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ANÁLISIS DOCUMENTAL (DESCRIPCION)

Publicado el: 12/05/2011 / Leido: 12294 veces / Comentarios: 1 / Archivos Adjuntos: 0

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ANÁLISIS DOCUMENTAL

VÍCTOR HUGO ARÉVALO JORDÁN

ELEMENTOS SOBRE EL ANÁLISIS DOCUMENTAL

E

l breve análisis que sigue, como un mínimo requisito de todo archivo, está enfo­cado en función de los aspectos más problemáticos de las técnicas documentales, consistente en la evaluación documental: una técnica de la Archivología intensa­mente demandada en la actualidad y sobre todo en nuestro medio.

Esta afirmación surge de la necesidad de determinar el valor y la importancia relativa de cada uno de los documentos existentes en las entidades productoras, como fundamento teórico y práctico para viabilizar la configuración de un sistema de información y selección documental equilibrado, destinado a cubrir las exigencias de cada insti­tución.

ANÁLISIS DOCUMENTAL

La etapa de Análisis Documental no es lo mismo que la evaluación documental que generalmente se la utiliza para la selección, el Análisis podría ser mas metodológico en la medida que comprendamos su naturaleza, y nos permitirá comprender mejor la naturaleza de la información de los documentos, es aquella etapa en la cual se determina los componen­tes de un documento, estos componentes pueden ser:

- Las tareas o actividades que los producen.

- Los conocimientos que encierran o representan.

- Las responsabilidades que conllevan

- La información contenida.

- La estructura física del documento.

Esta etapa se efectúa mediante observación y estudio, y cons­tituye la base fundamental para lograr una evaluación real del valor informativo de los documentos, por cuando es imposible medir o valorar un trabajo sin conocer previamente que es y en que se diferencia de los demás.

Un Programa de Evaluación de Documentos, en el que no se consulte el análisis documental con la importancia y atención requeridas, no puede producir resultados aceptables, aun cuando las etapas que sigan sean efectuadas con mejores técnicas. No se puede buscar perfeccionismo en la valoración misma de los contenidos do­cumentales, adoptando métodos de alta especialización si la base del análisis; el contenido de las actividades, no se conoce o es conocido solo superficialmente. En este sentido, el Análisis Documental es un medio de obtener información real sobre cada uno de los documentos para posterior elaboración de auxiliares descrip­tivos.

Pero la importancia del Análisis Documental va más allá del proporcionar infor­mación para la evaluación de Documentos. Es una práctica que debe establecerse en cualquier archivo que desee desarrollar un sistema adecuado y eficaz de informa­ción.

En efecto, los diversos factores que estudiaremos a los largo del presente tra­bajo, derivan en gran medida del hecho de que estas prácticas se basan en datos objetivos de los documentos, los cuales pueden ser utilizados para facilitar y me­jorar procedimientos de tramitación y de selección documental.

En efecto, el proceso de Análisis es un proceso de conocimiento de los componen­tes de cada documento en particular en su puesto de trabajo, se obtienen también datos que sirven para analizar la estructura administrativa, evidencia organizati­va, y si existe claridad en las líneas de comunicación al efectuarse un trámite; si los procesos son racionales o; existe un entorpecimiento; si existe duplicidad de documentos con el consiguiente resultado de duplicidad de esfuerzos, o si las cargas de información están mal distribuidas.

La atención del archivero está dirigida a la unicidad, la individualidad de activi­dades orgánicas, interesan por su importancia dentro de la evolución institucional del hombre en sus actividades como ser institucional, al seleccionar las actividades y agruparlas formamos un todo complejo. Estamos interesados en las actividades comunes, en el modo en que las actividades se repiten, nuestro propósito es lograr generalizaciones o leyes concernientes a las actividades institucionales.

Escogemos las actividades, a partir de la importancia de su individualidad dentro de un modo complejo, por lo que tiene de común con los demás y la síntesis no es un complejo único, sino una generalización. El Archivero está interesado en la ca­lidad, individualidad, unicidad para lograr una adecuada DESCRIPCIÓN de la entidad, del todo generalizado.

