decir como un instrumento de trabajo científico y eventualmente también como que debe resolver ciertos problemas de orden administrativo.

 

                La micropelícula no es en sí un fin. Tiende simplemente a reemplazar por una película los elementos tradicionales de los archivos: el documento, el expediente, el legajo, el registro. En función de esos diversos elementos, es preciso someter a reglas su uso. Las operaciones clásicas de selección, clasificación, asignación del signo numérico (cota), deben seguir siendo lo que eran antes, ya que la micropelícula no sirve en fin de cuentas sino para sustituir una materia por otra. Sobre un inventario, el paso de un documento papel a un documento microfilmado debe consignarse, es cierto (veremos cómo), pero no ha de modificar la estructura misma del inventario, y por consiguiente, la clasificación, salvo casos dados (el de los planos o de los afiches por ejemplo, que se emplea igualmente para la conservación de dichos documentos en originales). Si posteriormente se microfilma un documento que debe en seguida desaparecer, si se introduce un documento que había sido antes microfilmado, el mismo inventario debe servir siempre sin modificación, excepto la que indica la presencia de una micropelícula en el lugar de los originales.

 

                Es de este principio esencial de donde hay que partir parta dar normas al empleo de la micropelícula. La microfilmación no es más que una operación suplementaria, sea que los documentos originales estén destinados a desaparecer, sea que deban devolverse a sus dueños (o clasificados de otra manera, como lo veremos más adelante).

 

                La microfilmación es pues una operación completamente diferente en materia de Archivos y en materia de Biblioteca o de Documentación.

 

I. LOS PRINCIPALES TIPOS DE MICROFILMACION DE ARCHIVOS.

 

                En materia de Archivos, la micropelícula puede utilizarse para varios fines. Cada uno de estos empleos necesita algunas explicaciones. Podemos distinguir:

 

                A) La microfilmación de sustitución;

                B) La microfilmación de seguridad;

                C) La microfilmación de complemento;

                D) La microfilmación con propósito científico.

 

 

                A) LA MICROFILMACION DE SUSTITUCIÓN.

 

                Hay microfilmación de sustitución cuando se microfilman documentos o series de documentos que deben ser destruidos después de la operación. La microfilmación de sustitución nació de la idea de que los archivos estaban invadidos por una masa de papel sin cesar creciente, sin que pudiera disponer del sitio y de las instalaciones indispensables para recibir esos depósitos.

 

                La microfilmación de sustitución está frenada en la práctica por varias consideraciones:

 

                1) La microfilmación de sustitución no reproduce en forma cabal lo que hay en el documento. La crítica de un documento reposa a veces sobre aspectos del documento que ya no aparecerán en la película: diferencias, aún poco notorias, de color de tinta, naturaleza del soporte del documento, calidad del papel, filigrana, etc. Los caracteres externos del documento no aparecen totalmente sobre la imágen filmada.

 

                2) Las consideraciones jurídicas tienen su importancia. Si en el problema clásico de la reproducción exacta de un original, copia o expedición, la micropelícula puede prestar servicios evidentes por supresión, es necesario, no obstante, confiar en ciertas condiciones de realización (integridad de la fotografía, no adición de otro documento, etc.). De allí por qué la prueba fotográfica no se considera que constituye prueba de manera particular. Es un copia como otra cualquiera. Habría entonces que pensar en la creación de un cuerpo de fotógrafos reconocidos, amparados con un certificado y debidamente juramentados. En el status actual del derecho, la microfilmación se sustitución no es pues posible en la mayoría de los países, ya que viene a ser el reemplazo de un original por una simple copia.

 

                El empleo de la microfilmación de sustitución es, como se infiere, muy delicado. Se impone como norma la mayor circunspección. Sería indispensable el día en que este procedimiento se limitara estrictamente a tipos de documentos muy específicos.

 

                Si en muchos casos no es posible esta operación, podría parecer en cambio perfectamente realizable con un propósito científico. Es por ejemplo bastante embarazoso conservar contabilidades antiguas, tan útiles sin embargo para la historia económica. En tal coyuntura la filmación de sustitución es perfectamente valedera.

 

                3) Es entonces cuando intervienen otras consideraciones, la más importante de las cuales es de orden financiero. Ciertas contingencias materiales parecen haber hecho desear que se difunda más la microfilmación de sustitución. El espacio que ocupa la micropelícula es en verdad muy inferior al de los documentos mismos. Hay a veces imposibilidad absoluta de conservar por falta de lugar acervos importantes de documentos para el servicio inmediato del usuario. En este caso es una solución práctica la microfilmación de sustitución. Cuando los documentos no son ya de inmediato utilizables y se conservan con un objetivo científico, lo que ocurre en la mayor parte de los depósitos de archivo, el problema no es exactamente el mismo. Ya no hay necesidad perentoria de conservarlos en el ámbito mismo de su utilización. El problema se reduce pues a una simple comparación entre el precio de fábrica de la micropelícula y el de un edificio de archivos.

 

                Nosotros hemos hecho entonces los cálculos de estos precios de fábrica. Dichos cálculos fueron registrados en 1953: por ello piden algunas precisiones. El precio de fábrica de la micropelícula se fijó sobre la base de una secuencia de 1000 fotos por día, lo que parece insuficiente, dado el precio de venta al detalle de algunas cámaras filmadoras, pero que es lógico si se piensa en la diversidad de documentos que hay que fotografiar por obligación. El costo del complejo de aparatos se estableció sobre la base de 1.000.000 de francos franceses (cifra indispensable para la amortización, calculada sobre la tasa del 10% anual), lo que es bajo y compensa por consiguiente la primera cifra admitida. Este precio está calculado sin hacer cuenta de los costos del personal y de las construcciones necesarias para la conservación de las películas. Los archivadores utilizados son los metálicos corrientes de 4 gavetas. Para el costo de las construcciones tomamos los dos ejemplos recientes de los depósitos de los departamentos del Tarn-et-Garonne (Montauban) y del 'Aisne (Laon) sin incluir el precio de compra de los terrenos. El kilómetro de estantería cuesta, incluidos construcción y equipo, para el Tarn-et-Garonne, 7.600.000 francos franceses; para 'Ainse a 10.000.000 aproximadamente. Estos depósitos están dotados de todas las exigencias de la térmica moderna, calefacción, ascensores, etc.1.

