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NUEVAS TECNICAS DE ARCHIVO

Publicado el: 25/10/2009 / Leido: 12619 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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NUEVAS TECNICAS DE ARCHIVO

Informe por el Dr. James B.Rhoads

            III- CONCLUSIONES.

            Al intertar evaluar la información resumida anteriormente, es necesario primero reconocer algunas dificultades que se originan básicamente en el idioma y la terminología. En el estudio de las respuestas al cuestionario, se hizo evidente que el término "técnicas", tal como se usa en la administración de archivos, aún no se entiende y no se acepta ampliamente. Casi todas las operaciones y actividades pueden incluirse bajo este término, y con frecuencia se hizo así en algunas respuestas. Otras respuestas se basaron en una definición más limitada lo cuál impidió que se hiciera una exposición de los principios operativos, políticas y procedimientos operantes en la actualidad. Esta divergencia básica de oppinión influyó en el balance sobre cubrimiento y énfasis reflejado en las recopilaciones hechas por los distintos países.

            Una segunda dificultad fue el uso del término "nuevo". El cuestionario se limitaba al presente y al "pasado recientemente", pero no indicaba si las técnicas reportadas debían ser nuevas para la profesión de archivos en general, en un país en particular o en una institución particular dentro de ese país. La variedad de interpretaciones de ese término influyó en la falta de repuestas por parte de algunos países y en las respuesta negativa de otros. Se han incluído ests respuestas ya que pueden ayudar al estudio del proceso por el cuál se desarrollen técnicas particulares, se acepten y se divulguen a otros países en varias partes del mundo.

            Otra dificultad es la relacionada con la terminología archivística misma. Si no hay equivalentes exactos del Inglés para muchos conseptos y términos arcivísticos en otros idiomas, el uso de un cuestionario en Inglés que emple la terminología archivísticaAmericana tiene las mismas dificulatades para su entendimiento. Los términos "arreglo" y "ordenamiento" parece que fueron especialmente confusos; la inclusión de "expurgo" y "clasificación" como conseptos relacionados pudo haber eliminado algo de la confusión.

Sin embargo, a pesar de todas estas dificultades, todas las respuestas revelaron un gran interés en los problemas básicos y un análisis cuidadoso de las preguntas. La falta o la brevedad de una respuestas bajo un encabezamiento particular no puede considerarse en ningún momento desinterés o falta de cooperación. Todas las agencias de archivo necesariamente emplean técnicas al dirigir sus operaciones; algunas simplemente escogieron considerar sus técnicas lo no suficientemente nuevas como para justificar una explicación.

            Con las limitaciones anteriores y sin hacer comparaciones que puedan confundir, es posible formular una serie de conclusiones tentativas de cada encabezamiento, basadas en las evidencias disponibles, y se pueden sacar algunas conclusiones generales de las respuestas tomandolas como un todo.

            Un estudio de las respuestas bajo el título Organización y Administración revela un amplio interés en el impacto producido por la tegnología del compuatdor aplicada a los sitemas tradicionales de archivo, y también hay un interés casi igual en la posible utilización de esta tegnología en el manejo de las instituciones de los programas de archivo.