El tema del estudio de los Archiveros es el desarrollo de los actos humanos en el marco de las instituciones. Resultado de miles de actos individuales. Individualmente, estas acciones no pertenecen al dominio de los archivos, tomar en consideración únicamente en los actos que tienen relación con los movimientos e intereses de las Instituciones.

Se trata de la investigación descriptiva que comporta la narración e interpretación de los datos.

1.-La necesidad de información. (decisión, conocimiento). Surge al tomar conciencia de la conveniencia de bus­car datos sobre determinado tema.

2.-Análisis del problema. (acto, Actividad). ¿Cuáles son los materiales e información adecuados sobre determinado tema o problema, y cómo puede organizarse para su utilización.

3.-La hipótesis. (fundamento descriptivo). Es un conglomerado de conclusiones ten­tativas sobre tendencias informativas, y sobre tipos y fuentes de origen de datos obtenibles, junto con procedimientos planeados de antemano para recopilarlos y clasificarlos.

4.-La evidencia. (Análisis documental). Tentativamente se elaboran en términos de la evidencia sobre el valor de las mismas y a la luz de sus deducciones como materia de lectura documental.

5.-Comprobación experimental. (servicio en la Institución). El contenido del curso, clasificado, se somete ahora a comprobación experimental, como rama organizada de un programa descriptivo.

6.-Evaluación para necesidades futuras. (servicio en el entorno social). En esta fase se llega a la apreciación final, basada en la comprobación experimental del valor del material compilado, decidiéndose si constituye materia para darle un curso permanente.

Se considera:

1).-El auxiliar descriptivo,

                a) su enunciado,

                b) tipo de auxiliar;

2).-Análisis del auxiliar;

                a) plan de operación,

3).-Obtención de datos;

                a) reunión del material,

                b) clasificación del material,

                c) recolección de conclusiones provisionales,

4).-Manipulación e interpretación de los datos;

                a) en relación al usuario,

                b) en relación a la investigación;

                c) crítica de los datos,

5).-Comprobación de la veracidad de los datos;

                a)crítica de las fuentes sobre la base de su autenticidad, localización,

                b)establecimiento de actividades,

                c)crítica interna, para determinar el significado de los datos (interpretación),

7)exposición de hallazgos.

6).-Composición y redacción del auxiliar,

reunión de material,

toma de notas sobre materiales,

detalles de estilo,

notas al pié

bibliografía.

Como en todo esfuerzo razonado, cabe asumir un orden definido y una secuencia en el trabajo. El Archivero puede incluso que no encuentre necesidad de ciertos auxiliares descriptivos, tampoco que un problema específico capte la atención de los usuarios, es necesario tener un conocimiento profundo sobre la producción do­cumental de la institución para encontrar problemas definidos, aparecen como resultado de la experiencia personal o como sugerencia de quienes requieren del acopio y reordenación del material, se convierte en un esfuerzo centralizado en función de las necesidades aceptadas provisionalmente.

La crítica documental trata del valor de los documentos que se obtienen para su análisis y aplicación. Obtiene juicios sobre circunstancias de su origen, mediante el análisis de los caracteres internos, y por comparación con similares u otros do­cumentos asequibles. El examen textual, descubre las modificaciones que se produ­cen en los documentos.

La crítica documental es esencial. Logra el juicio definitivo sobre el significado de los datos reunidos, interpreta las exposiciones que brotan del análisis textual. La finalidad es averiguar las actividades verdaderas.

El esbozo del auxiliar descriptivo elegido toma forma al iniciarse la experiencia re­flexiva por parte del Archivero.

Se prepara una lista de títulos y encabezamientos de los auxiliares. Estos se han sometido a constante revisión en el transcurso de todas las fases reflexivas antecedentes, adquieren forma definitiva.

CRITERIOS

1.- El documento ha de ser digno de la DESCRIPCIÓN.

2.- Las fuentes deben centrase en tipos documentales, lugares y tiempos de­terminados (localizados mediante escrupulosa crítica).