 

 

 

Tipo de película2

No. imágenes archiva-dor

Equiva-lente en legajos

Metros de Estan-tes

Precios

 

 

 

 

Micropelí-culas

Construcción

 

 

 

 

 

Montauban

Laon

35 BP.....

125.000

167

27,5

479.360

193.800

274.500

35 MP.....

110.880

148

24,4

469.560

185.440

244.000

35 NP.....

100.800

134

22,2

461.335

168.720

222.000

 

 

 

 

 

 

 

16 MP.....

480.240

640

105,7

902.804

803.320

1.057.000

16 MP.....

372.600

497

82

824.654

684.000

820.000

16 MP.....

339.480

453

74,7

803.404

667.720

747.000

 

                Se ve pues que estas comparaciones financieras, aún siendo poco precisas, dejan una ventaja considerable a los edificios de archivo. En el caso de mejoramiento de las instalaciones de un edificio existente, la economía es de seguro mucho más marcada.

 

                Sin embargo, la conservación de ciertos documentos puede reclamar una microfilmación de sustitución. Hay en efecto papeles y tintas que se conservan muy mal. Entonces, la conservación de una micropelícula es casi independiente del hecho de que de ella puede sacarse contratipos (clisé obtenido partiendo de otro clisé) cuando hay certeza de que la película comienza a deteriorarse. Podemos en la naturaleza del papel y de la tinta hacen que tales documentos estén condenados a desaparecer rápidamente.

 

                El problema se presenta igualmente para la conservación de los documentos en las regiones donde el clima y los insectos constituyen para ellos un peligro inminente de destrucción. En esas zonas es cierto que todos los depósitos de Archivo deberían estar provistos de un laboratorio de microfilmación. Sería entonces como de obligación enviar un duplicado de las películas a regiones de clima menos desfavorable.

 

                Pero podemos decir que en estos dos últimos casos tenemos, claro, una micropelícula de sustitución, pero de sustitución obligada  que equivale a una microfilmación de seguridad. No hay sustitución si lo que se quiere evitar es el doble gasto de la microfilmación y de la construcción de edificios de archivo.

 

                La microfilmación de sustitución debe pues considerarse como un método que no habrá de emplearse sino en el menor número de casos y sometido a reglas muy estrictas.

 

                Para empresas que pueden tener interés en hacer microfilmación de sustitución por motivo de los impuestos que pesan sobre los locales, podrían  intervenir medidas de rebaja de impuestos fiscales que les permitan asegurar la conservación de los viejos archivos.

 

 

                B) LA MICROFILMACION DE SEGURIDAD.

 

                No volveremos sobre los dos ejemplos de microfilmación de sustitución forzosa, que de hecho son microfilmaciones de seguridad, de los que acabamos de hablar.

 

                La microfilmación de seguridad consiste en tomar una película de documentos o de series de documentos que se teme desaparezcan por razones diversas:

 

- preservar de una destrucción eventual y no voluntariosa (incendio, amenazas de guerra, etc.), documentos precisos por razón de su utilidad (estado civil, papeles de sociedades, etc.) o porque hacen parte del patrimonio intelectual, histórico o artístico de un país;

 

- permitir la comunicación de ciertos documentos, especialmente valiosos o frágiles, no ya en originales sino en forma de micropelícula, salvo casos especiales, o de series cuya consulta muy frecuente daría pábulo a su destrucción;

 

- facilitar la consulta de ciertos tipos de documentos en razón de su aspecto material: pensamos en algunos ficheros antiguos excesivamente voluminosos cuyas fichas no pueden manejarse con ayuda de varillas metálicas.

 

                A este tipo de microfilmación podemos relacionar en la medida en que lo permita la legislación, el de los documentos de que frecuentemente se expiden copias: tal en particular el caso de los documentos de estado civil.

 

- por último en los casos de solicitudes de consulta de documentos con desplazamiento podrá ser prudente que se proceda a la microfilmación del mismo. En ocasiones no se prestará sino la micropelícula; en otros casos simplemente se microfilmará el documento antes de su expedición.

 

                En la mayoría de los casos de microfilmación de seguridad parece que es indispensable conservar un ejemplo negativo de la película y no entregar sino otro negativo, o un positivo sacado del negativo puesto en custodia.

 

 

                C) LA MICROFILMACIÓN DE COMPLEMENTO.

 

                La microfilmación de complemento consiste esencialmente en ingresar a un depósito, en forma de micropelícula, documentos que no están allí guardados en originales. Puede aplicarse:

 

- bien a fondos completos, documentos de familia o documentos de empresas para los cuales cumple al mismo tiempo oficio de microfilmación de seguridad;

 

- bien a documentos de un fondo de archivo depositado, pero que su propietario desea conservar por una razón cualquiera.

 

                En materia de archivos privados la microfilmación en una operación indispensable y permite ofrecer las soluciones de depósito, de conservación, y de comunicación más flexibles y eficaces. En materia de archivos públicos la microfilmación de complemento no debería utilizarse, pues propiciaría el incumplimiento de las normas establecidas para el depósito.

 

                Hasta sería indispensable pensar, dentro de breve plazo, en misiones de microfilmación en Francia para evitar la destrucción de fondos de archivo de gran importancia, o su remisión al extranjero, o su dispersión.

 

                El canje de micropelículas entre países es igualmente una solución muy interesante que se ha aplicado en Francia para fondos conservados en los archivos ingleses pero que interesan a Francia. La India, por su lado, ha montado su programa de microfilmación de las fuentes que tienen relación con su historia y que se guardan en el extranjero. Hace poco tiempo Bélgica ordenó realizar en los archivos de Dijon y Lille micropelículas de series completas que interesaban a ese país y va a encauzar sus esfuerzos los próximos años hacia los fondos "belgas" conservados en Viena.

 

                Las transferencias de archivos por acuerdos diplomáticos, como se visto en fecha reciente, imponen también una microfilmación: los Archivos de Simancas, inventarios y cifrados en la serie K de los Archivos Nacionales, en París, fueron así microfilmados antes de ser devueltos a España en 1941. Así mismo el pequeño fondo de condado de Asti devuelto a Italia en 1951, mientras que los Archivos de Estado de Turín procedían a una operación mucho más importante todavía para los archivos relativos a Saboya y a Niza despachados por Italia a Francia en cumnplimiento del tratado de paz y de los acuerdos de 1949.

 

 

                D) LA MICROFILMACION CON FIN CIENTÍFICO.

 

                Desde el punto de vista científico, la micropelícula es un instrumento altamente rentable. Tiene en efecto infinidad de aplicaciones:

 

                La primera es la reconstrucción de fondos de archivos desaparecidos o dispersos en varios depósitos. Algunos depósitos han desaparecido totalmente. Se los puede rehacer en películas a partir de las que fueron filmadas antes de su destrucción o de copias hechas por historiadores. Pero a menudo también fondos de archivos han ido a parar a varios depósitos y hasta pueden figurar en parte en casas particulares. La micropelícula permitirá de esta suerte reconstruirlos1.