            El interés en los registros legibles por maquinas es igualmente evidente en las respuestas encontradas bajo Evaluación y Disponibilidad, Dideño y ordenamiento de lod Depósitos, y Preservación. El interés en el uso directo de esa tegnología es particularmente evidente en las respuestas referentes a la creación de ayuda de búsqueda. La conclusión obvia es que se necesita estudiar màs los productos y las implicaciones de la tegnología del computador. Como un paso inicial, parece que serìa factible y consistente con sus jurisdicción el que las autoridades de archivo afirmen el carácter básico de los archivos, y los intereses archivísticos y evalúen el valor de la documentación legible por máquiona y de los programas relacionados. La tendencia hacia el establecimiento de las instituciones separadas fuera de las autoridades archivísticas llamadas "archivos de datos" es sin duda lamentable, ya que todas las agencias archivísticas tradicionales tanto históricas como administrativas son "archivos de datos" entérminos de la información contenida en de sus fondos. Es esencial que la profesión de archivos acepte sus responsabilidad en este reciente desarrollo y en la evolución de las formas documentales. Las tareas a las que nos enfrentamos en estas areas son formidables, pero no tanto como las que encontramon los primeros archivistas en la era de las tabletas de arcilla quienes descubrieron, en una oficina contigua, un cúmulo de rollos de papiro que contenían simbolos en un idioma desconocido. Y en el proceso de conocxer y desarrolar las técnicas necvesarias para estimar y aumentar estas nuevísimas formas de archivo, los archivistas tuvieron que aprender sobre la tegnología que las produjo y utilizarlas cuando fueran apropiadas, como una herramienta de manejo en la planeción y control de sus propios programas y operaciones.

            Son algo sugestivas dos técnicas adicionales que fueron reportadas bajo el titulo general de Organización y Administración: el uso de comites asesores y ladescentralización geográfica selectiva de los fondos de archivo. Ambas técnicas merecen atención por parte de nuestros colegas, en una era de gran énfasis de expansión de los servicios de archivo a los eruditos y al público en general, y en vista del gran crecimiento de la población y las desentarlización de las funciones y las operaciones gubernamentales en muchos países. Del lado negativo, las respuestas a este título general con algunas excepciones, revelaron poco interés por la innovación en el uso de las técnicas modernas de administración en la dirección general de las instituciones de archivo. A medida que estas instituciones necesariamente expanden sus fondos, funcionarios y servicios, su dirección y administración, requieren una atención màs completa por parte de un mayor número de funcionarios. Las implicaciones de este desarrollo para la profesión de archivos, y los problemas resultantes del entrenamiento de los archivistas profesionales en las ciencias de la administración, merecen mayor atención de la que hasta ahora han recibido por parte del Consejo Internacional de Archivos.

            La cantidad y variedad de respuestas bajo los encabezamientos "Gestión de Archivos y Evaluación y Arreglo" indica lo mucho que ha aumentado por parte de las autoridades archivísticas la aceptación de las responsabilidades profesionales por los archivos de hoy con el fin de asegurar la adecuación y el mejoramiento de la calidad de los archivos del mañana. Esta participación en las prácticas de revisión, generación y preservación de documentos, con miras no sólo a mejorar las operaciones actuales sino también a considerar la economía y eficiencia que resultan de la evaluación y arreglo periódico de los documentos cuando ya no se necesitan para el manejo de asuntos actuales, puede no ayudar pero fortalece la posición de las agencias de archivo en sus respectivas estructuras gubernamentales. Los muchos casos reportados en los que se daba entrenamiento en administración de archivo a los funcionarios de las agencias, al igual que a los funcionarios de los archivos, representa una extensión y expansión de los servicios tradicionales de archivo.

            En esta area de rápido desarrollo, hay otros temas que requieren un mayor estudio y análisis. Uno de estos es el de los problemas asociados con la evaluación, arreglo y suministro del servicio de referencia sobre archivos clasificados bajo los sistemas decimales de archivo. El uso de este sistema parece ser un desarrollo común en la evolución de los sistemas de archivos desde las formas más simples de registro hasta los sistemas más complejos que se usan hoy en las naciones más avanzadas. Los fondos de archivo de muchas naciones incluyen una amplia variedad de documentos clasificados decimalmente en cuya evaluación y uso las instituciones archivísticas han adquirido uan experiencia invaluable. Para los archivistas de estas instituciones puede ser muy útil compartir sus experiencias con sus colegas en las naciones donde se empiezan a usar los sitemas decimales de archivo.

