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Cuadro de Clasificación

Publicado el: 30/03/2011 / Leido: 6528 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

La Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, a través de la

Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales

desarrollado una propuesta metodológica para el diseño del Cuadro General de

Clasificación Archivística, y que servirá para coordinarse con los diferentes

a

Comités Técnicos Internos de Administración de Documentos

desarrollo de dicho instrumento de Control Archivístico.

de la Administración Pública del Distrito Federal, para el

En cumplimiento a los artículos, 4, 21, 28, 29, 35, fracción I y 42, fracción I,

de la Ley de Archivos del Distrito Federal y al numeral 7.5.13, de la

Circular Uno, Normatividad en Materia de Administración de Recursos

la que señala, con el fin de que los instrumentos de control archivístico que

elaboren las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos

Administrativos y Entidades sean homogéneos.

, en

Cuadro General de Clasificación Archivística

lógico que representa, de forma sistemática, las categorías establecidas como

resultado de la clasificación archivística que reflejan la estructura de los fondos

con base a la estructura orgánica y las atribuciones y funciones de las

Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos Administrativos y

Entidades.

, es el modelo e instrumento

Por lo que se identificará la estructura orgánica funcional, y se

considerará de lo general a lo particular y atenderá a los conceptos

básicos del Fondo, Sección, Subsección, Serie y subserie

La estructura del cuadro general de clasificación será jerárquica atendiendo a

los siguientes niveles:

.

1.- Fondo.-

Dependencia, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos Administrativos y

Entidades, cuyo Nombre y código se identifica de acuerdo a la tabla de

determinantes que le asigne la Dirección General de Recursos Materiales y

Servicios Generales.

Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una

2.- Sección.-

atribuciones de cada Dependencia, Órganos Desconcentrados, Órganos

Políticos Administrativos y Entidades de Conformidad con las disposiciones

legales aplicables (Ley Orgánica de la Administración Pública del D.F., Leyes

Inherentes, Reglamento Interior de la Administración Pública del D.F., Manual

de Procedimientos y Organización entre otros vigentes).

Cada una de las divisiones del Fondo, basadas en las

Comité Técnico de Administración de Documentos

de la Secretaría de Desarrollo Económico

Gobierno del Distrito Federal

3.- Subsección

actividades y funciones, de acuerdo a las disposiciones aplicables.

.- Cada una de las divisiones de una sección basadas en las

4.- Serie.-

conjunto de documentos producidos (Expedientes) en el desarrollo de una

misma atribución general, Funciones y Actividades, que versan sobre una

materia o asunto especifico, y

División del Fondo, Sección, Subsección que corresponde al

5.-Subserie.-

corresponden a los Expedientes.

Lo anterior sin perjuicio de que existan niveles intermedios según la estructura

orgánica:

El Cuadro General de Clasificación conlleva a dos tareas concatenadas que

son:

1.- La clasificación archivística, que consiste en realizar un “proceso” de

identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base a la

estructura de la Dependencia, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos

Administrativos y Entidades.

2.- Ordenar los documentos de archivo estableciendo, dentro de cada

agrupación o serie documental, la relación de unos con otros ( Expedientes ) de

acuerdo con la unidad de orden establecido para cada caso.

Tabla de Determinantes de Oficina, es el instrumento auxiliar de clasificación

archivística que permitirá, mediante la asignación de un código y la descripción

de la tipología documental asociada a las diversas series documentales, la

plena identificación de estas en el proceso clasificatorio.

Es la Subdivisión de las Series Documentales a la que

Comité Técnico de Administración de Documentos

de la Secretaría de Desarrollo Económico

Gobierno del Distrito Federal

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL CUADRO GENERAL DE

CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN

A.- Órgano

Administrativo

Se anotará el nombre de la Dependencia, Órgano

Desconcentrado, Órgano Político Administrativo o

Entidad.

B.- Clave

(Tabla de Determinantes de Oficina), que le asigne

la DGRMSG.

Se anotará la Clave asignada por la DGRMSG

C.- Fondo

Desconcentrado, Órgano Político Administrativo o

Entidad que corresponda.

Se anotará el nombre de la Dependencia, Órgano

D.- Clave

Administrativa (Dirección General) de acuerdo a su

Estructura Orgánica.

Se anotará la Clave asignada a la Unidad

E.- Sección

Estructura Orgánica, Dependencia, Órgano

Desconcentrado, Órgano Político Administrativo o

Entidad que corresponda.

Es la subdivisión del Fondo, basada en la

F.- Clave

Administrativa Operativa de acuerdo a la

Estructura Orgánica.

Se anotará la Clave asignada a la Unidad

G.- Subsección

Operativa en las que se Subdivide la Sección

(Dirección General, Dirección de Área,

Subdirección y Jefatura de la Unidad

Departamental).

Se indicará el nombre de la Unidad Administrativa

H.- Clave

Documental, de acuerdo a la Estructura Orgánica-

Funcional.

Se anotará la Clave asignada a la Serie

I.- Serie

que pertenecen los expedientes generados.

Se anotará el nombre del Grupo Documental al

J.- Clave

acuerdo a la Estructura Orgánica-Funcional.

Se anotará la Clave asignada a la Subserie de

K.- Subserie

que corresponden los expedientes.

Anotar la Subdivisión de la Serie Documental a la

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