 

                En el plano internacional vale la pena anotar que las autoridades de Francia y Alemania concibieron por sus acuerdos archivísticos de 1953 reparar por una acción simultánea de microfilmación los daños de los canjes intervenidos en el siglo XIX entre los Archivos de Alsacia y Baden; los fondos así podrán ser reconstruidos sin nuevo transporte material de los documentos.

 

                La micropelícula permite asi mismo tener en película series de documentos que interesan a un personaje o a una cuestión determinada, documentos dispersos en series diferentes o en distintos depósitos. Así se hallarán formadas gracias a la filmación verdaderas colecciones de documentos, que podrían ser ampliamente difundidas, no sin garantizar los derechos de autor de quienes las hubieran realizado. He aquí un problema que podría sin duda resolverse fácilmente.

 

                Caso análogo se presenta para los documentos tocantes a exposiciones. Al menos así es como opera el Archivo Nacional, en París. Agréganse  a ello en la mayoría de los casos los documentos que, seleccionados por los Archivos, no pueden por falta de sitio ser expuestos. Tenemos pues una serie de películas compuestas sobre un tema específico2.

 

                Así en el campo científico, la gama de utilización de la micropelícula es muy amplia. Es probable que aparezca en un futuro muy cercano como un instrumento indispensable de trabajo. En materia de Archivos podrán ponerse en ejecución otras formas de utilización. Citemos en particular:

 

- la microfilmación de inventarios no impresos. De esta suerte pueden ponerse a disposición del público en el depósito mismo, o en otra parte, o aún en el extranjero3;

 

- microfilmación de impresos que pueden ser consultados simultáneamente con los fondos de Archivos con los cuales se relacionan.

 

- microfilmación a petición del público.

 

                En un próximo futuro la creciente complejidad de la administración y el fomento de la investigación histórica serán parte invaluable para multiplicar los servicios que está llamado a prestar la micropelícula.

 

 

II. LAS OPERACIONES PRELIMINARES.

 

                Las operaciones preliminares son en esencia las operaciones clásicas de la técnica archivística. Nos parece inútil insistir en ello.

 

                Anotemos sin embargo, que deben llevarse a cabo con un cuidado especialísimo. En efecto, si es posible corregir algo que se escogió y clasificó en los archivos, será muy difícil por no decir imposible, modificar el orden de las tomas de una película. He aquí los puntos especiales en los cuales se debe insistir:

 

                A) Selección. Debe hacerse de conformidad con los principios habituales. En una selección de documentos es a veces útil conservar dos ejemplares de un documento que figura repetidas veces. Es evidente que para la película no habrá que guardar sino uno. Mientras sea posible debe eliminarse más severamente para la película que para el archivo ordinario, ello en razón del alto precio de fábrica de la película.

 

                B) Clasificación. También la clasificación ha de hacerse de manera muy cuidadosa, pues ya no será posible repetirla. No hay que organizar legajos enormes sin dividirlos, a falta de lo cual la película sería de difícil lectura. Documentos y manuscritos deben ser foliados o paginados.

 

                Hay por último una cuestión esencial. En caso de microfilmación de sustitución o de microfilmación de complemento, nos hallamos frente a documentos que no van ha figurar en originales en el depósito. Hay entonces posibilidad de clasificarlos de dos modos diferentes: o considerando las unidades de películas, fotogramas o rollos, o en unidades archivísticas tradicionales. Somos partidarios del segundo procedimiento, porque tiene la ventaja de poder introducir sin dificultades los archivos microfilmados en los inventarios ordinarios. Pero, y sobre todo en el caso de la microfilmación de complemento, si los originales se entregan o se depositan, vendrán a tomar normalmente sus signos numéricos sin que haya lugar a desordenar los inventarios. Ya se utiliza este último sistema en París, en el Archivo Nacional.

 

 

III. LAS OPERACIONES TÉCNICAS.

 

                Las operaciones técnicas de la microfilmación, como es obvio, tienen capital importancia. Suponen ante todo cierto número de selecciones, a menudo difíciles de efectuar.

 

 

                A) Selección del material y de la película.

 

                1) Selección del material de fotografía.

 

                Dado el costo actual de los aparatos fotográficos y de los créditos reducidos de que disponen los servicios de Archivo, escoger uno de aquellos es un extremo difícil, está totalmente condicionado por la utilización que vaya a dársele.

 

                a) El depósito no hará microfilmación sino en cantidad reducida y de tarde en tarde: no es pues asunto de comprar un aparato a largo plazo; en la mayoría de las ocasiones bastará un sencillo aparato fotográfico de pequeño formato. Fuera de que permitirá al archivista (que en Francia suele ser conservador de los objetos de arte) llevarlo consigo en sus giras de inspección por las comunas;

 

                b) El aparato del depósito de archivos puede servir a los menesteres de la prefectura, de un centro de documentación y hasta del público; sería entonces necesario determinar cuáles son exactamente esas necesidades y obrar en consecuencia. Hay que evitar en todo caso hacerse a una instalación demasiado compleja cuyo rendimiento sería insuficiente;

 

                c) Finalmente, determinados depósitos pueden microfilmar en gran escala: la instalación entonces tendrá que ser lo más completa posible.

 

                En la parte dedicada a la política que debe seguirse en materia de microfilmación, veremos que sería a no dudarlo preferible multiplicar los pequeños centros y equipar convenientemente algunos grandes en número limitado.

 

                Habida cuenta del trabajo que hay por delante, no es preciso seleccionar aparatos de muy alto rendimiento. La diversidad de las tareas exige muy frecuentemente más cuidado que rapidez (el aparato Remington electrónico puede hacer hasta 40.000 tomas en un día). Sólo deberán utilizarse aparatos estáticos. En el caso de querer microfilmar con cierta prisa un fichero voluminoso, por ejemplo, sería fuertes sumas en aparatos que sólo servirían en contadas ocasiones(1). La diversidad de los documentos por microfilmar exige aparatos de posibilidades múltiples. Muy de desear sería adquirir aquellos que podrían hacer indiferentemente de 35 o 16 mm., películas perforadas o no perforadas, con visores graduables que permitan un enfoque exacto y que eviten pérdidas de cinta. En la actualidad el Kodagraph parece ser el aparato más apto para llenar estos requisitos: fuera de lo anterior ofrece la ventaja de fácil desmonte y traslado. No utiliza sin embargo sino bocinas de 30 m., y no puede tomar dos ejemplares a la vez. Su precio relativamente elevado (1.800.000 francos franceses), las dificultades reglamentarias en Europa hacen penosa su adquisición. En estas condiciones será necesario recurrir a otros aparatos que, perfectamente estudiados, presentan por lo demás ciertas ventajas sobre Kodagraph sin ofrecer toda la gama de posibilidades que le son propias (Kodak inglés, Microjumma Debrie, Lumoprint, etc.). La microfilmación de series de documentos homogéneos (sobre todo en lo tocante a la conservación y al formato: series modernas o documentos) puede requerir aparatos menos sofisticados y más rápidos.

