Publicado el: 30/03/2011 / Leido: 16436 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
La Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, a través de la
Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales
desarrollado una propuesta metodológica para el diseño del Cuadro General de
Clasificación Archivística, y que servirá para coordinarse con los diferentes
aComités Técnicos Internos de Administración de Documentos
desarrollo de dicho instrumento de Control Archivístico.
de la Administración Pública del Distrito Federal, para elEn cumplimiento a los artículos, 4, 21, 28, 29, 35, fracción I y 42, fracción I,
de la Ley de Archivos del Distrito Federal y al numeral 7.5.13, de la
Circular Uno, Normatividad en Materia de Administración de Recursos
la que señala, con el fin de que los instrumentos de control archivístico que
elaboren las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos
Administrativos y Entidades sean homogéneos.
, enCuadro General de Clasificación Archivística
lógico que representa, de forma sistemática, las categorías establecidas como
resultado de la clasificación archivística que reflejan la estructura de los fondos
con base a la estructura orgánica y las atribuciones y funciones de las
Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos Administrativos y
Entidades.
, es el modelo e instrumentoPor lo que se identificará la estructura orgánica funcional, y se
considerará de lo general a lo particular y atenderá a los conceptos
básicos del Fondo, Sección, Subsección, Serie y subserie
La estructura del cuadro general de clasificación será jerárquica atendiendo a
los siguientes niveles:
.1.- Fondo.-
Dependencia, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos Administrativos y
Entidades, cuyo Nombre y código se identifica de acuerdo a la tabla de
determinantes que le asigne la Dirección General de Recursos Materiales y
Servicios Generales.
Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una2.- Sección.-
atribuciones de cada Dependencia, Órganos Desconcentrados, Órganos
Políticos Administrativos y Entidades de Conformidad con las disposiciones
legales aplicables (Ley Orgánica de la Administración Pública del D.F., Leyes
Inherentes, Reglamento Interior de la Administración Pública del D.F., Manual
de Procedimientos y Organización entre otros vigentes).
Cada una de las divisiones del Fondo, basadas en lasComité Técnico de Administración de Documentos
de la Secretaría de Desarrollo Económico
Gobierno del Distrito Federal
3.- Subsección
actividades y funciones, de acuerdo a las disposiciones aplicables.
.- Cada una de las divisiones de una sección basadas en las4.- Serie.-
conjunto de documentos producidos (Expedientes) en el desarrollo de una
misma atribución general, Funciones y Actividades, que versan sobre una
materia o asunto especifico, y
División del Fondo, Sección, Subsección que corresponde al5.-Subserie.-
corresponden a los Expedientes.
Lo anterior sin perjuicio de que existan niveles intermedios según la estructura
orgánica:
El Cuadro General de Clasificación conlleva a dos tareas concatenadas que
son:
1.- La clasificación archivística, que consiste en realizar un"proceso" de
identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base a la
estructura de la Dependencia, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos
Administrativos y Entidades.
2.- Ordenar los documentos de archivo estableciendo, dentro de cada
agrupación o serie documental, la relación de unos con otros ( Expedientes ) de
acuerdo con la unidad de orden establecido para cada caso.
Tabla de Determinantes de Oficina, es el instrumento auxiliar de clasificación
archivística que permitirá, mediante la asignación de un código y la descripción
de la tipología documental asociada a las diversas series documentales, la
plena identificación de estas en el proceso clasificatorio.
Es la Subdivisión de las Series Documentales a la queComité Técnico de Administración de Documentos
de la Secretaría de Desarrollo Económico
Gobierno del Distrito Federal
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL CUADRO GENERAL DE
CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN
A.- Órgano
Administrativo
Se anotará el nombre de la Dependencia, Órgano
Desconcentrado, Órgano Político Administrativo o
Entidad.
B.- Clave
(Tabla de Determinantes de Oficina), que le asigne
la DGRMSG.
Se anotará la Clave asignada por la DGRMSGC.- Fondo
Desconcentrado, Órgano Político Administrativo o
Entidad que corresponda.
Se anotará el nombre de la Dependencia, ÓrganoD.- Clave
Administrativa (Dirección General) de acuerdo a su
Estructura Orgánica.
Se anotará la Clave asignada a la UnidadE.- Sección
Estructura Orgánica, Dependencia, Órgano
Desconcentrado, Órgano Político Administrativo o
Entidad que corresponda.
Es la subdivisión del Fondo, basada en laF.- Clave
Administrativa Operativa de acuerdo a la
Estructura Orgánica.
Se anotará la Clave asignada a la UnidadG.- Subsección
Operativa en las que se Subdivide la Sección
(Dirección General, Dirección de Área,
Subdirección y Jefatura de la Unidad
Departamental).
Se indicará el nombre de la Unidad AdministrativaH.- Clave
Documental, de acuerdo a la Estructura Orgánica-
Funcional.
Se anotará la Clave asignada a la SerieI.- Serie
que pertenecen los expedientes generados.
Se anotará el nombre del Grupo Documental alJ.- Clave
acuerdo a la Estructura Orgánica-Funcional.
Se anotará la Clave asignada a la Subserie deK.- Subserie
que corresponden los expedientes.
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