            Un segundo punto se relaciona con las técnicas empleadas en la evalución y arreglo de los archivos. Miestras existe una gran divergencia en el objetivo, naturaleza y forma de los archivos de un país a otro, parece que las técnicas relacionadas con el estudio y preparación de los esquemas de conservación y arreglo para los archivos de las agencias particulares y los esquemas generales para archivos comunes a dos o más agencias, podrían revelar similitudes básicas de un país a otro. Especialmente para ayudar a ls países en desarrollo a adaptar estas técnicas de estudio y estos esquemas a sus propias necesidades, el Consejo Internacional de Archivos debería adelantar nuevas investigaciones en este campo, y si es el caso, autorizar la preparación y publicación de un manual sobre este tema.

            Un tercer punto es la función de los archivos intermedios. Su desarrollo como vinculo esencial entre las agencias operativas y las instituciones de archivo merece un mayor estudio. Añun no se sabe lo suficiente acerca de las condiciones particulares más apropiadas para su establecimiento; las consideraciones básicas que determinarían su localización y sus funciones en varios países cuyos sistemas de conservación de archivos representa diferentes etapas de desarrollo, y los distintos problemas para su efectiva gestión. Estos tópicos necesitan una investigación más profunda. particularmente sugestiva para los países avanzados y para los que están en vías de desarrollo es la experiencia de varios estados Americanos al construir edificios de archivos con espacios adecuados de depositos para futuras adquisiciones, que se justifica el uso de este espacio como archivos intermedios hasta que sea necesario utilizarlos para los fondos de archivo.

            Haciendo referencia específicamente a la Evaluación y Arreglo, las respuestas al cuestionario subrayaron la necesidad de aumentar la atención al problema de los registros legibles por máquina, los distintos usos y limitaciones de las técnicas probadas y particularmente, la necesidad de un nuevo estudio de las actitudes y políticas tradicionales hacia los materiales audiovisuales. Para mejorar su labor básica de servicio, muchas instituciones de archivo han encontrado que es necesario dejar su papel pasivo como "agencias receptoras" de documentos oficiales desactualizados de uan institución matriz y llegar aser con la debida autorización, agencias "colectoras" no solo de documentos de las instituciones y organizaciones privadas sino también de los que nosotros llamamos documentos personales y manuscritos históricos. Para complementar estos recursos de investigación, han puesto atención especial a los materiales audiovisuales producidos y acumulados tanto dentro como fuera de las instituciones de las cuales forman parte: cmo una profesión debemos poner un poco de atención a este desarrollo y a sus implicaciones en la administración tradicional de archivos.

            En los últimos años el Consejo Internacional de Archivos ha realizado un gran tarbajo en promover el setudio y la publicación de la información relacionada con la construcción y la dotación de los repositorios de archivo. Mientrás que las mayores instalaciones de archivo reportads por Francia, Gran Bretaña y los Estados Unidos llevan a cabo su fase de planeación y construcción, se espera que las autoridades de archivo comprometidas autoricen la preparación, para su divulgación a traves del CIA, de informes periódicos que beneficien a los colegas en otros países. Las nuevas técnicas de seguridad que se están instalando son de gran interés. Los informes sobre las nuevas técnicas de Preservación y Restauración, como era de esperarse, proporcionan información valiosa sobre los nuevos métodos y materiales que se están usando para ayudar a preservar los documentos. Les debemos mucha de esta información a nuestros colegas de otros países. Parece que la laminación manual está firmemente establecida pero que el uso de las más avanzadas técnicas está retardado, principalmente por el costo del equipo necesario. A este respecto, en Israel se estudiará el desarrollo de un laminador de poco costo. En algunos países se emple la micro-fotografía como técnica para asegurar la preservación de los fondos valiosos. Tal vez tengan que hacerse estudios en esta área. El uso de la fotografía en el proceso de la restauración al igual que en el trabajo de la referencia tal vez no ha recibido la atención que debiera por parte de los archivistas.