 

 

                2) Selección de la película.

 

                Los tipos de película son muy numerosos; difieren en naturaleza y en dimensiones.

 

                a) La película ortocromática debe utilizarse en la mayoría de los casos. Es además la menos costosa.

 

                La película pancromática, en cambio, debe utilizarse para documentos de colores diferentes.

 

                La película de color no ha sido utilizada en el Archivo Nacional sino una vez para la microfilmación de armerías o blasones. Es posible que al cabo de algunos años desaparezcan los colores.

 

                b) Existen dos posibles anchos de película: 35 y 16 mm2.

 

                El de 16 mm., que para un mismo número de imágenes es más cómodo y barato, conviene a los documentos cuyo formato no exceda de ciertas dimensiones, en práctica las dimensiones máximas del formato comercial, 21 x 27 cm., y en especial a los documentos modernos, mecanografiados o impresos.

 

 

                3) Selección del formato de la imágen.

 

                Varios problemas hay que resolver al tratar de decidir sobre las dimensiones de la imágen.

 

                a) Existen películas perforadas y no perforadas.

 

                Las películas no perforadas permiten obtener imágenes más grandes, lo que es de interés cuando es muy elevada la relación de reducción. Sobre 35 mm. la imágen está al máximo de 24 x 36 para la película biperforada, y para la no perforada, al máximo de 32 x 45. Se puede pues, para un mismo documento, obtener una reducción menor con la no perforada, o al contrario, fotografiar documentos más grandes.

 

                Las reglas adoptadas por la Asociación Francesa de Normalización (AFNOR) fijaron la dimensión máxima de las imágenes, para las películas no perforadas, en 32 mm. para las de 35, y de 15 mm. para las de 16.

 

                b) las relaciones de reducción son igualmente esenciales.

Sabemos que la 10 corresponde por ejemplo, para una imágen de 24 x 36 mm., a un documento de 24 x 36 cm.. En líneas generales no conviene exceder la relación 20. Algunos aparatos van hasta la relación 35. Pueden éstos, no obstante, utilizarse, bien para los documentos de grandes dimensiones escritos en grandes caracteres (afiches), bien en la ausencia de cámaras que hagan la microficha (más adelante veremos las precauciones que hay que tener presentes en este último caso).

 

                Con la relación 20 se microfilman documentos de las siguientes dimensiones:

 

                Películas biperforada........................ 48 x 72 cm.

                Película no perforada....................... 64 x 90 cm.

 

                Es decir, que la relación 20 sobre película no perforada es igual a la relación 25 sobre película biperforada(1).

 

                c) Vimos que una de las dimensiones de la imagen, la que corresponde al ancho de la película, había sido normalizada. La otra está fija sobre determinados aparatos y corresponde al ancho del visor del objetivo. En los aparatos de visor graduable es pues posible enfocar exactamente la imagen con el documento. Estos aparatos proyectan sobre su eje, lo que permite utilizar la película en la dimensión más favorable. En todos los casos, con estos aparatos la película no avanza sino a partir del fragmento que ha sido impreso; no hay que temer entonces ninguna pérdida de cinta.

 

 

                B) LA FILMACIÓN.

 

                Hay que insistir en el cuidado con que se debe llevarse a cabo esta operación. Es una de las condiciones esenciales, sobre todo en el caso de una microfilmación de sustitución o de una microfilmación de complemento.

 

                1. Precauciones en cuanto a los documentos.

 

                Para lograr imágenes perfectamente limpias hay que exigir que los documentos sean una limpieza irreprochable. Convendrá pues desempolvarlos con esmero. Los pergaminos han de estar bien lisos, sin lo cual ciertas líneas o grupos de palabras podrían ser ilegibles en la fotografía. De ordinario el documento se mantiene aplanchado por medio de un vidrio o cristal. Hay que tener cuidado con los documentos de los siglos XVIII y XIX cuya tinta fue secada con arena: esos documentos están en efecto propensos a rayar rápidamente los cristales, lo que dificulta considerablemente la filmación.

 

                Si hay que filmar varias veces un documento, conviene tomar una fotografía de conjunto al comenzar la serie de las fotos de detalle, con libertad de hacerlo más allá de la relación 20 a fin de tener un marco de conjunto para las fotos siguientes. En el caso de documentos de grandes dimensiones y largos rollos cuya fotografía se tomará varias veces, es indispensable numerar cada una de las fotos.

 

 

                2. Ensayo de la película.

 

                La película que se consigue en el comercio no siempre es de idéntica sensibilidad. Debe entonces hacerse un pequeño ensayo sobre un mismo documento con iluminaciones diferentes verificando las pruebas con una célula fotoeléctrica: esto dará el grado de sensibilidad de la película. Es muy importante atenerse rigurosamente a la intensidad de la luz reflejada por el documento, escogida al comienzo de la operación como la mejor.

 

                En el caso de un registro cuyas páginas y tintas son homogéneas, bastará efectuar esta medida la primera vez. En caso contrario, y especialmente para los documentos en pergamino, la medida se tomará para cada pieza.

 

 

                3. Dispositivo de alerta.

 

                Si la película está destinada a que se la conserve en forma de bobinas, conviene dejar un pequeño dispositivo de atención sobre cada bobina, con el fin de hacer fácil la colocación de la película sobre los aparatos de lectura y sobre las amplificadoras.

 

 

                4. Dispositivo de los documentos.

 

                De las cuatro posiciones posibles no deben utilizarse sino dos. El alto del documento se colocará siempre del lado de la película virgen o del lado izquierdo de la película según la dirección de; desenrollado. Hay que tener entonces gran cuidado con los aparatos cuya máquina puede guiar sobre su eje, ya que el documento debe mantenerse en la misma posición con relación a la película. Estas precauciones son esenciales para la lectura cómoda de la película.

 

 

                5. Titulación.

 

                La primera imagen del rollo debe reservarse para el título.

Este debe poder leerse sin ayuda de instrumentos de óptica. Las letras y cifras que lo componen tendrán por los menos 2 mm. De altura. Se recomienda emplear paneles o placards bien acabados sobre los cuales se fijan letras móviles. Sobre el título deben figurar unas cuantas indicaciones que permitan la identificación:

 

                - nombre de la entidad que hizo la película;

                - fecha de la filmación (mes y año);

                - cifra numérica de la película;

                - cifra numérica de archivo;

                - número de registro de la película;

                - número de rollo en la serie;

                - eventualmente las iniciales del fotógrafo (indicación indispensable si las micropelículas son admitidas con justicia en el lugar de los originales).