3.- El estudio debe ser limitado y factible en términos de capacidad investi­gadora, si se requiere hacer una nueva fuente de investigación es prudente analizar nuevamente los datos.

4.- El auxiliar descriptivo debe ser estructurado lógicamente, de conformi­dad con los conocimientos archivísticos.

5.- La interpretación de las actividades que se relatan, solo cuando es necesario, debe ser la adecuada a cada caso.

6.- Las fuentes de información deben ser convenientemente sustentadas en la realidad actual.

7.- Las fuentes de información deben ser auténticas y fidedignas (crítica textual).

8.- El auxiliar descriptivo debe dejar posibilidades para realizar investiga­ciones ulteriores sobre su perfeccionamiento.

9.-El análisis debe limitarse en función del tiempo disponible y del costo.

10.-Los actividades deben ser comprobadas por lo menos por dos testimo­nios independientes.

La investigación documental interpreta tendencias pretéritas de actividades. Desde un punto de vista, la DESCRIPCIÓN trata de actos singulares, recogidos y descritos ordenadamente, considerando las generalizaciones que pueden deducirse.

En un auxiliar descriptivo correctamente enunciado pueden incluirse aspectos tales como el mérito de la actividad, la legitimidad y veracidad de las fuentes, la dispo­sición lógica de la información, debida interpretación de las actividades, compro­bación de los datos utilizados, fuentes originales además de subalternos, fuentes localizadas, admisión de la posibilidad de investigación posterior.

Dada la importancia del Análisis Documental, aun considerándola solo una etapa de la Evaluación Documental, es necesario detenerse en algunas consideraciones:

ANÁLISIS DE LOS TIPOS DOCUMENTALES

Al estudiar los caracteres externos, hemos mencionado que este carácter físico consiste en la forma en la que se nos presenta el documento a primera vista, pero al efectuar un análisis ingresamos a una etapa en la cual se determina; me­diante la observación y el estudio, las distintas formas de información que compo­nen el documento, para constituir un sistema archivístico propio de la organización, conociendo previamente que es esa información y en que se diferencia de las de­más.

El análisis del tipo documental es un proceso de conocimiento de la información de cada documento, se obtienen datos que sirven para analizar la estructura organiza­tiva respecto al cumplimiento de ciertos principios fundamentales:

- Si existe claridad en las diferentes líneas de comunicación,

- Si los trámites diseñados son racionales o si hay entorpecimiento (generalmente burocrático),

- Si existen procedimientos definidos para la estructuración del documento,

- Si hay duplicidad del documento con el consiguiente sobre-esfuerzo ad­ministrativo, etc..

Algunos aspectos entonces deben ser observados para lograr los resultados del análisis.

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

DENOMINACIÓN

CÓDIGOS, CLAVES

UBICACIÓN ADMINISTRATIVA

DEPENDENCIA

1RO.

2DO.

3RO.

4TO.

NOMBRE Y CARGO DEL FIRMANTE

ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES

FORMACIÓN DEL DOCUMENTO

EXPERIENCIAS ANTERIORES

RESPONSABILIDADES

HABILITACIÓN DOCUMENTAL

EXIGENCIAS DOCUMENTALES

l.- Fecha en que se efectuó el análisis documental

2.- Identificación del Archivero analista

3.- Detallar los nombres de quienes fueran consultados

DESCRIPCIÓN

DETERMINACIÓN DEL TIPO DE INFORMACIÓN QUE SE DESEA OBTENER

El tipo y detalle de información que se desea, depende de la utilización que se quiere dar de élla. Si el objeto es obtener información para efectos de evaluación, se debe estudiar aquellos datos en el que reflejan el contenido de los documentos, sus derivaciones, requerimientos y otras características que permitan medir su im­portancia relativa.

Importancia relativa en cuanto a la utilidad que puede brindar la información.

Si se desea utilizar el Análisis para aspectos de organización y tramitación, es de­cir, una completa gestión, habrá que detallar en mayor grado la información sobre los contenidos y componentes del documento y su relación con los otros docu­mentos, relación de contenido, de distribución en las organizaciones, en los trámi­tes y en el archivo.