            En cuanto a las funciones relacionadas con el Ordenamiento y la Producción de Guías de Localización, las respuestas fueron mejores. Por lo general, las agencia de Archivo, preparan lo que puede considerarse la ayuda más importante, una guía actualizada de sus fondos y algunas se preparan para experimentar o están ya haciendo procesamiento automático de datos y técnicas computarizadas. Mientras buscan establecer niveles más profundos de control intectual para sus fondos, con el fin de facilitar su uso en la investigación, estas instituciones desafían los sitemas de contrl ylas metodologías desarrolladas por ela durante las primera etapas de su propio crecimiento institucional y profesional. Así el creciente énfasis en las series y el decreciente énfasis en el grupo de archivo comola unidad básica de control para el ordenamiento y descripción de documentos textuales. Este desarrollo es paralelo al aumento en el énfasis sobre el nivel sobre el nivel individual del ítem y un menor énfasis sobre el nivel de serie en el ordenamiento y descripción de los archivos cartográficos y audiovisuales. Un tercer punto que resulta del análisis de las respuestas, es el deseo de usar las capacidades de almacenamiento, manipulación e impresión de los computadores para brindar a los usuarios un acceso más directo al contenido sustantivo de los documentos mediante la generación de ídices por computador.

            Nuestra teoría y práctica como archivistas debe beneficiarse de las experiencias y proyectos realizados en estas áreas. Las instituciones comprometidas deben alertar a su personal para que registren completamente e informen a la profesión sobre los métodos y procedimientos que han empleado y los problemas que han tenido que solucionar al mejorar el control administrativo e intelectual de sus fondos en general y de sus documentos en particular. Tal vez pueda dedicarse un número de Archivum o de otra publicación a una serie de estudios de casos sobre los más recientes avances en la teoría y práctica del ordenamiento y clasificación, y en la preparación de guías de localización, utilizando procesos automatizados. La reciente experiencia de los Estados unidos también sugiere la posibilidad de un programa cooperativo de computador para usarlo en la preparación de cierto tipo de guías de localización en los repositorios que han logrado un grado básico de normalización en su terminología y metodología. la exposición razonada de todo lo que se ha dicho en este informe, se hace evidente en el estudio de las respuestas respecto a nuevas técnicas en el servicio de referencia. El continuo curso hacia un mayor acceso a los archivos tanto mediante la reducción de períodos de cierre como de la publicación de micropelículas de documentos de alto valor investigativo, es un tributo a los esfuerzos del CIA en este campo. Es esencial que se continúe con este énfasis sobre el libre acceso en nuestro creciente mundo interdependiente. igualmente importante es el hecho de que aumenta el uso de una variedad de técnicas de fotocopia con el fin de mejorar y extender el servicio de referencia. Se justifica hacer un estudio comparativo de los procesos usados y de sus ventajas y limitaciones al aplicarlos a los materiales de archivo.

            También mercen más atención, las nuevas facilidades y técnicas para mejorar los servicios de referencia tanto en los edificios de archivo construidos recientemente, como en los que se estpan construyendo y planeando. Mucho se puede aprender de las recopilaciones respecto a estas técnicas. De relevancia particular a la gestión más eficaz de las instituciones de archivo es el uso creciente de datos estadísticos, generados en el proceso de la prestación de servicios de referencia, y en el análisis y revisión de las operaciones básicas de archivo, para mejorar este servicio. este es otro avance que merece una mayor atención del CIA.

            Desde un punto de vista, las actividades relacionadas con las Publicaciones Documentales y las Exposiciones representan una extensión de los servicios de referencia. Como con la mayoría de las actividades de archivo, el principal obstáculo en la expansión de los esfuerzos de publicaciones documentales es el problema de los costos. Salvo una revolución en los gustos del público que transformarían las publicaciones académicas documentales impresas "bestsellers", el avance más promisorio hasta la fecha serían las publicaciones en micropelícula, posiblemente con ediciones posteriores impresas, basadas en las micropelículas. Son también promisorias las investigaciones actuales como las de la litografía offset a partir de mecanografiados y de la composición por computador, como maneras de minimizar el problema de los costos de impresión. En cuanto a las respuestas, hay una verdadera necesidad de estudiar las exposiciones de los archivos, poniendo especial atención al importante papel que tienen en las actividades de relaciones públicas de las agencias de archivo y en su potencial educativo.