 

                Al terminarse el rollo, debe repetirse el título con la indicación: “Fin”, o “Sigue rollo No. X”.

 

 

                6. Composición de la película.

 

                La composición de cada película depende de la manera como será conservada. Si en forma de fotogramas de 23 cm., no hay problema. Al contrario, si es en forma de rollos, conviene seguir ciertas normas.

 

                Siempre es preferible, ya lo hemos dicho, hacer coincidir códigos tradicionales de archivo y rollos: cada rollo debe pues contener uno o varios documentos por ejemplo o, a la inversa, un documento debe ser microfilmado en uno o varios rollos. Se evitará partir un legajo o un documento en dos rollos. De allí por qué el límite de 30 m., establecido para cada rollo, no es un límite rígido. Conforme al largo del artículo que se va a microfilmar, se puede pasar el rollo antes de los 30 m. O al contrario continuarla hasta los 32 o 33 metros.

 

                En la microfilmación de un documento paginado o foliado, se tomarán las páginas en blanco si no pasan de 5. En el caso contrario, se microfilmará una nota que indique el número de las páginas en blanco, sin la cual el lector no avisado estaría en el derecho de preguntarse sobre la integridad o no de la microfilmación.

 

                Las articulaciones de los legajos deben señalarse sobre la película de la manera más clara posible, bien por secuencia de 5 espacios blancos, bien, como se hace en algunas países, por la microfilmación sobre cierto largo de dos cintas negras sobre fondo blanco. En los aparatos de lectura de desenrollo automático, la separación es entonces más visible.

 

 

                7. Disposiciones especiales.

 

                No creemos necesario enumerar aquí todos los casos particulares que pueden ocurrir en el curso de la microfilmación de series de archivo. Hagamos hincapié en los principales:

 

                a) Es posible que un legajo contenga un documento demasiado grande para ser microfilmado. Habría que trata entonces de fotografiarlo sobre microficha (plano o afiche). En tal caso una nota debe indicar el código del legajo de que se sacó el documento. Muy a menudo pasa lo mismo con los originales que han sido separados de los documentos que le acompañaban y que hoy es muy difícil reencontrar;

 

                b) Igual cosa se dirá para los sellos que es complicado tomar correctamente con las microfilmadoras. Habrá que organizar colecciones fotográficas de sellos y remitirse a ellas cuando haya necesidad de microfilmar documentos sellados;

 

                c) Es útil a menudo conocer las dimensiones exactos de un documento. Sobre cada uno de ellos o encabezando los registros debe entonces figurar una pequeña regleta graduada que permita volver a tener a mano esas dimensiones;

 

                d) En el caso de documentos acompañados de un análisis antiguo, se debe ante todo microfilmar tal síntesis (generalmente en el dorso), antes de microfilmar el documento mismo;

 

                e) En el caso de documentos en carpetas, no pasar por alto microfilmar la primera página de la camisa si ésta lleva indicaciones.

 

 

                C) LA CONSERVACIÓN DE LAS PELÍCULAS.

 

                Los problemas de conservación de las películas son igualmente esenciales; unos conciernen a las formas en que deben ser conservadas; otros a las condiciones en que deben mantenerse.

 

                1. Formas en que se conserva las películas.

 

                Dos son las esenciales: en fotogramas o en rollos. Cada una de estas formas tiene sus ventajas y sus inconvenientes, sus defensores o detractores tenaces.

 

                A) Los fotogramas. Deben tener un largo de 228 mm., por ejemplo 6 filminas de 24 x 36 mm.. No existe conservación en fotograma sino para los 35 mm.. Cada uno está dentro de un marco de acetato de celulosa o de vinilo1. Hay dos tipos de estuche. Uno tiene la longitud exacta de la película (35 mm.); el fotograma de referencia con las anotaciones que permiten identificar la imagen, se desliza en el interior del marco, a caballo sobre el filme, no cubriendo sino las perforaciones: esto evidentemente solo es posible con películas mono o biperforadas. La ventaja de esta solución está en que nunca es necesario sacar la película del marco para pasarlo a un aparato de lectura o a una ampliadora. El otro tiene un largo mayor que el de la película para dejar introducir por encima de él este fotograma de referencia. Este sistema se empleará naturalmente en los casos de películas no perforadas. Ofrece el inconveniente de que la película debe retirarse de su marco de protección para la lectura o la ampliación.

 

                Las películas conservadas en fotogramas pueden ordenarse en muebles especiales o en camisas o en carpetas colgadas, previstas para ese uso: en tal caso se pueden utilizar los archivadores corrientes para guardar expedientes.

 

                La conservación en fotogramas conviene perfectamente para las series de archivos compuestos de piezas aisladas con número reducido d hojas. Tal, por ejemplo, para las colecciones de autógrafos, de cartas, de piezas presentadas en una exposición o en un museo. Esto ya no sería indicado para los legajos de archivos modernos o de grandes series de documentos. El sistema permite en efecto marcar de inmediato cada toma y exige un inventario muy preciso que puede ser útil en determinados casos. Sin embargo, su uso será limitado por el costo relativamente alto del procedimiento: sin contar una complicación mayor que la de los rollos; la conservación requiere un mobiliario más complejo, y la clasificación un personal mucho más numeroso. En la práctica no habrá ninguna ventaja poniendo en fotogramas un documento de contabilidad que es más fácil de desenvolver libremente, y de manera más general todo lo que en original se podría dividir en pequeñas hojas.

 

                B) Los rollos. Los rollos más frecuentemente usados son los que pueden contener películas de 30 m. con las tolerancias arriba indicadas. Para evitar que la película quede muy ajustada, se ha establecido el diámetro del núcleo central en un mínimo de 35 mm. (los constructores no aceptaron que el núcleo tenga 40 mm. de  diámetro como lo pedía la AFNOR). Las piezas laterales del rollo deben estar perforadas de suerte que el aire pueda circular por toda la película. Los rollos sin este requisito deben rechazarse. El agujero central está regulando de manera que pueda ser montado en todos los aparatos de lectura. Debe llevar una muesca que permita el ajuste del rollo en el eje. En los Archivos Nacionales los rollos se colocan en estuches de cartón y en archivadores especiales.