Los objetivos perseguidos por el análisis, influyen también por la cantidad del grupo de documentos que se debe analizar. Si se desea obtener información más detallada para efectos de investigación de la misma organización que los genera, se estima conveniente analizar todos los tipos documentales, lo cual es indispensa­ble para la evaluación ya que no puede obviarse el estudio analítico de aquellos documentos que son funcionalmente a los ya analizados.

No está de mas tratar de obtener el máximo de información sobre las unidades do­cumentales, ya que un conocimientos superficial de ellos, o de los que se conside­ran representativos dentro del grupo documental, puede inducir a falsear su con­tenido por excluir otras características importantes.

Cuando se desechan algunos aspectos en la etapa de Análisis es porque se está completamente seguro de que la información contenida en ellos estará representado por otros tipos documentales de similares características.

Una forma adecuada de conocer la información global sobre un determinado tipo documental, se desprende del conocimiento del organigrama y sus funciones, puesto que cada sector encarado en el organigrama tiene un determinado número de actividades esenciales a desarrollar; de esta manera podemos claramente espe­cificar que las oficinas de personal, emitirán siempre documentos relacionados con la admisión, conducta y retiro de empleados como base fundamental, nunca una oficina de personal ha de realizar labores de contabilidad, de ahí que esa oficina emitirá documentación especializada, que puede denominarse de acuerdo a su mismo contenido. Por ejemplo: solicitudes de trabajo, admisiones de personal, multas por inasistencias, etc., son documentos típicos, que el contenido será siem­pre de características similares cuando no idénticas.

Estos documentos suelen formar las series dentro de esa función, se comprenderá también que la ordenación de tipos documentales corresponde más a un manejo interno de los asuntos de la organización.

Siempre que sea posible y sin tener que alargar mucho esta etapa, se deben estu­diar todos los pasos que tienen en el organigrama. Deducimos que se deben es­tudiar todas las unidades documentales en relación a las actividades de cada or­ganismo, especialmente en aquellas entidades productoras de documentos que no se han realizado anteriormente este tipo de investigaciones y en las cuales se observa poca claridad, tanto en las tareas mismas que generan documentos, como también en la suficiencia de los documentos.

En general, los datos básicos que se deben obtener del Análisis documental se pue­den agrupar en:

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO INFORMATIVO

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

Los datos más significativos del documento son los siguientes:

A. DENOMINACIÓN:

Es decir, el nombre con el cual es conocido el documento dentro de la organización administrativa. Cuando este nombre es muy genérico o ambiguo, como por ejemplo "informes", si bien podemos comprender que actividad contiene el documento, pero no podemos determinar con exactitud a qué tipo de informe se refiere, conviene aclarar, sea especificando el informe o sea incluyendo la entidad productora, así obtenemos "informes laborales" o bien "Informes de Auditoria", lo cual nos aproxima mucho más a un sector de realidad en la adminis­tración. Conviene entonces indagar sobre las denominaciones conocidas para poder llegar a normalizarlas y darles su verdadero sentido dentro de la ordenación y la DESCRIPCIÓN.

B. CÓDIGOS, CLAVES:

Algunas instituciones modernas han adoptado el sis­tema de enumerar documentos en la medida que estos son producidos, creándose códigos alfanuméricos para este fin, por ejemplo: DEJ 123/99, indica que la nota co­rresponde a la Dirección Ejecutiva (DEJ) y su número de orden es el 123, el año de gestión es el 1999. Este tipo de no­tación facilita enormemente la ordenación de documentos, ya que los mismos se acumulan por la oficina que los produce y el orden en que son producidos, al mismo tiempo que estos documentos conservan un orden cronológico, (Principio del Orden Original) puesto que en la medida que se producen los documentos, sus fechas son consecuentes, pudiendo separarse por gestiones o periódicamente al renovarse la numeración.

C. UBICACIÓN ADMINISTRATIVA:

Dentro de la organización se determina su ubicación, tanto de origen como de almacenamiento, esto también determina la im­portancia de los documentos por su origen jerárquico.