            A medida que las agencias de archivo extienden sus servicios a lo académico, se encuentran con los problemas planteados por la técnica que se ha llamado Historia Oral, ya que muchas cintas magnéticas generadas por los proyectos de la Historia Oral se pueden borrar o destruir; loos documentos de archivo de tales proyectos se hacen a máquina lo que constituye un tipo especial de material fuente para futuros investigadores. Los relativos altos costos en la generación de este tipo de material se justifican por la falta de documentación tradicional con respecto a las personas, sucesos o tópicos de interés crítico para los historiadores y otros estudiantes de los últimos años. Como profesión debemos reflexionar que el archivista, si escoge limitarse a la selección y preservación de documentos oficiales, no ha llevado la investigación a favor de la historia oficial. Como guardián de la mayoría de las fuentes documentarias básicas para la investigación académica tiene -o debe tener- la obligación de buscar, adquirir y preservar, por cualquier medio, un archivo documental más balanceado y completo del presente para el futuro que aquél que él ha heredado del pasado. Estas son cuestiones que necesitan pensarse seriamente a medida que observamos el papel contemporáneo del archivista en muchos países.

            El tema del entrenamiento ha sido reservado deliberadamente para el final de este informe. Su importancia se ha enfatizado en casi todas las respuestas y los informes indican un nivel de actividad, donde nosotros como profesión, podemos obtener grandes satisfacciones. Sin embargo, aún queda mucho por hacer. Las promesas hechas por el CIA para establecer y localizar estratégicamente las escuelas de entrenamiento, dirigidas por archivistas expertos para iniciar a profesionales en los países en desarrollo, deben ser apoyadas por todas las naciones. hay una gran necesidad de extender el programa de misiones técnicas de expertos y de asegurar el equipo técnico esencial en los países en desarrollo. Un inventario internacional de nuestros recursos disponibles, tanto humanos como materiales, apropiadamente computarizado y periódicamente actualizado, odría ser de gran ayuda para definir los problemas con que nos enfrentamos y para determinar las prioridades en sus soluciones. Respecto a los cursos de entrenamiento específicamente, todas las naciones se beneficiarían de un programa de intercambio entre los países desarrollados, y con conferencias del personal comprometido en el entrenamiento de archivistas. Debido a que muchas de estas personas necesariamente están relacionados también con el desarrollo y modificación de la metodología y técnicas de archivo, serían beneficiosas las reuniones periódicas y conferencias que los agrupe a todos. Sumar el conocimiento y competencia de otros, es el mejor camino para reforzar nuestra profesión.

            En conclusión, el origen y el fin del tema escogido para este informe y la notable cooperación de nuestros colegas, en responder el cuestionario que se circuló para recoger los datos, se han combinado para producir un extraordinario volumen de información útil. Viéndolo en su totalidad, refleja la gran actividad y la creciente madurez de nuestra profesión. Mientrs reafirman su compromiso de transmitir su herencia de archivos a futuras generaciones, los archivistas de hoy, en su creciente interés por la fuente primaria de suministros -archivos actualizados en las agencias operantes- y por las necesidades de su más creciente y demandante clase de usuarios -estudiantes e investigadores- están estudiando y aplicando una gran variedad de técnicas para mejorar y expandir los servicios tradicionales. Nuestro futuro como profesión estará determinado especialmente por la habilidad para adaptar estas y otras técnicas similares a nuestras necesidades particulares.

Publicado el: 25/10/2009 / Leido: 12619 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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