 

                Las copias o duplicados de seguridad, que no están destinados a la consulta, pueden mantenerse en rollos de 120 mm. Si el aparato de filmación está provisto también de bobinas de 120 mm., se utilizará sin gastos suplementarios el embalaje metálico en que se expendió la película virgen. Este sencillísimo modo de conservación presenta por los demás numerosas ventajas cuando ocurren lavados eventuales o hay que sacar copias esporádicamente.

 

 

                2. Condiciones de conservación de las películas.

 

                Si los fabricantes se las ingenian para producir películas cada vez más consistentes (hoy en todo caso todas inflamables), deben tomarse sin embargo ciertas precauciones para prolongar su tiempo de conservación. De varias clases son tales condiciones:

 

                a) Condiciones físicas. Los dos principales enemigos de la película son el demasiado calor y la demasiada humedad. El local de conservación debe tener entonces una temperatura uniforme (los cambios súbitos de temperatura ocasionan condensación perjudicial situada en 18° aproximadamente.

 

                El grado higrométrico debe ser normal. Esto implica el problema de la conservación de las películas en climas de estaciones muy húmedas. Los duplicados de seguridad deberían entonces ser despachados a regiones más sanas.

 

                B) Condiciones químicas. No obstante estas precauciones, las películas pueden encontrarse llenas de polvo y de elementos químicos o biológicos indeseables. Conviene entonces lavar con mucho cuidado las películas en agua pura. Las películas de seguridad deberían lavarse periódicamente. Lo cual supone una instalación especial.

 

                Esto conlleva pues la organización de los depósitos de películas de seguridad de tal manera que reúnan todas las condiciones físicas indispensables y en ellos pueden cumplirse las operaciones de lavado y revisión necesarios.

 

                Los ensayos de envejecimiento de las películas no dan en efecto indicaciones muy precisas. Conviene pues, revisar periódicamente cada cinco años por ejemplo, las películas de seguridad para, si es forzoso, retirar los que tienden a fenecer.

 

                Son necesariamente menos severas las precauciones para las películas de uso corriente que para los depósitos de seguridad. El paso de las películas a los aparatos de lectura es siempre nefasto; hay imposibilidad práctica de impedir que el polvo de los aparatos rayen las películas. En estas condiciones importa menos que se cumplan con exactitud todas las condiciones de conservación (acondicionamiento del aire por ejemplo).

 

 

                D) LA COMUNICACIÓN DE LAS PELÍCULAS.

 

                La consulta de las películas se hace por medio de lectores. Estos lectores siguen, en la mayoría de los casos, cierta oscuridad. La sala de lectura que se construyan vez más lectores que se puedan utilizar a plena luz.

 

                Observemos que los lectores actualmente en el mercado no responden en su mayoría a las condiciones del trabajo científico.

 

                Es pues preferible anotar aquí cuáles son las exigencias que deberían llenarse:

 

                - el lector debería poder pasar indiferentemente, el 35 y el 16 mm., las películas perforadas o no perforadas (bastaría que estuvieran previstos para las películas no perforadas);

 

                - el lector debería ser de relación variable, es decir con la posibilidad de aumentar o ampliar tal o cual parte de la imagen, lo que puede ser muy útil para ciertos documentos;

 

                - se deben evitar los altos voltajes que deterioran las imágenes si se las deja mucho tiempo delante de la fuente luminosa;

 

                - el implemento que impulsa la película debe soltarse automáticamente cuando se adelanta la película o concebido de tal manera que el polvo no la raye.

 

                Igualmente, deben tomarse algunas precauciones> no desenrollar bruscamente las películas. El usuario debe evitar tocarlos con los dedos. El rebobinado no debería hacerse sobre el lector, sino sobre un aparato especialmente diseñado para eso (embobinadora).

 

                Anotemos que el grado de pureza de un lector podrá medirse gracias a la micromira, que no es más que una imagen calibrada con una serie de puntos para medir la limpieza de todos los componentes de la imagen.

 

                Hay aparatos para desenrollar automáticamente. Dado el trabajo que se hace en los depósitos de Archivo, este sistema tendría pocas razones de ser utilizado a no ser para la consulta de ficheros.

 

                IV. LAS OPERACIONES ARCHIVÍSTICAS

 

                La clasificación y el inventario de las micropelículas requieren normas especiales, o por mejor decirlo, la película exige, además de los inventarios clásicos de Archivo, inventarios y repertorios particulares.

 

                A. CLASIFICACIÓN.

 

                Ya estudiamos o señalamos brevemente las condiciones de clasificación de los documentos con destino a ser microfilmados. Esta clasificación no difiere de la ordinaria de los archivos. Las películas deben clasificarse de inmediato en el orden de las cifras numéricas de archivo.

 

                El problema podrá cambiar el día en que entren los fondos a los depósitos de archivo en forma de micropelículas. Habrá entonces que obrar de acuerdo con los criterios utilizados para la microfilmación de documentos. Desde ahora sería deseable que la administración publica cuyos archivos está bajo el control de las Direcciones Centrales y Regionales de Archivos, no pudieran microfilmar sus documentos (películas que han de ser frecuentemente de sustitución) sin seguir las reglas establecidas para los Archivos).

 

                B. MARCA NUMÉRICA.

 

                Las películas de seguridad llevan normalmente las marcas numéricas de los documentos que han sido microfilmados.

 

                El problema más delicado se presenta para las películas de complemento o de sustitución. Si la película se hace en los archivos mismos, opinamos que se cifren los documentos como si se conservaran en originales. Cada película llevará pues, una marca numérica normal de archivo.

 

                En Francia el Archivo Nacional ha atribuido, a cada serie de micropelículas de complemento una segunda cifra especial, que lleva el número de la serie, la sigla Mi (Micropelícula) y el número del rollo en la serie.

 

                Expliquémonos. Los Archivos de la Compañía de Seguros “La Nacional”, entraron a los archivos nacionales en forma de micropelícula de complemento. Se les asignó un código de serie de los archivos de empresas, 17AQ. Cada volumen y cada legajo lleva en cada serie un número de orden como en una clasificación normal de archivos. Si tales archivos entran un día en originales al Archivo Nacional, tomarán naturalmente las marcas numéricas que se les haya asignado. Pero cada rollo conlleva varios registros y el fondo lo integran 26 rollos. Esta serie ha recibido pues la cifra siguiente para la película: 9 Mi: Cada rollo lleva, por una parte, su número de 1 a 26, y por la otra las marcas de AQ que corresponden. Es entonces muy fácil reconocer el rollo que contiene tal o cual legajo o tal o cual documento.