D. DEPENDENCIA:

El documento ha sido creado en una oficina que depende de una unidad mayor, por lo consiguiente su información puede ser complementaria o de relación a esa jerarquía, su información no siempre puede considerarse como completa; esta relación de dependencia merece un estudio más profundo dentro de la organización de la misma, en lo posible, normalizando los documentos y sus al­cances de información contenida. Generalmente éste nos sirve en la clasificación. Por ejemplo, si en la clasificación hemos determinado varios grupos: económico, operativo o de Organización y métodos, una nota emitida por contabilidad, depen­derá del grupo económico y no del operacional.

E. NOMBRE Y CARGO DEL FIRMANTE:

Cuando se quiere obtener una sofis­ticación en los archivos y sobre todo cuando se trata de documentos de importancia, es necesario describir los nombres de intervinientes y firmantes; generalmente con el fin de establecer responsabilidades, e incluso porque el usuario o consultante demanda información teniendo como único dato el nombre de la persona que firmó el documento.

ESPECIFICACIONES O

REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES

Esta parte del análisis, consulta diversos datos complementarios, pero lo esencial es para la evaluación de documentos por las características que se registran, tenemos:

A.      FORMACIÓN DEL DOCUMENTO:

Las características que se requieren para fijar la información.

Distribución de las áreas de información esencial y complementaria y áreas de refe­rencia. Para apreciar estos requerimientos, se debe obtener información sobre di­versos tipos documentales para evitar duplicidad de esfuerzos y datos. También se debe consultar sobre las acciones o actividades que han de generar al documento y que implican un determinado grado de normalización.

B. EXPERIENCIAS ANTERIORES:

Corresponde averiguar si anteriormente se han efectuado diseños similares de documentos y si dieron algunos resultados satis­factorios.

C. RESPONSABILIDADES:

Conviene determinar el grado de responsabilidades que encierra el documento y establecer las responsabilidades de información, es decir, en lo posible, establecer una escala de responsabilidades del tipo de informa­ción que pueden suministrar los auxiliares descriptivos, y el tipo de usuarios que pueden consultar estos documentos.

D. HABILITACIÓN DOCUMENTAL:

Todo escrito es habilitado al ser firmado, el estudio comprenderá entonces, la adecuación de la habilitación, estableciéndose escalas en este sentido, algunos documentos posiblemente sean habilitados como certificación por un archivero, otros requerirán la habilitación del escribano para tener validez, esta habilitación tendrá necesariamente una estrecha relación con las responsabilidades que encierra la documentación del archivo.

E.- EXIGENCIAS DOCUMENTALES:

La continua creación de documentos, im­pone que estos tengan contenidos mínimos para su identificación, como ser, deno­minación de la entidad productora, datación, etc. Es conveniente un estudio en este sentido de modo que en la DESCRIPCIÓN pueda utilizarse este tipo de información.

Los aspectos de la DESCRIPCIÓN hemos fijado con anterioridad bajo el título de DESCRIPCIÓN del Documento.

Con la finalidad de dar seguridad sobre el análisis efectuado, es necesario detallar adicionalmente datos como los siguientes:

l.- Fecha en que se efectuó el análisis documental, ya que los contenidos es­tudiados pueden variar considerablemente con el transcurso del tiempo.

2.- Identificación del Archivero analista que efectuó el análisis, a fin de re­currir a él en caso de dudas.

3.- Detallar los nombres de quienes fueran consultados al realizar el análi­sis, y de los superiores inmediatos que respaldan la realidad de los datos ob­tenidos.

Los tres elementos de estudio empleados, Identificación, Especificaciones y DESCRIPCIÓN, constituyen las secciones principales del análisis, permiten conocer a fondo los elementos principales que componen cada unidad documental, siempre y cuando la investigación se efectúe en forma detenida y se obtenga la información posible.

Publicado el: 12/05/2011 / Leido: 12294 veces / Comentarios: 1 / Archivos Adjuntos: 0

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Comentarios

Este documento es muy interesante porque brinda buenas pautas y parámetros de análisis formal y de profundidad

Pablo Antonio Duarte (17/10/2013)