 

                La necesidad de dar a las micropelículas de complemento marca cifrada normal de archivo se ha hecho sentir muy rápidamente. Ciertos fondos privados han sido en efecto entregados o transferidos al Archivo Nacional, parte en micropelículas de complemento, para en originales. Para hacer inventarios lógicos ha sido necesario las marcas numéricas hasta a los documentos microfilmados. En el marco más general de la serie de los archivos de empresas, o de los archivos privados, ha parecido más lógico, para el manejo de los inventarios, obrar de la misma manera que cuando el fondo entero se presentaba bajo la forma de una micropelícula de complemento.

 

                La codificación de las micropelículas de sustitución que será depositadas en el Archivo será de seguro más difícil. En la mayoría de los casos habrá sin duda que atenerse a las cifras de las unidades de la película, muy a menudo de los rollos de diversas longitudes. Así la contabilidad de una empresa entró el archivo nacional en forma de película: le asignamos a cada pequeño rollo una cifra de archivo. Aquí cifras de archivo y cifras de película coinciden exactamente.

 

                C. REGISTRO DE LAS PELÍCULAS

 

                Cada unidad de película al entrar al archivo, debe ser registrada y llevar un número distinto de la cifra numérica de la película. Esta última corresponde a la clasificación y el número de registro a la operación de filmar. Un fondo puede en efecto entrar al archivo en forma de micropelícula de complemento, pero varias veces. Es necesario dar a los rollos de ese fondo una cifra única y controlar además la operación fílmica por números de registro diferentes.

 

                El registro de las películas se hace cronológicamente. Más tarde será de mucha utilidad para verificar su conservación. Este registro debe hacerse con el mayor cuidado conforme a una numeración continua, indefinida y anual. Deben consignarse notas con estos datos:

 

                - número de registro;

                - fecha de la toma fotográfica;

                - nombre del organismo que la hizo;

                - nombre del fotógrafo;

                - dimensiones de la película;

                - naturaleza de la película: corto, pancro; naturaleza del soporte;

                - número de ejemplares;

                - lugar de conservación de los otros ejemplares;

                - tirajes sucesivos;

                - marca numérica de archivo;

                - modos de conservación (rollos o fotogramas);

                - marca numérica del archivador;

                - observaciones (1)

 

                El problema es más delicado para el registro de películas que no han sido tomadas por el establecimiento o el depósito donde están registradas. Pueden presentarse dos casos:

 

                - La película la ordena un depósito y la ejecuta otro organismo. Habrá que pedir entonces a la entidad que la ejecuta todas las indicaciones que deben consignar en el registro de entrada de las películas;

 

                - La película ha sido ejecutada por un organismo e incorporada a un depósito de archivo. Deberá entonces anotarse la fecha de entrada y llevar a la columna de observaciones todo lo que haya llamado la atención sobre el estado de la película en el momento de la entrada. Así mismo el nombre de la entidad que hizo el trabajo.

 

                - toda película que salga al exterior, bien por cuanta de un particular, bien por cuenta de un organismo científico extranjero, debe ser reseñada cuidadosamente. Debería organizarse un fichero de las películas que así salen, clasificando esas fichas según la marca numérica de las películas o conforme a la cifra de registro.

 

                El problema de registro de los fotogramas es más difícil, porque pueden ser muy numerosos. No habrá sin embargo, que retroceder frente a la dificultad y la longitud. Los fotógrafos registran bien sus fotografías unidad por unidad.

 

                D. INVENTARIOS.

 

                No hay razón para que el inventario de un fondo difiera según se presente en originales o en micropelícula. Las indicaciones que se dan en un inventario son las que se consideran de utilidad para los investigadores y poco importa la manera como se conservan los documentos.

 

                Si en principio los fondos que deben ser microfilmados han sido clasificados como fondos ordinarios y codificados según los métodos tradicionales, los inventarios han de hacerse de la misma manera. Importa sin embargo distinguir sobre el inventario mismo los documentos que se conservan en forma de micropelícula; al menos en los legajos, ya que con frecuencia en los depósitos los registros se colocan aparte. Así como se distinguen los registros por un asterisco, tal vez se podrían distinguir por una pequeña cruz los documentos en micropelícula. Tendríamos por ejemplo:

 

                Y AQ*, Banco Cmondo, registro diario.

                17 AQ + 1, Compañía de Seguros “La Nacionale-Vie”, procesos verbales del Consejo de administración.

 

                El primer artículo representa un registro el segundo una micropelícula.

 

                Es probable que las distintas administraciones nacionales de Archivo adopten diversas soluciones. Será preferible, no obstante, entenderse por medio de una sigla internacional.

 

                Es evidente que tal sigla no se emplearía sino en casos de micropelícula de complemento o de sustitución. Igualmente si un documento ha sido consultado en forma de micropelícula de seguridad, debe llevar la marca numérica del documento original.

 

                Si un fondo entra a un depósito de archivo bajo la forma de micropelícula, su inventario es mucho más delicado. Es en efecto imposible, o al menos difícil, saber cómo fue clasificado un fondo antes de ser microfilmado y más difícil aún volver a hacer la clasificación. La única solución posible es pues, la de rehacer el inventario imagen por imagen. Si se encuentran expedientes listos, se facilita el trabajo, pero hay casos en que habrá que inventarios pieza por pieza. Para evitar microfilmaciones sin orden ni precaución, convendría que las Direcciones de Archivo pudieran tomar sin demora las medidas reglamentarias sobre los métodos de microfilmación y se evitarán desastres. Mañana será acaso demasiado tarde.

 

                Ciertos inventarios de micropelícula son utilísimos, por ello ojalá se publicara una lista de ellos que podrían adquirir los particulares o los organismos científicos nacionales o extranjeros. Estados Unidos ha publicado recientemente una lista donde se encuentran sobre todo los archivos del departamento de Estado y los de los cargos americanos en el exterior; cada país puede por este medio adquirir las series que le interesen: el precio en dólares está indicado después de cada artículo. Polonia lo adoptó; también en España el “Servicio Nacional de Microfilmación” está publicando ahora una lista periódica de las películas realizadas bajo su cuidado.

 

                V. UNA POLÍTICA DE MICROFILMACIÓN.

 

                Estamos tal vez de hoy en adelante en condiciones de ver más claro sobre este particular para definir los términos esenciales de una política de la microfilmación, que podría salvar un poco de orden y de lógica.

 

                A. PROBLEMAS DE ORGANIZACIÓN.

 

                La reciente publicación de los Trabajos del Comité Central de investigación sobre el costo y el rendimiento de los servicios públicos (III relación y siguientes, París, 1950) estimaba que el problema de las micropelículas merecía un examen a fondo y exigía una doctrina que todavía está haciendo falta. Igual observación han expresado organismo similares en otros países, por ejemplo Canadá.

 

                En Francia la ley de finanzas del 7 de octubre de 1946 había previsto un monopolio de película en la administración pública en favor de la Imprenta Nacional. Se proyectó un gran taller central que jamás fue realidad:  hay que imaginar en efecto, las dificultades que habría ocasionado para la administración la obligación de transportar los documentos con el fin de hacerlos microfilmar. Además la comisión se declaraba hostil al monopolio. Este monopolio no parecía poder implantarse en razón de la multiplicidad de usos de la micropelícula que requiere personal y doctrinas específicas para cada empleo que de él se haga.

 

                Si la creación de centros departamentales de microfilmación ofrece dificultades, no por ello es imposible. Actualmente se están instalando estos talleres en los depósitos de archivo, a veces en otras dependencias de la Prefectura. Más aún, alguna Universidades quieren crear también centro s de mircrofilmación. Bastante arduo parece concebir un taller departamental común a todos los servicios.

 

                El taller departamental no podrá ser en realidad sino de dimensiones modestas y no estará en capacidad de poseer todos los aparatos indispensables. La microfilmación de archivos necesita continuidad en la ejecución y aparatos de fotografía que respondan a normas especiales que comúnmente no exigen los servicios administrativos ordinarios. Muy pronto la comunidad de los talleres será perjudicial a uno u otro usuario.

 

                También se suscita otro problema. Hay que evitar hasta el máximo los riesgos de empleo insuficiente de aparatos que ya en la hora actual se cotizan a muy alto precio. Será necesario pues acudir tarde o temprano a talleres regionales que funcionan en beneficio de la administración pública, y eventualmente, de organismos paraestatales (sociedades nacionalizadas por ejemplo). Tales talleres regionales dispondrán de aparatos fijos de gran rendimiento y de aparatos portátiles, en una palabra de todo el material necesario para todos los casos posibles, listos a ser trasladados con todo su personal para el servicio de los departamentos vecinos. Cada departamento tendría para sus necesidades corrientes un aparato fotográfico pequeño con el cual cumplir lo esencial de su trabajo. Solo en circunstancias excepcionales apelarán a los centros regionales.

 

                B. PROBLEMAS DE FINANCIACIÓN.

 

                Es a todas luces evidente que el Estado podría tomar a su cargo una parte de la financiación de estos centros, al menos para la compra de los aparatos y el equipo de laboratorio. Ello se garantizaría con los pagos efectuados por las administraciones usuarias, y el complemento estaría en parte a cuenta de los departamentos atendidos por el centro, en parte a cuenta del Estado.

 

                Si estos centros estuvieran dotados de autonomía financiera, podrían encargarse de la reproducción de documentos oficiales para el público, quedando bien claro que hasta allí iría su papel comercial para no usurpar el terreno de los comerciantes.

 

                C. PROBLEMAS DE DIRECCIÓN.

 

                Para determinar con exactitud la política que debe seguirse, podría nombrarse una comisión, integrada por representantes de los principales usuarios (Archivos, Administración, empresas nacionalizadas, Universidades, etc.) Esta comisión se encargaría de concertar de común acuerdo las necesidades de los usuarios y estudiar seriamente las soluciones de conjunto. Bajo reserva de modificaciones ulteriores se pueden esbozar, en principio, las grandes líneas de esta política.

 

                Aún en París la situación es muy compleja y es de suponer que ella no puede llevar a la iniciativa de la fundación de un taller central. En provincia serán menos abundantes las necesidades. Es irrefutable que en el futuro es la Administración la que habrá de utilizar con más frecuencia la micropelícula. En efecto el punto de vista de una administración usuaria no es el mismo que el de una administración de archivos. La Administración está obligada a conservar al alcance de su mano un número en ocasiones considerable de expedientes, y como no es posible construir depósitos de archivos en las oficinas mismas, la micropelícula puede ser una solución al problema.

 

                Pueden planearse entonces 3 clases de centros de microfilmación:

 

                1) Pequeños centros, en principio uno por departamento, dotados de un aparato fotográfico de pequeño formato y de un modesto laboratorio;

 

                2) Centros complementarios con instalaciones fotográficas, sin aparatos;

 

                3) Centros regionales con instalaciones estáticas de elevado rendimiento y aparatos desmontables y portátiles de complemento que viaje con su personal y se desplacen por los distintos departamentos servicios por el centro. Si se quieren evitar en los pequeños centros instalaciones de revelado, podría pensarse en el envío de las películas a esos centros regionales para ser revelados.

 

                Unas adiciones a la reglamentación sobre los depósitos obligatorios en los archivos y en el control  por estos  de la destrucción de los papeles de la Administración pública, prohibirían toda microfilmación de sustitución sin la veeduría de la Dirección de Archivo. Si por razones locativas tuviera la Administración que resolverse a la microfilmación de series, sería necesario:

 

                - o que esos documentos fueran depositados en los archivos una vez hecha la operación (lo que evidentemente elevaría el gasto puesto que el mismo tiempo se harían los costos de la microfilmación y los costos del depósito);

 

                - o que se haga la microfilmación con los auspicios o al menos bajo el control de la Dirección de Archivos. En tal caso, podría depositarse de inmediato en los Archivos una copia de la micropelícula a título de seguridad. Podrían así facilitarse las operaciones de clasificación, de ejecución de las películas y de control de las ya ejecutadas (lavado, supervisión).

 

                A través de esta organización y del principio hasta el fin, se planearían y se equiparían los depósitos refugios de las películas de seguridad.

 

                Esta política puede parecer demasiado ambiciosa y conducir a  desembolsos excesivos. Las distintas administraciones públicas tienden en efecto a multiplicar hoy los centros de microfilmación insuficientemente equipados y de mediocre rendimiento. El control de estas fundaciones no puede asegurarse, pues todos los gastos corren a través de los créditos de material, no especificados. La diversidad de las reglas de microfilmación que allí se aplican llevará a desórdenes irreparables: cuando los depósitos de archivo recojan más tarde las películas salidas de tales centros, será casi imposible reencontrarlas. Es absolutamente cierto que la organización propuesta, que estará por lo demás mejor equipada para estar a tono con los avances técnicos de esta industria, habrá de ahorrar mucho tiempo, incontables desórdenes y créditos a no dudarlo considerables.

 

BERTRAND GILLE

Archivista en el Archivo Nacional (París)

 

PGI-85/WS/32
Original: inglés

La Administración Moderna de Archivos y la gestión de Documentos:
El Prontuario RAMP

Recopilado por Peter Walne con la asistencia de un grupo de trabajo

Del consejo Internacional de Archivos

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la| Educación, la Ciencia y la Cultura

París. Diciembre de 1985

 

 

Publicado el: 22/02/2013 / Leido: 5128 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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